gemeenteraad Besluit OPSCHRIFT Vergadering van 21 maart 2016 Besluit nummer: 2016_GR_00185

Transcriptie

1 gemeenteraad Besluit OPSCHRIFT Vergadering van 21 maart 2016 Besluit nummer: 2016_GR_00185 Onderwerp: Samenwerkingsovereenkomst 2016 over diensten die de Stad levert in het kader van Open Vlaamse Centrale Catalogus (VLACC) - Goedkeuring Beknopte samenvatting: Er wordt voorgesteld om de overeenkomst voor de periode 2016 tussen de Stad Gent en Bibnet vzw over de diensten die de stad levert in het kader van Open Vlaamse Centrale Catalogus (VLACC) goed te keuren. Het college vraagt hierover advies aan de Cultuurraad en de gemeenteraad wordt uitgenodigd van het advies van de Cultuurraad kennis te nemen alsook om de overeenkomst met Bibnet vzw goed te keuren. Bevoegd: Annelies Storms Bestemd voor: Commissie Cultuur, Sport en Feesten DE GEMEENTERAAD AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, 1. De beslissing wordt genomen op grond van: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2. Ingewonnen advies/adviezen: Cultuurraad Bijgevoegde bijlage(n): overeenkomst 1 van 12

2 Financiële bijlage (informatief) MOTIVERING In 2002 sloot de Stad Gent op basis van het gemeenteraadsbesluit van 24 juni 2002 een overeenkomst met het Vlaams Centrum voor Openbare Bibliotheken voor deelname van de Stedelijke Openbare Bibliotheek Gent aan de samenstelling van de Vlaamse Centrale Catalogus (VLACC). deze overeenkomst werd jaarlijks vernieuwd. Bibnet, de Stad Gent en andere invoerende partners hebben de gemeenschappelijke doelstelling om open Vlacc verder uit te bouwen tot een zo volledig mogelijk, actueel en kwaliteitsvol bibliografisch bestand. De partijen ijveren voor het optimaliseren (centralisering, standaardisering, verbetering van flexibiliteit, efficiëntie en snelheid van doorstromen) van de datainvoer, -onderhoud en -verrijking. Hiermee beogen ze positieve effecten op de bibliotheekorganisaties, op de collectievormingsprocessen, op publiekstoepassingen en op het draagvlak van bibliotheken bij het publiek. De overeenkomst strekt ertoe een regeling uit te werken betreffende de diensten die door de Stedelijke Openbare Bibliotheek worden geleverd aan Bibnet in het kader van de Open Vlaccsamenwerking ten behoeve van de openbare bibliotheeksector in Vlaanderen. De diensten zijn beschreven in de overeenkomst en bevatten onder meer: een vast takenpakket met betrekking tot het catalogusonderhoud en -uitbouw en een variabel takenpakket met betrekking tot de invoer van nieuwe titelbeschrijvingen. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een duur van 1 jaar, vanaf 1 januari 2016 en eindigend op 31 december Het bedrag dat de Stad Gent zal ontvangen voor deze dienstverlening voor 2016 is euro. De overeenkomst wordt ook voor advies voorgelegd aan de Cultuurraad in uitvoering van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, art. 55. Deze beslissing wordt genomen rekening houdend met volgende adviezen: Cultuurraad Gunstig advies Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen Beslist het volgende: BESLISSING 2 van 12

3 Artikel 1: Neemt kennis van het bij dit besluit gevoegde advies van de Cultuurraad over de overeenkomst 2016, te sluiten met Bibnet vzw, in het kader van de diensten die de Stad levert in het kader van de Open Vlaamse Centale Catalogus (VLACC). Artikel 2: Keurt goed de bij dit besluit gevoegde en er integraal deel van uitmakende overeenkomst 2016 tussen de Stad Gent en Bibnet vzw over diensten die de Stad levert in het kader van de Open Vlaamse Centrale Catalogus (VLACC) m.i.v. 1 januari BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Departement Cultuur, Sport en Vrije Tijd - Bibliotheek Dit besluit kadert in volgende activiteit: AC34084 Aanbieden van een universele, actuele, goed ontsloten en kwaliteitsvolle collectie Visum van de financieel beheerder: Het visum is niet van toepassing. Geen uitgaande kasstroom Financiële informatie: Voorgestelde uitgaven: NVT Verwachte ontvangsten: Budgetplaats Budgetpositie Subsidiecode MJP 2016 Totaal CAT.CAT EUR EUR BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT - overeenkomst 3 van 12

