CONCEPT BASISBEGROTING SERVICECENTRUM DRECHTSTEDEN 2008 VERSIE 6.2

Transcriptie

1 CONCEPT BASISBEGROTING SERVICECENTRUM DRECHTSTEDEN 2008 VERSIE 6.2 Dordrecht, 4 oktober 2007

2 CONCEPT BASISBEGROTING SCD 2008 VERSIE 6.2 INHOUD Blz. 1. INLEIDING ACHTERGROND EN CONTEXT OPBOUW UITGANGSPUNTEN AFBAKENING BEGROTINGSTECHNISCHE EN INHOUDELIJKE UITGANGSPUNTEN TOELICHTING OP DE BEGROTING (LASTEN) PERSONELE KOSTEN MATERIËLE KOSTEN KAPITAALLASTEN ONVOORZIEN SAMENVATTING TOELICHTING OP DE BEGROTING (BATEN) INLEIDING ACTUALISERING VAN DE VERDEELSLEUTEL TOEPASSING VAN DE VERDEELSLEUTEL FINANCIERING... 20

3 1. INLEIDING 1.1 ACHTERGROND EN CONTEXT Met ingang van 1 januari 2008 wordt het Service Centrum Drechtsteden (SCD) operationeel. Inmiddels is besloten afzonderlijk organisatie-onderdelen te vormen voor de BelastingDienst Drechtsteden (BDD) en het Sociaal Geografisch Bureau (SGB) SCD, BDD en SGB worden onderdeel van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD). Per 1 januari 2008 heeft GRD dan zeven dochters: 1. Bureau Drechtsteden (BDS) 2. Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) 3. Bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten (BLVS) 4. Ingenieurs Bureau Drechtsteden (IBD) 5. Service Centrum Drechtsteden (SCD) 6. Belasting Dienst Drechtsteden (BDD) 7. Sociaal Geografisch Bureau (SGB) Om te kunnen functioneren moeten SCD, BDD en SGB financiële middelen hebben. Hiertoe wordt een begroting van lasten en baten opgesteld, die in december 2007 als programmabegroting door de Drechtraad wordt vastgesteld. Met de vaststelling van de begroting op programmaniveau geeft de Drechtraad invulling aan zijn budget- en allocatierecht, overeenkomstig de bepalingen in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Gezien de structuur van de programmabegroting van de GRD worden met de komst van SCD, BDD en SGB drie programma s aan de begroting toegevoegd: programma SCD, programma BDD en programma SGB. Aangezien de primaire begroting voor 2008 van de GRD in juni 2007 is vastgesteld, vindt de inbreng van deze nieuwe programma s plaats in de vorm van een begrotingswijziging. Gezien het karakter van begrotingswijziging worden nu geen meerjarenramingen toegevoegd. Voor 2008 zullen voor de programma s SCD, BDD en SGB geen productramingen worden gemaakt. Mogelijk vindt dat wel plaats bij het opstellen van de begroting Binnen de GRD kent alleen het programma SDD momenteel productramingen. Inbrengen van de begroting voor het programma SCD, heeft de volgende consequenties voor de andere GRD-programma s: Het afzonderlijke programma voor het LoopbaanCentrum Drechtsteden komt te vervallen. In 2007 maakt het LCD organisatorisch nog deel uit van Bureau Drechtsteden. In 2008 is het LCD onderdeel van het SCD, en is er geen reden meer het afzonderlijke programma te handhaven. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

4 Een beperkt aantal taken en daarmee formatieplaatsen gaat per 1 januari 2008 over van BDS en de SDD naar het SCD, zodat de kosten van de desbetreffende programma s enigszins zullen dalen. Met de komst van SCD, BDD en SGB zullen de control-taken en daarmee samenhangende kosten op GRD-concern niveau toenemen. Momenteel zijn deze kosten onderdeel van het programma Bestuur en worden ze gefinancieerd uit de algemene inwonerbijdrage. In 2008 worden ze aan de aan de GRD-dochters belast via een tarief van 470 per formatieplaats. In 2008 nemen de GRD-dochters het basispakket dienstverlening af van het SCD. De kosten van die dienstverlening zullen daarmee wijzigen, in de primaire begroting zijn die kosten nog gebaseerd op de dienstverlening door Stafdiensten Dordrecht. In 2008 nemen bureau Drechtsteden, SGB en BLVS diensten op het terrein van sectorcontrol af van het SCD. In de primaire begroting zitten deze kosten nog onder bureau Drechtsteden resp. dienstverlening door Stafdiensten Dordrecht. Deze consequenties van de komst van het SCD voor de andere GRDprogramma s zijn, met uitzondering van de bijdrage aan concerncontrol, niet in de begroting van het SCD terug te vinden. Ze worden wel meegenomen bij de begrotingswijzigingen voor de GRD als geheel, die in december 2007, danwel in maart 2008 door de Drechtraad zal worden vastgesteld. Na bestuurlijke vaststelling wordt de begroting voor SCD, verder gedetailleerd naar een zogenaamde beheersbegroting. Daarbij worden op het niveau van individuele kostenplaatsen en kostensoorten de werkbudgetten vastgesteld en in het financiële systeem vastgelegd. De indeling van de beheersbegroting volgt de principes die daarvoor binnen de GRD zijn vastgesteld. Uitwerken van de beheersbegroting valt onder de verantwoordelijkheid van de GRD-organisatie. 1.2 OPBOUW Dit begrotingsdocument is als volgt opgebouwd. Gestart wordt, in hoofdstuk 2, met het weergeven van de uitgangspunten voor de begroting. In hoofdstuk 3 komt aan de orde, welke onderdelen de begroting kent en geven we per onderdeel aan, wat en welke kosten er onder wordt verstaan. In hoofdstuk 4 worden de geactualiseerde verdeelsleutel en de financiële gevolgen voor de deelnemende organisaties weergegeven. Ten slotte wordt in hoofdstuk5 de financiering uiteengezet. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

