Verzuimrapport + cijfers 2010 Benchmarks & aanpak

Transcriptie

1 Verzuimrapport + cijfers 2010 Benchmarks & aanpak

2 Inhoudsopgave 1. Onze visie op (ziekte)verzuim Verzuim en afwezigheden Onze visie op verzuim Ziekteverzuim Motivatie en betrokkenheid zijn bepalende factoren Behandel elk verzuim als grijs verzuim 6 2. Een effectieve aanpak voor verzuim Waarom verzuim aanpakken Aan verzuim werken is kosten besparen Verzuim is een ijsbergfenomeen Voordelen voor de organisatie bij het aanpakken van verzuim De stappen van een pro-actief en geïntegreerd verzuim- of aanwezigheidsbeleid 9 3. Methodologie Methodologie van onze steekproef Kwaliteit van onze gegevens De verzuimsteekproef van SD Worx Methodologie voor berekening van de verzuimcijfers Welke verzuimindicatoren berekenen? Ziekteverzuimpercentage Verzuimpercentage voor arbeidsongeval en ongewettigde afwezigheid Aandeel (ziekte)verzuimers Frequentie van het ziekteverzuim Gemiddelde duur van het ziekteverzuim Bradfordfactor Verzuimcijfers Verzuim aanpakken: waarvoor kan u terecht bij SD Worx? 28

3 1. Onze visie op (ziekte)verzuim 1.1. Verzuim en afwezigheden Alle organisaties worden in meerdere of mindere mate geconfronteerd met afwezigheid van hun medewerkers. Vaste of geplande afwezigheden Afwezigheden kunnen vaststaan, zoals op feestdagen, of gepland zijn, zoals (on)betaalde vakantie, opleidingsdagen en teambuildingactiviteiten. Onverwachte, niet geplande afwezigheden Wanneer het evenwel gaat over onverwachte, niet ingeplande afwezigheden van het werk, waarbij de oorzaak (en het initiatief) bij de medewerker ligt, spreken we van verzuim. De verzuimde tijd is de tijd waarin er geen prestaties worden geleverd door de medewerker, terwijl de arbeidsovereenkomst dit wel voorziet. We onderscheiden 2 categorieën verzuim: 1. Gewettigde afwezigheden, beperkt in duur, waarop de medewerker recht heeft mits er aan een aantal voorwaarden is voldaan: a. zwangerschap, geboorte, vaderschap of adoptie b. loopbaanonderbreking c. verlof om dwingende reden (ook wel familiaal of sociaal verlof genoemd) d. klein verlet e. educatief verlof 2. Het strikte verzuim, onbeperkt in duur, waarop de werkgever evenwel een zekere impact kan uitoefenen: a. ziekte b. arbeidsongeval c. ongewettigde afwezigheid: de medewerker komt niet opdagen op het werk en heeft hiervoor geen toestemming noch rechtvaardiging 3

4 1.2. Onze visie op verzuim Verzuimcijfers zijn een goede graadmeter voor de totale conditie van een organisatie: verzuim is immers vooral een vorm van gedrag. De mate waarin de medewerker zich gemotiveerd en betrokken voelt, zal bepalen welk soort gedrag er gesteld wordt. De aanpak van verzuim beperkt zich in veel organisaties evenwel tot het louter reactief ingrijpen op de symptomen, terwijl verzuim een ijsbergfenomeen betreft. Om de productiviteit blijvend te verhogen, is het dus noodzakelijk om dieper in te gaan op de onderliggende oorzaken. Dit zal leiden tot een pro-actief en geïntegreerd beleid op lange termijn, met gerichte acties. Betrokken en geëngageerde medewerkers die zich kunnen vinden in de cultuur van de organisatie, vormen bovendien de stuwende factor die een organisatie naar een hoger niveau kan tillen op alle vlakken. Bij het werken rond verzuim herkennen we naast de opzet en toepassing van een pro-actief beleid nog een tweede kritische succesfactor, namelijk de leidinggevenden. De praktijk leert ons dat het aanpakken van verzuim minder impact heeft indien enkel op één van deze twee factoren wordt gewerkt. De introductie van uw verzuimbeleid zal immers pas slagen wanneer het lijnmanagement dit beleid daadwerkelijk en correct toepast en uitdraagt naar hun medewerkers. 4

5 Dit uitgangspunt wordt samengevat in de formule: "Resultaat = HR processen x leiderschap" Dit vormt de kern van de Full Circle-visie van SD Worx waarmee wij u willen helpen bij het neerzetten van duurzame resultaten. De ROI van de implementatie van een verzuimbeleid is immers snel en duidelijk zichtbaar. Een daling van het verzuimcijfer betekent minder kosten voor de afwezigheden. Door de stijging in de prestatiegraad daalt ook het kostend uurloon (totale loonkost/gepresteerde uren). Het implementeren van een verzuimbeleid zorgt dus voor een verhoogde capaciteit en competitiviteit voor eenzelfde loonkost. Vanuit deze visie en met bovenstaande aanpak zorgen we er dan ook voor dat het verzuimbeleid tastbaar bijdraagt tot de beoogde resultaten van uw organisatie. In hoofdstuk 2.2 gaan we dieper in op de manier hoe we uw organisatie hierin kunnen begeleiden en adviseren Ziekteverzuim Motivatie en betrokkenheid zijn bepalende factoren Vanuit zuiver medisch standpunt kunnen bepaalde medewerkers wel degelijk als ziek beschouwd worden. Motivatie en betrokkenheid bepalen dat de ene medewerker toch naar het werk komt en de andere besluit om het bed te houden. Waarom zal het diensthoofd ondanks die verstuiking, ondanks die verkoudheid toch de inspanning leveren om op de werkplek te verschijnen en zijn medewerker ervoor opteren om thuis uit te zieken? Hoogstwaarschijnlijk omdat het diensthoofd zich zo betrokken voelt, dat hij bang is dat alles in het honderd zal lopen door zijn afwezigheid. Hij voelt zich zo verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken dat hij het voor zichzelf niet kan maken om afwezig te blijven. Op basis van de beslissing, en dus het gedrag om op een bepaalde manier om te gaan met een ziektetoestand, kunnen we ziekteverzuim opdelen in 3 categorieën: wit, grijs en zwart verzuim. Wit verzuim houdt in dat de medewerker werkelijk in de fysieke en/of psychische onmogelijkheid is om te komen werken. Bij dit soort verzuim speelt de keuzemogelijkheid niet. Wanneer we spreken over grijs verzuim, heeft de medewerker wel degelijk fysieke en/of psychische klachten, maar is hij niettemin in staat om te werken. Hier spelen vooral motivatiefactoren mee in de keuze om te gaan werken of thuis te blijven. Zwart verzuim betekent dat de medewerker gewoon thuis blijft zonder enige vorm van ziektesymptomen. Deze laatste vorm van verzuim is dus louter een kwestie van gebrek aan motivatie om aan het werk te gaan. We spreken ook wel van frauduleus verzuim. 5

