Draaiboek ten behoeve van:

Transcriptie

1 Draaibek ten beheve van: (naam evenement) p (datum/data) te (lcatie) Gerganiseerd dr: (naam rganisatie) Versie:. Datum:..

2 1. Inleiding Dit draaibek geeft infrmatie ten aanzien van de veiligheid en de rganisatie van. (naam evenement), p de lcatie (lcatie), p (datum/data). Dit evenement wrdt dr (naam rganisatie) gerganiseerd. 2. (Naam evenement) Het (naam evenement) richt zich p (delgrep, leeftijd bezekers) uit (plaats) en uit de mgeving. Er wrden circa (aantal) bezeker verwacht. (Geef hier k een mschrijving van het evenement, het del, wat het inhudt, het prgramma (inclusief pbuwen en afbreken) etc. Hudt u bij het plannen van uw evenement rekening met bijvrbeeld de beleidsregels, die u kunt vinden p de website van de gemeente. Kunt u de beleidsregels niet vinden, infrmeer dan bij de gemeente. Vr vragen kunt u terecht bij het Vergunningenteam.) 3. Organisatie Cntactpersn rganisatie Tijdens het evenement is er gedurende de hele dag/avnd/prgramma een cntactpersn aanwezig, die bereikbaar is vr alle instanties. Deze cntactpersn is tevens bevegd tt het nemen van beslissingen in het kader van het evenement. Cntactpersn is: Naam, mbiel telefnnummer cntactpersn 1 Naam, mbiel telefnnummer cntactpersn 2 Deze pers()n(en) zal/zullen gedurende het evenement steeds bereikbaar zijn. 4. Lcatie(s) Hier met een mschrijving staan van wat er p welke lcatie(s) gebeurt, nder andere: - een mschrijving van de precieze lcatie - indeling van het terrein (waar kmt bijvrbeeld de tent, de tiletten, EHBO en dergelijke? Een situatietekening met wrden pgenmen als bijlage bij dit draaibek) - indeling van de tent (waar kmt bijvrbeeld de bar, brandblussers, nduitgangen, ndverlichting en andere brandpreventieve vrzieningen, EHBO en dergelijke?) Een tekening p schaal met wrden aangeleverd als bijlage bij dit draaibek. Ok het brandveiligheidscertificaat van de tent dient te wrden tegevegd als bijlage. Wanneer alleen een pdium en/f tribune wrdt geplaatst, dient een duidelijke tekening van de lcatie van het pdium en/f tribune te wrden ingediend. In smmige gevallen kan dr de gemeente een cnstructieberekening vr het pdium en/f de tribune wrden gevraagd. 5. Prgramma Hier met een duidelijk verzicht kmen van het gehele prgramma met data, tijden, lcaties, gedurende het gehele evenement. Vergeet hierbij niet te vermelden f en tussen welke tijden gebruik wrdt gemaakt van een geluidsinstallatie en/f sprake is van ptreden(s) van een liveband(s)/-