5 2. UITGANGSPUNTEN Bij het opstellen van de begroting wordt een aantal uitgangspunten gehanteerd. De uitgangspunten hebben betrekking op de afbakening van de scope van de begroting, de gedachten achter de totstandkoming van bepaalde elementen en bedragen in de begroting, maar ook uitgangspunten die betrekking hebben op de SCD-interne bedrijfsvoering. Wij geven de gehanteerde uitgangspunten hieronder puntsgewijs weer. 2.1 AFBAKENING In deze begroting zijn de volgende onderdelen buiten beschouwing gelaten: 1. De proceskosten/projectkosten die de GRD maakt voor de realisatie van het SCD. 2. De effecten van de compensatieregeling voor Papendracht en Zuid Holland Zuid op de verdeling van de bijdragen van de deelnemers. 3. De kosten en baten van het aanbieden van de pluspakketten. Op basis van nog te maken afspraken over de samenstelling, kosten en afname van de pluspakketten worden deze in een later stadium in de begroting opgenomen. 4. De effecten van de kredietaanvragen voor clusters I en II van het I&Aprogramma (de kredietaanvraag van 2,5 miljoen voor cluster IV is wel verwerkt). Gezien deze beperkingen heeft deze begroting het karakter van een basisbegroting. Zodra er besluitvorming heeft plaats gevonden over deze onderdelen worden hiervoor voor zover nodig begrotingswijzigingen voorbereid en in de basisbegroting verwerkt. 2.2 BEGROTINGSTECHNISCHE EN INHOUDELIJKE UITGANGSPUNTEN 5. Uitgangspunt is een sluitende begroting. Geen rekening wordt gehouden met toevoegingen of onttrekkingen aan reserves. 6. De begroting heeft een 12-maands basis. Indien onderdelen van het SCD later starten dan op 1 januari 2008, worden de effecten van die latere start via een begrotingswijziging verwerkt. 7. Formatie. In het Bestuursplan is een formatieomvang van 426,7 fte gebruikt, maar in deze begroting wordt uitgegaan van een formatieomvang van het SCD van 347,8 formatieplaatsen per 1 januari Dit verschil heeft de volgende oorzaken: De gemeente Dordrecht neemt extra communicatie af in het basispakket. Dit leidt tot een vermeerdering van 14,0 formatieplaatsen. De deelprocessen gebouwbeheer/schoonmaak, restauratieve voorzieningen en beveiliging/bodes worden niet geheel door het SCD zelf Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

6 uitgevoerd, maar wordt voor een groot deel ingehuurd. Dit leidt tot een vermindering van de normformatie van 35,0 plaatsen. Het hoofdproces Belastingen wordt niet in het SCD maar in een aparte organisatie ondergebracht, het BDD. In de formatienorm was voor Belastingen 43,3 fte opgenomen, hetgeen betekent dat de formatie voor het SCD dienovereenkomstig moet worden verminderd. Het Sociaal Geografisch Bureau wordt een zelfstandig organisatieonderdeel. In het Bestuurplan was voor het SGB 14,6 fte opgenomen; de formatie van het SGB is met dit aantal verminderd. 8. Indexering. Het Bestuursplan is gebaseerd op prijspeil Uitgegaan wordt van de indexering loonkosten, zoals deze door de GRD wordt gehanteerd. Deze indexering komt voor (twee jaren) uit op 7,0%. Voor materiële kosten wordt een indexering van 3,35% gehanteerd ( ). 9. Het budget voor vorming en opleiding is structureel 2% van de loonsom. Maar voor de opstartfase van het SCD, , wordt in de begroting rekening gehouden met extra budget voor vorming en opleiding van 1%. Dit extra budget wordt via de post onvoorzien in de begroting verwerkt. 10. Formatiebasis voor de begroting. Als algemeen principe wordt gehanteerd dat de SCD-begroting van jaar T wordt gebaseerd op de formatieaantallen per 1 januari van T-1. De deelnemersbijdrage voor de dienstverlening van het SCD in 2008 geschiedt derhalve op basis van de formatieaantallen per 1 januari 2007 van de klanten op het niveau van de organisatie (rechtspersoon). Bij wijze van uitzondering wordt voor de berekening van de deelnemersbijdrage in de begroting 2008 echter ook rekening gehouden met de overgang in de loop van 2007 van de gemeente Dordrecht naar de regio ZHZ van de Brandweer en afdeling Bouwen. Om de bijdrage van de GR Drechtsteden aan het SCD te kunnen bepalen is ook rekening gehouden met het feit dat de formaties van de BDD en het SGB per onderdeel vormen van de GRD-organisatie. 11. De kapitaallasten van tijdelijke of oude systemen, p.c. s en meubilair en dergelijke wordt niet overgenomen in de begroting SCD De restwaarden van deze investeringen worden in de moederorganisaties in het jaar 2007 versneld afgeschreven en behoren tot de transitiekosten van de moederorganisaties. 12. De boekwaarde (en dus kapitaallasten) van systemen en applicaties die voortvloeien uit de kernbeslissingen als opgenomen in het Bestuursplan worden ook niet meegenomen in de begroting. In het Bestuursplan ligt vast dat het SCD geen boekwaarden overneemt van de gemeenten, daarom is versnelde afschrijving bij alle gemeenten ook meegenomen in de Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