6 Wit verzuim Motivatie Grijs verzuim Zwart verzuim Mate van arbeidsongeschiktheid Behandel elk verzuim als grijs verzuim Wanneer u echter het vermoeden heeft met problematisch verzuim te maken te hebben, doet u er goed aan ziekteverzuim als grijs verzuim te beschouwen. Dit betekent dat u verzuim niet louter meer bekijkt als een kwestie van ziek niet ziek, maar dat u ook verder kijkt naar oorzakelijke factoren die het keuzegedrag ( meld ik mij ziek of niet? ) beïnvloeden. 6

7 2. Een effectieve aanpak voor verzuim 2.1. Waarom verzuim aanpakken? Aan verzuim werken is kosten besparen Ziekteverzuim kost een organisatie gemiddeld 784 euro per jaar per medewerker. Dit is enkel de kost van het gewaarborgd loon bij ziekte. Voor een organisatie van 100 medewerkers loopt dit al op tot een kost van gemiddeld euro per jaar. Ziekteverzuim brengt echter verschillende soorten kosten met zich mee In tegenstelling tot de kost van gewaarborgd loon zijn ze niet altijd even duidelijk in te schatten of rechtstreeks aan het ziekteverzuim gelinkt. Een organisatie wordt geconfronteerd met 3 verschillende soorten kosten: Directe kosten: productiviteitsverlies terwijl vaste kosten doorlopen Deze vaste kosten zijn: gewaarborgd loon, patronale bijdrage van de werkgever, pensioenbijdragen, bonussen, overuren, private ziekteverzekering voor de zieke medewerker, Indirecte kosten: kosten die te maken hebben met vervanging en opvolging van de zieke medewerker Interne vervanging van de afwezige medewerker: overuren, opleiding vervanger, Externe vervanging van de afwezige medewerker: interim, aanwerving, opleiding, Extra taken voor de directe leidinggevende en HR: voorzien van vervanging, administratieve kost van de opvolging van ziektebriefjes, tijd die gespendeerd wordt aan opvolging van ziekteverzuim en verzuim- en herstelgesprekken, Niet direct meetbare kosten: bijkomende effecten Verhoogde kans dat collega s ook meer gaan verzuimen en/of hun motivatie verliezen indien verzuim getolereerd wordt Klanten die niet verder kunnen geholpen worden Kwaliteitsverlies door verhoogde werkdruk 7

8 Verzuim is een ijsbergfenomeen Verzuimcijfers zijn een goede graadmeter voor de totale conditie van de organisatie omdat het iets zegt over de betrokkenheid en motivatie van zijn medewerkers. Maar daar waar verzuim als gedrag makkelijk te meten is, zijn de onderliggende oorzaken veel moeilijker in kaart te brengen. Zo bestaat er bijvoorbeeld een duidelijk verband tussen de tevredenheid van de medewerker en zijn ziekteverzuim. We lichten dit even toe met enkele resultaten uit onze onderzoeken: Tevredenheid en ziekteverzuim Gemiddeld aantal dagen afwezig wegens ziekte Tevreden Ontevreden 5,3 dagen 10,8 dagen Tevreden medewerkers (score > 8 op een schaal van 10) in ons tevredenheidsonderzoek, hebben de helft minder ziekteverzuim dan ontevreden medewerkers (score < 5 op een schaal van 10). Tevredenheid en verloop % medewerkers dat uitkijkt naar een andere job Tevreden Ontevreden 7,4% 56,5% Van de medewerkers die tevreden zijn bij hun werkgever kijkt slechts 7.4% uit naar een andere job, terwijl dit bij de ontevredenen maar liefst 56.5% is. Bron: NV België, onderzoek door SD WORX bij 3500 medewerkers uit de privé- en overheidssector Het aanpakken van verzuim stopt te vaak bij het aanpakken van de symptomen: bijvoorbeeld door het nemen van repressieve maatregelen bij veelvuldig verzuim. Om het verzuim terug te dringen, is het echter noodzakelijk om dieper te gaan graven naar onderliggende oorzaken en hierop gerichte acties te ondernemen. 8

