FAQ bij rekenmodule lonen

Transcriptie

1 FAQ bij rekenmodule lonen Samenvatting inhoud (ctrl + klikken om koppeling te volgen): 1. Persoon met meerdere contracten 2. Langdurige ziekte 3. Extralegale voordelen 4. Onregelmatige prestaties (toeslagen) 5. Keuzelijst 6. Buiten gewaarborgd loon Laatste aanpassing: 20/11/2013 1

2 1. Hoe moet een persoon met meerdere contracten in het rekenbestand ingegeven worden? Indien het gaat om een persoon met meerdere contracten die tegelijk lopen (bv. 2 maal 50% jobtime), speelt het geen rol of deze contracten onder elkaar worden ingegeven. De berekening voor vakantiegeld en eindejaarspremie gebeurt dan sowieso voor alle contracten afzonderlijk. Indien het gaat om een persoon die tijdens het jaar van barema verandert, kan u op het tabblad basisgegevens best 2 lijnen invullen voor deze persoon. Op de 1 ste lijn vult u dan het startbarema in en op de 2 de lijn het barema na de overgang. Het barema op de 1 ste lijn geeft u een effectieve jobtime gelijk aan 0 in de maanden na de overgang. U maakt dan geen gebruik van de datum uit dienst. Het barema op de 2 de lijn geeft u een effectieve jobtime gelijk aan 0 u in de maanden voor de overgang. Wanneer beide lijnen onder elkaar staan zou de berekening voor vakantiegeld en eindejaarspremie correct moeten verlopen. Wanneer er meer dan 1 overgang van barema is tijdens een jaar kunnen we niet garanderen dat de berekening voor vakantiegeld en eindejaarspremie nog steeds correct verloopt. 2. Hoe een periode van langdurige ziekte ingeven die start in de loop van een maand? Stel: Iemand is ziek en de periode van de gewaarborgd loon eindigt op 7 februari Vanaf 8 februari moet deze persoon niet langer door de voorziening betaald worden. Oplossing: In het rekenbestand wordt een berekening gemaakt o.b.v. het aantal werkdagen in een maand. Bovenstaande persoon heeft recht op loon tot en met 7 februari of voor 5 van de 20 werkdagen (25%) in de maand februari Om het loon voor februari correct te bereken kan u daarom het brutomaandloon op het tabblad van de maand februari aanpassen naar 25% van het oorspronkelijke bedrag. U laat in dit geval de effectieve jobtime voor de maand februari ongewijzigd, zodat ook de berekening voor het vakantiegeld en de eindejaarspremie nog correct gebeurt (zie ook vraag 6). Indien deze persoon ook in maart en volgende maanden nog afwezig is, kan u in deze maanden telkens de effectieve jobtime op 0 zetten. 3. Hoe verwerk ik extralegale voordelen in het rekenbestand? In het rekenbestand is op het tabblad basisgegevens voorzien om een verloning boven barema in te geven. Het bedrag dat hier wordt ingevuld wordt verder echter als een bruto-maandbedrag in de loonberekening meegenomen. Er komt dus nog RSZ bij. Met extralegale voordelen (zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, bedrijfswagen e.d.) kan op de volgende manier wel rekening houden: - Voeg dit bedrag per werknemer toe in de kolom voor woon-werkverkeer. - OF: Ga na wat er voor deze extralegale voordelen in het voorbije jaar globaal werd uitgegeven in uw voorziening. Breng dit bedrag (eventueel verhoogd met index) in mindering van de beschikbare personeelsenveloppe die op het tabblad jaaroverzicht wordt ingegeven. Op deze manier behoudt u een marge voor de extralegale voordelen, die qua omvang gelijk is aan de uitgave van het voorbije jaar. 4. Hoe verwerk ik onregelmatige prestaties (of toeslagen) in het rekenbestand? U kan de onregelmatige prestaties (of toeslagen) op volgende manieren in het bestand verwerken: 2

