BDO CRM Platform. Handleiding 1.0 oktober 16

Transcriptie

1 BDO CRM Platform Handleiding 1.0 oktober 16

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen & startmenu Actie toevoegen Actie type Taak deadline Taak toewijzen Selecteer de organisatie Aanwezig klant Informeren BDO er Omschrijving / verslag Offertedetails Vervolgacties Klantstatus Versturen Dashboard Menu Acties & taken Acties zoeken Acties bekijken en aanpassen Personen Personen zoeken Personen bekijken en aanpassen Organisaties Organisaties zoeken Organisatie bekijken en aanpassen

3 1. Inloggen & startmenu De BDO CRM applicatie is webbased en dus te bereiken met elke browser op elk device. Daarbij zijn sommige pagina s geoptimaliseerd voor tablet gebruik, waaronder het startmenu. Om in te loggen ga naar: We raden Gebruik bij adres jouw eigen BDO mailadres en bij wachtwoord het verstrekte wachtwoord. Je komt nu direct in het startmenu terecht waarvandaan je door kan klikken naar de belangrijkste functionaliteiten. 3

4 2. Actie toevoegen Met deze eerste menu optie kom je op het verslagleggingsformulier terecht. Dit formulier is geoptimaliseerd voor tablet gebruik voor onderweg maar kan ook worden gebruikt met elk ander op internet aangesloten device. 4

5 2.01 Actie type Selecteer hier een van de verschillende verslagleggingsopties. De meeste acties specificeren de plek of manier waarop je contact hebt gehad met relaties. Naast verslaglegging kan je ook kiezen voor een taak of offerteverzoek Taak deadline Als je bij Actie type kiest voor Taak of Overig krijg je de mogelijkheid een deadline te selecteren. Als je een deadline invult ontvang je in de bevestiging mail direct een agenda item die je kan toevoegen in je Outlook of andere agenda tool Taak toewijzen Een taak wordt standaard onder jouw gebruikersnaam opgeslagen. Onder Taak toewijzen kan je ook een collega selecteren. In dat geval gaat er een notificatie uit naar de collega die je hebt geselecteerd. Als je ook een deadline hebt ingevuld wordt er ook een agenda item meegestuurd Selecteer de organisatie Met het linker icoontje krijg je een pop up scherm waarmee je bekende organisaties kan zoeken. Alle CoProf relaties en de Target List staan er in. Vul in het zoekscherm de naam, plaats of straat van de organisatie in, druk op Zoeken en selecteer de organisatie die je zoekt. Met het andere icoontje kan je nieuwe organisaties toevoegen. Hierbij kom je in een ander scherm terecht. Hierover meer in het hoofdstuk Organisaties. 5

6 2.05 Aanwezig klant Geef hier aan met wie je contact hebt gehad. Alle CoProf relaties staan er al in en alle in het verleden toegevoegde personen zijn ook vindbaar. Nieuwe personen kunnen simpel worden toegevoegd. Met de rode button Aanwezig klant toevoegen kunnen meerdere personen worden toegevoegd. Bekende relaties Druk op het linker icoontje onder persoon. Vul een of meerdere velden in, druk op zoeken en selecteer de gevonden persoon. Onbekende relaties Kan je de persoon niet vinden of weet je zeker dat het een nieuwe relatie betreft. Vul dan de naam, tussenvoegsel, achternaam en functie in. Met de upload kaartje button kan je direct een afbeelding uploaden van een visite kaartje. Alle nieuw ingevulde personen met visite kaartje worden direct doorg d naar de Klantdesk waar ze worden toegevoegd in CoProf. 6

7 2.06 Informeren BDO er Bij je verslag kan je BDO ers die je wilt informeren toevoegen. Selecteer hiervoor uit de dropdownlijst of zoek wederom met het icoontje. Geef onder aanwezig aan of de persoon ook bij het gesprek aanwezig was. Een groot deel van de BDO collega s staan er in. Alle Corporate Client Sales Team collega s die ook als gebruiker zijn toegevoegd kan je automatisch een gesprekverslag toesturen. Door dit vinkje te zetten onderaan het formulier ontvangen jouw collega s automatisch een mail met het gesprekverslag Omschrijving / verslag Beschrijf hier de meeting, geef je verslag of leg de taak uit die je aan een collega wilt doorgeven. Dit verslag wordt ook meegestuurd in de s naar collega s. Eventueel kan je daaronder aangeven voor welke line of service jouw meeting een kans biedt. 7