9 Voordelen voor de organisatie bij het aanpakken van verzuim Welke voordelen haalt u als organisatie uit het opvolgen en begeleiden van ziekteverzuim? We zetten er voor u een aantal op een rijtje: a. Een zeer belangrijke financiële besparing zonder slachtoffers te maken! b. Een hoger rendement want de medewerkers zijn meer gemotiveerd en betrokken c. Een duidelijker zicht op de graad van ontevredenheid van de medewerkers: in hoeverre leeft de organisatie op een tijdbom? d. Een bewuste kijk naar het functioneren van de organisatie en dat van de leidinggevenden in het bijzonder e. Een duidelijk beeld op de interne communicatie en cultuur of het ontbreken ervan f. De gelegenheid om bewust na te denken over het al of niet efficiënt inzetten van werkkrachten: is er capaciteitsverlies en waar situeert zich dat? Investeren in een pro-actief en geïntegreerd verzuim- of aanwezigheidsbeleid loont dus! 2.2. De stappen van een pro-actief en geïntegreerd verzuim- of aanwezigheidsbeleid SD Worx kan u begeleiden in het uitwerken van een pro-actief verzuim- of aanwezigheidsbeleid en dit aan de hand van volgende 5 stappen: 1. intake en opmaak projectplan met de opdrachtgever en/of stuurgroep 2. verzuimaudit en oorzaakanalyse 3. opmaak plan van aanpak 4. uitwerken en implementeren van het nieuwe verzuim- of aanwezigheidsbeleid 5. evaluatie en opvolging Vanuit de organisatie is omgaan met verzuim een belangrijk actiepunt. Het is immers storend en ongepland. Met het correcte beleid kan u het verzuim terugdringen en serieus besparen. Door het in kaart brengen van verzuim kan u heel wat te weten komen over de organisatiecultuur, de stijl van leidinggeven en de impact daarvan, de organisatie van het werk, de individuele werkbelasting, de emotionele, fysieke en mentale gezondheid van uw medewerkers en vele andere knelpunten. Verzuim is vaak de aanleiding om heel wat meer aan te pakken. SD Worx analyseert de verzuimsituatie in uw organisatie en helpt u een aangepast en duurzaam beleid op te stellen. 9

10 Een verzuimbeleid formuleert u niet op een eiland. U dient uw aanpak af te stemmen op de organisatiecultuur, de gangbare werkmethodes in uw organisatie, en de gehanteerde communicatiestijlen. Op basis van onze ervaring alsook de noden en cultuur van uw organisatie, stemmen we samen met u binnen elke stap af welke tools en instrumenten we zullen hanteren om u optimaal te ondersteunen. De vijf stappen die we samen met u doorlopen zorgen uiteindelijk voor een procesmatige langetermijnaanpak, waarbij een doordacht communicatieplan niet mag ontbreken. Elke organisatie heeft evenwel zijn eigen context. U bepaalt dan ook zelf waar u instapt. 10

11 STAP 1 : Intake met de opdrachtgever en/of stuurgroep Om het project op lange termijn en op duurzame wijze uit te bouwen is het aangewezen om van meet af aan een stuurgroep op te richten. Die heeft ten aanzien van het beheer en de uitvoering van het project een duidelijke opdracht. Een voorbeeld van de samenstelling van deze groep: De opdrachtgever (vb. de HR Manager en/of een HR medewerker) Eén of meerdere leidinggevenden/afdelingsverantwoordelijken De arbeidsgeneesheer en/of preventie-adviseur Een vakbondsafgevaardigde Een interne projectleider, tevens contactpersoon voor SD Worx De consultant-projectleider van SD Worx en tevens vaste aanspreekpersoon voor het ganse traject. Om het resultaat te maximaliseren is het aangewezen om ook de sociale partners te betrekken. Tijdens het intakegesprek met de stuurgroep wordt het traject gekaderd en besproken en worden er waar mogelijk - bepaalde beslissingen genomen aangaande de organisatie en uitvoering van het project. STAP 2 : Verzuimaudit en oorzaakanalyse De tweede stap is de duiding van de huidige situatie met betrekking tot het verzuimbeleid bij uw organisatie. Bij een verzuimaudit wordt niet alleen het uiteindelijke cijfermateriaal omtrent ziekteverzuim grondig geanalyseerd, maar worden ook uw procedures, richtlijnen en/of afspraken (cf. arbeidsreglement, policy e.d.) doorgelicht. Mocht u nog niet over (voldoende) cijfermateriaal beschikken, zoeken wij voor elke organisatie naar de meest aangepaste manier om een correct en volledig cijfermatig beeld te verkrijgen. Tijdens de oorzaakanalyse worden de bevindingen van enkele belanghebbenden (aangeduid door de stuurgroep) in kaart gebracht, zoals bv. enkele leidinggevenden, de arbeidsgeneesheer en/of preventieadviseur en eventueel een groep medewerkers. Ook een studie van bestaand en interessant materiaal, zoals de resultaten van een eventuele tevredenheidsenquête, is wenselijk. STAP 3 : Opmaak plan van aanpak Tijdens een workshop met de stuurgroep worden vooreerst de resultaten gepresenteerd van de verzuimaudit en de oorzaakanalyse, zodat de belangrijkste knelpunten zichtbaar worden. Vervolgens worden er gezamenlijk enkele beslissingen genomen omtrent: De concrete doelstellingen bij het uitwerken van een pro-actief verzuimbeleid Het bepalen van prioriteiten De middelen In deze fase is het eveneens belangrijk om de aanpak te bepalen rond de verdere interne communicatie. Het is cruciaal om de communicatie aan te passen aan de doelgroep. Hierbij wordt gebruik gemaakt van aangepaste communicatiemiddelen om de verschillende medewerkers te bereiken. 11

12 Tot slot werkt de groep een globaal plan van aanpak uit. Inhoudelijk bestaat een goed onderbouwd plan in essentie uit drie elementen: 1. Preventieve maatregelen (gericht op alle medewerkers) Doel van deze preventieve maatregelen is voorkomen dat medewerkers thuisblijven (door vb. arbeidsbelasting, arbeidsomstandigheden, spanningen, werksfeer, ). 2. Verhogen verzuimdrempel (gericht op specifieke doelgroepen) De drempel om zich ziek te melden, ligt bij iedereen anders. Verzuim kan echter minder aantrekkelijk gemaakt worden. Essentieel blijft natuurlijk de gezondheid van de medewerkers. 3. Verlagen van de hersteldrempel (gericht op het individu) Hoe langer iemand afwezig blijft, hoe moeilijker hij of zij het heeft om terug te keren. Daarom moet u als werkgever vermijden dat medewerkers langer dan nodig thuis blijven. We streven hierbij naar een zo snel mogelijke terugkeer en re-integratie van de medewerker. Hierbij verliezen we uiteraard het wettelijk kader niet uit het oog, evenmin als de betrokkenheid van de preventieadviseur en/of arbeidsgeneesheer. 12

