gemeenteraad Zitting van 15 december 2014

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie gemeenteraad Zitting van 15 december 2014 Besluit GOEDGEKEURD A-punten cultuur, sport, jeugd en onderwijs Samenstelling De heer Bart De Wever, burgemeester-voorzitter De heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen; de heer Filip Dewinter, raadslid; mevrouw Kathleen Van Brempt, raadslid; mevrouw Freya Piryns, raadslid; de heer Gerolf Annemans, raadslid; de heer André Gantman, raadslid; mevrouw Güler Turan, raadslid; de heer Robert Voorhamme, raadslid; mevrouw Anke Van dermeersch, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; mevrouw Monica De Coninck, raadslid; mevrouw Leen Verbist, raadslid; mevrouw Maya Detiège, raadslid; mevrouw Fauzaya Talhaoui, raadslid; mevrouw Fatma Akbas, raadslid; mevrouw Greet van Gool, raadslid; de heer Bruno Valkeniers, raadslid; de heer Toon Wassenberg, raadslid; de heer Wim Van Osselaer, raadslid; de heer Patrick Janssen, raadslid; de heer Peter Mertens, raadslid; mevrouw Meyrem Almaci, raadslid; mevrouw Yasmine Kherbache, raadslid; mevrouw Annemie Turtelboom, raadslid; mevrouw Liesbeth Homans, raadslid; de heer Mohamed Chebaa Amimou, raadslid; de heer Wouter Vanbesien, raadslid; mevrouw Mie Branders, raadslid; mevrouw Galina Matushina, raadslid; mevrouw Caroline Bastiaens, raadslid; mevrouw Carine Leys, raadslid; mevrouw Lisa Geets, raadslid; mevrouw Leyla Aydemir, raadslid; de heer Johan Klaps, raadslid; de heer Vic Van Aelst, raadslid; mevrouw Danielle Meirsman, raadslid; de heer Dirk Rochtus, raadslid; mevrouw Anne Giveron, raadslid; mevrouw Martine Vrints, raadslid; de heer Koen Laenens, raadslid; de heer Martijn Van Esbroeck, raadslid; de heer Franky Loveniers, raadslid; de heer Danny Feyen, raadslid; de heer Jean Goedtkindt, raadslid; de heer Joris Giebens, raadslid; de heer Kevin Vereecken, raadslid; mevrouw Fatima Talhaoui, raadslid; de heer Dirk Van Duppen De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Verontschuldigd: Mevrouw Kathleen Van Brempt, raadslid; de heer Gerolf Annemans, raadslid; mevrouw Güler Turan, raadslid; de heer Robert Voorhamme, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; mevrouw Monica De Coninck, raadslid; de heer Toon Wassenberg, raadslid; mevrouw Meyrem Almaci, raadslid; mevrouw Liesbeth Homans, raadslid _GR_00987 Cultuur - Stedelijke openbare bibliotheken - Overeenkomst vzw Bibnet. Open Vlacc Bekrachtiging Motivering Gekoppelde besluiten Stedelijke openbare bibliotheken. Overeenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Bibnet over diensten die de stad Antwerpen levert voor de Open Vlacc. Goedkeuring. Concretisering beleidsrichtlijn Aanleiding en context Open Vlacc is sinds haar ontstaan het bibliografisch achtergrondbestand waaruit alle lokale bibliotheken in Vlaanderen kunnen putten om hun lokale catalografie, het beschrijven van hun lokale collectie, efficiënter te laten verlopen. Van bij de start (1986) is Open Vlacc een samenwerkingsverband tussen de Vlaamse Overheid/VCOB/Bibnet en de zes grootste bibliotheken van Vlaanderen, waaronder dus Antwerpen. In het decreet lokaal cultuurbeleid werden een aantal taken van de voormalige centrale openbare 1 / 15

2 bibliotheken zoals die van Antwerpen, overgenomen door het Vlaams Centrum voor Openbare Bibliotheken (VCOB), nu Bibnet, enerzijds en het streekgericht bibliotheekbeleid van de provincies anderzijds. Die zes grote openbare bibliotheken worden wel nog betrokken bij de uitvoering van sommige taken en worden sinds 2002 vergoed via specifieke overeenkomsten voor de levering van diensten. Tot 2008 werd hiervoor elk jaar een contract afgesloten. Voor de periode keurde de gemeenteraad in de zitting van 29 juni 2009 (jaarnummer 1176) het contract met een looptijd van 5 jaar goed. Dit contract eindigde op 31 december Ondertussen werd vastgesteld dat de huidige werking van OpenVlacc niet de volledige collectie die aangekocht wordt door de Vlaamse openbare bibliotheken dekt, met andere woorden dat bepaalde titels geen Vlacc-beschrijving hebben, en wil Bibnet overgaan tot een verdere centralisering van het catalografisch werk. Bibnet wil de boekenstroom van Antwerpen als basis nemen - de openbare bibliotheek Antwerpen voerde als grootste bibliotheek van Vlaanderen in 2013 zo'n titels in - om complementair aan deze invoer te zorgen voor een snelle en kwaliteitsvolle invoer van alle andere titels. Op die manier wil Bibnet komen tot een zo volledig mogelijke centrale catalogisering van de actuele collectie van de openbare bibliotheken. Om deze complementaire boekenstroom te realiseren zal Bibnet twee extra catalografen inzetten en vraagt aan de stad Antwerpen om achtergrondmagazijn openbare bibliotheek Kotter hiervoor als werkplek te mogen gebruiken. De twee catalografen zullen volledig onder verantwoordelijkheid van Bibnet werken. Argumentatie Binnen de strategische doelstelling 'Iedereen vindt in Antwerpen een veelzijdig lokaal cultuuraanbod en het forum om zichzelf te ontplooien (S-BR01) streeft het stadsbestuur ernaar om met een coördinerend duurzaam cultuurbeleid te zorgen voor meer samenwerking, participatie en ontmoeting (S-BR0103). Ook op Vlaams niveau willen we er mee voor zorgen dat het lokale cultuurbeleid veelzijdig en complementair is, dat de verschillende actoren ten volle worden betrokken en gestimuleerd tot samenwerking, en dat de over Vlaanderen verspreide expertise wordt gebundeld en gedeeld. (S-BR010303). De voortzetting van de medewerking aan OpenVlacc biedt hiertoe ruim de gelegenheid. Een aantal ontwikkelingen van de voorbije jaren vragen echter om een vernieuwing van de positie en doelstellingen van dit initiatief. Open Vlacc is de basis voor de cataloguspresentatie van alle bibliotheken die participeren aan Bibliotheekportalen (220+ op dit ogenblik). Dit brengt met zich mee dat Open Vlacc niet langer enkel gebaseerd kan zijn op de collectie van de zes grootste bibliotheken; Er is steeds meer druk van bibliotheken om de beschrijvingen sneller te ontvangen. De zes grootste bibliotheken zijn omwille van hun omvang net langzamer in het catalogiseren van nieuwe materialen; Aangezien Open Vlacc meer collecties sneller moet kunnen beschrijven moet het volume van beschrijvingen waarvoor de zes bibliotheken vergoed worden beperkt worden. Daarbij wordt de focus gelegd op de actuele collectie van openbare bibliotheken; Het vollediger en sneller maken van Open Vlacc moet gebeuren in een context van krimpende budgetten. Bij de opmaak van het vorige vijfjarig contract ( ) werd reeds beslist om een aantal taken 2 / 15