3 artiest(en). Uiteraard is het mgelijk dat nversterkte muziek ten gehre wrdt gebracht. Geef dit aan in dit verzicht. Tevens dient u in dit verzicht de data en tijden van het pbuwen en afbreken p te nemen. 6. Hulpverlening Hier dient u te vermelden welke vrm van hulpverlening u geregeld hebt gedurende het evenement. Hierbij kunt u denken aan bijvrbeeld EHBO, BHV en Rde Kruis. Zgenaamde BIG-geregistreerden kunnen als EHBO er wrden ingezet. Heveel hulpverleners zijn aanwezig? Wrden deze mensen ingehuurd f hren ze bij de eigen rganisatie? Waar bevinden de EHBO ers zich (vaste f mbiele pst)? He wrdt er gecmmuniceerd (via mbiele telefnie, mbilfns)? Wrdt ambulance f medisch persneel ingezet? Tevens alle andere dr u getrffen maatregelen nemen. 7. Beveiliging Bij het evenement staat de veiligheid vrp. In deze paragraaf staat beschreven he de beveiliging is geregeld. Geef hier een duidelijke mschrijving he de beveiliging van het evenement is geregeld. De rganisatie dient rekening te huden met één beveiliger per 250 bezekers (is uitgangspunt). Bij evenementen met een hger risic kan de plitie aangeven dat er gecertificeerde beveiligers en heveel ingezet meten wrden. De beveiliging kan in smmige gevallen, na verleg tussen de gemeente met de plitie, bestaan uit eigen medewerkers. De rganisatie dient dan aan te geven: - heveel beveiligers ingezet wrden; - p welke tijden; - naam van het beveiligingsbedrijf en Uiteraard dient andere infrmatie wrden aangeleverd ver de veiligheid, die p uw evenement van tepassing is. Naam erkend beveiligingsbedrijf Cntactpersn Aantal beveiligers. 8. Verkeer en verkeersregelaars Bij een evenement is vaak sprake van tenemende verkeersdrukte en de ndzakelijkheid tt het realiseren van parkeergelegenheid in verband met deelnemers en/f bezekers. Hier wrdt het zgenaamde verkeersplan weergegeven. Geef hier infrmatie ver de invled van het evenement p het verkeer en de bereikbaarheid. Waar en he wrdt het parkeren geregeld? Neem dit nderwerp k p in de dr u aan te leveren situatietekening. Wrdt een penbare weg gebruikt en/f dient deze afgeslten te wrden vr alle verkeer? Lever een verzicht van de exacte lcaties en tijden van de afsluitingen aan bij dit draaibek (tip: vul bij afzettingen en verkeersmleidingen het bijgevegde frmulier in en veg deze als bijlage hierbij.) Wanneer verkeersregelaars wrden ingezet (dit kan dr de gemeente zelfs wrden verplicht), dan meten deze persnen zijn aangesteld dr de burgemeester van de gemeente, waar het evenement plaatsvindt. Vermeld dus heveel verkeersregelaars wrden ingezet. Verkeersregelaars dienen in het bezit te zijn van de juiste papieren en daarvr dient men een instructie via e-learning te vlgen.

4 Om deze persnen te kunnen aanmelden dient de gemeente een lijst met NAW-gegevens en gebrtedata van de in te zetten persnen te ntvangen. Na ntvangst van deze gegevens ntvangt u een bevestigingsbrief, zdat de rganisatie de persnen kan aanmelden vr de e-learning. Dit geldt verigens niet vr (prfessinele) verkeersregelaars die in het bezit zijn van een aanstellingspas. Uiteraard dient u dan wel aan te geven welk bedrijf de verkeersregelaars zal inzetten. 9. Afval Tijdens het evenement wrdt er mgelijk afval geprduceerd. Omdat afval een ptentieel gevaar is vr het ntstaan van brand met de rganisatie ervr zrgen dat er vldende cntainers wrden geplaatst. Omschrijving hier he u deze vrziening hebt geregeld tijdens het evenement. 10. Cmmunicatie Tijdens het evenement wrdt gecmmuniceerd vlgens het bijgaande cmmunicatieschema. U dient een cmmunicatieschema te te vegen als bijlage bij dit draaibek. Hierp dienen in ieder geval de telefnnummers te staan van: rganisatie, EHBO, beveiligers, plitie, brandweer en verige relevante persnen/instellingen. Tevens dient u hier p te nemen he en dr wie bijvrbeeld mwnenden geïnfrmeerd wrden ver het evenement. 11. Incidenten/calamiteiten Bij incidenten die plaatsvinden tijdens het evenement zal er direct dr de rganisatie wrden pgetreden. Eventuele plegers van strafbare feiten wrden direct aan de plitie verdragen. Bij ernstige calamiteiten en/f p bevel van brandweer f plitie zal met behulp van de rganisatie (én eventueel de beveiliging) wrden vergegaan tt ntruiming van de lcatie(s). Enkele vrbeelden: paniek bij bezekers brand natuurgeweld geweldsdelicten een ngeval De berdeling van een situatie als calamiteit vindt plaats dr de rganisatie in samenspraak met de aanwezige (beveiligingsmedewerkers/bhv ers). Als een situatie dr bvengenemde persnen als calamiteit wrdt aangemerkt, draagt de rganisatie zrg vr het infrmeren/alarmeren via 112. Om p een veilige manier te sturen/ntruimen zal de rganisatie van te vren een plan meten maken waarin de vlgende zaken zijn vastgelegd. Hiernder is weergeven welke maatregelen in genemde situaties wrden genmen: LET OP: bij het uitwerken van de diverse nderstaande vrbeelden dient u de functies van de persnen te mschrijven, met de namen. Bijvrbeeld: de vrzitter, hfd beveiliging, EHBO er, etc. Paniek bij bezekers (ntruiming) Als sprake is van paniek dienen de navlgende maatregelen te wrden getrffen dr de rganisatie: - Wie spreekt het publiek te? - Welke manier(en) kan/kunnen wrden gebruikt m met het publiek te cmmuniceren (megafn, muziekinstallatie)? - Wie start de ntruiming? - Wie alarmeert 112?

