Denktank Beien & Binden De gesprekscyclus Dóór bedrijven, vóór bedrijven Aan de denktanks Beien & Binden binnen TechniekTalent.nu namen in 2009 de vlgende bedrijven deel: DKC Installatiegrep (Nijmegen), Energie Service Friesland (Heerenveen), Heering Transprt Slutins (Vaassen), Hertel Intergated Services BV (Drachten), M.C. Gerritse Persnenwagens BV (Tiel), Machinefabriek Pelstra (Grningen), Metaflex Issystems BV (Aalten), Metaglas BV (Tiel), Ophtec (Grningen), Statin bv (Grningen), Swedish Match Lighters BV (Assen) en Techtrn Grep BV (Veenendaal). In de denktankbijeenkmsten wisselden de deelnemers praktijkvrbeelden uit van werkwijzen en instrumenten vr het beien en binden van persneel. Het nderdeel De gesprekcyclus is een van de mie vrbeelden die hieruit naar vren kwamen. December 2009 Batuwe in pdracht van
Een mi vrbeeld De Gesprekscyclus Het bedrijf Metaglas uit Tiel (80 medewerkers) gebruikt een gesprekscyclus die is bedacht dr het prjectenbureau van het bedrijf. Het del van de gesprekscyclus is: het ptimaliseren van de betrkkenheid en inzet(baarheid) van de medewerkers waardr het bedrijf excellente resultaten kan bereiken. De gesprekscyclus bestaat uit: Selectiegesprek Intrductiegesprek Functineringsgesprek Berdelingsgesprek Ontwikkelingsgesprek Crrectiegesprek Exitgesprek Gesprekken in het kader van bijznderheden (bijvrbeeld ziekte, CAO, pensien enzvrt). Kritische succesfactren vr tepassing van een gesprekscyclus vr de gesprekspartners: Gesprekstechnieken van leidinggevenden Oprechte wil m te cmmuniceren Open staan vr de bdschap van de ander (vrrdelen ls kunnen laten) Vr het bedrijf: Discipline in het veren van gesprekken en de verslaglegging Resultaten van gesprekken meten en cmmuniceren (geannimiseerd) Functineringsgesprek Del = het helder maken van belemmeringen m (ng) beter te functineren + afspraken te bewaken/na te kmen uit eerdere gesprekken. Het functineringsgesprek is een tweerichtingsgesprek en wrdt jaarlijks met elke medewerker gehuden. Ontwikkelingsgesprek Del = het bespreken van interesses van de medewerker vr haar/zijn lpbaan. Het bedrijf cmbineert het ntwikkelingsgesprek vaak met het functineringsgesprek. De lpbaanwensen en -mgelijkheden wrden uiteindelijk vastgelegd in een persnlijk ntwikkelingsplan (hulpmiddel van OOM via de website MijnOOM.nl). Berdelingsgesprek Del = het per medewerker letterlijk berdelen van de cmpetenties met cijfers. Wat is psitief, wat negatief en welk cijfer tussen en 0 hrt hierbij. De berdeling kan leiden tt gevlgen vr het salaris. Zie vr de frmulieren die Metaglas BV gebruikt bij functinerings-, ntwikkelings- en berdelingsgesprekken de vlgende pagina s Batuwe / Denktank Beien & Binden TT.nu - De gesprekscyclus - 2009 / 6
Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Prjectbureau 2009 Vrbeeld frmulier Metaglas BV Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Functineringsgesprek van:... Gebrtedatum:... Datum in dienst:... Afdeling: Prjectbureau Huidige functie:... Leidinggevende:... Datum functineringsgesprek:... Denktank Beien & Binden TT.nu - Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Metaglas BV - 2009 2 / 6
Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Prjectbureau 2009 Algemeen: Een functineringsgesprek is een gesprek dat tussen de berdelingsgesprekken in wrdt geverd. De bedeling hiervan is de visie van de medewerker p de rganisatie en zijn werk te bespreken en te bespreken f de manier van leiding krijgen bevalt. Dit gesprek heeft géén salariscnsequenties. Evaluatie afspraken leidinggevende / medewerker ver afgelpen peride Wel gehaald Deels gehaald Niet gehaald 5. Werkzaamheden (Zijn de werkzaamheden zals je je had vrgesteld ten je werd aangenmen?, Zijn de taken gewijzigd? Kun je de taken aan? Is er iets wat je belemmert m je taken beter uit te veren? He ervaar je de taakverdeling?) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Denktank Beien & Binden TT.nu - Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Metaglas BV - 2009 3 / 6
Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Prjectbureau 2009 Medewerker zelf (He sta je zelf in je werk? Daagt je werk je uit? Wat mtiveert je en wat juist niet? Kun je werk en privé ged cmbineren f zijn daar prblemen in?) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Cllega s direct/indirect (Sfeer p de afdeling? Samenwerking tussen verschillende afdelingen? Wrd je dr cllega s gehlpen?) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Organisatie (Zie je juw bijdrage in de peratinele delen van Metaglas? Zijn er belemmeringen binnen de rganisatie waardr je minder ged functineert? Zijn er zaken die je ergeren?) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Denktank Beien & Binden TT.nu - Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Metaglas BV - 2009 4 / 6
Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Prjectbureau 2009 De leidinggevende/prjectleider (Ben je tevreden ver de manier waarp je leiding krijgt? Wrden er delstellingen gefrmuleerd?, Wrdt de vrtgang van het werk gecntrleerd?, Wrdt er p een gede manier gedelegeerd? Wrd je gemtiveerd en gestimuleerd?, Wrdt je gecacht bij meilijke taken? Staat de leidinggevende pen vr kritiek?) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Randvrwaarden: (Ben je tevreden ver de inrichting van je werkplek, autmatisering, mgeving, hulpmiddelen?) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Overige nderwerpen: (Kun je zelf aangeven.) Onderwerp: Plan: Wat, wie, wanneer? Denktank Beien & Binden TT.nu - Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Metaglas BV - 2009 5 / 6
Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Prjectbureau 2009 WENSEN/MOGELIJKHEDEN TEN AANZIEN VAN ONTWIKKELING EN LOOPBAAN Visie van de medewerker Visie van leidinggevende.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... HOE IS HET GESPREK ERVAREN: Visie medewerker:... Visie leidinggevende:... Datum: Handtekening Medewerker Handtekening Leidinggevende Denktank Beien & Binden TT.nu - Functinerings- en ntwikkelingsgesprek Metaglas BV - 2009 6 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 Vrbeeld frmulier Metaglas BV Berdelingsgesprek Berdeling van:... Gebrtedatum:... Datum in dienst:... Afdeling:... Huidige functie... Berdeeld dr:... Datum berdelingsgesprek:... Peride waarver berdeeld wrdt:... Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 7 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 Afspraken uit de vrige berdeling: 2 3 4 5 Resultaten van deze afspraken: 2 3 4 5 Aankruisen wat van tepassing is Niet nagekmen Meer niet dan wel nagekmen Meer wel dan niet nagekmen Vlledig nagekmen Cmpetenties Vakmanschap Bestaat uit kwaliteit, heveelheid en zelfstandigheid van het werk. Psitief Cmbineert kennis, ervaring en inzicht Werkt nageneg futls, nauwkeurig Levert k nder druk ged werk af Netheid Hudt zich aan de vrgeschreven veiligheidsmaatregelen Tnt kstenbesef Cntrleert eigen werk grndig en systematisch Negatief Tnt geen kennis, ervaring f inzicht Maakt veel futen, werkt nnauwkeurig Levert nder druk slecht werk af Werkt slrdig Hudt zich niet aan de vrgeschreven veiligheidsmaatregelen Tnt geen besef van ksten Cntrleert het eigen werk slecht Tnt geen kennis, ervaring f inzicht Maakt veel futen, werkt nnauwkeurig Levert nder druk slecht werk af Werkt slrdig Hudt zich niet aan de vrgeschreven veiligheidsmaatregelen Tnt geen besef van ksten Cntrleert het eigen werk slecht Telichting leidinggevende: ------------------------------------------------------ Geef een cijfer tussen en 0 0 Cmbineert kennis, ervaring en inzicht Werkt nageneg futls, nauwkeurig