8 2.08 Offertedetails Als je Actietype Offerteverzoek selecteert verschijnen deze drie additionele vragen. Probeer hier een inschatting te maken van de situatie als dit mogelijk is Vervolgacties Ontstaan er vervolgacties uit je huidige actie dan kan je die hier direct aangeven als reminder. Bijvoorbeeld een terugbel afspraak naar aanleiding van je huidige gesprek. Als je hierbij ook een deadline toevoegt ontvang je een bevestiging mail met agendapunt zodat je deze direct in je agenda kan toevoegen en niet meer vergeet Klantstatus De huidige klantstatus zoals die bekend is bij de organisatie wordt hier weergegeven. Pas de klantstatus aan of selecteer dezelfde klantstatus als hij niet veranderd is Versturen Geef hier aan of je het gesprekverslag naar te informeren BDO ers wilt sturen door het vinkje te zetten. En verzend uiteindelijk het verslag met de Versturen knop. 8

9 9

10 3.1 Dashboard Op het dashboard staan een aantal directe overzichten. Door op het acties te drukken kom je meteen in het detail scherm terecht waar je kan terug lezen wat er moet gebeuren. 1. Openstaande acties met deadline Hier staan de meest urgente acties met deadline bovenaan. 2. Openstaande acties zonder deadline 3. Recent afgeronde acties 4. Salesfunnel Hier staan de klantstatussen in af te lezen van organisaties waar jij bij betrokken bent geweest. 10

11 3.2 Menu Het basis menu kan ook gebruikt worden om door de applicatie heen te bewegen. Hier staan dezelfde functies als in het startmenu. Door op Home te drukken kom je hier in terecht. 4. Acties & taken 4.1 Acties zoeken Gebruik het zoekscherm om een specifieke actie op te zoeken. Of om juist een overzicht te krijgen van de verschillende acties. Geef om te zoeken eerst een van de criteria aan en druk op zoeken. Met de knop wissen verwijder je de criteria. Met de knop Actie toevoegen kan je een nieuwe actie toevoegen, al raden we je dan aan het hierboven beschreven formulier te gebruiken. 11

12 4.2 Acties bekijken en aanpassen Selecteer een van de zoekresultaten om een actie te openen. Hier kan je direct alle ingevoerde details zien. Alle blauw onderstreepte velden zijn linkjes naar gekoppelde informatie. Hiermee kan je bijvoorbeeld direct doorklikken naar de Organisatie, Accountmanager of Contactpersoon ( Aanwezig klant ). Met de knop wijzigen worden de gegevens aanpasbaar. Bijvoorbeeld handig als je nog een aanvulling wilt doen op het verslag of een collega nog wilt informeren over het verslag. Druk na een aanpassing op Bewaren of Bewaren en stop wijzigen om de aanpassingen op te slaan. 12

13 5. Personen Onder personen zijn alle CoProf contactpersonen te vinden en de alle relaties die zijn toegevoegd door het Salesteam. 5.1 Personen zoeken Gebruik het zoekscherm om de persoon te vinden. Vul een van de zoekcriteria in en druk op zoeken. De velden zijn niet hoofdletter gevoelig. Met de knop Persoon toevoegen kan je nieuwe personen aanmaken. 5.2 Personen bekijken en aanpassen Open een van je zoekresultaten. Hier staan alle gegevens bij elkaar. Welke acties een contactpersoon bij betrokken was, hoe de persoon in CoProf staat en bij welke organisatie( s) een persoon werkzaam is met welke functie. Je kan hierbij weer doorklikken op de gekoppelde informatie. Of met de knop Wijzigen gegevens aanpassen. 13

14 6. Organisaties Hier staan wederom alle CoProf organisatie en de Target List. 6.1 Organisaties zoeken Het zoekscherm bij organisaties is erg simpel, vul de naam van de organisatie, de plaats of straat in en hij vindt alle gerelateerde organisaties. Mis je een organisatie dan kan je die toevoegen met de knop Organisaties toevoegen. 6.2 Organisatie bekijken en aanpassen Onder organisaties komt alle gekoppelde informatie bij elkaar. Een overzicht van alle acties, contactpersonen en BDO ers. 14