5 - Wie stuurt de beveiliging en hulpverlening (bijvrbeeld EHBO) aan? - Waar zijn de vluchtrutes? - Is de vluchtrute aangegeven en verlicht? Brand Als sprake is van een brand(melding) meten de navlgende maatregelen te wrden getrffen dr de rganisatie: - Waar staan de brandblusmiddelen? - Wie blust de brand (beveiliging)? - Waar zijn de vluchtrutes? - Is de vluchtrute aangegeven en verlicht? - Wie start de ntruiming, wanneer? - Wie alarmeert 112? - Wie stuurt de beveiliging en de EHBO aan? - Welke manier(en) kan/kunnen wrden gebruikt m met het publiek te cmmuniceren (megafn, muziekinstallatie)? - Wie spreekt het publiek te? Natuurgeweld Pltseling pkmend slecht weer (strm, windhs, zware regenval, nweer/bliksem, sneeuw, ijzel) kan leiden tt strmuitval, brand, instrting van vrzieningen f mvallen van bmen. Extreme weersmstandigheden kunnen bijvrbeeld nderkelde slachtffers pleveren. Bij een strm/windhs kan de bereikbaarheid en de cmmunicatie verslechteren, daarnaast maakt harde wind hulp en brandbestrijding gecmpliceerd. De maatregelen zijn erp gericht m paniek te vrkmen, te beperken f z snel mgelijk te den stppen en de menigte in gede banen te leiden, m het aantal slachtffers zveel mgelijk te beperken. Dr cntact p te nemen met bijvrbeeld het KNMI f MeteCnsult kan er een redelijk beeld van het te verwachten weerbeeld zijn. Tch is het weer niet altijd te vrspellen en dient de rganisatie te allen tijde het weerbeeld te mnitren, dit kan middels diverse infrmatiebrnnen. - Wie bekijkt regelmatig de weersverwachtingen? - Wie spreekt het publiek te? - Welke manier(en) kan/kunnen wrden gebruikt m met het publiek te cmmuniceren (megafn, muziekinstallatie)? - Wie start de ntruiming, wanneer? - Wie alarmeert 112? Geweldsdelicten Als sprake is van een ngeval f indien er anderszins (meerdere) slachtffers ntstaan, dienen de navlgende maatregelen te wrden getrffen dr de rganisatie: - Wie stuurt de beveiliging en de EHBO aan? - Instructie beveiliging; - Wie alarmeert 112? - Wie start de ntruiming? - Welke manier(en) kan/kunnen wrden gebruikt m met het publiek te cmmuniceren (megafn, muziekinstallatie)? - Wie spreekt het publiek te? - Waar zijn de vluchtrutes? - Is de vluchtrute aangegeven en verlicht? Belangrijk: Bij een calamiteit/incident dient de rganisatie in alle gevallen in samenwerking met de (direct aanwezige) hulpverlening en de beveiliging maatregelen te treffen m de veiligheid te waarbrgen. Na alarmering van de hulpverleningsdiensten zal de bevelverder van een van de diensten nageneg altijd in verleg gaan met de rganisatie m stappen te ndernemen m een verdere escalatie te vrkmen.