4 Overeenkomst Open Vlacc samenwerking Samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Gent en Bibnet vzw betreffende Open Vlacc 1. De ondergetekende partijen De stad Gent, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden mevrouw Annelies Storms, schepen van Cultuur, Toerisme en Evenementen en de heer Paul Teerlinck, stadssecretaris, hierna genoemd "de Bibliotheek"; en De vzw Bibnet, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder nummer , hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Herman Lauwers, voorzitter, en Jan Braeckman, directeur, hierna steeds genoemd 'Bibnet'; 2. Context waarbinnen deze overeenkomst tot stand komt De Vlaamse Centrale Catalogus, sinds 2007 Open Vlacc genoemd, omvat de titelbeschrijvingen uit de collecties van openbare bibliotheken, excerpten en de beschrijving van digitale bronnen waaronder een selectie van websites. De openbare bibliotheken van de steden Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en de Provinciale Bibliotheek Limburg hebben sinds 1987 in samenw.e rking gezorgd voor de kwalitatieve invoering van titelbeschrijvingen in de Vlaamse Centrale Catalogus en beschikken over unieke kennis en ervaring aangaande het invoeren van titelbeschrijvingen in het netwerkverband en het gebruik en de bijwerking van catalografische regels met betrekking tot de invoer in de centrale catalogus. Het invoeren kaderde tot 2001 in de decretale opdracht van deze steden als Centrale Openbare Bibliotheek en van 2001 tot 2008 kaderde het in de samenwerking tussen VCOB en deze steden als de Vlacc partners met de doelstelling de bovenlokale ondersteuning van de Vlaamse openbare bibliotheken door middel van het voorzien van bibliografische beschrijvingen. Bibnet is de organisatie van de Vlaamse overheid, opgericht in 2008, ter realisatie van de digitale bibliotheek en ter ondersteuning van het openbaar bibliotheekwerk, in eerste instantie door het ontwikkelen van een centrale catalogus en publiekstoepassingen en door het ter beschikking stellen van collectieve producten en diensten. De Vlaamse Overheid financiert via Bibnet Open Vlacc en dit omvat naast kostenposten zoals de systeemuitbating, licentie op het gebruik van muziekdata van de Centrale Discotheek van Rotterdam en de invoer en onderhoudstaken door de Vlacc partners, ook het centraal inzetten van gekwalificeerd personeel met als opdracht de Open Vlacc invoer te coordineren en te optimaliseren. Bibnet en bovengenoemde bibliotheken hebben de gemeenschappelijke doelstelling om Open Vlacc verder uit te bouwen tot een zo volledig mogelijk, actueel en kwaliteitsvol bibliografisch bestand. De partijen ijveren voor het optimaliseren (centralisering, standaardisering, verbetering van flexibiliteit, efficientie en snelheid van doorstromen) van de datainvoer, -onderhoud en -verrijking. Hiermee beogen ze positieve effecten op de bibliotheekorganisaties, op de collectievormingsprocessen, op publiekstoepassingen en op het draagvlak van bibliotheken bij het publiek. Bibnet en de openbare bibliotheken van de steden Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en de Provinciale Bibliotheek Limburg sloten hiertoe een samenwerkingsovereenkomst af met een werking van 2009 tot In 2013 sloten Bibnet en de genoemde partners een samenwerkingsovereenkomst van 2014 tot van 12

5 Overeenkomst Open Vlacc samenwerking 3. Voorwerp van de overeenkomst De partijen wensen de bestaande samenwerkingen verder te zetten, rekening houdend met eisen die voortspruiten uit een evoluerend bibliotheeklandschap: Open Vlacc is de basis voor de cataloguspresentatie van alle bibliotheken die participeren aan het project Bibliotheekportalen. In 2016 zullen alle openbare bibliotheken aangesloten zijn op Bibliotheekportalen; Open Vlacc is voor veel bibliotheken de basis voor de collectieverwerking/etikettering Er is steeds meer druk van bibliotheken om de beschrijvingen sneller te ontvangen (focus op snellere en vollediger catalografie door centraal een aantal taken op te nemen); De omvang en diversiteit van de te beschrijven collecties groeit voortdurend; In 2016 fuseert Bibnet met LOCUS en vormen ze een nieuwe organisatie met een focus op digitale dienstverlening aan bibliotheken en cultuurcentra, en digitale innovatie van beide sectoren. In 2017 eindigt de opdracht van de provincies inzake bibliotheken, met name de opdracht om provinciale bibliotheekssystemen uit te baten en te ontwikkelen. Dit zal een grote impact hebben op de volledige bibliotheeksector en Bibnet/LOCUS. In de loop van 2016 wil Bibnet/LOCUS de impact van de nieuwe situatie in 2017 op de samenwerking voor Open Vlacc, in samenspraak met alle partners, vertalen in een nieuwe overeenkomst voor Met de bijgestelde voorwaarden willen de partijen de bestaande samenwerking vastleggen in deze overeenkomst, voor Deze overeenkomst strekt er toe een regeling uit te werken betreffende de diensten die door de openbare bibliotheek van ondergetekende partij in het kader van de Open Vlacc samenwerking ten behoeve van de openbare bibliotheeksector in Vlaanderen warden geleverd aan Bibnet. Deze regeling is parallel met de samenwerkingsovereenkomsten die ook met Brugge, Brussel, Gent, Leuven en de Provinciale Bibliotheek Limburg afgesloten warden voor Duur 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een duur van 1 jaar, vanaf 1 januari 2016 en eindigend op 31 december Onderhavige overeenkomst kan worden verlengd mits schriftelijk akkoord van beide partijen v66r 1 november van het laatste werkingsjaar. S. Omschrijving van de diensten 1. De diensten betreffen het verzekeren van: Een vast takenpakket met betrekking tot het catalogusonderhoud en -uitbouw. B) Een variabel takenpakket met betrekking tot de invoer van nieuwe titelbeschrijvingen. A) 2. De diensten worden gerealiseerd volgens de bibliografische regelwerken en de vastgelegde procedures, normen en afspraken die in de werkgroepen warden vastgelegd. 3. De diensten betreffen alle materialen van de actuele collectie die door de Bibliotheek aan haar publiek worden aangeboden en ontsloten. Onder actuele collectie wordt bedoeld: collecties gepubliceerd in de laatste 10 jaar. 4. De inhoud van de respectievelijke takenpakketten wordt bepaald in overleg met de werkgroepen en tussen de respectievelijke verantwoordelijken van de betreffende organisaties en Bibnet. De invulling van de betrokkenheid van de partners kan evolueren met de inzet op de creatie van meerwaarde en Bibnet ziet toe op de gelijkwaardige verdeling van de inzet. 5. Het vast takenpakket wordt uitgedrukt in aandelen VTE (eenheidsprijs euro) en omvat minstens: a. De inhoudelijke opvolging van de invoer, ook door derden, van de bibliografische beschrijvingen, inclusief de ontsluiting, en in het bijzonder van alle aanwinsten en het aanpassen en bijstellen van de referentiebestanden (Authority beheer en kwaliteitsbewaking). b. De bewaarplicht en leveringsplicht van de tijdschrifttitels en -artikelen voor de geexcerpeerde tijdschriften. c. De actieve deelname aan de werkgroepen in functie van het maken en bespreken van voorstellen voor de kwaliteitsverbetering van de catalogus en de werking {13 werkgroepen/jaar) en deelname aan de elektronische fora. 5 van 122/7