7 transitiekosten (als desintegratiekosten). Kapitaallasten worden alleen voor nieuwe investeringen door het SCD opgenomen In de quick scan rapportage (juni 2006) is een gemiddelde bruto loonsom (inclusief werkgeverslasten, maar exclusief opleidingskosten, verplaatsingskosten en afdelingsuitjes) van gehanteerd. Dit voor inflatie en loonontwikkelingen te corrigeren bedrag is ook uitgangspunt voor deze begroting geweest. Inmiddels is een berekening van de werkelijke te verwachten loonsom gemaakt op basis van formatieve omvang en indicatieve inschaling volgens het O&F rapport. 14. De kosten van inkoopcontracten ten behoeve van de klantorganisaties (aanschaf printpapier etc.) kunnen via raamcontracten geregisseerd worden door het SCD, maar zullen dan direct door de leverancier bij de klantorganisaties in rekening worden gebracht. De kosten van deze goederen zijn derhalve geen onderdeel zijn van deze begroting. Verderop in dit document wordt aangegeven, welke kosten wel en niet in deze begroting zijn opgenomen. 15. Er wordt door de moederorganisaties geen huur voor het gebruik van kantoorruimte voor de decentraal aan te bieden dienstverlening aan het SCD doorbelast. Wel komen de inrichtingskosten van de decentrale servicebalies terug in deze begroting via de kapitaallasten van het SCD. 16. Managementinformatie ten behoeve van interne doorberekeningen binnen de klantorganisaties. Het SCD genereert managementinformatie op het niveau van de integrale klantorganisaties. Het SCD levert daarnaast, indien gewenst, informatie omtrent de waarden van de verdeelsleutels ten behoeve van de interne verrekeningen binnen de klantorganisaties. Nadere afspraken over de aard en specificatie van deze gegevens worden met de klant gemaakt. 17. Omvang beleids-/adviesdiensten. De beleids-/adviesclusters maken een jaarplan waarin klanten een trekkingsrecht naar rato van hun bijdrage in de kosten van het SCD krijgen met betrekking tot het aantal adviesuren. Er vinden alleen verrekeningen plaats indien het aldus overeengekomen aantal adviesuren met meer dan 5% wordt overschreden, en indien die overschrijding niet past binnen de bij het SCD totaal beschikbare capaciteit. Als norm voor de declarabele / productieve tijd van de medewerkers van het SCD geldt uren per fte. 1 Slechts indien het SCD beslist dat overname van systemen of applicaties die verband houden met de kernbeslissingen bedrijfseconomisch gezien profijtelijk is voor het SCD kan hiertoe worden overgegaan. Hiervoor is een aantal spelregels opgesteld Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

8 3. TOELICHTING OP DE BEGROTING (LASTEN) In dit hoofdstuk geven wij aan, welke elementen de begroting bevat, hoe de kosten zijn opgebouwd en waarop deze gebaseerd zijn. Deze begroting vormt een actualisatie van het financiële kader voor het Service Centrum Drechtsteden (SCD), zoals deze in het Bestuursplan is aangegeven. Sinds de vaststelling van het Bestuursplan zijn verschillende besluiten genomen, die gevolgen hebben voor het financiële kader voor het SCD. In dit document worden de financiële kaders voor het SCD nader uitgewerkt. Waar nodig, gebaseerd op normen, waar mogelijk, gebaseerd op reële verwachtingen, presenteren wij een op basis van de huidige inzichten realistische begroting voor het SCD. In deze begroting wordt onderscheid gemaakt in de volgende kostensoorten: Personele kosten Materiële kosten Kapitaallasten In het volgende wordt aangegeven, wat tot iedere kostensoort wordt gerekend (en wat niet). 3.1 PERSONELE KOSTEN Het betreft hierbij de personele kosten die worden gemaakt om de dienstverlening aan de klanten te kunnen realiseren, maar ook voor de eigen ondersteuning van het SCD. Tot de personele kosten behoren de salarislasten, de kosten voor vorming en opleiding en de overige personele kosten. Ook de kosten voor inhuur extern personeel komt in deze categorie aan de orde Salarislasten In de quick scan rapportage is uitgegaan van gemiddelde salariskosten per formatieplaats van , prijspeil Geïndexeerd volgens de uitgangspunten (7% over twee jaren) is dat per formatieplaats voor Op basis van het O&F-rapport (versie 1.0) en de bijbehorende indicatieve salarisschalen zijn de te verwachten salariskosten voor het functiegebouw berekend, uitgaande van de maximumbedragen per salarisschaal. Dit levert gemiddelde salariskosten op van per formatieplaats. Rekening wordt gehouden met een kostenopslag van 3% zodat de salarislasten per fte uitkomen op Dit is dus goed in lijn met de uitgangspunten van de quickscan. Dit laatste bedrag wordt gehanteerd in deze begroting. Met het maximum van de schaal wordt gerekend, om ook dekking te krijgen voor de reiskosten woon-werkverkeer. De genoemde 3 % opslag is voor garantiebepalingen (waarbij medewerkers hoger zijn ingeschaald dat de functionele schaal), verplaatsingskosten, toeslagen, incentives en overwerk. Het percentage van 3% is mede gebaseerd op de erva- Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