3 meer centraal door Bibnet op te nemen om de snelheid, flexibiliteit en efficiëntie te verhogen. De voorbije jaren heeft dit er voor gezorgd dat het takenpakket voor de zes grootste bibliotheken gedaald is. Om de nieuwe uitdagingen aan te gaan wordt verder ingezet op centralisering waardoor het aandeel van de invoerpartners nog verder zal dalen. Het voorstel van contract houdt rekening met zowel de centralisering uit de voorbije vijf jaar als de nood aan financiële ruimte om de nieuwe uitdagingen aan te gaan. Anderzijds blijft het belangrijk om Open Vlacc te handhaven als een project van de grote zes bibliotheken en Vlaamse overheid/bibnet om de kwaliteit van de databank hoog te houden en om het verdere beleid rond dit project te bepalen als instrument voor de volledige sector van de openbare bibliotheken. De voorliggende overeenkomst heeft een looptijd van slechts twee jaar. Dit moet toelaten om in te spelen op de steeds snellere evoluties. De ambities voor het nieuwe contract zijn: het behouden van de samenwerking tussen alle partners met het oog op kwaliteit; focus op snellere en meer volledige catalografie door centraal een aantal taken op te nemen; ontwikkelen van een visie op lange termijn rond catalogiseren in het netwerk en de technologische infrastructuur die daarvoor nodig is. Het contract voor voorziet eveneens in een vast en een variabel gedeelte: De tarifering van het vaste deel wordt opgetrokken naar ,00 EUR voor een voltijds equivalent (VTE), maar taken die de voorbije jaren gecentraliseerd werden worden niet meer vergoed. Bovendien worden een aantal taken uit het vaste forfaitaire deel gekwantificeerd en vergoed binnen het variabele deel. Voor het variabele deel van het contract werd na een preciezere tijdsregistratie het vergoedingsmodel aangepast en worden er meerdere taken binnen het variabele deel vergoed. Ook worden enkel beschrijvingen van de actuele collectie, gepubliceerd in de laatste tien jaar, vergoed. Deze verschuivingen brengen een daling van de vergoedingen voor de invoerpartners met zich mee, die gespreid wordt over de twee jaar. De bedragen worden in de loop van het contract ook niet meer geïndexeerd. De daling van de vergoeding wordt gespreid over de twee jaar van het contract zodat ze geleidelijk kunnen aangepast worden. Daarnaast is er de vraag van Bibnet om twee extra catalografen tewerk te stellen in Kotter als meest geschikte locatie omwille van de opgebouwde expertise in het Antwerpse catalografenteam waardoor een snelle en kwalitatieve invoer gegarandeerd is. Een andere reden voor de keuze voor Kotter heeft te maken met de materiaalaanvoer. Om centraal beschijvingen aan te maken heeft Bibnet daarbij de fysieke materialen nodig. Standaard Boekhandel is de grootste leverancier aan bibliotheken in Vlaanderen. Standaard Boekhandel heeft zelf een magazijn op een industrieterrein dat moeilijk bereikbaar is en helemaal niet geschikt als werkplek. Standaard Boekhandel is bereid de materialen voor catalografie op een meer geschikte plaats te leveren en aangezien Standaard Boekhandel nu reeds dagelijkse leveringen verzorgt naar openbare bibliotheek Antwerpen is Kotter ook hierdoor een geschikte locatie. De vraag van Bibnet is een opportuniteit voor de openbare bibliotheek Antwerpen. De intensieve samenwerking leidt tot de optimalisering van werkprocessen rond collectiebeheer 3 / 15