13 STAP 4 : Het uitwerken en implementeren van het nieuwe verzuimbeleid a. Uitwerken van aangepaste procedures en afspraken Indien gewenst en nodig, zullen n.a.v. de verzuimaudit en zoals besproken in de stuurgroep- de bestaande procedures en afspraken verfijnd worden, binnen het juiste wettelijk kader. Daarna worden deze ter goedkeuring voorgelegd aan het management, de ondernemingsraad en/of het Comité ter Preventie en Bescherming op het Werk. We denken bijvoorbeeld aan: Verplichtingen van de medewerker om recht op gewaarborgd loon te garanderen: verwittiging van de werkgever, indienen van een medisch attest, controle door de werkgever Arbeidsreglement als instrument om afspraken te maken met medewerkers, termijnen vast te leggen en sancties te definiëren Richtlijnen inzake langdurig afwezigen Sanctiebeleid. b. Concrete implementatie van de acties Een verzuimbeleid uitwerken op zich volstaat natuurlijk niet om de verzuimproblemen daadwerkelijk op te lossen. SD Worx begeleidt u in deze fase om het verzuimbeleid effectief te implementeren in uw organisatie. Afhankelijk van de acties die werden opgenomen in het globaal plan van aanpak (cf. vorige stap), kunnen wij u ondersteunen, bijvoorbeeld via: het geven van een praktische vaardigheidstraining rond het voeren van diverse verzuimgesprekken het coachen van de leidinggevenden kennis- of informatieoverdrachtsessies aan de leidinggevenden en/of medewerkers het ontwikkelen of implementeren van andere HR-gerelateerde actiepunten (bv. duidelijke functiebeschrijvingen, interne communicatie, workshops energie- of timemanagement, onthaalbeleid, visie-missie-strategie,.). STAP 5 : Opvolging van de implementatie en bewaking van de continuïteit Bij het implementeren van een nieuw verzuimbeleid is het essentieel om tijdig één of meerdere evaluatiemomenten te voorzien. Hierdoor kunnen de voorziene acties en maatregelen indien nodig bijgestuurd worden. Door het opvolgen van de cijfers wordt geëvalueerd of de maatregelen ook effectief een daling van het verzuim hebben bewerkstelligd. Ook een evaluatiemoment specifiek met en voor de leidinggevenden heeft zijn nut al bewezen. Tijdens een dergelijke workshop kunnen zij ervaringen uitwisselen, bijkomende vragen stellen, het verzuimbeleid evalueren en voorstellen doen tot bijsturing ervan. We vergeten hierbij niet dat er naast de meetbare effecten van het aanpakken van verzuim (daling verzuimcijfers, kostenreductie), ook effecten zijn die niet of moeilijker meetbaar zijn. Denken we hierbij aan een betere werksfeer, hogere productiviteit, tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers. 13

14 Bijkomend trachten we op deze manier een continue aandacht voor verzuim en het afgesproken beleid te ondersteunen. Effecten zijn immers slechts blijvend indien leidinggevenden de afgesproken aanwezigheidspolitiek consistent uitvoeren en hiervoor blijvend ondersteund worden door de organisatie. 14

15 3. Methodologie 3.1. Methodologie van onze steekproef Kwaliteit van onze gegevens Respect voor de privacy van onze klanten In onze steekproef nemen wij enkel de gegevens op van werkgevers die ermee akkoord gaan dat wij hun gegevens op anonieme wijze verwerken en analyseren. Bij de rapportering van onze verzuimcijfers garanderen wij ten allen tijde de anonimiteit van de bij ons aangesloten werkgevers en hun medewerkers. Het verzuim van de Belgische medewerker in kaart brengen Werkgevers moeten meer dan 1 medewerker in dienst hebben. Bij éénmansbedrijfjes gaat het vaak over de zaakvoerder zelf of een familielid, en is er geen garantie dat het verzuim correct wordt doorgegeven. Werkgevers moeten ook heel het betrokken kalenderjaar aangesloten zijn bij SD Worx Sociaal Secretariaat, zodat we een volledig beeld van hun verzuimrapportering krijgen. Medewerkers moeten een standaard arbeidscontract hebben. Contracten zoals van betaalde sportbeoefenaars en studenten, en leercontracten worden uit de steekproef geweerd. Betrouwbaarheid van onze data maximaliseren Medewerkers moeten in de loop van het betrokken kalenderjaar minstens 6 maanden bij hun werkgever in dienst geweest zijn, om de invloed van toevalseffecten in de verzuimrapportering uit te sluiten. Werkgevers moeten wel degelijk verzuim doorgeven: werkgevers waar geen ziekte tijdens de periode gewaarborgd loon wordt gerapporteerd, maar wel ziekteverzuim langer dan deze eerste maand, worden niet in de steekproef opgenomen De verzuimsteekproef van SD Worx Onze verzuimcijfers worden berekend op een steekproef van medewerkers uit organisaties uit de privésector. De frequentie wordt enkel berekend voor die medewerkers waarvan de gegevens in detail worden doorgegeven. Dit houdt in dat wij exact dienen te weten of een individu werkte of verzuimde op een bepaalde dag. In totaal gaat het over medewerkers en werkgevers waarvan wij kunnen bepalen op welke dagen hun afwezigheid viel. Op deze gegevens maken we een telling van het aantal nieuw begonnen ziekteperiodes. 15

