Flex2DWR Handleiding in gebruik name Datum 21 juni 2016 Status Definitief
Flex2DWR 21 juni 2016 Colofon Afzendgegevens Contactpersoon Dienstencentrum 2 DC Turfmarkt 147 2511 DP Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag www.rijksoverheid.nl/venj Servicedesk SSC ICT T 070 370 7160 Projectnaam Toegangsdienst BYOD Ons kenmerk 775793 Auteurs B. van de Koot J.P. Gorsira Pagina 3 van 20
Flex2DWR 21 juni 2016 Inhoud Colofon 3 Inleiding 7 1 Aanmelden / Activeren 8 2 Download Citrix Receiver 15 3 Inloggen op DWR met Flex2DWR 16 3.1 Bij gebruik van Internet Explorer 11 op een desktop of laptop 16 3.2 Bij gebruik van een tablet 19 Pagina 5 van 20
Inleiding Flex2DWR maakt het mogelijk om binnen of buiten de Turfmarkt 147 locatie op een eigen apparaat veilig in je DWR omgeving te werken, b.v. thuis of in de trein. Voor het in gebruik nemen van de Flex2DWR dienst moet je minimaal over de volgende zaken beschikken: DWR gebruikersnaam en wachtwoord en VenJ e-mail adres. Kunnen inloggen op een DWR omgeving op een werkplek op locatie Turfmarkt. Smartphone met recente software (IOS of Android). De Flex2DWR app uit de Apple App store of de Google Playstore. Internet verbinding (WiFi of bedraad, op de Turfmarkt gebruik je het TM-BYOD netwerk). Geschikte apparatuur: Een eigen PC of laptop: o Waarop Citrix Receiver software geïnstalleerd kan worden. o Met besturingssysteem voor Windows minimaal Windows 7 o Voor overige besturingssystemen zie de informatie op de Citrix Receiver website (zie hoofdstuk 4). Een eigen tablet: o Waarvoor een Citrix Receiver app beschikbaar is in de bijbehorende App Store (IOS, Android of Windows 10) De VenJ ipad (Citrix Receiver app beschikbaar Apple App Store) Als je beschikt over deze minimale vereisten neem je Flex2DWR in gebruik door achtereenvolgens de volgende drie stappen te doorlopen: 1) Aanmelden / Activeren 2) Download Citrix Receiver 3) Inloggen op DWR met Flex2DWR In de volgende hoofdstukken vind je per stap de schermsgewijze uitgewerkte instructie. De voorbeelden zijn op basis van een iphone in combinatie met een Windows 10 pc en een ipad tablet. 7
1 Aanmelden / Activeren Actie 1: Download en installeer de Flex2DWR App op je smartphone Ga naar de App Store op je VenJ iphone 1 en zoek naar Flex2DWR. Download en installeer de App. Actie 2: Log in op je DWR omgeving met DWR gebruikersnaam en password. Actie 3: Ga naar het Flex2DWR Selfservice Portaal Op het Rijksportaal vind je onder Direct naar Applicaties de verwijzing naar het Flex2DWR Selfservice Portaal (of maak gebruik van deze link https://byodselfservice.gdi.minvenj.nl). Het Portaal opent met het volgende scherm: 1 Of je privé smartphone. De app is beschikbaar in de Apple App Store (IOS) en de Google Play store (android).
Nog geen gebruiker: Klik op Aanmelden Flex2DWR en volg de instructies. Flex2DWR-gebruiker: Klik op Flex2DWR Selfservice portaal en wijzig bijvoorbeeld je PIN. Actie 4: Start activatie Flex2DWR App In het startscherm van het Selfservice Portaal kies je voor Activatie Flex2DWR APP met QR code Aanmelden met DWR gebruikersnaam en wachtwoord. 9
Je krijgt vervolgens een QR code toegewezen: Actie 5: Activatie van de Flex2DWR App met QR-code op de smartphone. Start de Flex2DWR app op de smartphone, sta de app toegang tot uw locatie toe en selecteer vanuit het activation scherm de keuze QR code. De Flex2DWR app vraagt om toegang tot de camera (iphone), sta dit toe of start zelf de camera app op je smartphone. Scan vervolgens met je smartphone de zojuist aan jou toegewezen QR code die op het scherm van de desktop/laptop staat.
