Workanizr CRM Functionaliteiten

Transcriptie

1 Workanizr CRM Functionaliteiten Relatiebeheer... 2 Beheren van bedrijfs- en relatiegegevens... 2 CRM op maat... 2 Categorisering... 2 Zoeken en filteren... 2 Zoekfunctie... 2 Filters... 3 Contacten en acties... 3 Contactmomenten vastleggen... 3 Automatische herinneringen... 4 Herinneringen en direct handelen... 4 Eigen startscherm... 4 Mailing naar klanten... 5 Nieuwsbriefmodule... 5 Samenwerken... 5 Delen met collega's... 5 Intern Wiki- systeem... 5 Bestanden delen... 6 Projectenmodule... 6 Rapportage... 6 Importeren en exporteren... 7 Importeren van Exporteren... 7 Overal toegankelijk... 7 Mobiel en eigen apps... 8 Apps op maat... 8 ios, Android en browser... 8 Outlook en LDAP... 8 Instellingen... 9 Wachtwoord wijzigen... 9 Kleuren... 9 Menu s... 9 Roadmap... 9 workanizr.nl 1

2 Relatiebeheer Beheren van bedrijfs- en relatiegegevens De kern van elk CRM systeem is het beheren van uw relaties. Dit dient snel en eenvoudig te kunnen. De meerwaarde zit immers in het gebruik van de informatie, niet de invoer ervan. Eenvoud en gemak is een harde eis die wij stellen aan alle functionaliteiten die in Workanizr CRM zitten. CRM op maat Geen twee bedrijven zijn hetzelfde. Hetzelfde geldt voor de manier waarop relatiegegevens worden bijgehouden. Houdt de één het kort en simpel, houdt de ander zo veel mogelijk informatie bij om daar later zijn voordeel mee te doen. Elk kiest de manier waarop het prettigst en het best gewerkt kan worden. Mits het systeem daar de mogelijkheid toe biedt. Workanizr CRM is met de diversiteit van werken rekening gehouden. In de professional- en enterprise- versie stellen wij samen met u het CRM op maat samen. Welke gegevens wilt u bijhouden? En welke juist niet? Welke gegevens moeten verplicht worden ingevuld en welke niet? Het samenstellen gaat verder dan het aan- en uitzetten van een set standaardvelden. Wij voegen ook de velden toe die u nodig heeft. Wilt u graag een extra adres in kunnen voeren? Of een vinkje zetten bij alle relaties die gebruik maken van een bepaalde korting? Alles is mogelijk en wordt op maat afgeleverd. Later toch nog extra veld nodig? Of wilt er één laten vervallen? Dan passen wij dat gewoon aan. Eén telefoontje of mailtje is genoeg. Categorisering Contactpersonen of bedrijven kunnen ook in categorieën ingedeeld worden, bijvoorbeeld in branches. Deze categorieën zijn ook weer in het menu te plaatsen, zodat een gebruiker snel alle contactpersonen of bedrijven uit een categorie kan vinden. Zoeken en filteren Zoekfunctie Een belangrijk onderdeel van een CRM is de zoekfunctie. Standaard heeft de lijst van contactpersonen de mogelijkheid om eenvoudig een persoon op te zoeken. Zodra je begint met typen, laat de lijst meteen de resultaten zien. Uitgebreid zoeken Soms weet je niet de naam en wil je op meer velden zoeken. Dit kan natuurlijk ook. Alle velden zijn doorzoekbaar. workanizr.nl 2