16 3.2. Methodologie voor berekening van de verzuimcijfers Welke verzuimindicatoren berekenen? Hieronder vindt u een handleiding voor de berekening van de verzuimcijfers. De verzuimpercentages ten gevolge van: Ziekte Arbeidsongevallen Ongewettigde afwezigheid Aandeel (ziekte)verzuimers Frequentie van het ziekteverzuim Gemiddelde duur van het ziekteverzuim Bradford-factor Voor elk van deze verzuimindicatoren krijgt u een overzicht van de nodige gegevens en de berekeningswijze Ziekteverzuimpercentage Ziekteverzuim is de meest storende vorm van verzuim, vanwege het kostenplaatje en de onvoorspelbaaheid ervan. Het opvolgen van het ziekteverzuimpercentage is een goede en relatief makkelijk op te volgen indicator van de algemene conditie van uw organisatie. Bij de opvolging van het ziekteverzuim heeft u er vooral baat bij het kortstondige ziekteverzuim op te volgen: het is dé indicator die de kost van uw ziekteverzuim bepaalt. Het ziekteverzuimpercentage is de verhouding van het aantal ziektedagen ten opzichte van de te werken dagen. Aan de hand van deze indicator kan u de toestand van het ziekteverzuim in uw organisatie inschatten door vergelijking met gelijkaardige organisaties (dezelfde omvangsklasse, regio en sector). Naast deze externe vergelijking, kan u ook binnen de organisatie gaan benchmarken. Welke afdelingen in uw organisatie scoren boven het algemene verzuimcijfer van de organisatie? Welke medewerkersgroepen hebben een verzuim dat hoger ligt dan het gemiddelde? Deze vergelijking stelt u in de mogelijkheid om doelgroepen af te bakenen waarop u acties moet ondernemen. Het ziekteverzuimpercentage berekent u jaarlijks als indicatie van de algemene ziekteverzuimtoestand in de organisatie en ook op kwartaal en/of organisatiespecifieke periodes als barometer om de seizoens- of andere schommelingen in kaart te brengen. 16

17 Nodige gegevens per medewerker: Aantal te werken dagen per jaar/analyseperiode Dit is het potentieel aantal te werken dagen volgens het arbeidscontract van de medewerker en dus niet het aantal werkdagen! In deze noemer zijn uitgesloten: dagen contractbreuk (verbrekingsvergoeding) en dagen loopbaanonderbreking, palliatieve verzorging en ouderschapsverlof. Maar dus inclusief het aantal vakantie-, feestdagen en andere geplande afwezigheden aangezien dit varieert van medewerker tot medewerker en van organisatie tot organisatie. Voor een voltijdse medewerker die een volledig kalenderjaar in dienst was, bedraagt dit al naargelang het jaar 260 à 262 dagen (365 kalenderdagen zonder de weekends). Voor iemand die als deeltijdse werkkracht in dagen uitgedrukt een kortere werkweek heeft, zal dit aantal lager liggen. Let op: Er wordt per volledige dag gerekend: dus onvolledige, onderbroken (werk)dagen tellen voor een volledige dag. Voor deeltijdse medewerkers wordt het aantal dagen dat zij werken geteld, niet het aantal uren vertaald naar dagen. Bijvoorbeeld: 2 dagen waarin enkel in de voormiddag wordt gewerkt, tellen toch als 2 dagen. Volgens de looncodes van SD Worx: Benaming Looncodes SD Worx Totaal te werken dagen (001* 086*)- 039* - 040* - 080* - 083* - 084* - 085* Het * na elke code geeft aan dat alle codes die beginnen met deze drie eerste cijfers in aanmerking komen om opgeteld te worden, onafhankelijk van het cijfer dat erna nog volgt. Ziektedagen Arbeiders: Voor arbeiders wordt de ziekteperiode in de eerste maand opgesplitst in een aantal tijdsonderdelen. We slaan deze in detail op: Carensdag (betaald of onbetaald) Ziekte 1e week Ziekte 2de week Rest ziekte 1ste maand Bedienden: Ziekte < 1 maand: de dagen gewaarborgd maandloon voor bedienden Arbeiders en bedienden: Ziekte > 1 ste maand < 1 jaar: dagen ziekteverzuim volgens deze tijdspanne 17

18 Volgens de looncodes van SD Worx: Benaming Van toepassing op Looncodes SD Arbeiders Bedienden Bedienden Worx in proef Ziektedagen carens betaald x x 013* Ziektedagen carens x x 069* onbetaald Ziektedagen 1ste week x x 010* Ziektedagen 2de week x x 014* + 023* Ziektedagen 1ste maand (incl. carens voor arbeiders en bedienden in proef) x x x 013*+069*+ 010* +011*+012* + 014*+023 Ziektedagen > 1 maand < 1 jaar Berekeningswijze x x x 050*+( ) Ziekteverzuimpercentage = totaal aantal dagen ziekteverzuim / totaal aantal te werken dagen per jaar x 100 De berekening van het verzuimpercentage gebeurt in eerste instantie steeds op het niveau van elke individuele medewerker. (Sub)totalen van verzuimpercentages voor groepen van medewerkers worden steeds berekend door de som te maken van alle individueel berekende verzuimpercentages en deze te delen door het aantal betrokken medewerkers. Deze ziekteverzuimpercentages kunnen berekend worden voor de volgende duurtijden: Aantal carensdagen betaald Aantal carensdagen onbetaald Aantal dagen ziekteverzuim gewaarborgd loon Aantal dagen ziekteverzuim meer dan 1 maand maar minder dan een jaar Totale ziekteverzuim 18

