onderwerp Wijzigen convenant met Centraal orgaan opvang asielzoekers en Immigratie- en Naturalisatiedienst BRP-straat Justitieel Complex Schiphol

Transcriptie

1 Nota van B&W onderwerp Wijzigen convenant met Centraal orgaan opvang asielzoekers en Immigratie- en Naturalisatiedienst BRP-straat Justitieel Complex Schiphol Portefeuilehouders drs. Theo Weterings, Marjolein Steffens-van de Water Collegevergadering 20 december inlichtingen Jan de Bruijn ( ) Registratienummer Samenvatting Op verzoek van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (verder: COA) wordt ingestemd met het voor onbepaalde tijd voortzetten van de BRP-straat in het Justitieel Complex Schiphol (verder: JCS) voor de inschrijving van statushouders die elders in Nederland worden gehuisvest. BRP staat voor basisregistratie personen; BRP-straat is een samenwerking tussen gemeente, Immigratie- en Naturalisatiedienst (verder: IND) en COA met betrekking tot de inschrijving van vluchtelingen. Daarnaast zal de vergoeding voor de werkzaamheden in de BRP-straat vanaf 2017 niet langer op basis van een projectverrekening plaatsvinden, maar via een decentralisatie-uitkering uit het gemeentefonds. Het met het COA en de IND gesloten convenant d.d. 18 augustus 2016 ( ) wordt hiervoor door middel van een addendum aangepast. Inleiding Door de IND is besloten om ook in 2017 het Aanmeldcentrum Schiphol (verder: AC- Schiphol) operationeel te houden. Het COA heeft in het verlengde hiervan gevraagd om door middel van een addendum op het door COA, IND en gemeente Haarlemmermeer gesloten convenant BRP-straat JCS d.d. 18 augustus 2016 de einddatum en de financiële afspraken te wijzigen. Context Op 12 juli 2016 hebben wij besloten een convenant te sluiten met het COA en de IND ten behoeve van de tijdelijke realisatie van een BRP-straat in het JCS voor de inschrijving van statushouders die elders in Nederland worden gehuisvest. Dit om mee te werken aan het project gericht op de optimalisatie van het proces rond de asielaanvraag van vluchtelingen. Genoemde straat is vanaf 1 september 2016 tot 1 januari 2017 operationeel. In de Meicirculaire gemeentefonds 2016 is aangegeven dat, in het kader van de decentralisatie van inschrijving vergunninghouders met ingang van 2017, in de uitkering uit het gemeentefonds een bedrag van voor de kosten van de BRP-straat is opgenomen. De BRP-straat gaat als gevolg van het bovenstaande van een project met een projectbudget over naar een taak van de gemeente met dekking via het gemeentefonds. Probleemstelling Het huidige, met betrekking tot de BRP-straat JCS, gesloten convenant loopt tot 1 januari 2017 en is gebaseerd op een vergoeding van de kosten door het COA. In het convenant is de optie voor verlenging opgenomen. Met alleen gebruik maken van de optie

2 onderwerp Volgvel 2 Wijzigen convenant met Centraal orgaan opvang asielzoekers en Immigratie- en Naturalisatiedienst BRP-straat Justitieel Complex Schiphol kan niet worden volstaan omdat het gaat om een verlenging van het convenant voor onbepaalde tijd en omdat in 2017 de financieringswijze van de BRP-straten wijzigt. Doelstelling Het voor onbepaalde tijd meewerken aan de BRP-straat JCS. Hiertoe door middel van het bijgevoegde addendum bij het convenant COA, IND, gemeente Haarlemmermeer, BRPstraat Justitieel Complex Schiphol d.d. 18 augustus 2016 de einddatum te laten vervallen en de financiële afspraken te wijzigen. Afweging De financiering via het gemeentefonds garandeert in de toekomst de werkzaamheden voor de BRP-straat JCS budgettair neutraal uit te voeren. Onder die voorwaarde zijn wij bereid mee te werken aan de continuering van de BRP-straat JCS. Hierover willen wij separaat afspraken vastleggen in het addendum. De activiteiten zullen worden gestopt mocht er geen dekking meer zijn vanuit het Rijk. Personeel en organisatie De benodigde personele inzet is, naast een vaste inzet voor coördinatie (circa 0,25 fte), afhankelijk van het aantal te verzorgen inschrijvingen. Periodiek is er overleg met de IND over het verwachte aantal inschrijvingen voor de komende periode. Het aantal is afhankelijk van het fluctuerende aanbod bij het AC-Schiphol en verschilt per dag. Dit vereist een flexibele inzet van personeel. Voor de inschrijvingen is het streven om 1/3 van de personele inzet met personeel in dienst van de gemeente in te vullen. Voor de verder benodigde personele capaciteit zal worden ingehuurd. Middelen De systematiek van de financiering van de BRP-straten via een decentralisatie-uitkering uit het gemeentefonds ziet er als volgt uit. Jaarlijks wordt in maart op Rijksniveau het budget voor de BRP-straten voor het volgende kalenderjaar vastgesteld. Dit budget wordt vervolgens via de Meicirculaire gemeentefonds over de BRP-straten verdeeld. Het actuele beeld van het COA met betrekking tot de verdeling van het budget 2017 voor de BRPstraten ziet er voor Haarlemmermeer als volgt uit: Minimale kosten Maximale kosten In de Programmabegroting is naar aanleiding van de Meicirculaire 2016 jaarlijks voor BRP decentralisatie inschrijving vergunninghouders een bedrag van opgenomen. Opgemerkt wordt dat in de meicirculaire 2017 mogelijke correcties voor het boekjaar 2017 kunnen worden opgenomen. De correcties zullen met name het gevolg zijn van de verwachte hoeveelheid inschrijvingen en de verdeling daarvan over de BRP-straten.