6 12. Drinken en eten Hiernder wrdt alle infrmatie verschaft ver de vrzieningen met betrekking tt het eten en drinken en dergelijke. Indien alchlhudende dranken wrden verstrekt, dan dient daarvr een ntheffing p grnd van de Drank- en Hrecawet te wrden verleend. Hiervr dient een aparte aanvraag te wrden ingediend. Dit frmulier kunt u vinden p de website van de gemeente f kunt u (digitaal) tegeznden krijgen vanaf het Vergunningenteam. Ok dient u p de tekening aangeven waar alle kramen/verkpwagens zijn gesitueerd. 13. Sanitaire vrzieningen Tijdens het evenement wrdt er vr de bezekers gezrgd vr de ndige sanitaire vrzieningen. Deze zijn p de situatietekening aangegeven. Vermeld hier in welke vrm u de sanitaire vrzieningen aanbiedt. Dit kunnen bijvrbeeld dixies, tiletwagens, eigen (privé)tilletten en plaszuilen zijn. Uitgangspunt in 1 vrziening p 150 persnen, waarbij rekening dient te wrden gehuden met aparte heren- en damesvrzieningen. 14. Tribune(s) en pdium(s) Deze zijn p de situatietekening aangegeven. Vermeld hier wat u waar gaat plaatsen, maar k wat de afmeting van de bjecten zijn. Van gemeentezijde kan een cnstructieberekening wrden pgevraagd van de pstellingen. 15. Tent f ander tijdelijk buwwerk geplaatst f gebruikt u een bestaand gebuw, waarbij de bestemming rsprnkelijk anders is? In verband met de brandveiligheid is het ndzakelijk dat gekeken wrdt naar deze vrzieningen. Indien hier sprake van is, is hiervan een aparte tekening met indeling bij dit draaibek gevegd. Vermeld hier heveel persnen maximaal gelijktijdig aanwezig zullen zijn in de tent, (tijdelijk) buwwerk f afgeslten gebied aanwezig zijn. Tevens dient u hierbij aan te geven f sprake is van: nachtverblijf verschaft wrdt aan meer dan 5 persnen (niet in gezinsverband) het evenement bedeld is vr meer dan 10 kinderen tt 12 jaar het evenement bedeld is vr meer dan 10 persnen met een lichamelijk dan wel verstandelijk beperking Let erp, dat indien het een tent/buwwerk betreft waar meer dan 50 persnen in kunnen u de vlgende stukken indient, als nderdeel van dit draaibek Plattegrnd van de tent, met daarp aangegeven waar de nduitgangen, blusmiddelen, ndverlichting, eventuele verwarming, vluchtruteaanduiding en eventueel te gebruiken aggregaten zijn gesitueerd. Situatietekening waar de tent geplaatst wrdt ten pzichte van de direct nabijgelegen bebuwing/beplanting. Brandveiligheidscertificaat van de tent.

7 (Let p! Indien een aggregaat gebruikt wrdt, dan dient deze minimaal 5 meter uit bjecten te wrden gesitueerd. Hudt er rekening mee, dat de tent minimaal 5 meter uit de bebuwing staat. Indien verwarming in de tent aanwezig is, dan dient dit te wrden weergegeven p de tekening, alsmede waarmee gestkt wrdt en he de brandstfvrziening is pgeslagen); 16. Verzekering De rganisatr is verantwrdelijk vr eventuele schade, die ntstaan is. Vermeld hier de naam van de verzekeringsmaatschappij en eventueel het plisnummer Aandachtspunten: Vuurwerk Indien u vuurwerk wilt gaan afsteken, dan dient zich te wenden tt een prfessineel vuurwerkbedrijf dan wel de prvincie/fumo. Wet p de Kansspelen Indien u een verlting wilt gaan huden f een bing wilt gaan rganiseren, dan hebt u daarvr een vergunning respectievelijk dient u een melding te den. Vr een frmulier vr het aanvragen van een vergunning kunt u terecht p het digitale lket van uw gemeentelijke website. Een melding vr een bing kunt u den dr aan te geven wanneer (datum(s) en tijden), waar en ten beheve van deze bing wrdt gerganiseerd. Kamperen Steeds vaker wrdt er p f bij het evenement gekampeerd. Znder ntheffing p grnd van de Algemene plaatselijke verrdening is dit niet tegestaan. Neem dit z ndig p in dit draaibek en vraag een aparte ntheffing aan.

8 Checklist mbt de bijlagen De vlgende bijlagen dienen (indien van tepassing) bij de aanvraag te wrden ingediend Vlledig ingevuld aanvraagfrmulier vr het huden van het evenement. Tekening indeling terrein met hierp duidelijk de lcatie van de te plaatsen bjecten en de situatie ten pzichte van bestaande wegen en bebuwing. Tekening p schaal van de tent en de inrichting van de tent. Hierp dienen alle brandpreventieve vrzieningen te wrden aangegeven als nduitgangen/vluchtruteaanduiding, brandblussers, ndverlichting etc. Brandveiligheidscertificaat van de tent, indien een tent wrdt geplaatst. Duidelijk verzicht van de afsluitingen. Cmmunicatieschema/lijst cntactpersnen.