3 Filters Op basis van filters kunt u snel en eenvoudig lijsten maken van contactpersonen, notities, bedrijven of de combinatie ervan. U kunt dit gebruiken voor bellijsten of juist om een export te maken. Filters kunt u zelf aanmaken op basis van alle velden die beschikbaar zijn. U kunt deze filters alleen voor u zelf beschikbaar stellen of juist voor een andere gebruiker(s) klaarzetten. De filters kunnen ook gebruikt bij het zoeken Contacten en acties Contactmomenten vastleggen Het zijn niet de personen an sich, maar de relaties die we met ze hebben die ze waardevol maken. Daarom is het zo waardevol om inzicht te hebben en afspraken, notities en vervolgafspraken omtrent die persoon. De waarde van het vastleggen van contactmomenten is duidelijk, maar de administratieve last die het met zich meebrengt maakt het vaak onmogelijk om het daadwerkelijk te doen. Quick Note: snel en makkelijk contactmomenten vastleggen De Quick Note tool maakt het mogelijk om in een mum van tijd een contactmoment vast te leggen. Alles in de Quick Note tool is er opgericht om de administratie tot een minimum te beperken: Quick note kan altijd geopend worden, zonder het huidige scherm op te hoeven slaan. Een relatie opzoeken kan al door slechts een deel van de naam te typen. Een herinnering inplannen kan al met één klik. Onderweg of tijdens een vergadering Hierdoor kan je in slechts 20 seconde al een contactmoment vastleggen. Waar en wanneer dan ook. Want de Quick Note tool is ook beschikbaar in de apps. Geoptimaliseerd voor het kleine scherm en touch- bediening. Zo kan direct na de vergadering, onderweg, de notitie al maken en een herinnering voor een vervolgcontact al inplannen. workanizr.nl 3

4 Automatische herinneringen Op tijd achter een lead aan gaan en regelmatig contact met vaste relaties. Het aangaan en onderhouden van relaties vereist een proactieve houding. Vaak versloft deze aandacht echter door de focus op de dagelijkse bezigheden. Herinneringen en direct handelen Bij elke contactmoment kunt u ook direct een herinnering vaststellen. Zodra de datum van de herinnering is bereikt wordt de herinnering automatisch op u startscherm geplaatst. Elke ochtend ontvangt u een overzicht per mail met de nog openstaande herinneringen. Via een link in deze mail opent u direct het CRM en kunt u de herinnering opvolgen. Vanuit de het CRM kunt u direct een nieuwe mail openen en vanuit uw mobiel kunt u direct de betreffende relatie bellen. Zo houdt u eenvoudig de relaties met contacten warm en mist u geen leads meer. Zonder ingewikkelde planningen of een complexe administratie. Eigen startscherm Een post- it onder op je beeldscherm met de notitie dat je iemand nog terug moet bellen. Een paar relaties onder de favorietenknop in je telefoon. Het visitekaartje op je bureau van de die relatie de je regelmatig belt. Sommige informatie is gewoon handig om bij de hand te hebben. Omdat je het regelmatig nodig hebt of omdat je het niet moet vergeten. Daarom heeft elke gebruiker een eigen startscherm. Favorieten en shortcuts Op je eigen startscherm kan je relaties prikken die je regelmatig spreekt. Het startscherm werkt als een prikbord of bureaublad waar je datgene op zet waar je nu mee bezig bent. Het startscherm is voor elke gebruiker uniek. Vanuit het startscherm kan je direct aan de slag. Met één klik open je een nieuw bericht aan één van je relaties. Of open je de relatiekaart met alle gegevens. Vanuit het startscherm op je mobiel kan je ook direct bellen. Herinneringen en to- do Bij een contactmoment kan je ook direct een herinnering instellen. Deze herinnering komt, zodra de datum bereikt is, automatisch op je startscherm. Vanuit die herinnering heb je direct toegang tot de eerder gemaakte notitie of de betreffende relatie. Zo kan je de herinnering ook direct afhandelen. De herinnering blijft op je startscherm staan tot je deze zelf verwijderd. Zo heb je een actuele to- do lijst van alle relaties waar je nog contact mee op zou nemen. Daily Digest Elke ochtend (of welk moment je hem wil ontvangen) ontvang je een samenvatting van alle opstaande herinneringen en taken in je mailbox. Een gebruiker kan zelf instellen op welke dagen van de week en op welk tijdstip hij deze wil ontvangen. Vanuit de mail kan je direct doorklikken naar je startscherm. workanizr.nl 4

