Visietekst aanwezigheidsbeleid. Gemeente Knokke-Heist

Transcriptie

1 Visietekst aanwezigheidsbeleid Gemeente Knokke-Heist «Als jij er bent, wint iedereen!» Deze visietekst werd opgesteld door een stuurgroep bestaande uit: Kristof Schotsmans, diensthoofd personeelszaken Michael Gonzales, diensthoofd technische uitvoerende diensten Fanny Van de Genachte, beleidsmedewerker personeelsontwikkeling Julie Baeyen, coördinator loonadministratie Chris Naenen, coördinator personeelsontwikkeling Begeleiding Securex: Sofie Lameire

2 1. Motieven Het Gemeentebestuur Knokke-Heist wenst via een goed onderbouwd aanwezigheidsbeleid afwezigheden wegens ziekte en arbeidsongevallen zoveel mogelijk te voorkomen, te beperken en op te volgen. Meer aanwezigheid en minder uitval betekenen winst voor iedereen. Rondvraag bij heel wat medewerkers, leidinggevenden en bij leden van het managementteam leert immers dat elke afwezigheid wegens ziekte of arbeidsongeval een impact heeft: Voor de medewerker: bij uitval ervaart de afwezige gezondheidsproblemen en daarnaast ook andere zorgen. Bij langere afwezigheid kan de afwezige zich wat geïsoleerd en minder betrokken voelen bij het werk. De collega s worden gemist en/of het werk blijft liggen. Soms komen er ook financiële gevolgen bij kijken. Voor het team: de collega s zijn bezorgd over de afwezige, maar voelen ook de werkdruk stijgen. Taken waarmee men minder vertrouwd is, moeten vaak overgenomen worden. Het team kan daardoor minder efficiënt werken en dit kan ook een weerslag hebben naar de burger/klant. Ook kan er al eens wrevel ontstaan wanneer een collega regelmatig uitvalt. Voor onze organisatie: Knokke-Heist wenst een aantrekkelijke werkgever te zijn en aan de burger een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden. Hoe meer iedere medewerker op zijn werkplek aanwezig is, hoe beter dit doel gerealiseerd kan worden. Ook al kiezen mensen er niet voor om ziek te worden, elke afwezigheid heeft wel een voelbare impact op de organisatie en de financiële middelen. Vandaar onze projectslogan Als jij er bent, wint iedereen!. Noodzaak Een grondige cijferanalyse van de afwezigheden leert dat het Gemeentebestuur Knokke-Heist nood heeft aan een aanwezigheidsbeleid: 1. Medewerkers bij het gemeentebestuur Knokke-Heist zijn gemiddeld gesproken vaker afwezig dan medewerkers in gelijkaardige organisaties, en er zijn minder medewerkers die geen enkele keer uitvallen Tot nu toe werden de afwezigheden van 1 dag of ziekte in een begonnen werkdag niet door alle diensten via de prestatiestaten doorgegeven, wat een vertekend beeld geeft van de huidige afwezigheidscijfers. In realiteit zal dit cijfer dus nog hoger liggen. - 1 We vergeleken onze organisatie met organisaties in België met 200 tot 500 medewerkers, met een mix van arbeidersen bediendenprofielen. Elke medewerker was vorig jaar gemiddeld 1,7 keer ziek, in andere organisaties is dat gemiddeld 1,3 keer. Bij ons was vorig jaar slechts 20% van de mensen geen enkele keer ziek, in andere organisaties is dat gemiddeld 44% 2