6 6 van 12

7 7 van 12

8 8 van 12

9 Overeenkomst Open Vlacc samenwerking 14. Beeindiging van de overeenkomst 1. ledere partij kan de overeenkomst bovendien onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn beeindigen bij aangetekende brief, met duidelijke opgave van de reden(en) van opzegging, indien uitzonderlijke omstandigheden elke professionele samenwerking tussen partijen definitief onmogelijk maken dan wel indien de wederpartij op een ernstige of herhaalde wijze een inbreuk pleegt op de bepalingen van deze overeenkomst of een handeling stelt of gelast die getuigt van een gebrek aan goede trouw bij de uitvoering van de overeenkomst. 15. Slotbepalingen 1. Tenzij anders voorzien kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze overeenkomst schriftelijk gebeuren, dan wel langs elektronische weg indien de ontvangst daarvan door de wederpartij behoorlijk wordt bevestigd. 2. Partijen zullen de wederpartij onmiddellijk op de hoogte stellen van elke gebeurtenis en/of omstandigheid die gevolgen kan hebben voor de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van deze overeenkomst. 3. Partijen bevestigen te goeder trouw te hebben gehandeld bij het onderhandelen en het opstellen van deze overeenkomst, en hetzelfde principe respecteren bij de uitvoering ervan en om alle redelijke handelingen te stelfen of stappen te ondernemen die nodig of nuttig zijn voor de uitvoering te goeder trouw van onderhavige overeenkomst. 4. De nietigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. 5. Deze overeenkomst vervangt voor de bedoelde werkingsjaren alle verbintenissen zoals opgenomen in de overeenkomsten van de voorgaande jaren tussen de Bibliotheek en Bibnet. 6. Partijen kunnen gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijziging daarin aanbrengen. Deze wijzigingen gelden pas als ze op sch rift zijn gebracht en door beide partijen zijn ondertekend. Zij worden aan deze overeenkomst gehecht. 16. Toepasselijk recht 1. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht. 2. Partijen zullen zich beijveren om een eventueel geschil in der minne te regelen. Zo dit onmogelijk blijkt zal elk geschil betreffende de geldigheid, de uitlegging of de uitvoering van deze overeenkomst definitief beslecht worden door de rechtbanken van Brussel. 3. Betalingen in uitvoering van deze opdracht door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer gebeuren op het rekeningnummer a. IBAN: BE b. BIC: GKCC BE BB c. Gewenste referentie: Open Vlacc 2016 d. adres voor mededelingen betreffende de betaling: Opgemaakt te Brussel in twee exemplaren waarvan iedere partij verklaart een origineel ondertekend exemplaar te hebben ontvangen. Datum: Datum: Voor de burgemeester (bij delegatiebesluit van 16/06/2014) Paul Teerlinck stadssecreta ris Annelies Storms schepen van Cultuur, Toerisme en Evenementen 9 van 12617

10 10 van 12

11 11 van 12

12 STEMMING Aangenomen door de gemeenteraad in openbare vergadering van 21 maart 2016: Met unanimiteit 12 van 12