5 Mailing naar klanten Via het CRM kunt u direct naar een individuele contactpersoon of op basis van een filter een mailing sturen. U kunt hierbij gebruik maken van nieuwsbrieftemplates, zodat deze er altijd professioneel eruit zien. Na versturen, worden deze ook als contactmoment toegevoegd aan de contactpersoon. Nieuwsbriefmodule Door middel van de nieuwsbriefmodule kunt u mail sturen naar uw leden en bezoekers. Bezoekers kunnen zich aanmelden via uw website. Voor de te versturen mail wordt een template gemaakt in uw huisstijl. In overleg kunnen we bepalen wat u in een mail kwijt wilt. Vaak wordt gekozen voor een korte intro tekst, gevolgd door artikelen. De mail wordt altijd gepersonaliseerd. De nieuwsbriefmodule biedt de mogelijkheid voor meerdere nieuwsbrieven en ook meerdere templates. Ook is het mogelijk om een nieuwsbrief naar een groep leden te sturen op basis van de filters. Bovendien heeft u altijd real- time inzicht in de prestaties van uw nieuwsbrieven. Nieuwsbriefabonnees worden automatisch toegevoegd aan het CRM. Daarnaast is het ook mogelijk om CRM gebruikers aan een nieuwsbrief toe te voegen. Samenwerken Delen met collega's Tijdens ons werk vertrouwen we continu op onze collega's. Of het nu gaat om het overnemen van werk op drukke momenten of het gebruik maken van de expertise van een collega. Als dit echter niet efficiënt gebeurt, kan dit uiteindelijk meer werk opleveren dan het ons uitspaart. Met één klik alles kunnen delen of overdragen Zodra je een herinnering op je startscherm krijgt kan je deze delen met je collega's. Met een begeleidende vraag of opmerking. Door te delen krijgt je collega deze ook op zijn startscherm. Vanuit daar kan hij of zij direct informatie opvragen die nodig is, contact opnemen met de relatie of de contactgeschiedenis bekijken die vooraf ging aan deze herinnering. Dit maakt samenwerken efficiënt en het overdragen van taken een stuk eenvoudiger. Intern Wiki- systeem Procedures, handleidingen, projectinformatie; elk bedrijf heeft een schat aan informatie die van toegevoegde waarde is voor ieder in het bedrijf. Het interne wiki systeem geeft je de mogelijkheid om deze informatie gestructureerd op te slaan. Dus niet verspreid over diverse Word- documenten op de bedrijfsserver, maar direct in het CRM. Elke gebruiker van het CRM kan de informatie opvragen en informatie toevoegen. Zou houdt het bedrijf de vitale informatie beschikbaar en up- to- date. workanizr.nl 5

6 Bestanden delen Sjablonen voor rapporten, handleidingen in PDF, logo's en verstuurde rapporten. De bedrijfsvoering van elk bedrijf is afhankelijk van juist bestandsbeheer. Bestanden moet eenvoudig kunnen worden gevonden en altijd en overal beschikbaar zijn. Zowel op kantoor als op locatie. De module om bestanden mee te delen voorziet in deze behoefte. Op een gestructureerde manier worden bestanden beschikbaar gesteld. Via de browser en/of apps kunnen de bestanden worden gedownload en toegevoegd. Zo kan er daadwerkelijk overal en altijd worden gewerkt. Projectenmodule De projectenmodule is ter ondersteuning van projecten. Een project is gekoppeld aan zowel interne medewerkers als een of meerdere klanten. Binnen projectenmodule kunnen taken, communicatiemomenten, deadlines, deliverables en bestanden worden toegevoegd. Aanvullend is er ook een interface voor klanten beschikbaar om voortgang te kunnen zien, onderdelen te kunnen goedkeuren en nieuwe wensen in te dienen. Rapportage Rapportages over de huidige situatie, trends en altijd direct opvraagbaar in het systeem. Actuele situatie Op basis van categorieën, status, accountmanager zijn eenvoudig overzichten te genereren. Dit kan zowel een lijst zijn als een grafiek met verdeling. Hieronder een verdeling op basis van branches: workanizr.nl 6