4 (catalografie, collectievorming, kastklare boekenverwerking). Dit betekent dat de bovenlokale instrumenten die Bibnet ontwikkelt mee zullen uitgetekend worden door de openbare bibliotheek Antwerpen en dus zeker voldoen aan de noden van de stad. Financiële gevolgen Ja Strategisch kader Dit besluit past in de realisatie van: Doelstellingen: SD - 1SBR01 - Iedereen vindt in Antwerpen een veelzijdig lokaal cultuuraanbod en het forum om zichzelf te ontplooien ND - 1SBR Een coördinerend duurzaam cultuurbeleid zorgt voor meer samenwerking, participatie en ontmoeting OD - 1SBR Op Vlaams niveau wordt samengewerkt, complementariteit wordt benut en expertise gedeeld Besluit De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed. Artikel 1 De gemeenteraad bekrachtigt de overeenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Bibnet over diensten die de stad Antwerpen levert voor de Open Vlacc in Artikel 2 De gemeenteraad bekrachtigt het principe van de inzet van twee catalografen door Bibnet in achtergrondmagazijn openbare bibliotheek Kotter voor het verder centraliseren van het catalografisch werk in Vlaanderen. Artikel 3 De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon Vast en variabele vergoeding VLACC ,00 EUR budgetplaats: NVT budgetpositie:700 functiegebied:1sbr010303a00000 subsidie:sub_nr fonds:intern begrotingsprogramma:1sa budgetperiode:1400 Vaste Vergoeding VLACC ,00 EUR budgetplaats: NVT 4 / 15

5 budgetpositie:700 functiegebied:1sbr010303a00000 subsidie:sub_nr fonds:intern begrotingsprogramma:1sa budgetperiode:1500 Bijlagen 1. Bijlage bij dit besluit:vlacc_2014_overeenkomst Antwerpen_ pdf 5 / 15

6 Samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en Bibnet vzw betreffende Open Vlacc 1. De ondergetekende partijen De stad Antwerpen, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreden de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris, hierna genoemd de Bibliotheek ; en De vzw Bibnet, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder nummer , hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Herman Lauwers, voorzitter, en Jan Braeckman, directeur, hierna steeds genoemd 'Bibnet'; 2. Context waarbinnen deze overeenkomst tot stand komt De Vlaamse Centrale Catalogus, sinds 2007 Open Vlacc genoemd, omvat de titelbeschrijvingen uit de collecties van openbare bibliotheken, excerpten en de beschrijving van digitale bronnen waaronder een selectie van websites. De openbare bibliotheken van de steden Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Hasselt en Leuven hebben sinds 1987 in samenwerking gezorgd voor de kwalitatieve invoering van titelbeschrijvingen in de Vlaamse Centrale Catalogus en beschikken over unieke kennis en ervaring aangaande het invoeren van titelbeschrijvingen in het netwerkverband en het gebruik en de bijwerking van catalografische regels met betrekking tot de invoer in de centrale catalogus. Het invoeren kaderde tot 2001 in de decretale opdracht van deze steden als Centrale Openbare Bibliotheek en van 2001 tot 2008 kaderde in de samenwerking tussen VCOB en deze steden als de Vlacc partners met de doelstelling de bovenlokale ondersteuning van de Vlaamse openbare bibliotheken door middel van het voorzien van bibliografische beschrijvingen. Bibnet is de organisatie van de Vlaamse overheid, opgericht in 2008, ter realisatie van de digitale bibliotheek en ter ondersteuning van het openbaar bibliotheekwerk, in eerste instantie door het ontwikkelen van een centrale catalogus en publiekstoepassingen en door het ter beschikking stellen van collectieve producten en diensten. De Vlaamse Overheid financiert via Bibnet Open Vlacc en dit omvat naast kostenposten zoals de systeemuitbating, invoer door Vlabin-VBC; licentie op het gebruik van muziekdata van de Centrale Discotheek van Rotterdam en de invoer en onderhoudstaken door de Vlacc partners, ook het centraal inzetten van gekwalificeerd personeel met als opdracht de Open Vlacc invoer te coördineren en te optimaliseren. Bibnet en bovengenoemde bibliotheken hebben de gemeenschappelijke doelstelling om Open Vlacc verder uit te bouwen tot een zo volledig mogelijk, actueel en kwaliteitsvol bibliografisch bestand. De partijen ijveren voor het optimaliseren (centralisering, standaardisering, verbetering van flexibiliteit, efficiëntie en snelheid van doorstromen) van de datainvoer, onderhoud en verrijking. Hiermee beogen ze positieve effecten op de bibliotheekorganisaties, op de collectievormingsprocessen, op publiekstoepassingen en op het draagvlak van bibliotheken bij het publiek. Bibnet en de openbare bibliotheken van de steden Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Hasselt en Leuven sloten hiertoe een samenwerkingsovereenkomst af met een werking van 2009 tot Voorwerp van de overeenkomst Het voorwerp van deze overeenkomst is tweeledig: 6 / 15 1 / 10