9 ringen bij de SDD. De verwachting is dat deze opslag op de langere termijn kan worden verlaagd Vorming en opleiding Zoals in de uitgangspunten is aangegeven, is de gehanteerde norm voor de kosten van opleiding en vorming 2% van de salarislasten. Op basis van het hiervoor genoemde bedrag van komt dit neer op per formatieplaats. Verwacht mag worden dat de SCD de eerste jaren een extra opleidingsbehoefte kent. Conform de uitgangpunten wordt rekening gehouden met extra budget voor vorming en opleiding van 1% van de salarislasten, hetgeen neerkomt op 533 per formatieplaats. Deze extra opleidingskosten worden ten laste gebracht van de post onvoorzien Overige personele kosten Onder de overige personele kosten vallen de kosten van: Activiteiten personeel (bijvoorbeeld afdelingsuitjes) Ondernemingsraad Klachten-/bezwarencommissies Introductiebijeenkomsten Arbo/ bedrijfsgezondheidszorg Nieuwjaarsreceptie Kerstpakketten Werving en selectie Personeelsverzekeringen (rechtsbijstand, aansprakelijkheid, ongevallen). Onder de overige personele kosten vallen niet: De werkgeversbijdrage aan de kinderopvang. Deze bijdrage loopt met ingang van 1 januari 2007 via de WW-premie. De verplaatsingskosten. Deze zijn opgenomen in de 3% opslag bij de salarislasten De reis- en verblijfkosten van dienstreizen. Deze zijn opgenomen in de algemene afdelingskosten De overige personele kosten worden in totaal begroot op 650 per formatieplaats. Dit bedrag is gebaseerd reële verwachtingen 2. 2 Bron: Gemeente Dordrecht, Stafdiensten. Bedrag is geëxtrapoleerd naar de totale klantpopulatie. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

10 3.1.4 Kosten inhuur personeel derden Het budget voor inhuur personeel is gebaseerd op een analyse van de in te huren diensten op het gebied van gebouwbeheer/schoonmaak, restauratieve voorzieningen en beveiliging/bodes. Het gaat hierbij om de dienstverlening op deze gebieden voor het SCD zelf en aan alle klantorganisaties. Voor deze drie deelprocessen gezamenlijk is in de quick scan rapportage 60 fte in de formatie van het SCD opgenomen. Thans is duidelijk, dat het niet aannemelijk is dat het SCD deze taken in zijn geheel zelf gaat uitvoeren, maar dat deze deelprocessen door derden worden uitgevoerd. Op basis van de oorspronkelijke normstelling, in combinatie met een recente inventarisatie van inhuurbedragen is bepaald, dat voor de uitvoering van de genoemde deelprocessen in totaal 25 fte eigen personeel van het SCD wordt ingezet en dat de rest wordt ingehuurd. Op de totale formatie van het SCD wordt derhalve 35 fte in mindering gebracht. Dit komt wel weer terug in de begroting als inhuurbudget. Dit inhuurbudget komt overeen met een bedrag van 35 fte, vermenigvuldigd met de hiervoor genoemde norm voor de gemiddelde loonsom van , totaal een bedrag van 1,87 miljoen. Het inhuurbudget wordt voorlopig begroot als onderdeel van de personele kosten van het SCD omdat daarmee de lijn van de quick scan rapportage wordt voortgezet. Het ligt echter in de rede om deze post in een later stadium in het kader van een begrotingswijziging bij de materiële kosten op te nemen Rekenformatie In het Bestuursplan is een formatieomvang van 426,7 fte gebruikt, maar er zijn de volgende aanpassingen op deze formatieomvang aangebracht: De gemeente Dordrecht neemt binnen het basispakket additionele communicatiediensten af van het SCD. Hiervoor is 14,0 fte extra nodig. Het hoofdproces Belastingen wordt niet in het SCD maar in een aparte organisatie ondergebracht, de BDD. In de formatienorm was voor Belastingen 43,3 fte opgenomen. Het Sociaal Geografisch Bureau wordt een zelfstandig organisatieonderdeel. In het Bestuursplan was voor het SGB 14,6 fte opgenomen; de formatie van het SGB is met dit aantal verminderd. De deelprocessen gebouwbeheer/schoonmaak, restauratieve voorzieningen en beveiliging/bodes worden niet geheel door het SCD zelf uitgevoerd, maar wordt voor een groot deel ingehuurd. Dit leidt tot een vermindering van de normformatie van 35,0 fte (zie vorige paragraaf). Daarmee komt het totaal van de eigen formatie van het SCD op 347,8 formatieplaatsen. Dit formatieaantal wordt gehanteerd voor de berekening van de personeelsgerelateerde kosten. Voor de materiële kosten en kapitaallasten wordt een rekenformatie van 365,3 gehanteerd. Hierbij is er van uitgegaan dat de helft van het ingehuurde personeel gebruik maakt van de faciliteiten van het SCD. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