7 Trends Ook is het mogelijk om trends weer te geven. Bijvoorbeeld wanneer heb je voor het laatst contact gehad met een contactpersoon. Deze grafieken worden ingericht naar uw wensen zodat ze u helpen om meer uit uw relaties te halen. Importeren en exporteren Importeren van Indien uw mail toegankelijk is via IMAP, kunt u uw mailbox uitlezen en per mail aangeven of deze als contactmoment en/of taak moet worden opgenomen. Dit wordt dan gekoppeld aan de juiste contactpersoon op basis van het adres. Het is mogelijk om dit aan te passen. Exporteren Het exporteren van data kan op verschillende manieren. Dit kan een excel- bestand zijn met alle contactpersonen, maar het is ook mogelijk om dit aan te passen. Bijvoorbeeld voor het versturen van een nieuwsbrief met specifieke velden. Data van contactpersonen en bedrijven In de export is het ook mogelijk om de data van contactpersonen en bedrijven samen te voegen tot een exportbestand. vcard- formaat Er is ook een exportmogelijkheid naar vcard- formaat. Bijvoorbeeld om het adresboek in uw DECT- telefoon bij te werken. Export naar Word Hoewel tegenwoordig de meeste communicatie digitaal verloopt, is er af en toe behoefte aan om een brief te versturen. Met deze functie krijgt u uw Word- bestand meteen op basis van uw eigen template met de adresgegevens al ingevuld. Dit scheelt fouten en het overtypen van gegevens. Overal toegankelijk Workanizr CRM is volledig online en daarom uitstekend te gebruiken op elk device. Dat kan zijn je desktop of laptop, tablet of mobiel. workanizr.nl 7

8 Mobiel en eigen apps Apps op maat De Workanizr enterprise editie wordt geleverd met bedrijfeigen CRM apps. Dit betekent niet alleen dat de app het logo en de kleuren heeft van uw organisatie, ook de beschikbare informatie is gelijk aan die in het CRM. Ook als die informatie op maat is ingesteld. ios, Android en browser De apps zijn beschikbaar in de App Store (ios) en de Google Play (Android). De apps kunnen gratis worden gedownload. Voor overige platformen kan het CRM worden gebruik als webapp. Outlook en LDAP De enterprise editie van het Workanizr CRM systeem beschikt over een LDAP server. LDAP is een methode waarmee de contactgegevens van relaties ook gebruikt kunnen worden in andere systemen. Bijvoorbeeld de lijst met contact in Outlook of je contactlijst in uw telefoon. Deze gegevens worden dan automatisch bijgewerkt als er een wijziging is in het CRM. De contactgegevens kunnen onder andere worden gekoppeld aan verschillende mobiele devices, die LDAP ondersteunen. workanizr.nl 8

9 Instellingen Wachtwoord wijzigen Gebruikers kunnen zelf hun eigen wachtwoord wijzigen. Kleuren De kleuren in het CRM kunnen aangepast worden aan de huisstijl van uw eigen bedrijf. Menu s Het CRM heeft drie hoofdmenu s: Continu: voor de basis menuitems Dagelijks: voor de menu items die je dagelijks gebruikt Wekelijks: voor de menu- items die je minder vaak gebruikt Als gebruiker kan je zelf bepalen welke menu- item onder welk hoofdmenu staat. Roadmap Continu wordt er door ontwikkeld aan Workanizr om zo goed mogelijk aan te sluiten op de wensen van onze gebruikers. Op onze website staat de actuele roadmap: Contact Heeft u vragen, dan kunt u contact opnemen met Willem van Valkenburg [email protected] workanizr.nl 9