7 Enerzijds wensen de partijen de bestaande samenwerkingen verder te zetten, rekening houdend met eisen die voortspruiten uit een evoluerend bibliotheeklandschap: Open Vlacc is de basis voor de cataloguspresentatie van alle bibliotheken (meer dan 220) die participeren aan het project Bibliotheekportalen (dekking gaat ruimer dan deze van de 6 invoerende bibliotheken); Er is steeds meer druk van bibliotheken om de beschrijvingen sneller te ontvangen (focus op snellere en vollediger catalografie door centraal een aantal taken op te nemen); De omvang en diversiteit van de te beschrijven collecties groeit voortdurend (vergoedingstarifiëring aangepast aan actualiteit en effectief invoerwerk) ; Budgetten staan onder voortdurende druk. Met de bijgestelde voorwaarden willen de partijen de bestaande samenwerking vastleggen in deze overeenkomst, voor de periode Deze overeenkomst strekt er toe een regeling uit te werken betreffende de diensten die door de openbare bibliotheek van ondergetekende partij in het kader van de Open Vlacc samenwerking ten behoeve van de openbare bibliotheeksector in Vlaanderen worden geleverd aan Bibnet. Deze regeling is parallel met de samenwerkingsovereenkomsten die ook met Brugge, Brussel, Gent, Hasselt en Leuven afgesloten worden voor de periode Anderzijds wensen de partijen de bestaande samenwerkingen nog uit te breiden, overwegende dat: Bibnet zo vroeg mogelijk in de keten wil zorgen voor een volledige bibliografische beschrijving van materialen, en hiervoor ook extra eigen mankracht zal inzetten; de Bibliotheek ernaar streeft om haar catalografische werkprocessen verder te optimaliseren. Het samenbrengen van catalografische expertise en mankracht van de Bibliotheek en Bibnet biedt kansen om de verwerkingssnelheid binnen alle materiaalsoorten te verhogen en de bestaande expertise optimaal in te zetten; de Bibliotheek haar expertise wil inzetten voor collecties die niet voor de eigen bibliotheek worden aangekocht; Bibnet en de Bibliotheek de doelstelling delen om zo snel mogelijk, zo veel mogelijk kwaliteitsvolle metadata te creëren voor zo veel mogelijk materialen die aangekocht worden door meerdere openbare bibliotheken. Deze uitgebreidere samenwerking tussen de partijen wordt geregeld in een addendum bij deze overeenkomst, waar het integraal deel van uitmaakt. Het addendum strekt ertoe een regeling uit te werken betreffende het organiseren van informatiestromen, fysieke materiaalstromen en werkprocessen. Het addendum neemt een aanvang op 1 januari 2015 en loopt tot 31 december Duur 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een duur van 2 jaren, vanaf 1 januari 2014 en eindigend op 31 december Onderhavige overeenkomst kan worden verlengd mits schriftelijk akkoord van beide partijen vóór 1 november van het laatste werkingsjaar. 5. Omschrijving van de diensten 1. De diensten betreffen het verzekeren van: A) Een vast takenpakket met betrekking tot het catalogusonderhoud en uitbouw. B) Een variabel takenpakket met betrekking tot de invoer van nieuwe titelbeschrijvingen. 2. De diensten worden gerealiseerd volgens de bibliografische regelwerken en de vastgelegde procedures, normen en afspraken die in de werkgroepen worden vastgelegd. 3. De diensten betreffen alle materialen, inclusief de digitale, van de actuele collectie die door de Bibliotheek aan haar publiek worden aangeboden en ontsloten. Onder actuele collectie wordt bedoeld: collecties gepubliceerd in de laatste 10 jaar. 4. De inhoud van de respectievelijke takenpakketten wordt bepaald in overleg met de werkgroepen en tussen de respectievelijke verantwoordelijken van de betreffende organisaties en Bibnet. De invulling van 7 / 15 2 / 10

8 de betrokkenheid van de partners kan evolueren met de inzet op de creatie van meerwaarde en Bibnet ziet toe op de gelijkwaardige verdeling van de inzet. 5. Het vast takenpakket wordt uitgedrukt in aandelen VTE (eenheidsprijs euro) en omvat minstens: a. De inhoudelijke opvolging van de invoer, ook door derden, van de bibliografische beschrijvingen, inclusief de ontsluiting, en in het bijzonder van alle aanwinsten en het aanpassen en bijstellen van de referentiebestanden (Authority beheer en kwaliteitsbewaking). b. De bewaarplicht en leveringsplicht van de tijdschrifttitels en artikelen voor de geëxcerpteerde tijdschriften. c. De actieve deelname aan de werkgroepen in functie van het maken en bespreken van voorstellen voor de kwaliteitsverbetering van de catalogus en de werking (13 werkgroepen/jaar) en deelname aan de elektronische fora. 6. Het variabel gedeelte wordt gevormd door het samen nemen van de stukvergoeding voor meetbare invoertaken: a. Nieuwe invoer van beschrijving voor alle types materialen (boeken, strips, film, cd, artikelen, ) of voor de aanvulling van de aangeleverde precat-beschrijving voor deze materialen. (10 euro/stuk) b. Het aanvullen van een muziek CD record van CDR. (5 euro/stuk) c. Het aanmaken van een muziek track record (2 euro/stuk) 6. Uitvoeringsbepalingen 1. Voor de uitvoering van de opdrachten, bepaald in deze overeenkomst, zal de Bibliotheek personeelsleden met de vereiste bekwaamheden aanstellen. De aangestelden voor de opdracht worden effectief vrijgesteld van andere taken, teneinde de vereiste werkzaamheden in het kader van deze overeenkomst uit te voeren. De aangestelden moeten op regelmatige basis de taken kunnen waarmaken. 2. De namen van de aangestelden worden doorgegeven aan Bibnet en desgewenst ook opgenomen in de elektronische fora die rond de invoer en het onderhoud worden ingericht door Bibnet. 3. De werkgroepen worden samengesteld door expert vertegenwoordigers uit de respectievelijke samenwerkende bibliotheken en worden gecoördineerd door Bibnet. 4. De werkgroepen bepalen of bevestigen de bibliografische regelwerken, procedures, normen en afspraken die gelden bij de invoer en het onderhoud op Open Vlacc. De werkgroepen kunnen geen opdrachten uitvoeren die buiten het kader en de geest van deze overeenkomst gaan. Bibnet en de directie van Bibliotheek zien hierop toe. 5. Bibnet verbindt er zich toe, de verplaatsingskosten van uitgenodigde personeelsleden van de Bibliotheek voor de deelname aan werkgroepvergaderingen, rechtstreeks aan betrokkenen te vergoeden. Er wordt vergoed met de officiële tarieven voor een treinticket heen en weer 2de klas van de stad van de tewerkstellende bibliotheek tot de stad waar de vergadering doorgaat. 7. Eenheidsprijzen 1. Voor deze overeenkomst worden volgende basistarieven vastgelegd: Omschrijving activiteit inzet van een voltijds equivalent (220 effectieve werkdagen) invoer van een nieuwe beschrijving of de aanvulling van de aangeleverde precatbeschrijving voor alle types materialen (boeken, films, strips,, ) aanvullen van een muziek CD record afkomstig van CDR aanmaken van een muziek track record Eenheidsprijs ,00 EUR 10 EUR 5 EUR 2 EUR 2. Op de vergoedingsbedragen is geen btw van toepassing. 3. De eenheidsprijzen voor de vergoeding worden voor de twee werkingsjaren vastgelegd en worden niet geïndexeerd. 4. De overeenkomst wordt afgesloten met de Bibliotheek om uitvoering te geven aan specifieke taken ten behoeve van de bovenlokale bibliotheekwerking, in casu het gemeenschappelijk Vlaams catalogusproject naast of boven haar gewone werking. De vergoedingen hierbij voorzien in onderhavige overeenkomst zijn surplus aan de subsidie die de Vlaamse overheid uitkeert aan de bibliotheek binnen de gewone regelingen 8 / 15 3 / 10