11 3.1.6 Samenvatting personele kosten Op basis van het bovenstaande, worden de personele kosten van het SCD geraamd op totaal 20,9 miljoen. Deze kosten zijn als volgt opgebouwd: Tabel 1. Samenvatting personele kosten Onderdeel Bedrag per fte Fte Totaal (x 1.000) Salarislasten 347, Ingehuurd personeel 35, Vorming en opleiding ,8 371 Overige personele lasten ,8 226 Totaal MATERIËLE KOSTEN In deze begroting zijn voor de materiële kosten opgenomen de kosten die het SCD voor zichzelf maakt. De materiële kosten hebben dus alleen betrekking op het in operatie zijn van het eigen apparaat van het SCD. Deze materiële budgetten kunnen derhalve binnen de klantorganisaties naar rato van het vertrekkend personeel worden verminderd. Op één onderdeel geldt een uitzondering op deze regel. In paragraaf is een aantal materiele kosten opgenomen die zo noodzakelijkerwijze samenhangen met dienstverlening door het SCD en dat deze de kosten van de gehele klantorganisaties omvatten. Deze materiële budgetten kunnen derhalve niet alleen voor het aandeel van het naar het SCD vertrekkend personeel maar in zijn geheel bij de klantorganisaties vervallen. Overigens zal een aantal goederen en diensten voor de klantorganisaties, vermoedelijk via of onder regie van het SCD worden aangeschaft. Deze zullen dan rechtstreeks bij de klantorganisaties in rekening worden gebracht, en lopen niet via de SCD-begroting. De materiële kosten in deze begroting omvatten de volgende posten: Kosten van huisvesting en gebouwinrichting van het SCD De gebruiks- en verbruikskosten van het SCD Algemene organisatie- en apparaatskosten van het SCD Overige apparaatskosten van het SCD Specifieke materiële lasten ten behoeve van het SCD èn de dienstverlening voor de klanten. Hierna gaan wij kort in op ieder onderdeel. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

12 3.2.1 Huisvesting en gebouwinrichting De huisvestingslasten worden bij de GRD verzameld en vervolgens aan de dochters doorbelast via een bedrag per formatieplaats. De huisvestingslasten komen dus terug als één bedrag in de SCD-begroting, maar dit bedrag is als volgt opgebouwd: (Kale) huur: betreft gebouw Hellingen, Dienstengebouw, Regiokantoor, gemeentehuis Sliedrecht (BDD) en het gemeentehuis Zwijndrecht (SGB) Kapitaallasten: betreft gebouw Hellingen, Dienstengebouw en het Regiokantoor. Kosten voor jaarlijks beheer en onderhoud: bouwkundig onderhoud, onderhoud installaties (beveiligingsinstallatie, klimaatbeheersing, liften), beheerkosten. Dit betreft met name uitbestedingscontracten. De totale huisvestingskosten van de GRD-dochters bedragen ongeveer 2,0 miljoen. Bij 829 fte in de GRD (SCD 365, SDD 294, IBD 75, BDS 23, BDD 56, SGB 15) komt het gemiddelde tarief per fte op Naast de kale huisvesting van het SCD worden kosten gemaakt voor de inrichting van de gebouwen. Er is een kredietaanvraag van 4,0 miljoen ingediend voor de inrichting van de vier gebouwen waarin het SCD, het SGB en de BDD, gehuisvest worden. De jaarlijkse kapitaallasten voor deze investering ( ) worden door de GRD aan de dochters SCD, BDD en SGB doorbelast via een bedrag per formatieplaats van De kosten voor gebouwinrichting komen dus als één bedrag bij de materiële lasten terug in de SCDbegroting. Dit bedrag dekt de volgende onderdelen: Inventaris (meubilair, voorzieningen) Interieur (scheidingswanden, verlichting) ICT-voorzieningen (werkplekinrichting, inclusief personal computers) Telefooncentrale Programmamanagement Onvoorzien Daarmee komt het totaal van de huisvestingslasten voor het SCD op per formatieplaats. Bij hantering van de genoemde bedragen per fte en een rekenformatie van 365,3 fte, komen totale huisvestingslasten voor het SCD op 1,35 miljoen. 3 Bij het bepalen van de kapitaallasten wordt aangesloten bij de regels die hiervoor worden gehanteerd binnen de GRD. Conform de bestendige gedragslijn binnen de GR Drechtsteden worden de investeringslasten als volgt afgeschreven: inventaris 15 jaar, technische infrastructuur 10 jaar, hard- en software 5 jaar, onvoorzien 5 jaar. Dit gebeurt op basis van annuïteit bij een rekenrente van 5%. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

13 3.2.2 Gebruiks- en verbruikskosten van het SCD Naast de huisvestingslasten worden de hiermee samenhangende gebruiks- en verbruikskosten geraamd. Het betreft de volgende kosten: Belastingen en heffingen (bv OZB voor de SCD gebouwen) Energie en water Onderhoud drankenautomaten Sanitaire voorzieningen Verzekeringen Deze kosten worden in totaal begroot op 480 per formatieplaats. Dit bedrag is gebaseerd op reële verwachtingen 4. Bij een rekenformatie van 365,3 fte is het totaalbedrag in de begroting Algemene organisatie- en apparaatskosten. Onder de algemene organisatiekosten vallen de volgende posten: Representatie Abonnementen en lidmaatschappen Kantoorartikelen Accountantskosten Betalingsverkeer (materiële component) Bijdrage concernkosten GRD Reis- en verblijfkosten dienstreizen Hiervoor wordt gerekend met per formatieplaats. Bij een rekenformatie van 365,3 fte is het totaalbedrag in de begroting afgerond Overige apparaatskosten Dit betreft de volgende posten: Drukwerk, kopiëren en printen Frankeerkosten Telefoonkosten (variabele kosten zoals telefoontikken) Doorberekende kosten I&A-projecten en migratie GRD Voor de realisatie van I&A-projecten en migraties (de zgn. Cluster IV projecten) die ten doel hebben het SCD als organisatie te kunnen laten functioneren is een kredietaanvraag ingediend voor een bedrag van 2,5 miljoen. De jaarlijkse kapitaallasten voor deze investering ( ) worden door de GRD aan de 4 Bron: Vastgoedbedrijf Dordrecht, geëxtrapoleerd naar de totale klantpopulatie. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