3 2. Visie op afwezigheid Het gemeentebestuur van Knokke-Heist wil de medewerkers stimuleren om de juiste keuze te maken wanneer ze overwegen zich ziek te melden en wanneer ze het werk terug wensen te hervatten. Dat betekent niet dat we werknemers het signaal willen geven dat ziek zijn of afwezig zijn niet kan. Dat betekent wél dat de werknemer en het bestuur trachten elke afwezigheid te voorkomen of te beperken en dat de afwezigheden op een degelijke wijze opgevolgd zullen worden. Concreet streeft het gemeentebestuur ernaar dat ieder er zich van bewust wordt dat een personeelslid zich enkel ziek meldt, wanneer deze effectief niet in staat is om te komen werken. Elke uitval of werkhervatting wordt beïnvloed door diverse factoren: 1. De noodzaak om afwezig te zijn: de ernst van de medische klachten, de onmogelijkheid om te komen werken wegens gezondheidsklachten (fysiek en/of psychisch). 2. De behoefte om aan- of afwezig te zijn: afhankelijk van de motivatie voor de job, de betrokkenheid met het werk, gevoel gemist te worden, relatie met leidinggevende en collega s, het krijgen van waardering en verantwoordelijkheid, 3. De gelegenheid & drempel: hoe gemakkelijk of moeilijk is het om zich ziek te melden en om het werk te hervatten. Deze 3 factoren komen daarom ook duidelijk in het aanwezigheidsbeleid aan bod. Waar mogelijk kiest het bestuur ook voor verbeteringen in de werkwijze. 3. Beleidsprincipes Een preventief beleid Het Gemeentebestuur Knokke-Heist wenst in de eerste plaats afwezigheden te voorkomen door te investeren in preventie. Samen met o.a. de interne en externe preventiedienst wordt verder werk gemaakt van dit preventiebeleid. Een beleid met aandacht voor zorg en opvolging Uitval van medewerkers dient met de nodige zorg te worden opgevolgd, zowel in het belang van de medewerker als in het belang van het team. Geen enkele medewerker mag het gevoel hebben dat de organisatie onverschillig staat enerzijds t.o.v. afwezigheden wegens ziekte of arbeidsongeval en anderzijds t.o.v. de impact daarvan. Ook het voorkomen van arbeidsongevallen en het aanbieden van aangepast werk, indien mogelijk en mits akkoord van de medewerker, bij de terugkeer na een arbeidsongeval of ziekte krijgt nog meer aandacht, via de ondersteuning door onze interne preventieadviseur en externe arbeidsgeneesheer. Een uniform beleid en procedure Het aanwezigheidsbeleid draagt ertoe bij dat alle werknemers zich aan dezelfde afspraken houden en dat er voor alle leidinggevenden een duidelijke leidraad bestaat in hoe afwezigheden in hun team opgevolgd dienen te worden. Het bestuur kiest daarom voor een procedure met duidelijke afspraken. Een objectief beleid 3

4 Het aanwezigheidsbeleid heeft aandacht voor elke afwezigheid. Die heeft immers een impact op de betrokkene zelf, de collega s en de organisatie. Het is cruciaal dat geen enkel personeelslid of personeelsgroep geviseerd wordt bij het toepassen van het aanwezigheidsbeleid. Daarom baseert het bestuur zich op objectieve criteria en signalen. In bepaalde situaties spreken we over een opvallende afwezigheid. Wat is voor het gemeentebestuur van Knokke-Heist dan een opvallende afwezigheid, waardoor in de toekomst een knipperlicht zal branden, op basis van de geregistreerde ziektemeldingen? In de volgende gevallen dient extra aandacht en opvolging te worden voorzien: 1. Op vlak van frequentie: Vanaf 3 of meer afwezigheden in 1 kalenderjaar: 77% van onze medewerkers is maximum 2 keer afwezig in 1 kalenderjaar (0,1 of 2 keer) = frequente afwezigheid 2. Op vlak van duur: Afwezigheden van langer dan 8 werkdagen: In 80% van de ziekmeldingen is men binnen de week terug aan het werk = langere afwezigheid In onze aanpak zullen we de focus leggen op de toekomst: wat is er nodig opdat medewerkers met opvallende afwezigheden in de toekomst minder frequent, minder lang, of niet steeds op dezelfde momenten uitvallen. Wat kan de medewerker zelf doen, wat kan de organisatie doen? 4. Betrokkenen Zoals reeds aangehaald, uitval en afwezig zijn is voor het bestuur geen vrijblijvende zaak. Het voorkomen, beperken en opvolgen van afwezigheden is een gedeelde verantwoordelijkheid van diverse actoren in de organisatie en enkel samen kan ervoor zorgen worden dat er in de toekomst minder werknemers uitvallen. Het bestuur: Het ganse bestuur dient middelen vrij te maken om het aanwezigheidsbeleid te ontwikkelen. Het is belangrijk dat alle belanghebbenden binnen het bestuur achter de principes van dit beleid staan en het gekozen beleid bekrachtigen. De schepen van personeel en de gemeentesecretaris hebben in deze een sleutelrol. Personeelsdienst: De personeelsdienst heeft een cruciale rol in de ontwikkeling, evaluatie en bijsturing van het aanwezigheidsbeleid. Zij trekt de uitvoering van het beleid, met inspraak van medewerkers en leidinggevenden. Zij voorziet in een procedure en de systemen voor het melden, registreren en opvolgen van afwezigheden. De personeelsdienst staat in voor het communicatie- en opleidingsplan dat gepaard gaat met dit beleid. Zij biedt hulp om in bepaalde individuele situaties van langdurig of veelvuldige afwezigheid wegens ziekte oplossingen te voorzien. Managementteam (MAT): De leden van het MAT geven advies voor het ontwikkelen en evalueren van het aanwezigheidsbeleid. Zij hebben een actieve rol in het opvangen en doorgeven van signalen aan het bestuur, het uitdragen van dit beleid binnen hun dienst en het ondersteunen van de leidinggevenden in de toepassing ervan. Vakbond: De leden van de vakbond geven advies voor het ontwikkelen en evalueren van het aanwezigheidsbeleid. Zij hebben een actieve rol in het opvangen en doorgeven van signalen aan het bestuur. Direct leidinggevenden: Van de direct leidinggevenden wordt verwacht dat zij het beleid toepassen en uitdragen in hun team, alert zijn voor signalen van medewerkers en signalen doorgeven aan het MAT. Zij dienen elke afwezigheid correct te registeren en op te volgen volgens de afgesproken procedure. 4