19 Verzuimpercentage voor arbeidsongeval en ongewettigde afwezigheid Dit verzuim stelt vaak minder problemen en draagt niet hetzelfde kostenplaatje van het ziekteverzuim. Verzuim door arbeidsongevallen wordt door de meeste organisaties strikt opgevolgd, net als het aandeel onwettig afwezigen. Nodige gegevens per medewerker: Aantal te werken dagen Dit is het potentieel aantal te werken dagen volgens het arbeidscontract van de medewerker en dus niet het aantal werkdagen! In deze noemer zijn uitgesloten: dagen contractbreuk (verbrekingsvergoeding) en dagen loopbaanonderbreking, palliatieve verzorging en ouderschapsverlof. Maar dus inclusief het aantal vakantie-, feestdagen en andere geplande afwezigheden aangezien dit varieert van medewerker tot medewerker en van organisatie tot organisatie. Voor een voltijdse medewerker die een volledig kalenderjaar in dienst was, bedraagt dit al naargelang het jaar 260 à 262 dagen (365 kalenderdagen zonder de weekends). Voor iemand die als deeltijdse werkkracht in dagen uitgedrukt een kortere werkweek heeft, zal dit aantal lager liggen. Let op: Er wordt per volledige dag gerekend: dus onvolledige, onderbroken (werk)dagen tellen voor een volledige dag. Voor deeltijdse medewerkers wordt het aantal dagen dat zij werken geteld, niet het aantal uren vertaald naar dagen. Bijvoorbeeld: 2 dagen waarin enkel in de voormiddag wordt gewerkt, tellen toch als 2 dagen. Volgens de looncodes van SD Worx: Benaming Looncodes SD Worx Totaal te werken dagen (001* 086*)- 039* - 040* - 080* - 083* - 084* - 085* Het * na elke code geeft aan dat alle codes die beginnen met deze drie eerste cijfers in aanmerking komen om opgeteld te worden, onafhankelijk van het cijfer dat erna nog volgt. Verzuim ten gevolge van arbeidsongevallen Arbeiders: Voor arbeiders wordt de eerste maand arbeidsongeval opgesplitst in 2 deelperioden. Volgens de looncodes van SD Worx: Benaming Looncodes SD Worx Arbeidsongeval 1ste week 015* Arbeidsongeval < 1 maand 015*+016*+017*+019* Arbeidsongeval > 1 maand 051*+( ) 19

20 Verzuim ten gevolge van ongewettigde afwezigheid Alle dagen verzuim tengevolge van afwezigheid van de medewerker, zonder rechtvaardiging noch toelating van de werkgever. Volgens de looncodes van SD Worx: Benaming Totaal ongewettigde afwezigheid 070* Looncodes SD Worx Berekeningswijze Verzuim ten gevolge van arbeidsongevallen Verzuimpercentage arbeidsongevallen = totaal aantal dagen arbeidsongeval / totaal aantal te werken dagen per jaar x 100 Verzuim ten gevolge van ongewettigde afwezigheid Verzuimpercentage ongewettigde afwezigheid = totaal aantal dagen ongewettigde afwezigheid / totaal aantal te werken dagen per jaar x 100 Dit percentage wordt voor elke medewerker individueel berekend. Daarna wordt het gemiddelde berekend voor de totale organisatie, of voor groepen van medewerkers. 20

21 Aandeel (ziekte)verzuimers Net zoals de verzuimgraad, geeft het aandeel (ziekte)verzuimers u een idee over de verdeling van het ziekteverzuim binnen uw organisatie. Hoeveel percent van uw medewerkers laat (ziekte)verzuim optekenen? Nodige gegevens per medewerker: Berekende (ziekte)verzuimpercentages aantal medewerkers met (ziekte)verzuimpercentage = 0 en aantal medewerkers met (ziekte)verzuimpercentage > 0 Berekeningswijze Percentage (ziekte)verzuimers = Aantal medewerkers in de organisatie met (ziekte)verzuim tijdens het afgelopen jaar / totaal aantal medewerkers in de organisatie x Frequentie van het ziekteverzuim De frequentie van het ziekteverzuim geeft een goede indicatie van de mate waarin in uw organisatie storend verzuim voorkomt. Veelvuldig voorkomend ziekteverzuim verstoort immers in erge mate de goede werking van uw organisatie. De gemiddelde frequentie van het ziekteverzuim kan berekend worden voor de totale organisatie: hoe vaak wordt een medewerker gemiddeld ziek in uw organisatie? Medewerkers met frequentie 0, dus niet-verzuimers worden dan meegeteld. Indien u wil weten hoe vaak uw ziekteverzuimers gemiddeld ziek zijn geweest, berekent u de gemiddelde frequentie enkel voor de ziekteverzuimers. U neemt dan enkel die medewerkers in uw steekproef op die 1 of meer keer ziek geweest zijn tijdens de periode waarvoor u wil rapporteren. Deze verzuimindicator berekent u bij voorkeur voor een periode van 1 jaar. Nodige gegevens per medewerker: Alle nieuw begonnen ziekteperiodes over de analyseperiode De gegevens moeten voldoende detail in looncode hebben om de nieuw begonnen ziekteperiodes te identificeren. Ze moeten ook toelaten een onderscheid te maken tussen nieuw begonnen ziekteperiodes en hervallingen, na een vorige ziekte. Immers, indien de medewerker binnen de 14 kalenderdagen na het aflopen van een ziekteperiode hervalt in dezelfde ziekte en er in de vorige ziekteperiode gewaarborgd weekloon werd uitbetaald, wordt dit niet als een nieuwe ziekteperiode beschouwd. 21