14 dochters SCD en BDD doorbelast via een bedrag per fte van Deze kosten komen dus als één bedrag bij de materiële lasten terug in de SCDbegroting. Dit bedrag dekt de volgende onderdelen: Aanschaf en implementatie applicaties Backfall-voorzieningen Onvoorzien De totale overige apparaatskosten worden daarmee geraamd op per formatieplaats. Dit bedrag is deels gebaseerd op een ïndexering en extrapolatie van de gehanteerde norm per fte van de SDD (zoals toegepast in de quick scan rapportage). Bij een rekenformatie van 365,3 fte is het totaalbedrag in de begroting 1,12 miljoen Specifieke materiële lasten Het gaat hierbij om de kosten die de SCD niet alleen voor de eigen bedrijfsvoering, maar noodzakelijkerwijze ook moet maken om de dienstverlening voor haar klanten te kunnen uitvoeren. Het gaat hierbij om de volgende posten: Productie en onderhoud salarissysteem Productie en onderhoud financieel systeem Helpdesk, materialen en gereedschappen Internet/dataverkeer Unix- en novellbeheer Ingekochte trajecten door het Loopbaancentrum In totaal wordt voor deze dienstverlening een bedrag geraamd van 1,85 miljoen. Dit bedrag is gebaseerd op de begroting van de gemeente Dordrecht, geextrapoleerd naar het klantenbestand van de Drechtsteden. Bij deze specifieke materiële lasten moet worden aangetekend, dat enkele onderdelen ervan slechts voor het SCD-deel in de quick scan rapportage en het Bestuursplan waren opgenomen, terwijl deze nu voor de gehele klantorganisaties worden meegenomen Samenvatting materiële lasten Op basis van het bovenstaande, worden de materiële lasten van het SCD geraamd op totaal 4,9 miljoen. Deze kosten zijn als volgt opgebouwd: Tabel 2. Samenvatting materiële lasten 5 Bij het bepalen van de kapitaallasten wordt aangesloten bij de regels die hiervoor worden gehanteerd binnen de GRD. Conform de bestendige gedragslijn binnen de GR Drechtsteden worden de investeringslasten als volgt afgeschreven: inventaris 15 jaar, technische infrastructuur 10 jaar, hard- en software 5 jaar, onvoorzien 5 jaar. Dit gebeurt op basis van annuïteit bij een rekenrente van 5%. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

15 Onderdeel Bedrag per fte Fte Totaal (x 1.000) Huisvesting en gebouwinrichting , De gebruiks- en verbruikskosten van het SCD ,3 175 Algemene organisatie- en apparaatskosten ,3 427 Overige apparaatskosten , Specifieke materiële lasten tbv dienstverlening klanten Totaal KAPITAALLASTEN In deze conceptbegroting zijn geen kapitaallasten opgenomen. De kapitaallasten die volgen uit de kredietaanvragen voor gebouwinrichting en I&A-projecten en migratie worden bij de GRD verzameld en doorberekend naar de GRD dochters SCD en BDD via een bedrag per formatieplaats. 3.4 ONVOORZIEN In het Bestuursplan is een bedrag voor onvoorzien opgenomen van 1,5 miljoen. In de afzonderlijke begrotingen van de BDD en het SGB die nu zijn opgesteld zijn bedragen aan onvoorzien op genomen van , respectievelijk In de SCD-begroting resteert derhalve een bedrag van 1,3 miljoen. De post onvoorzien zal in 2008 gedeeltelijk worden gebruikt voor het opvangen van kosten voor tijdelijke maatregelen in de personele bezetting die nodig zijn om te voorkomen dat continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening in het gedrag komt door de schoksgewijze daling van de formatie bij de start van het SCD. Deze worden geraamd op 0,95 miljoen, 5% van de begrote salarislasten Daarnaast zal de post onvoorzien worden aangesproken voor kosten van vorming en opleiding die uitgaan boven de norm van 2% van de loonsom en worden geraamd op 533 per fte, ofwel (zie 3.1.2), en voor de uitvoering van het in 2007 gestarte en in 2008 doorlopende cultuur- en communicatieprogramma (hiervoor wordt uitgegaan van een bedrag van ). 3.5 SAMENVATTING In de onderstaande tabel vatten wij de begroting samen. Tabel 3. Samenvatting Kostensoort Totaal 2008 (bedragen x 1.000) Personele kosten Materiële kosten Kapitaallasten - Subtotaal basisexploitatie Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

16 Initiële investeringen Onvoorzien TOTAAL In de tabel is te zien, dat 28,2 miljoen aan lasten wordt begroot voor het SCD in het jaar Deze basisbegroting blijft binnen de financiële kaders die volgen uit de quick scan rapportage en het Bestuursplan. Hierbij is het wel goed te bedenken, dat sprake is van enkele mutaties ten opzichte van de genoemde documenten die het budget beïnvloeden, te weten: 1. Het onderdeel Belastingen is uit deze begroting gelicht; hiervoor wordt een afzonderlijke begroting gemaakt omdat het een zelfstandige regionaal organisatieonderdeel wordt. 2. Er is een surplusformatie opgenomen voor de extra ondersteuningsbehoefte van Dordrecht op het terrein van Communicatie; deze kosten zitten in deze begroting, maar worden volledig door Dordrecht gedragen. Zo wordt voorkomen dat de andere deelnemers hieraan meebetalen. 3. Er is conform de bestendige gedragslijn van de GRD geïndexeerd voor twee jaren. 4. Er zijn in deze begroting enkele materiële posten opgenomen, die niet in de quick scanberekeningen voorkwamen en die ten behoeve van met name de klantorganisaties worden gemaakt. Deze kosten vallen hierdoor vrij in de eigen begrotingen van de deelnemende organisaties. 5. Het Sociaal Geografisch Bureau is uit deze begroting gelicht; hiervoor wordt een afzonderlijke begroting gemaakt omdat het een zelfstandige regionaal organisatieonderdeel wordt. De post initiële investeringen is niet gewijzigd ten opzichte van het eerder gepresenteerde financiële kader, zoals weergegeven in het Bestuursplan. De doorberekende kapitaallasten via de GRD, welke zijn opgenomen, waren oorspronkelijk als materiële lasten opgenomen in de conceptbegroting van het SCD in de quick scan rapportage waarop het Bestuursplan is gebaseerd. In deze begroting is niet opgenomen de (kapitaallasten van de) benodigde investeringen in I&A (de zgn. Cluster I en II investeringen). Nog niet duidelijk is, welk deel van deze investeringen via deze begroting gaat lopen en wat de omvang van deze investeringen is. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