Levert k nder druk ged werk af Netheid Hudt zich aan de vrgeschreven veiligheidsmaatregelen Tnt kstenbesef Cntrleert eigen werk grndig en systematisch Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 8 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 Afspraak is afspraak Psitief Kmt p tijd en maakt de afgesprken uren Hudt zich aan de planning Kmt met vrstellen bij tegenvallers Zrgt vr de vltiing van het werk Deelt de eigen tijd ged in Werkt ged dr Heeft verzicht Is gedreven m excellente resultaten te behalen Ziet zelf wat er met gebeuren Negatief Kmt vaak te laat f gaat te vreg weg Hudt zich niet aan de planning Geen interesse vr cnsequenties van tegenvallers Laat de vrtgang van een prject f taak aan het teval ver Zrgt er niet vr dat het werk wrdt afgemaakt Maakt weinig temp bij de uitvering van het werk Werkt rmmelig Deelt de eigen tijd slecht in Lpt vast in het werk Kmt vaak te laat f gaat te vreg weg Hudt zich niet aan de planning Geen interesse vr cnsequenties van tegenvallers Laat de vrtgang van een prject f taak aan het teval ver Zrgt er niet vr dat het werk wrdt afgemaakt Maakt weinig temp bij de uitvering van het werk Werkt rmmelig Deelt de eigen tijd slecht in Lpt vast in het werk Heeft weinig verzicht --------------------------------------------------------------- Geef een cijfer tussen en 0 0 Kmt p tijd en maakt de afgesprken uren Hudt zich aan de planning Kmt met vrstellen bij tegenvallers Zrgt vr de vltiing van het werk Deelt de eigen tijd ged in Werkt ged dr Heeft verzicht Is gedreven m excellente resultaten te behalen Ziet zelf wat er met gebeuren Telichting leidinggevende: Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 9 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 Betrkkenheid Psitief Kent de werkprces(sen) waar hij deel van uitmaakt Realiseert zich dat als hij zaken verandert dit gevlgen heeft vr cllega s Vertelt het anderen als een verandering de uitver van het werk verbeterd Neemt zelf de verantwrdelijkheid vr gemaakte futen Geeft niet p vrdat delen bereikt zijn Neemt initiatieven, wacht niet af Neemt, ls van de dagelijkse prblemen, een meer verkepelend perspectief in Bekijkt situaties vanuit verschillende kanten (aannemers, architecten, bewners, Metaglas) Negatief Kan niet uitleggen he het werkprces eruit ziet Laat zien zich niet te realiseren dat zijn werk gevlgen heeft vr cllega s Det veranderingen znder anderen te betrekken Mppert p anderen maar det geen meite m ze p prblemen aan te spreken Neemt geen verantwrdelijkheid vr gemaakte futen Heeft geen interesse in het behalen van resultaten Is passief, anticipeert niet p prblemen en det k geen meite m ze te vrkmen Kijkt slechts vanuit één invalshek naar situaties en prblemen Kan niet uitleggen he het werkprces eruit ziet Laat zien zich niet te realiseren dat zijn werk gevlgen heeft vr cllega s Det veranderingen znder anderen te betrekken Mppert p anderen maar det geen meite m ze p prblemen aan te spreken Neemt geen verantwrdelijkheid vr gemaakte futen Heeft geen interesse in het behalen van resultaten Is passief, anticipeert niet p prblemen en det k geen meite m ze te vrkmen Kijkt slechts vanuit één invalshek naar situaties en prblemen --------------------------------------------------------------------------- Geef een cijfer tussen en 0 0 Kent de werkprces(sen) waar hij deel van uitmaakt Realiseert zich dat als hij zaken verandert dit gevlgen heeft vr cllega s Vertelt het anderen als een verandering de uitver van het werk verbeterd Neemt zelf de verantwrdelijkheid vr gemaakte futen Geeft niet p vrdat delen bereikt zijn Neemt initiatieven, wacht niet af Neemt, ls van de dagelijkse prblemen, een meer verkepelend perspectief in Bekijkt situaties vanuit verschillende kanten (aannemers, architecten, bewners, Metaglas) Telichting