9 van het decreet en die van toepassing is op personeel dat rechtstreeks ingezet wordt ten dienste van de lokale bibliotheek en bevolking. De extra vergoeding voor onderhavige bovenlokale activiteiten hebben betrekking op een heroriëntering van het bestaand personeel en/of bijkomende of vervangende aanwerving. 8. Vergoeding Voor 2014 zal Bibnet de inzet op het vast dienstenpakket vergoeden als in onderstaande tabel. Vast deel 2014 Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal Aantal VTE's 1,75 1,25 1,00 1,75 1,25 1,00 Totaal vaste vergoeding Voor 2014 zal Bibnet het variabel deel vergoeden als in onderstaande tabel. Variabel deel 2014 prijs Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal vergoeding nieuwe invoer,precat en BB vergoeding bijwerken CDR vergoeding nieuwe tracks Totaal vergoeding variabel deel Het bedrag dat de Bibliotheek zal ontvangen in 2014 wordt samengesteld door de som van het vast en variabel deel van dat jaar als in onderstaande tabel. Totaal vergoeding 2014 prijs Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal Totaal vergoeding Vergoeding Voor 2015 zal Bibnet de inzet op het vast dienstenpakket vergoeden als in onderstaande tabel. Vast deel 2015 Antwerpen Brugge Brussel Gent Hasselt Leuven Totaal Aantal VTE's 1,50 1,00 1,00 1,50 1,25 1,00 Totaal vaste vergoeding In de loop van 2014 en ten laatste in de maand november worden in gemeenschappelijk overleg tussen de Bibliotheek en Bibnet de maximale hoeveelheden voor het variabel takenpakket vastgelegd. Deze worden schriftelijk bevestigd in een document jaarlijkse uitvoeringsafspraken. 3. De eenheidsprijzen zoals vastgelegd voor 2014 blijven van toepassing. 10. Jaarlijkse uitvoeringsafspraken 1. Partijen kunnen de nadere modaliteiten van hun samenwerking binnen het kader van deze overeenkomst vastleggen in jaarlijkse uitvoeringsafspraken. 2. De Bibliotheek vaardigt haar directeur af als vertegenwoordiger om de jaarlijkse uitvoeringsafspraken voor de diensten bepaald in onderhavige overeenkomst te onderhandelen en vast te leggen in gemeenschappelijk akkoord. 3. Voorafgaand aan de opstelling van de jaarlijkse uitvoeringsafspraak is er minstens één gezamenlijk overleg met de directies en verantwoordelijken van de samenwerkende bibliotheken waarin de evolutie en werking van Open Vlacc wordt geëvalueerd. 9 / 15 4 / 10