17 4. TOELICHTING OP DE BEGROTING (BATEN) 4.1 INLEIDING De verdeelsleutel is bepalend voor de bijdrage van ieder van de deelnemende organisaties in de exploitatiekosten voor het basispakket van het SCD. De werklast van het SCD wordt in de meest directe vorm bepaald door de omvang van het klantenbestand. Het klantenbestand van de in het SCD deelnemende organisaties is daarmee de meest eigenlijke verdeelsleutel. 4.2 ACTUALISERING VAN DE VERDEELSLEUTEL Ten behoeve van de actualisering van de verdeelsleutel, is de totale formatie van de deelnemende organisaties per 1 januari 2007 geïnventariseerd. Vergelijking en toelichting In de onderstaande tabel hebben wij deze gegevens vergeleken met de eerdere opgaven van 2006 (begroting). Tabel 4. Verdeelsleutel (ongecorrigeerd) Organisatie Formatie 6 Verdeling (%) Formatie 2007 Verdeling (%) 2006 Alblasserdam 132,30 4,3% 122,30 3,9% Dordrecht 1.566,00 50,9% 1.108,00 35,7% Hendrik Ido Ambacht 156,05 5,1% 142,60 4,6% Papendrecht 246,70 8,0% 223,06 7,2% Sliedrecht 183,64 6,0% 169,15 5,5% Zwijndrecht 382,00 12,4% 305,13 9,8% GR Drechtsteden ,2% Subtotaal 2.666,69 86,7% 2.543,34 81,9% Regio Zuid-Holland Zuid 410,00 13,3% 561,00 18,1% Totaal 3.076,69 100,0% 3.104,34 100,0% Bij alle gemeenten is te zien, dat de omvang van het ambtelijk apparaat per 1 januari 2007 is gedaald ten opzichte van het jaar ervoor. De belangrijkste oorzaak is gelegen in het feit dat per 1 januari 2007 de sociale diensten van de 6 Inventarisatie formatieplaatsen is exclusief leden gemeenteraad, burgemeester, griffie, wethouders en vrijwillige brandweer. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

18 gemeenten in de SDD zijn samengegaan, en de vorming van het IBD per door Zwijndrecht en Dordrecht. Het overige verschil bij de gemeente Dordrecht en de regio Zuid-Holland Zuid ten opzichte van 2006 is gelegen in het feit dat: het Bureau Drechtsteden per uit de ambtelijke organisatie ZHZ is ontvlochten. Per is de Brandweer Dordrecht tot de ZHZ-organisatie gaan behoren (circa. 130 fte) en Per is de afdeling Bouwen van de gemeente Dordrecht ingebed in de ZHZ organisatie (circa 50 fte). Daarom is in deze tabel voor ZHZ en Dordrecht uitgegaan van de situatie per 1 juli Nog een uitzondering vormt de formatie van de GR Drechtsteden. De formatie van de GRD per is als volgt opgebouwd: Bureau Drechtsteden 21,3 Sociale Dienst Drechtsteden 286,0 Ingenieursbureau Drechtsteden 74,5 Bureau Leerplicht 21,2 Totaal 403,0 Maar per 1 januari 2008 komt het SCD, de BDD en het SGB erbij. Het SCD rekent de dienstverlening aan zichzelf niet door, maar wel moet met de BDD en het SGB rekening worden gehouden. Het BDD heeft per een formatieomvang van 55,5 fte, en het SGB van 14,6 fte totaal komt de formatieomvang van het GRD daarmee uit op 473,1 formatieplaatsen. Correctie verdeelsleutel voor ZHZ De weergegeven percentages kunnen niet zonder meer als verdeelsleutel worden gehanteerd, omdat de regio ZHZ niet op alle hoofdprocessen in het basispakket dezelfde formatienorm heeft. De afwijkende formatienorm voor ZHZ ten opzichte van de gemeenten had twee oorzaken 7 : De regio ZHZ neemt geen diensten af op het gebied van belastingen. De formatienorm voor de dienstverlening van het SCD aan ZHZ is bepaald, door op hoofdfunctieniveau te kiezen voor het minimum van de hiervoor berekende formatienorm en de formatie van ZHZ. Dit vanwege het feit, dat de ambtelijke organisatie van de regio Zuid-Holland Zuid, in vergelijking met de Drechtstedengemeenten, een relatief kleine formatie voor de basispakket -diensten in eigen huis had en er is geen reden was om aan te nemen dat het toekomstige SCD meer formatie voor de dienst- 7 Bron: Rapport quick scan versie 9 februari 2007 Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