3

4 onderwerp Volgvel 3 Wijzigen convenant met Centraal orgaan opvang asielzoekers en Immigratie- en Naturalisatiedienst BRP-straat Justitieel Complex Schiphol Voorgesteld wordt om voor de BRP-straat begrotingstechnisch uit te gaan van de in de programmabegroting opgenomen De verdeling van dit bedrag ziet er als volgt uit: Omschrijving Bedrag Opmerkingen Salarissen Betreft salariskosten coördinatie en 1/3 uitvoeringskosten gemeente personeel. Tijdelijke aanvulling op vaste formatie Betreft inhuur voor de uitvoering. ICT- kosten Betreft zowel de kosten van ondersteuning, hardware en licenties. Overige kosten Totaal Opgemerkt wordt dat de vaste kosten worden gevormd door de ICT-kosten en de personele inzet voor de benodigde coördinatie. Deze vaste kosten kunnen binnen de eerder genoemde minimale kosten van worden opgevangen. De overige kosten hebben een directe relatie met het aantal te verzorgen inschrijvingen en kunnen fluctueren. Zodra het aantal inschrijvingen zodanig toeneemt dat overschrijding van genoemde maximale kosten dreigt zal overleg met het COA plaatsvinden. Indien noodzakelijk zullen via de Voorjaars- en/of Najaarsrapportage voorstellen worden gedaan tot wijziging van de begroting. Juridische aspecten Door het addendum komt de einddatum van het convenant te vervallen en worden de financiële afspraken gewijzigd. Gevolgen voor Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. in te stemmen met het addendum d.d. 14 november 2016 ten behoeve van het wijzigen van het convenant COA, IND, gemeente Haarlemmermeer, BRP-straat Justitieel Complex Schiphol d.d. 18 augustus 2016 waardoor deze straat voor onbepaalde tijd kan worden voortgezet en vanaf 2017 de financiering via een decentralisatie-uitkering uit het gemeentefonds plaatsvindt; 2. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Bijlage(n) a. Addendum d.d. 14 november 2016 b. Convenant COA, IND, gemeente Haarlemmermeer, BRP-straat Justitieel Complex Schiphol d.d. 18 augustus 2016.