3 - Via het tabblad basisgegevens in de kolom toeslagen: U vult hier per contract een bedrag in dat deze persoon maandelijks aan toeslagen ontvangt. In de loonberekening per maand wordt ook de RSZ-werkgever op dit bedrag berekend. U mag dit bedrag invullen in overeenstemming met de effectieve jobtime. Past u in een maand de jobtime aan, dan wordt dit bedrag pro rata de effectieve prestatie van die maand berekend. U kan het gemiddelde maandelijkse bedrag bv. berekenen door na te gaan wat er vorig jaar in totaal aan onregelmatige prestaties is uitbetaald en dit totaal te delen door 12. Door te werken met een vast bedrag per maand is het uiteraard mogelijk dat er van maand tot maand een afwijking is met de reële kost, bijvoorbeeld in de maand waarin iemand zijn jaarlijkse vakantie opneemt. Over een volledig jaar zouden die verschillen zich moeten opheffen. - U kan er ook voor kiezen om de onregelmatige prestaties niet in te geven per individu, maar wel te werken met een percentage voor onregelmatige prestaties voor het volledige personeelsbestand. U gaat daarvoor na hoeveel er in vorig jaar aan onregelmatige prestaties is uitbetaald in uw voorziening en welk percentage dit bedrag vertegenwoordigde van de totale loonkost voor dat jaar. Dit percentage brengt u in mindering van het beschikbare budget voor personeel, dat u kan invullen op het tabblad jaaroverzicht. U maakt daarmee een loonbegroting zonder de onregelmatige prestaties, waarbij er minder invulwerk is per individu. Door het beschikbare budget voor personeel ter verminderen houdt u wel rekening met een gelijkaardige uitgave voor onregelmatige prestaties als in het voorgaande jaar. 5. Hoe kan ik een keuzelijst opnieuw instellen? In een aantal voorzieningen blijken de keuzelijsten verdwenen te zijn wanneer ze het bestand op hun eigen PC openen. We geven hier aan hoe u de keuzelijsten opnieuw kan instellen. We voegen ter illustratie ook een aantal schermafbeeldingen toe. - Schakel de beveiliging uit op het tabblad waar u een keuzelijst wil instellen. - Selecteer de cellen waarvoor u een keuzelijst wil instellen. Een hele reeks cellen die dezelfde keuzelijst moeten krijgen kan u in 1 keer selecteren. - Ga naar het menu Gegevens. - Kies voor Gegevensvalidatie. 3

4 - Selecteer de optie Lijst. - Geef vervolgens de bron in: Voor de keuzelijst barema s op het tabblad basisgegevens: Klik op het pijltje bij bron en selecteer op het tabblad barema s alle cellen met de benamingen van de barema s op lijn 3 (Barema''s'!$B$3:$AC$3). Voor de keuzelijst haard/standplaats op het tabblad basisgegevens: Vul bij bron haard en standplaats in, gescheiden door punt komma. Voor de keuzelijst financieringsbron op het tabblad basisgegevens: Klik op het pijltje bij bron en selecteer op het tabblad parameters de cellen met de verschillende financieringsbronnen (Parameters!$D$29:$D$38). 4

5 Voor de keuzelijst maand indexatie op het tabblad parameters: Vul bij bron de cijfers 1 tot en met 12 in, telkens gescheiden door punt komma. Voor de keuzelijst vakantiegeld op het tabblad parameters: Vul bij bron mei en juni in, gescheiden door punt komma. Voor de keuzelijst eindejaarspremie op het tabblad parameters: Vul bij bron november en december in, gescheiden door punt komma. 6. Hoe moet een werknemer in het rekenbestand opgenomen die halverwege de maand niet langer gewaarborgd loon ontvangt? Werknemers die in het jaar een bepaalde periode geen gewaarborgd loon krijgen (bv. omwille van ziekte of arbeidsongeval), moeten geen vakantiegeld bij vermindering jobtime krijgen in december. In het rekenbestand gebeurt dit niet als een bepaalde werknemer een volledige maand op 0% wordt gezet bij % VTE EFFECTIEF, maar wel wanneer bv. een daling van 100% naar 50% ingevuld wordt. Wanneer iemand dus halverwege de maand niet langer gewaarborgd loon ontvangt, mag u niet de effectieve jobtime van deze maand aanpassen, maar kan u beter het brutomaandloon voor deze maand wijzigen. U kan hiervoor de formule in de gele kolom brutomaandloon overschrijven. Op deze manier verloopt de berekening correct en wordt er op het einde van het jaar geen vakantiegeld berekend. Zie ook vraag 2. 5