leidinggevende: Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 0 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 Verantwrdelijkheid Psitief Besteedt veel aandacht aan de kwaliteit en kwantiteit van het werk Stelt hge eisen aan de kwaliteit en kwantiteit van het eigen werk Staat pen vr feedback van anderen Handelt zrgvuldig en accuraat Besteedt aandacht aan details Vergeet geen relevante aspecten in de eigen prbleem aanpak Varieert gedrag wanneer ndig Negatief Sluit gemakkelijk cmprmissen waar het gaat m de kwaliteit en kwantiteit van het werk Staat niet pen vr feedback Werkt slrdig Gaat vrbij aan relevante punten Maakt futen, handelt nnchalant Ordent het werk slecht Cncentreert zich niet vldende p precisie vereisende taken Gebruikt systematiek niet cnsequent ------------------------------------------------------------------- Geef een cijfer tussen en 0 Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 5. Flexibiliteit Psitief Reageert psitief p veranderingen Waardeert nieuwe ideeën en handelswijzen Past zich gemakkelijk aan veranderende mstandigheden aan Ondersteunt vernieuwing Laat zich znder prblemen nderbreken in het werk Speelt snel in p nverwachte mstandigheden Laat zich niet uit het veld slaan dr tegenslag Varieert gedrag wanneer ndig Negatief Stelt zich negatief p ten aanzien van veranderingsprcessen Hudt vast aan de gebruikelijke manier m dingen te den Past het eigen gedrag meizaam f niet aan veranderende mstandigheden aan Heeft veel tijd ndig m zich in te stellen p nverwachte gebeurtenissen Kan de aandacht pas p iets richten als is afgernd waar hij mee bezig was Stelt zich traag in p nieuwe situaties Varieert het gedrag bij het ntmeten van weerstand nvldende Stelt zich negatief p ten aanzien van veranderingsprcessen Hudt vast aan de gebruikelijke manier m dingen te den Past het eigen gedrag meizaam f niet aan veranderende mstandigheden aan Heeft veel tijd ndig m zich in te stellen p nverwachte gebeurtenissen Kan de aandacht pas p iets richten als is afgernd waar hij mee bezig was Stelt zich traag in p nieuwe situaties Varieert het gedrag bij het ntmeten van weerstand nvldende 0 Reageert psitief p veranderingen Waardeert nieuwe ideeën en handelswijzen Past zich gemakkelijk aan veranderende mstandigheden aan ------------------------------------------------------------------- Ondersteunt vernieuwing Laat zich znder prblemen nderbreken in het werk Geef een cijfer tussen en 0 Speelt snel in p nverwachte mstandigheden Laat zich niet uit het veld slaan dr tegenslag Varieert gedrag wanneer ndig Telichting leidinggevende: Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 2 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 6. Enthusiasme Psitief Werkt hard Is enthusiast, betrkken en energiek Laat ver langere periden een hg werktemp zien Zet zich sterk in m gede prestaties te leveren Weet dr vrbeeldgedrag anderen te inspireren en enthusiast te maken Werkt lang en hard dr Werkt dr tt een prject f taak af is Hudt vl, k bij tegenslag Negatief Steekt weinig energie in het werk Tnt weinig enthusiasme vr het werk Det niet meer dan strikt ndzakelijk is Is snel tevreden met de eigen prestatie Tnt weinig betrkkenheid bij het bereiken van rganisatie/afdelingsdelen Nch een explsieve werker, nch een vlhuder Laat zich te gemakkelijk afleiden van het werk Geeft gauw p Steekt weinig energie in het werk Tnt weinig enthusiasme vr het werk Det niet meer dan strikt ndzakelijk is Is snel tevreden met de eigen prestatie Tnt weinig betrkkenheid bij het bereiken van rganisatie/afdelingsdelen te leveren ---------------------------------------------------------------------------------------------- Geef een cijfer tussen en 0 0 Werkt hard Is enthusiast, betrkken en energiek Laat ver langere periden een hg werktemp zien Zet zich sterk in