10 4. Conform de doelstellingen tot realisatie van efficiëntie door centralisering zal het variabel gedeelte ten laste van Bibliotheek over de jaren heen dalen in de mate dat de nieuwe invoer effectief meer via andere processen kan worden gerealiseerd. 5. Partijen gaan bij de bepaling van de jaarhoeveelheden in het variabel gedeelte uit van volgende basisprincipes: a. De raming wordt gemaakt op basis van de feitelijke invoer van het voorgaande jaar met inachtname van gekende parameters die de aantallen mee bepalen (personeelscapaciteit, organisatie van de processen, edm.). b. Indien het voorgaande jaar de geraamde en dus betaalde aantallen niet werden gehaald zal het geraamde aantal voor het komende jaar minstens verminderd worden met het tekort van het voorgaande jaar. 11. Betalingsmodaliteiten 1. Overeenkomstig de vastgelegde vergoedingstarieven, zal Bibnet deze in twee schijven uitbetalen: a. Het eerste kwartaal van het jaar het bedrag voor het vast gedeelte. b. Het laatste kwartaal van het jaar het variabel gedeelte overeenkomstig de voor dat jaar vastgelegde invoeraantallen en bedragen. 2. De vergoeding wordt door Bibnet aan Bibliotheek uitgekeerd door overschrijving op het hieronder opgenomen rekeningnummer met desgevallend vermelding van het meegedeelde refertenummer. 3. De formele acceptatie van de opgeleverde diensten, gebeurt op de acceptatievergadering. De acceptatievergadering zal minstens eenmaal per jaar georganiseerd worden. 12. Rechten 1. De Bibliotheek behoudt de vermogensrechten op alle data die ze in het kader van de Open Vlacc werking en van de onderhavige overeenkomst heeft ingebracht of zal inbrengen in de bestaande Vlaamse Centrale Catalogus (Open Vlacc). 2. Bibnet is de producent van en houder van de sui generis rechten op de databank Open Vlacc zoals bedoeld in de toepasselijke wetgeving. Alle rechten verbonden aan de ontwikkeling, realisatie en commercialisatie van het ontwerp van de databank behoren op exclusieve wijze aan Bibnet toe. Indien vereist zal de Bibliotheek al het nodige doen teneinde dergelijke rechten aan Bibnet over te dragen. 3. De Bibliotheek geeft aan Bibnet het niet-herroepbaar en altijddurend niet-exclusief gebruiksrecht op reproductie en openbaarmaking in elke mogelijke vorm op deze data. Dit recht mag alleen uitgeoefend worden ter ondersteuning van de sector van de openbare bibliotheken en bij uitbreiding het openbaar bibliotheekwezen en de publieke bekendheid en legitimatie ervan. 4. De Bibliotheek zal Bibnet vrijwaren tegen alle mogelijke vorderingen van derden die zich zouden verzetten tegen het uitoefenen van het door haar verleende gebruiksrecht. 5. Bibnet verleent de Bibliotheek het niet-herroepbaar en altijddurend niet-exclusief recht om de beschrijvingen uit Open Vlacc over te nemen, te reproduceren en openbaar te maken in elke mogelijke vorm ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de eigen collectie aansluitend bij de opdracht van de bibliotheek. Dit gebruiksrecht wordt slechts verleend voor zover en in de mate dat Bibnet hiervan zelf over de auteursrechtelijke en andere vermogensrechten dan wel over een rechtsgeldig gebruiksrecht op de betreffende titelgegevens beschikt. De voorwaarden en bepalingen worden aangegeven in de Gebruikersovereenkomst Open Vlacc Titelbeschrijvingen zoals gepubliceerd op Wijzigingen op deze tekst zijn enkel van toepassing op Bibliotheek na goedkeuring door de directeur en bij opname in de jaarlijkse uitvoeringsafspraken zoals hierboven bepaald. 6. Bibnet zal de Bibliotheek vrijwaren voor alle mogelijke vorderingen van derden die zich zouden verzetten tegen het uitoefenen van het door haar verleende gebruiksrecht. 7. Het gebruiksrecht dat Bibnet verleent aan Bibliotheek is kosteloos. 13. Regeling met betrekking tot bezitsvermeldingen 10 / 15 5 / 10

11 1. Onderhavige bepalingen hebben tot doel een regeling te treffen met betrekking tot het beheer van de bezitsvermelding in Open Vlacc databank en de presentatie ervan op de publieke webinterfaces van Open Vlacc zoals aangeboden op het domein bibliotheek.be. 2. In functie van de publieksraadpleging, lokalisatie en landelijk IBL, kan vanuit de titelbeschrijvingen doorverwezen worden naar de feitelijke catalogi van de samenwerkende bibliotheken. Een doorverwijzen naar de provinciale bibliotheekcatalogi behoort ook tot de mogelijkheid. Het doorverwijzen wordt gerealiseerd op basis van een matchen van de unieke identificerende gegevens van de titelbeschrijvingen. Hiertoe voorzien de betrokken partners in (1) het beschikbaar stellen, via recurrente aanlevering, in het afgesproken formaat, van een bestand van de unieke identificerende gegevens van de titelbeschrijvingen uit de afgesproken vestigingen en (2) de mogelijkheid om op basis van het recordnummer vanuit het domein bibliotheek.be een webtoegang te realiseren tot hun lokale catalogus ten einde de gebruiker diensten en lokalisatie informatie aan te bieden. 3. Bibnet stelt alles in het werk om de koppeling op basis van de verkregen gegevens zo correct en maximaal mogelijk te maken. 4. De Bibliotheek behoudt de vermogensrechten op alle data die ze in het kader van deze overeenkomst heeft ingebracht of zal inbrengen in Open Vlacc. De Bibliotheek geeft aan Bibnet een beperkt gebruiksrecht op reproductie en openbaarmaking in functie van de doelstellingen zoals hierboven beschreven. Elk ander gebruik is niet toegestaan of is voorwerp van een afzonderlijke schriftelijke toestemming van de Bibliotheek. De Bibliotheek zal Bibnet vrijwaren tegen alle mogelijke vorderingen van derden die zich zouden verzetten tegen het uitoefenen van dit gebruiksrecht. 14. Overmacht 1. Gevallen van overmacht schorsen de uitvoering van de verbintenissen van partijen. Indien de schorsing meer dan 2 maanden duurt en voor zover niet voldaan wordt aan artikel 3b hierna, heeft iedere partij het recht, zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn, deze overeenkomst onmiddellijk te beëindigen d.m.v. een aangetekend schrijven. 2. Partijen komen overeen als overmacht te beschouwen iedere onoverkomelijk, onvoorzienbare gebeurtenis onafhankelijk van de wil van de partij, waardoor de nakoming van de verplichtingen in deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk worden verhinderd of beperkt. 3. De door de overmacht getroffen Partij zal voor de duur ervan vrijgesteld zijn van die contractuele verplichtingen waarvan de uitvoering rechtstreeks wordt verhinderd of beperkt door overmacht op voorwaarde echter dat de betrokken Partij: a) dadelijk de andere Partij op de hoogte brengt van de oorzaken van de overmacht; b) zijn best doet om dergelijke oorzaken van niet-uitvoering te vermijden of teniet te doen, voor zover de kosten hieraan verbonden niet in wanverhouding staan tot de inkomsten; en alle redelijke inspanningen neemt om de effecten van deze overmacht op de uitvoering van deze Overeenkomst tot een minimum te beperken; c) de uitvoering verder zetten zodra de oorzaken van overmacht worden weggenomen. 15. Beëindiging van de overeenkomst 1. Iedere partij kan de overeenkomst bovendien onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn beëindigen bij aangetekende brief, met duidelijke opgave van de reden(en) van opzegging, indien uitzonderlijke omstandigheden elke professionele samenwerking tussen partijen definitief onmogelijk maken dan wel indien de wederpartij op een ernstige of herhaalde wijze een inbreuk pleegt op de bepalingen van deze overeenkomst of een handeling stelt of gelast die getuigt van een gebrek aan goede trouw bij de uitvoering van de overeenkomst. 16. Slotbepalingen 1. Tenzij anders voorzien kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze overeenkomst schriftelijk gebeuren, dan wel langs elektronische weg indien de ontvangst daarvan door de wederpartij behoorlijk wordt bevestigd. 2. Partijen zullen de wederpartij onmiddellijk op de hoogte stellen van elke gebeurtenis en/of omstandigheid die gevolgen kan hebben voor de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van deze overeenkomst. 11 / 15 6 / 10