22 Berekeningswijze Gemiddelde frequentie van het ziekteverzuim voor de totale organisatie = totaal aantal nieuw begonnen ziekteperiodes / totaal aantal medewerkers in de organisatie Gemiddelde frequentie van het ziekteverzuim voor de verzuimers = totaal aantal nieuw begonnen ziekteperiodes / totaal aantal medewerkers met 1 of meer nieuw begonnen ziekteperiodes Gemiddelde duur van het ziekteverzuim Deze indicator geeft een aanwijzing over de gemiddelde duur van het ziekteverzuim. Het geeft enkel een indicatie over het feit of de ziekteperiodes gemiddeld eerder kortdurig of eerder langdurig zijn. Deze gemiddelde ziekteduur bij afwezigheid berekenen we enkel voor de verzuimers. Deze indicator berekent u best over een tijdsperiode van 1 jaar. Nodige gegevens per medewerker: Aantal ziektedagen per jaar Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes De gegevens moeten voldoende detail in looncode hebben om de nieuw begonnen ziekteperiodes te identificeren. Ze moeten ook toelaten een onderscheid te maken tussen nieuw begonnen ziekteperiodes en hervallingen, na een vorige ziekte. Immers, indien de medewerker binnen de 14 kalenderdagen na het aflopen van een ziekteperiode hervalt inn dezelfde ziekte en er in de vorige ziekteperiode gewaarborgd weekloon werd uitbetaald, wordt dit niet als een nieuwe ziekteperiode beschouwd. 22

23 Bradford-factor De Bradford-factor geeft een indicatie van de mate van verstoring die een bepaalde medewerker teweegbrengt door zijn ziekteverzuim. De Bradford-factor is de indicator om individuele probleemverzuimers te identificeren. Dit gebeurt door het aantal dagen ziekte van elke medewerker in het afgelopen jaar te vermenigvuldigen met het kwadraat van de ziektefrequentie. De ziektefrequentie weegt dus door in deze factor: hoe frequenter iemand uitvalt, hoe onvoorspelbaarder en lastiger het wordt hiermee om te gaan. Medewerkers met eenzelfde aantal dagen ziekte en eenzelfde ziekteverzuimpercentage kunnen dus toch een verschillende storingsquotatie krijgen. Voorbeeld: Medewerker 1 die vier keer uitvalt wegens ziekte, telkens gedurende 3 dagen. Totaal aantal dagen ziekte : 12 Frequentie : 4 Bradford-factor = 12 x 4 x 4 = 192 Medewerker 2 die tweemaal verzuimt wegens ziekte, elke keer gedurende 6 dagen. Totaal aantal dagen ziekte : 12 Frequentie : 2 Bradford-factor = 12 x 2 x 2 = 48 Medewerker 1 scoort dus hoger omdat zijn verzuim de werkzaamheden doorgaans erger zal storen dan bij medewerker 2, los van het feit of dit nu geplande ziekte-afwezigheden waren (operaties, ingrepen ) Een gemiddelde Bradford-factor kan over de ganse populatie berekend worden of enkel over de ziekteverzuimers. Nodige gegevens per medewerker: Aantal dagen ziekteverzuim Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes De gegevens moeten voldoende detail in looncode hebben om de nieuw begonnen ziekteperiodes te identificeren. Ze moeten ook toelaten een onderscheid te maken tussen nieuw begonnen ziekteperiodes en hervallingen, na een vorige ziekte. Immers, indien de medewerker binnen de 14 kalenderdagen na het aflopen van een ziekteperiode hervalt in dezelfde ziekte en er in de vorige ziekteperiode gewaarborgd weekloon werd uitbetaald, wordt dit niet als een nieuwe ziekteperiode beschouwd. 23

24 Berekeningswijze: Bradford-factor = totaal aantal dagen ziekteverzuim x frequentie x frequentie U berekent deze Bradford-factor eerst per medewerker en berekent dan de gemiddelde Bradfordfactor voor de totale organisatie of subgroepen door de som van alle Bradford-factoren te delen door het aantal medewerkers in de organisatie of in de subgroepen. 24

25 4. Verzuimcijfers 2010 Verzuim in België % Verzuim tengevolge van: Ziekte Arbeidsongevallen Ongewettigde Afwezigheid Totaal Verzuim 4,47% 0,32% 0,05% 4,84% Arbeidsongevallen 7% Ongew ettigde afw ezigheid 1% Procentuele verdeling verzuim: Ziekte Arbeidsongevallen Ongewettigde Afwezigheid Totaal Verzuim 92% 7% 1% 100% Ziekteverzuim in België Ziekte 92% % Ziekteverzuim volgens duur: Ziekteverzuim Carens % Ziekteverzuim < 1 maand zonder Carens % Ziekteverzuim > 1 maand < 1 jaar Totaal Ziekteverzuim 0,15% 2,27% 2,05% 4,47% Procentuele verdeling ziekteverzuim: Ziekteverzuim < 1 maand % Ziekteverzuim > 1 maand < 1 jaar Totaal Ziekteverzuim 54% 46% 100% % Ziekteverzuim > 1 maand < 1 jaar 46% Ziekteverzuim < 1 maand 54% 25

26 % Ziekteverzuim volgens duur: Ziekteverzuim België Ziekteverzuim Carens % Ziekteverzuim < 1 maand zonder Carens % Ziekteverzuim > 1 maand < 1 jaar Totaal Ziekteverzuim 0,15% 2,27% 2,05% 4,47% Sterke schommelingen in het ziekteverzuim doorheen het jaar 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% 4,9% 4,5% 4,6% 4,7% 4,2% 4,4% 4,1% 4,3% 4,3% 3,9% 3,6% 3,7% 2,9% 2,6% 2,7% 2,8% 2,9% 2,7% 2,3% 2,4% 2,1% 2,2% 1,7% 1,8% januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december % Totaal ziekte % Ziekte maand met carens 26

27 Ziekteverzuim: belangrijkste parameters Bradfordfactor % Verzuimers (ziekte) Bradford totale populatie 104,9 % Verzuimers (ziekte) 60% Bradford verzuimers 176,2 Frequentie en gemiddelde duur Frequentie totale populatie 1,3 Frequentie verzuimers 2,1 Gemiddeld aantal ziektedagen per jaar totale populatie 9,9 Gemiddeld aan ziektedagen per jaar verzuimers 16,5 % Niet verzuimers (ziekte) 40% % Verzuimers (ziekte) 60% 27