19 verlening (van het basispakket) aan de regio ZHZ nodig heeft dan ZHZ voor de betreffende functies zelf in dienst had. De eerste oorzaak is niet meer relevant voor deze begroting, omdat belastingen geen deel meer uitmaken van de dienstverlening van het SCD. Maar de tweede oorzaak is nog altijd geldig. Daarom dient een kleine correctie op de verdeelsleutel te worden aangebracht. Deze correctie omvat het verschil tussen de formatienorm (het percentage van dat het SCD nodig heeft om het basispakket te kunnen uitvoeren) van de gemeenten (11,81 % exclusief belastingen en extra basistaak communicatie voor Dordrecht) en van de regio Zuid-Holland Zuid (9,81%) 8. Het aandeel van de regio Zuid-Holland Zuid in de totale klantenformatie per 1 januari 2007, is 18,1% (zie tabel 6). De eerste stap in de correctie van de verdeelsleutel voor de regio leidt tot 15,0%. (= 18,1% x (9,81/11,81)). Maar omdat het geheel weer op moet tellen tot 100% wordt dit gecorrigeerd tot 15,5%. Gecorrigeerde verdeelsleutel Het effect van deze correctie is een lichte stijging van het aandeel van de gemeenten in de verdeelsleutel, zoals in de volgende tabel is te zien. Tabel 5. Verdeelsleutel (gecorrigeerd) Organisatie Verdeling (%) 2006 Verdeling (%) 2007 Alblasserdam 4,5% 4,1% Dordrecht 52,8% 36,8% Hendrik Ido Ambacht 5,3% 4,7% Papendrecht 8,3% 7,4% Sliedrecht 6,2% 5,6% Zwijndrecht 12,9% 10,1% GR Drechtsteden ,7% Subtotaal 89,9% 84,5% Regio Zuid-Holland Zuid 10,1% 15,5% Totaal 100,0% 100,0% Deze verdeelsleutel is van toepassing op de bijdrage in de exploitatiekosten in 2008 en wordt ook gebruikt voor het bepalen van het trekkingsrecht op uren voor adviesdiensten. 8 Bron: Rapport quick scan versie 9 februari 2007 Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

20 Door de overheveling van diensten, o.a. de SDD naar de GRD, zullen besparingen vanuit het SCD niet meer in totaliteit via de SCD-bijdrage aan gemeenten toevallen, maar ten dele ook indirect via lagere kosten van de SDD, IBD, etc. 4.3 TOEPASSING VAN DE VERDEELSLEUTEL Bij het toepassen van de verdeelsleutel op de exploitatielasten en de formatie van het SCD, moet rekening worden gehouden met het feit, dat de gemeente Dordrecht op het gebied van communicatie een basis-extra onderdeel afneemt. De kosten hiervan ( ) draagt uiteraard alleen de gemeente Dordrecht en worden niet verdeeld onder de andere deelnemende organisaties. Voor verdeling wordt het genoemde bedrag in mindering gebracht op de totale begroting. Na verdeling wordt het bedrag weer toegevoegd. Aldus ontstaat de volgende verdeling van de jaarlijkse exploitatiebijdrage voor het SCD: Tabel 6. Bijdrage in exploitatie 2008 Organisatie Verdeling (%) Bijdrage in exploitatie (x 1.000) Alblasserdam 4,1% Dordrecht 36,8% Dordrecht (extra communicatie) 970 Hendrik Ido Ambacht 4,7% Papendrecht 7,4% Sliedrecht 5,6% Zwijndrecht 10,1% GR Drechtsteden 15,8% Subtotaal 84,5% Regio Zuid-Holland Zuid 15,5% Totaal deelnemende organisaties 100,0% De bijdrage voor de GR Drechtsteden is apart weergegeven in de tabel. Deze kosten komen echter via andere verdeelsleutel(s) weer terug bij de gemeenten. In de fase van de besluitvorming over het SCD zijn garantieafspraken gemaakt met Papendrecht en Zuid-Holland Zuid. Deze zijn vastgelegd in het Bestuursplan. In tabel 6 is noodzakelijkerwijs- geabstraheerd van deze afspraken. De komende periode moeten deze afspraken, voor Papendrecht in samenhang met de effecten op de bijdrage van de begroting BDD en SGB, op grond van deze actuele begrotingen nader worden uitgewerkt in hun cijfermatige consequenties. Het resultaat (aan te nemen valt in de vorm van lagere bijdragen voor deze beide organisaties en dus hogere bijdragen voor de overige organisaties) wordt tussentijds voorgelegd aan alle 8 de organisaties en na gebleken over- Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

21 eenstemming verwerkt in een begrotingswijziging SCD en zo nodig BDD resp. SGB. Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober

22 5. FINANCIERING Voor de financiering van de kosten van het SCD geldt het volgende. Voor de kosten van het SCD wordt een liquiditeitsplanning gemaakt met een specificatie per maand. Op basis van die liquiditeitsplanning betalen de gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid, en de GRD maandelijks hun bijdrage in die kosten, met als valutadatum de 15e van de maand. De bijdrage is daarbij conform de vastgestelde verdeelsleutel. Indien 2008 sluit met een positief exploitatieresultaat, dan wordt het saldo toegevoegd aan de te vormen exploitatiereserve SCD. De exploitatiereserve is bestemd voor het opvangen van fluctuaties in het exploitatieresultaat, en heeft vooralsnog een bovengrens van 1,4 miljoen (5% van het begrotingstotaal). Indien 2008 sluit met een negatief exploitatieresultaat, dan wordt dit tekort door de gemeenten, de regio Zuid-Holland Zuid en de GRD aangevuld volgens de verdeelsleutel die geldt voor Basisbegroting SCD 2008, conceptversie 4 oktober