9 VERZOEK OM AFZETTINGEN/VERKEERSOMLEIDINGEN NAAM ADRES POSTCODE + WOONPLAATS TELEFOONNUMMER (mbiel) Omschrijving ACTIVITEIT Organisatr: DATUM Infrmatie, aangaande gewenste afzettingen en/f verkeersmleidingen TIJDSTIP (begin+eind) STRAAT + plaats LOCATIE (v.d. afzetting)* * tbv infrmeren hulpdiensten is het belangrijk te weten welk gedeelte van de straat wrdt afgeslten. Als het m de gehele straat gaat, vul dit dan duidelijk in. Betreft het een gedeelte van een straat, geef dit dan bijvrbeeld z dr: Hfdstraat West Wlvega, tussen Merelstraat en Zilverlaan. Ok als het inclusief de kruisingen is, dit graag duidelijk vermelden. Op deze wijze weten de hulpdiensten precies wat er zich waar afspeelt en kan daar, in geval van calamiteiten, rekening mee gehuden wrden.

10 Infrmatie met betrekking tt het inzetten van verkeersregelaars In het aanvraagfrmulier vr een evenement dient u aan te geven f u verkeersregelaars wilt gaan inzetten. Het prces m verkeersregelaars te kunnen aanstellen is gewijzigd sinds Er dient via e-learning een instructie te wrden gevlgd. Infrmatie hierver kunt u vinden p de site van de Stichting verkeersregelaars Nederland, via Gemakshalve verwijzen wij u dan k graag naar genemde website met eventuele vragen. Onder het kpje Evenementenverkeersregelaar vindt u de Handleiding instructie. Om de persnen te kunnen aanmelden vr de instructie via e-learning, via bvengenemde website, dient u als rganisatie eerst de vlgende gegevens bij de gemeente aan te leveren: - het aantal persnen, die u gaat inzetten; - de naam en naw-gegevens en gebrtedata van de in te zetten persnen; - de lcaties, waar de verkeersregelaars wrden ingezet tijdens de activiteit; - f u de e-learning wilt gaan vlgen vr bepaalde tijd f eenmalig. Wanneer u dit gelijktijdig det met de aanvraag m vergunning, dan dient u er rekening mee te huden, dat u de aanvraag m vergunning p tijd indient. Nadat u de lijst met bvenstaande gegevens bij ns hebt aangeleverd zal in verleg met de plitie wrden bekeken f het aantal in te zetten verkeersregelaars vldende is. U wrdt daarvan schriftelijk p de hgte gebracht dr middel van een schriftelijke bevestiging. Met die schriftelijke bevestiging kunt u de mensen gaan aanmelden vr de e-learning p bvengenemde site. Nadat de mensen de e-learning hebben gedaan, ntvangt men bericht f men deze vldende heeft vlbracht. De persnen krijgen een instructieverklaring, waarp staat aangegeven f men de instructie (n)vldende vlbracht heeft. De rganisatie kan een grslijst via de website pvragen, waaruit blijkt wie welk resultaat heeft behaald. Deze bewijsstukken dient u gelijktijdig aan te leveren bij ns, zdat een aanstellingsbesluit dr de burgemeester kan wrden genmen. Binnen nze gemeente is het gebruikelijk, dat de mensen wrden aangesteld vr bepaalde tijd (maximaal 1 jaar). Bij een vlgende aanvraag m vergunning vr een evenement in dat lpende jaar kunt u dan een kpie van het aanstellingsbesluit ter infrmatie vr ns bijvegen. Om dit hele prces ged te kunnen drlpen is het dus ndzakelijk dat de aanvraag m vergunning ruim p tijd bij ns is ingediend. Ter aanvullende infrmatie, het vlgende. Een vergunning vr een evenement met verleend wrden p grnd van de Algemene plaatselijke verrdening (Apv). In artikel 2.24 e.v. zijn de evenementen pgenmen. Op grnd van artikel 1.2 dient het bevegd rgaan binnen 8 weken te beslissen p de aanvraag. Het bestuursrgaan kan de termijn tt zijn beslissing ng eens met 8 weken verlengen. Hud hier rekening mee met het aanvragen van de vergunning vr het evenement.