Na succesvolle scan zal de Flex2DWR app onder de naam derivation code een 16- cijferige code laten zien. Klik hem niet weg met de OK button anders zul je m.b.v. de Flex2DWR app een nieuwe code moeten opvragen (zie onderaan actie 5). Neem de derivation code over en vul hem in in het veld Flex2DWR APP Code in het nog openstaande scherm met de aan jou toegewezen QR code op je desktop/laptop: Selecteer vervolgens Bind. Na succesvolle afronding verschijnt: Let op: De bij jouw Flex2DWR app horende QR code is nu 1 op 1 gekoppeld met de door jou gebruikte smartphone en kan niet meer gekoppeld worden aan een tweede of volgende smartphone. 16-cijferige code weg geklikt? Als je de 16-cijferige code toch (per ongeluk) weg geklikt hebt kun je m.b.v. de Flex2DWR app een nieuwe code opvragen door het tandwieltje voor de instellingen rechtsbovenin in het Applications scherm aan te raken. In het Settings menu kies je vervolgens voor Regenerate derivation code, waarna een nieuwe derivation code gegenereerd wordt. Vervolgens handel je zoals hierboven beschreven. Fout gemaakt bij invoeren 16-cijferige code? Als je een fout maakt bij het overnemen van de derivation code krijg je een foutmelding na het aanklikken van bind. Je zult het gehele activatieproces van de Flex2DWR app opnieuw moeten doorlopen. Om veiligheidsredenen is dat pas na een wachttijd van 4 uur toegestaan. Je hoeft de Flex2DWR app daarbij niet te herinstalleren maar kiest in het 11
hierboven genoemde Settings menu van de Flex2DWR app voor Reactivation waarna je de nieuw aangeboden QR-code kunt scannen. Als de activatie toch niet succesvol afgerond kan worden, neem dan contact op met de Servicedesk. Vingerafdruk beveiliging instellen? iphone 6S gebruikers krijgen de vraag of zij vingerafdruk beveiliging willen gebruiken. Beantwoord deze vraag met nee want deze functie werkt nog niet. Als je de vraag met ja beantwoordt, krijg je een foutmelding. Actie 6: Instellen persoonlijke PIN m.b.v het PIN wijzigen menu in het Self Service Portaal Via het startscherm (home button) of het menu kies je voor Mijn Account \ PIN wijzigen. Waarna het volgende invulscherm verschijnt:
Hierin vermeld je de volgende gegevens: 1. DWR Gebruikersnaam 2. Flex2DWR Code: 6-cijferige code opgevraagd met de Flex2DWR app op je smartphone (keuze OTP One Time Password) 3. Huidige PIN: Leeg laten, deze is immers nog niet gezet (als je een nieuwe gebruiker bent) 4. Nieuwe PIN: 4-cijferige PIN code 5. Bevestig Nieuwe PIN: Bevestiging van 4-cijferige PIN code Na succesvolle afronding verschijnt het volgende scherm: Onthoud deze 4-cijferige persoonlijke PIN code voor gebruik. Je kunt hem desgewenst via het Selfservice Portaal met dezelfde menukeuze aanpassen. De Flex2DWR app is nu gereed voor dagelijks gebruik. De app genereert met de keuze OTP (One Time Password) in het scherm Applications een 6-cijferige code die eenmalig bruikbaar is en maximaal 60 seconden zichtbaar. Bij het gebruik van de Flex2DWR dienst moet een 10-cijferige Passcode ingevuld worden die steeds bestaat uit de combinatie van de 4-cijferige persoonlijke PIN code en de 6- cijferige code die je opvraagt via je Flex2DWR App op je smartphone (keuze OTP). Als je vijfmaal achtereen een foutieve Passcode verstrekt, kun je niet meer inloggen in de Flex2DWR dienst: Je account is vergrendeld. In het Selfservice Portaal kun je die vergrendeling ongedaan maken met de optie Account Ontgrendelen, mits je dan wel in staat bent correcte gegevens te verstrekken. Anders dien je contact op te nemen met de 13
Service Desk. Met de optie Login Test kun je controleren of je Passcode (PIN + Flex2DWR App code) correct is. Als je een verkeerde PIN gebruikt of hem vergeten bent, kun je voor een oplossing altijd contact opnemen met de Servicedesk.