m gede prestaties Weet dr vrbeeldgedrag anderen te inspireren en enthusiast te maken Werkt lang en hard dr Werkt dr tt een prject f taak af is Hudt vl, k bij tegenslag Telichting leidinggevende: Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 3 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 7. Cllegialiteit Psitief Ondersteunt anderen Deelt infrmatie met teamleden Bevrdert samenwerking in het team Draagt bij aan het bereiken van teamdelen Maakt regelmatig pbuwende pmerkingen Stelt zich cnstructief p Krijgt anderen mee Reageert psitief p samenwerkingsgedrag van anderen Negatief Reageert verwegend negatief p vrstellen van anderen Deelt infrmatie niet met anderen Draagt weinig bij aan de samenwerking binnen het team Onttrekt zich aan het grepsprces Maakt negatieve pmerkingen Det niet mee aan gezamenlijke acties Gaat alleen uit van eigen standpunten Laat geen bereidheid zien anderen te helpen f te ndersteunen Reageert verwegend negatief p vrstellen van anderen Deelt infrmatie niet met anderen Draagt weinig bij aan de samenwerking binnen het team Onttrekt zich aan het grepsprces Maakt negatieve pmerkingen Det niet mee aan gezamenlijke acties Gaat alleen uit van eigen standpunten Laat geen bereidheid zien anderen te helpen f te ndersteunen -------------------------------------------------------------------- Geef een cijfer tussen en 0 0 Ondersteunt anderen Deelt infrmatie met teamleden Bevrdert samenwerking in het team Draagt bij aan het bereiken van teamdelen Maakt regelmatig pbuwende pmerkingen Stelt zich cnstructief p Krijgt anderen mee Reageert psitief p samenwerkingsgedrag van anderen Telichting leidinggevende: Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 4 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 8. Leidinggeven (Alleen vr leidinggevenden) Psitief Geeft het gede vrbeeld dr betrkkenheid te tnen Spreekt anderen p resultaten aan Is duidelijk ver de verwachtingen ten aanzien van anderen Geeft grenzen aan, is duidelijk ver wat wel en niet acceptabel gedrag is Durft k meilijke f cntrversiële nderwerpen aan de rde te stellen Crrigeert anderen indien ndig Weet medewerkers te inspireren Negatief Geeft niet het juiste vrbeeld, tnt zich niet betrkken bij Metaglas en zijn werknemers Spreekt anderen niet aan p resultaten Schept nduidelijkheid ver de verwachtingen ten aanzien van anderen Stelt geen grenzen, is niet duidelijk ver wat wel f niet acceptabel gedrag is Gaat meilijke f cntrversiële nderwerpen uit de weg Crrigeert anderen nvldende Inspireert medewerkers niet Geeft niet het juiste vrbeeld, tnt zich niet betrkken bij Metaglas en zijn werknemers Spreekt anderen niet aan p resultaten Schept nduidelijkheid ver de verwachtingen ten aanzien van anderen Stelt geen grenzen, is niet duidelijk ver wat wel f niet acceptabel gedrag is Gaat meilijke f cntrversiële nderwerpen uit de weg Crrigeert anderen nvldende Inspireert medewerkers niet ------------------------------------------------------ Geef een cijfer tussen en 0 0 Geeft het gede vrbeeld dr betrkkenheid te tnen Spreekt anderen p resultaten aan Is duidelijk ver de verwachtingen ten aanzien van anderen Geeft grenzen aan, is duidelijk ver wat wel en niet acceptabel gedrag is Durft k meilijke f cntrversiële nderwerpen aan de rde te stellen Crrigeert anderen indien ndig Weet medewerkers te inspireren Telichting leidinggevende: Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 5 / 6
Berdelingsfrmulier Metaglas B.V. en Metherm B.V. Berdeling 2006 Ttaal berdeling Telichting leidinggevende p ttaal berdeling: Reactie werknemer: Ontwikkelpunten: 5. Gevlgen vr het salaris: Paraaf directie: Datum: Handtekening berdelaar Vr gezien Handtekening berdeelde Naam berdelaar Directie Naam berdeelde Denktank Beien & Binden TT.nu - Berdelingsgesprek Metaglas BV - 2009 6 / 6