12 3. Partijen bevestigen te goeder trouw te hebben gehandeld bij het onderhandelen en het opstellen van deze overeenkomst, en hetzelfde principe respecteren bij de uitvoering ervan en om alle redelijke handelingen te stellen of stappen te ondernemen die nodig of nuttig zijn voor de uitvoering te goeder trouw van onderhavige overeenkomst. 4. De nietigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. 5. Deze overeenkomst vervangt voor de bedoelde werkingsjaren alle verbintenissen zoals opgenomen in de overeenkomsten van de voorgaande jaren tussen de Bibliotheek en Bibnet. 6. Partijen kunnen gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijziging daarin aanbrengen. Deze wijzigingen gelden pas als ze op schrift zijn gebracht en door beide partijen zijn ondertekend. Zij worden aan deze overeenkomst gehecht. 17. Toepasselijk recht 1. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht. 2. Partijen zullen zich beijveren om een eventueel geschil in der minne te regelen. Zo dit onmogelijk blijkt zal elk geschil betreffende de geldigheid, de uitlegging of de uitvoering van deze overeenkomst definitief beslecht worden door de rechtbanken van Brussel. 3. Betalingen in uitvoering van deze opdracht door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer gebeuren op het rekeningnummer : a. IBAN: BE b. BIC: GKCCBEBB van Stad Antwerpen c. Gewenste referentie: Open Vlacc d. adres voor mededelingen betreffende de betaling: Gie.Lerno@stad.antwerpen.be Opgemaakt te Brussel in twee exemplaren waarvan iedere partij verklaart een origineel ondertekend exemplaar te hebben ontvangen. Namens de Stad Antwerpen Roel Verhaert, stadssecretaris Bart De Wever Voorzitter van de gemeenteraad Namens Bibnet Jan Braeckman directeur Bibnet Herman Lauwers voorzitter Bibnet 12 / 15 7 / 10

13 Addendum bij de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en Bibnet vzw betreffende Open Vlacc In het licht van de samenwerkingsovereenkomst gaan de ondertekenende partijen aanvullend de engagementen aan zoals in dit addendum omschreven. De context waarin dit addendum tot stand komt en het doel ervan is in de samenwerkingsovereenkomst zelf omschreven (punt 3). 1. Werkplek en uitrusting personeel Bibnet 1. De Stad Antwerpen voorziet werkplek voor twee catalografen van Bibnet in De Kotter. De werkplek laat toe om de materialenstroom van diverse leveranciers te verwerken. 2. De Stad Antwerpen neemt de kosten voor de huisvesting op zich, behalve specifieke kosten ten laste van Bibnet zoals die verder in deze overeenkomst omschreven worden. 3. Bibnet volgt de huisafspraken van De Kotter, inclusief toegangscodes, afspraken rond gebruik van de lokalen, sluiten van de lokalen, toegangstijden, en andere. Het personeel van Bibnet sluit nooit af. 4. De Stad Antwerpen voorziet internettoegang via kabels. Bibnet kan hier wifi hub aan koppelen op eigen kosten. 5. De Stad Antwerpen voorziet bureaustoel, tafel, kast, boekenkarren en rekruimte voor de desbetreffende catalografen en de materiaalstroom die zij beheren. Bibnet is bereid een vergoeding te betalen indien extra boekenkarren moeten aangeschaft worden. De modaliteiten hiervan worden aanvullend bij dit addendum op schrift gesteld eens de situatie zich voordoet. 6. De catalografen van Bibnet kunnen gebruik maken van de keuken. 7. Bibnet voorziet zelf in de nodige computers en in toestellen en verbindingen voor telefoon (inclusief skype en gsm-abonnementen) voor het eigen personeel. 2. Organiseren van complementaire informatiestromen, fysieke materiaalstromen en werkprocessen 1. Bibnet en de bibliotheek Antwerpen tekenen complementaire materiaalstromen uit waarbij rekening gehouden wordt met de doelstelling van Bibnet rond het versnellen en verbreden van de catalografie in Open Vlacc, en met de doelstelling van de bibliotheek Antwerpen om de collectiewerkprocessen voortdurend te optimaliseren. 2. Beide partijen geven inzicht in elkaars werkprocessen, datastromen en systemen, met als doel de activiteiten zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Dit moet beide teams toelaten elkaar te ondersteunen met advies, of met effectieve invoer op piekmomenten. 3. De bibliotheek Antwerpen draagt in het project haar inhoudelijke expertise bij die daardoor ter beschikking komt voor de hele sector. De bibliotheek brengt haar expertise in vanuit dit sectorbrede perspectief. 4. Bibnet organiseert de formele samenwerking met de leveranciers van de materialen. 3. Vergoeding door Bibnet De aanmaak van catalografische beschrijvingen door de bibliotheek Antwerpen wordt vergoed door Bibnet tegen hetzelfde bedrag en aan dezelfde betalingsmodaliteiten zoals bepaald voor de variabele vergoeding in de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc (punten 7-9 en 11). 4. Personeelszaken 1. Bibnet en de stad Antwerpen behouden het volle werkgeversgezag met betrekking tot het personeel door hen tewerkgesteld. Elke organisatie stuurt zijn eigen personeel aan en is er verantwoordelijk voor. Het personeel valt ten volle onder het arbeidsregime van de organisatie die hem/haar tewerkstelt. 2. Bibnet engageert zich om in de arbeidsverhouding met de betrokken catalografen de huisregels van De Kotter te volgen. 13 / 15 8 / 10