2 Download Citrix Receiver Bij gebruik van een desktop of laptop Voorzie je apparaat van de Citrix Receiver software door deze software te downloaden en installeren vanaf de Citrix website (URL http://receiver.citrix.com ). Kies de versie die past bij jouw apparaat. Kies aansluitend voor downloaden en uitvoeren, sta toe dat de app wijzigingen aanbrengt op je computer en voer de installatie uit. (Scherm instructie bij installatie op Windows 10 apparaat) Kies hier voor uitvoeren. (Enkele tussenliggende schermen zijn niet afgebeeld.) Rond de installatie af door te kiezen voor Finish en lees verder bij hoofdstuk 3 (3.1) Een eventueel scherm met het verzoek om een account toe te voegen kun je negeren. Vink in dit scherm aan dat het niet steeds bij opstarten van je apparaat getoond moet worden. Bij gebruik van een Tablet Op een tablet maak je gebruik van de Citrix Receiver app die je kunt downloaden en installeren vanuit de bijbehorende App Store. Ga naar de Apple App Store op je ipad en zoek naar Citrix Receiver. (Deze app is ook beschikbaar in de Google Play Store.) Download en installeer de app, lees daarna verder bij Hoofdstuk 3 (3.2) 15
3 Inloggen op DWR met Flex2DWR 3.1 Bij gebruik van Internet Explorer 11 op een desktop of laptop Open de IE11 browser en vul de volgende URL in: https://telewerken.minvenj.nl (neem hem direct op bij je favorieten). Daarna opent zich onderstaand scherm Je vult vervolgens je DWR gebruikersnaam en wachtwoord in en de Passcode bestaande uit de combinatie van je persoonlijke 4-cijferige PIN code en de 6-cijferige code die je opvraagt via de Flex2DWR app op je smartphone (keuze OTP). Citrix opent met de Favorieten pagina op het Storefront scherm. Op de Bureaubladen pagina vind je de iconen voor alle DWR omgevingen waar je toegang toe hebt, meestal alleen DWR BD. Door details aan te klikken kun je een icoon toevoegen aan je Favorieten. (Kijk dus op de Bureaubladen pagina als je Favorieten pagina leeg is en maak vervolgens zelf een of meer favorieten aan). Klik op het DWR icoon voor de gewenste sessie die daarna geopend wordt in een Citrix scherm.