28 5. Verzuim aanpakken: waarvoor kunt u terecht bij SD Worx? Met een duurzame, doordachte en resultaatgerichte aanpak van het ziekteverzuim, kunt u de directe en indirecte kosten fors terugdringen en zodoende veel geld besparen voor uw organisatie. Meteen een uitgelezen kans voor HR om haar bijdrage aan de organisatieresultaten in de verf te zetten! Vanuit onze Full Circle visie een HR-totaalvisie die stipuleert dat HR meetbaar moet bijdragen tot het organisatieresultaat kunnen wij bovendien de link leggen naar andere HR-processen. Zo kunt u ook daar betere resultaten boeken. Wij kunnen u op drie vlakken ondersteunen om het ziekteverzuim binnen uw organisatie te beheersen: 1. Verzuimrapportering Gebruik de ziekteverzuimcijfers van SD Worx als benchmark voor uw organisatie. We bieden u deze cijfers aan in heldere rapporten, toegespitst op uw sector, op de grootte van uw organisatie, uw regio en we vergelijken ze met uw reële cijfers. Ook maandelijkse of jaarlijkse verzuimrapporten met de nodige parameters, inclusief de Bradford-factor, behoren tot de mogelijkheden. 2. Opleidingen U kunt bij ons terecht voor het volgen van (open dan wel incompany) opleidingen rond: Het voeren van verzuimgesprekken Het uitwerken en implementeren van een verzuimbeleid 3. Verzuim- of aanwezigheidsbeleid Schakel onze ervaren HR consultants in om u te begeleiden bij het uittekenen van een proactief en geïntegreerd verzuim- of aanwezigheidsbeleid, zodat u de verzuimkost structureel onder controle kan houden, ook op lange termijn. SD Worx biedt u, kortom, een concrete en praktische totaaloplossing om uw ziekteverzuim gevoelig te reduceren. 28

29 Uw voordelen? U bepaalt zelf in hoeverre u ondersteuning nodig heeft van SD Worx Het kostend uurloon daalt door daling van het verzuim, evenals de vele indirecte kosten U ontvangt een uitgebreid rapport over de verzuimsituatie binnen uw eigen organisatie: cijfermatig en beleidsmatig U kunt benchmarkgegevens van de privésector opvragen waardoor u de ernst van de situatie kan inschatten U beschikt over een geïntegreerd en duurzaam verzuim- of aanwezigheidsbeleid, afgestemd op het HR beleid in de organisatie, dat zich zal weerspiegelen in de organisatieresultaten We voorzien structurele en doelgroep-specifieke acties, ingebed in een correcte juridische context We bezorgen u uitgeschreven procedures, modelverslagen en aangepaste communicatie Uw medewerkers worden nauwer opgevolgd waardoor hun productiviteit, motivatie en betrokkenheid verhoogt. U kan rekenen op ervaren en professionele consultants, ondersteund door de diverse know-how binnen SD Worx! Wenst u meer informatie? Ga naar onze SD Worx website : Klik op Onderzoeken en klik door naar Verzuim. Klik onderaan bij Vragen over verzuim? Stel uw vragen over verzuim via dit formulier. U mag daarna spoedig een antwoord van ons verwachten op al uw vragen. 29

30 Waarom SD Worx? SD WORX, het grootste HR-consultancybedrijf van België, biedt een volledige dienstverlening rond het tewerkstellen van personeel. Wij staan kwalitatief sterk in alle afzonderlijke HR-disciplines. Wij adviseren u over Staffing, Development, Performance, Comp & Ben en Payroll. Daarbij zorgen we voor het nodige juridische advies en stroomlijnen we uw administratie. Onze Full Circle-visie op Human Resources vertrekt vanuit de sterke overtuiging dat HR meetbaar moet bijdragen tot uw organisatieresultaten. Effectieve en efficiënte HR-processen zijn noodzakelijk om dit doel te bereiken. Inspirerende leiders zijn echter even cruciaal om tot resultaten te komen. Uw globale HR-beleid kan pas slagen wanneer leidinggevenden dit beleid daadwerkelijk uitdragen naar hun medewerkers. Uw leidinggevenden moeten ook het HR-beleid mee vorm geven vanuit de strategie van uw organisatie. De combinatie van al deze HR-processen en leiderschap zorgt voor duurzame organisatieresultaten. Onze 500 consultants reiken, ongeacht het HR-proces, hun kennis en ervaring aan vanuit dezelfde Full Circle-visie. Zij zien de samenhang tussen alle HR-processen en leiderschap. Vanuit die visie zetten we trainingen op en leveren we resultaatgerichte consultancy. We bieden u pragmatische oplossingen op het vlak van automatisering en implementeren uw in- en outsourcingsbeleid. Onze expertise is gebaseerd op onderzoek en markttoetsing van ons research center. 30

31 SD Worx 2010 De intellectuele eigendomsrechten op dit rapport horen toe aan SD Worx en zijn auteursrechtelijk beschermd. Het kopiëren, aanpassen of wijzigen van geheel of van een deel van het rapport, onder welke vorm en op welke wijze dan ook, zonder de uitdrukkelijke toelating van SD Worx is verboden. Inbreuken zullen burgerlijk en strafrechtelijk vervolgd worden. SD Worx geeft aan de lezer van het Verzuimrapport 2009 de toelating om de geraadpleegde gegevens te kopiëren, af te drukken en aan te wenden op voorwaarde dat deze gegevens louter voor informatieve doeleinden van de lezer worden aangewend, en met uitsluiting van elke vereenvoudiging, distributie, commercialisatie of exploitatie onder derden. SD Worx respecteert in het Verzuimrapport 2009 de privacy in overeenstemming met de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 op de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. De bepalingen van deze disclaimer worden beheerst door het Belgische recht. De rechtbanken van Antwerpen zijn bevoegd. 31