14 5. Praktische organisatie en evaluatie van de samenwerking 1. Dagelijks is er overleg op de werkvloer tussen de twee teams naargelang de noodwendigheden. 2. Beide partijen engageren zich om actief en productief deel te nemen aan de Projectgroep en de Stuurgroep: Projectgroep: vast overleg tussen verantwoordelijken Bibnet/Bibliografisch Centrum en De Kotter, minimaal 1 keer per maand, met formeel punctueel verslag ter informatie van de stuurgroep. Voorwerp is de opvolging van de dagelijkse werking en evolutie van de concrete uitvoering van de taken en werkprocessen. Stuurgroep: overleg tussen de projectgroep aangevuld met de directie van Bibnet, de leidinggevende collectievorming van de bibliotheek en, naargelang de wens van de partijen, eventueel anderen, minimaal 1 keer per jaar. Voorwerp is de formele evaluatie van de samenwerking en alle beleidsaspecten van het project. 3. De stuurgroep stelt indicatoren op om de samenwerking te kunnen evalueren. Minstens hebben deze indicatoren betrekking op de snelheid van het maken van volwaardige beschrijvingen, de hoeveelheid volwaardige beschrijvingen die gemaakt kunnen worden door elke partner, de ingrepen in de werkprocessen van de Bibliotheek Antwerpen waardoor efficiënter kan gewerkt worden, de snelheid waarmee de collectie van de bibliotheek ter beschikking komt van de gebruikers, en de mate waarin de beschrijvingen worden gebruikt door andere bibliotheken. Op 1/1/2015 vindt aan de hand van de Open Vlacc statistieken een nulmeting plaats. 6. Rechten en bezitsvermeldingen Daar waar relevant en toepasselijk, zijn de bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc met betrekking tot rechten en bezitsvermeldingen (punten 12 en 13) overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum. 7. Overmacht De bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc met betrekking tot overmacht (punt 14) zijn overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum. 8. Duur en beëindiging van dit addendum 1. Dit addendum neemt een aanvang op 1 januari 2015 en loopt tot 31 december Het ophouden te bestaan van de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc heeft als dusdanig geen impact op het geldige voortbestaan van dit addendum, noch op de geldige toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum van bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst waar in dit addendum naar verwezen wordt, zolang de duur van dit addendum loopt en niet op rechtsgeldige wijze onderbroken is. 3. Als geen van de partijen ten minste zes maanden voor de beëindiging van dit addendum (of de eventuele verlenging ervan) aan de andere partij te kennen geeft dit addendum niet te willen verlengen, dan wordt de toepassing verlengd voor een periode die loopt tot het einde van het eerste jaar van een nieuwe beleidsperiode van de stad Antwerpen. Vanaf de eerste verlenging zullen de partijen dit addendum als hoofdovereenkomst construeren, terwijl de huidige samenwerkingsovereenkomst dan een addendum van (vernieuwbare) tweejaarlijkse duur wordt. 4. Iedere partij kan dit addendum bovendien onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn beëindigen bij aangetekende brief, met duidelijke opgave van de reden(en) van opzegging, indien uitzonderlijke omstandigheden elke professionele samenwerking tussen partijen definitief onmogelijk maken dan wel indien de wederpartij op een ernstige of herhaalde wijze een inbreuk pleegt op de bepalingen van deze overeenkomst of een handeling stelt of gelast die getuigt van een gebrek aan goede trouw bij de uitvoering van de overeenkomst. 9. Slotbepalingen 1. De slotbepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc (punt 16) zijn overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum. 14 / 15 9 / 10

15 2. De samenwerking omschreven in dit addendum is een overeenkomst die op zich los staat van particuliere overeenkomsten met leveranciers. Wel vormt de totstandkoming en handhaving van overeenkomsten tussen Bibnet en boekhandels en/of leveranciers inzake de levering van materialen een voorwaarde voor het van kracht worden en blijven van de regeling vervat in dit addendum. 10. Toepasselijk recht De bepalingen uit de samenwerkingsovereenkomst Open Vlacc met betrekking tot toepasselijk recht (punt 17) zijn overeenkomstig van toepassing in het kader van de uitvoering van dit addendum. Opgemaakt te Brussel op X/X/XX in twee exemplaren waarvan iedere partij verklaart een origineel ondertekend exemplaar te hebben ontvangen. Namens de Stad Antwerpen Voor de gemeenteraad Roel Verhaert, stadssecretaris Bart De Wever Voorzitter van de gemeenteraad Namens Bibnet Jan Braeckman directeur Bibnet Herman Lauwers voorzitter Bibnet 15 / / 10