Midden boven in je scherm zie je de(verborgen) receiver toolbar (aanklikken om te openen), waarmee de Citrix Receiver bestuurd kan worden. (b.v. minimaliseren van het Citrix Receiver venster naar de Windows taakbalk, waarna je de andere applicaties op je device kunt gebruiken). Gedrag andere browsers op Windows 10 platform Als je Firefox als browser inzet, zal deze bij eerste keer invullen van de URL https://telewerken.minvenj.nl vragen of je de Citrix plug-in wilt activeren. Sta dat toe (toestaan en onthouden) en voer de benodigde handelingen uit. Firefox zal daarna automatisch gebruik blijven maken van de Citrix Receiver. Als je Chrome als browser inzet, zal deze bij eerste keer invullen van de URL https://telewerken.minvenj.nl vragen om de Citrix Receiver te detecteren. Voer de detectie uit, daarna zal Chrome automatisch gebruik blijven maken van de Citrix Receiver. Als je Edge als browser inzet, zal deze bij eerste keer invullen van de URL https://telewerken.minvenj.nl starten met de Citrix Storefront pagina, zie plaatje op vorige pagina. Klik rechts boven bij je eigen naam op het menu driehoekje ernaast. Kies voor de optie Citrix Receiver wijzigen en in het daarop volgende Citrix Receiver scherm voor de optie Volledige versie gebruiken. Edge zal daarna automatisch gebruik blijven maken van de Citrix Receiver. Als je werkt op een desktop/laptop waarop de Citrix Receiver niet geïnstalleerd is en ook niet door jou geïnstalleerd kan worden, zal na invullen van de URL https://telewerken.minvenj.nl je DWR sessie geopend worden in een tabblad in diezelfde browser. Dit werkt minder vloeiend en trager dan in de Receiver. Deze oplossing kies je dan ook alleen op b.v. afgesloten werkgeverlaptops of in een internet café. Installeer indien mogelijk altijd alsnog de Citrix Receiver en activeer die zonodig in je browser. 17
3.2 Inloggen Flex2DWR op desktop/ laptop (tijdelijke workaround) Start Citrix Receiver op de laptop, pc. Indien Citrix Receiver al gestart is, dubbelklik dan rechtsonder in het systeemvak op het icoon. Je vult vervolgens in het Add Account-scherm, "https://telewerken.minvenj.nl" in en klik op Add. Je vult je DWR gebruikersnaam en wachtwoord in en de Passcode bestaande uit de combinatie van je persoonlijke 4-cijferige PIN code en de 6-cijferige code die je opvraagt via de Flex2DWR app op je smartphone (keuze OTP).
Citrix opent met de Favorieten pagina op het Storefront scherm. Op de Bureaubladen pagina vind je de iconen voor alle DWR omgevingen waar je toegang toe hebt, meestal alleen DWR BD. Door details aan te klikken kun je een icoon toevoegen aan je Favorieten. (Kijk dus op de Bureaubladen pagina als je Favorieten pagina leeg is en maak vervolgens zelf een of meer favorieten aan). Klik op het DWR icoon voor de gewenste sessie die daarna geopend wordt in een Citrix scherm.
3.3 Bij gebruik van een tablet Als je de Receiver app voor het eerst opent, verschijnt een scherm waarin je kiest voor de optie Account toevoegen. In het vervolgscherm vul je bij Address de volgende URL https://telewerken.minvenj.nl in voor de Flex2DWR dienst en klik je met Volgende door naar het volgende scherm. Je vult daar vervolgens eerst je DWR gebruikersnaam en wachtwoord in. Daarna vermeld je in het veld token de 10-cijferige Passcode die een combinatie is van je 4-cijferige persoonlijke PINcode en de 6-cijferige code die je opgevraagd hebt via je Flex2DWR app op je smartphone (keuze OTP). Tenslotte vul je bij domein ad in. Daarna volgt het openingsscherm met een of meerdere DWR iconen: Als het DWR icoon niet zichtbaar is of er zouden meer iconen moeten staan kun je dat zelf verzorgen met de plus (+) optie links in het scherm. Na aantikken van het DWR icoon verschijnt je bureaublad. Om het bureaublad het uiterlijk te geven zoals je dat gewend bent klik je op onderstaand icoon dat je vindt in de rechterbovenhoek van het scherm. 19
Midden bovenin het scherm is de (verborgen) Receiver toolbar te openen. De toolbar bevat o.a. functies om een on screen toetsenbord en een softwarematige muis op te roepen. Bij volgend gebruik van de receiver app opent deze direct met het scherm met het DWR icoon. Bij het inloggen wordt niet meer gevraagd naar domein en URL. Deze zijn bij aanmaken in het account verwerkt.