5 Bijlage a behorende bij concept Nota van B&W d.d. 2 december 2016 Addendum t.b.v. convenant BRP-straat Justitieel Complex Schiphol Status: Concept d.d Addendum Korte toelichting Dit addendum is opgesteld omdat de financiering ten behoeve van de gemeente in de BRP-straat per 1 januari 2017 structureel wijzigt. Dit addendum beschrijft de wijze van financiering vanaf 1 januari 2017 en beschrijft de wijze van financiële afwikkeling van de projectperiode tot 1 januari Middels de afspraken in dit addendum komen de gemaakte afspraken in het convenant dd in paragraaf 5 punt 4 b, e, f, en g te vervallen, te weten: De kosten voor het uitvoeren van het convenant worden vergoed door het COA. In geval verlenging van het convenant wordt uiterlijk in september voor de uitvoering van het gemeentelijk deel van het convenant door de gemeente Haarlemmermeer in het volgende kalanderjaar een concept begroting opgesteld en na akkoord van het COA als begroting gehanteerd. De vaststelling van de begroting en de rapportage zal de tijdlijn volgen van de gemeentelijke Planning en control cyclus, het COA wordt hiervan op de hoogte gesteld. Per kwartaal wordt er door de gemeente en IND een prognose voor het komende kwartaal aangeleverd aan het COA op basis van de door het COA aangeleverde cijfers over het verwachte aantal te verwerken inschrijvingen. en worden vervangen door onderstaande afspraken. De financiële afspraken ten behoeve van de IND blijven onverminderd van kracht en worden aangevuld met onderstaande bepaling. Structurele financiering gemeente Gemeente Haarlemmermeer wordt vanaf jaarlijks structureel gefinancierd voor haar taken binnen de BRP-straat te Justitieel Complex Schiphol middels een algemene uitkering via het gemeentefonds. Het toegekende bedrag zal in de begrotingsronde jaarlijks in overleg met de VNG en betreffende BRP-gemeenten in maart worden vastgesteld voor het volgende jaar op basis van de vastgestelde mijlpalenplanning (MPP) van het Ministerie van Veiligheid en Justitie aangaande de te verwachten asielinstroom. In de meicirculaire zal jaarlijks de verdeling van deze begroting worden vastgesteld voor het komende jaar en kunnen eventuele correcties op de verdeling van het vorige jaar worden gedaan. Voor de financiering van de BRP-straten wordt een ondergrens gehanteerd om de continuïteit en werking van de BRP-straat te waarborgen. Op deze ondergrens zal geen correctie plaatsvinden, tenzij de betreffende BRP-straat in het nieuwe jaar niet meer operationeel is. Correcties op de begroting/financiering zullen alleen plaatsvinden als: a. de MPP structureel wordt bijgesteld in opdracht van de politiek; en/of b. er nieuwe BRP-straten worden geopend of bestaande BRP-straten worden gesloten bij gelijkblijvende MPP. Tijdelijke fluctuaties in de instroom zullen niet direct gecorrigeerd worden in het gemeentefonds. Voor 1 december zullen de correcties voor het komende boekjaar aan de BRP-gemeenten bekend worden gemaakt, welke in de meicirculaire daaropvolgend geëffectueerd worden. Aan de toegekende financiering worden vanuit de partners in dit convenant geen bestedingsvoorwaarden gesteld. De gemeente legt intern verantwoording af aan. Wel wordt gevraagd,

6 zoals reeds in het convenant opgenomen, om maandelijks de voortgang te rapporteren middels het invullen van de monitor. De financiering via het gemeentefonds garandeert dat door de gemeente Haarlemmermeer ook in de toekomst de werkzaamheden aan de BRP-straat JCS budgettair neutraal kunnen worden uitgevoerd. Zodra duidelijk wordt dat hiervan geen sprake is zal de gemeente Haarlemmermeer de activiteiten in de BRP-straat JCS beëindigen. Financiering IND De kosten voor de Medewerker IND BRP-straat worden tot 1 juli 2017 vergoed middels dezelfde systematiek als in het huidige convenant. Vanaf uiterlijk 1 juli 2017 dient de IND structureel gefinancierd te worden voor haar activiteiten binnen de BRP-straat. De genoemde financiële afspraken in het huidige convenant blijven daarmee voor de IND tot uiterlijk 1 juli 2017 onverminderd van kracht. Projectfinanciering 2016 De kosten ten behoeve van de BRP-straat met betrekking tot 2016 kunnen door de gemeente en de IND gedeclareerd worden bij het COA, mits onderbouwd en tijdig gemeld aan COA, volgens de systematiek die afgesproken is in het huidige convenant dat betrekking heeft op de situatie voor 1 januari Deze facturen dienen uiterlijk 15 januari bij het COA te zijn ingediend. Mocht 15 januari 2017 te vroeg komen dan dient voor 22 december 2016 van de betreffende IND-locatie of BRP straat-gemeente een definitieve prognose voor 2016 te zijn ingediend, welke als onderbouwing zal dienen voor het opnemen van een stelpost. De factuur moet dan wel voor 31 januari 2017 binnen zijn bij het COA. Aldus overeengekomen en in drievoud ondertekend namens de gemeente namens het COA namens de IND te Hoofddorp te Hoofddorp te Hoofddorp d.d. d.d. d.d. De burgemeester, Unitmanager, Manager IND, Drs. Th.L.N. Weterings R. Ligthart J.L. Behage Eppink datum: naam: Addendum bedrijfsonderdeel: BRP versie: 1.0