5 Medewerkers: Elke medewerker dient op een verantwoorde en collegiale wijze om te gaan met de eigen afwezigheden. Dat betekent ook het correct toepassen van de afspraken in de procedure, het proactief geven van signalen en het meewerken aan een goede werksfeer. Personeelssteunpunten: deze medewerkers zijn verantwoordelijk voor een correcte registratie van afwezigheden en vormen het aanspreekpunt binnen de diensten m.b.t. vragen rond afspraken en procedure. Arbeidsgeneeskundige dienst: Van onze arbeidsgeneeskundige dienst verwacht het bestuur van Knokke-Heist advies voor een preventief beleid én gericht advies voor individuele situaties voor medewerkers die vaak of lang afwezig zijn. De aanpak van de arbeidsgeneeskundige dienst dient de medewerkers te stimuleren om een gezonde levensstijl te voeren (via het programma rond de 5 thema s voor gezondheidsbevordering: Rookbeleid, Gezonde voeding, Beweging, Stressbeleid en Alcohol- en drugsbeleid) en om aanwezig te zijn op het werk. Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW): De interne preventiedienst staat in voor een goede analyse en acties ter verbetering van de veiligheid, de gezondheid en het algemeen welzijn van de medewerkers. De controle-arts: In geval van medische controle, dient de controle-arts op een onafhankelijke wijze te oordelen of de afwezigheid van de betrokkene terecht is. 5. Doelstellingen Het gemeentebestuur Knokke-Heist verlangt kwaliteit van zijn personeelsleden. Dit uit zich ook in de 5 waarden die het bestuur wenst uit te dragen: Kwaliteit, Klantgerichtheid, Toekomstgerichtheid, Respect en Verantwoordelijkheid. Toegepast op het aanwezigheidsbeleid betekent dit concreet dat het bestuur streeft naar: een daling van de gemiddelde frequentie van ziekmeldingen een groter aandeel medewerkers die het hele jaar door aanwezig zijn (zonder afwezigheid wegens ziekte) een status quo of een vermindering van het aantal afwezigheden wegens arbeidsongevallen een status quo of een vermindering van de gemiddelde duur van een afwezigheid. Om deze doelstellingen waar te maken, dienen volgende randvoorwaarden te worden gerealiseerd: 1. Het bestuur dient te beschikken over de nodige ken- en stuurgetallen, die bij voorkeur automatisch te verkrijgen zijn uit de softwareprogramma s waarin de personeelsgegevens worden verwerkt. 2. Alle ziektes dienen vanaf nu correct te worden geregistreerd (ook 1-dags ziektes en ziek worden tijdens de werkdag). 3. Welke beleidsmatige keuzes ook worden gemaakt, het succes van het aanwezigheidsbeleid staat of valt met het draagvlak bij alle werknemers en bij uitstek de leidinggevenden. Daarom staat een opleiding voor alle leidinggevenden op het programma. Ook is een regelmatige communicatie omtrent deze topic naar alle medewerkers toe een voorwaarde voor succes. 5