Nota van B&W. van buitenlandse kennismigranten in de Amsterdam Metropolitan Area.

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W Onderwerp Samenwerking gemeente Haarlemmermeer en het Expat Center Portefeuillehouder mr A Th.H. van Dijk en drs. Th. L. N. Weterings Colitgevergadering 2 februari 2010 Inlichtingen Karin B01 ( ) Regislrakienurnrner Samenvatting De gemeente Haarlemmermeer en de gemeente Amsterdam willen gaan samenwerken op het gebied van (overheids) dienstverlening teneinde de dienstverlening aan expatc verder te verbeteren. Hiertoe wil de gemeente Haarlemmermeer aansluiten bij het Expat center van de gemeente Amsterdam. Dit biedt een efficiente manier om binnen de metropoolregio onze dienstverlening verder vorm te geven. Ook ligt samenwerking - in het kader van het Expat center en in het kader van Amsterdam in Business - in elkaars natuurlijke verlengde. Inleiding Het Expatcenter is in juni 2008 als pilot project van start gegaan dankzij de gezamenlijke inspanning van de IND en de gemeenten Amsterdani en Amstelveen. De drie partijen hebben een procedure ontwikkeld, waarbij een werkgever vier weken voor de komst van werknemers uit het buitenland de aanvraag voor hun verblijfsvergunning in gang kan zetten. Zodra een werknemer in Nederland is gearriveerd kan hij met &n bezoek aan het Expat center zijn verblijfsvergunning ophalen en tegelijkertijd zijn inschrijving in de Gemeente Amsterdam of Amstelveen regelen. Deze 'one-stop-shop' procedure maakt het aantrekkelijker om in de Amsterdamse regio te gaan wonen en werken en betekent een positieve impuls voor het vestigingsklimaat. Nu, anderhalf jaar later, heeft het Expat center zijn succes en bestaansrecht bewezen De reacties van de zowel expats als de werkgevers zijn lovend over deze verbeterde, vereenvoudigde vorm van dienstverlening waarmee de toegevoegde waarde van het Expat center is bewezen. De gemeente Haarlemmermeer wil zich hierbij aansluiten. Niet alleen om de verbeterde dienstverlening aan expats maar ook omdat deze samenwerking een belangrijke stap is in de gemeentelijke doelstelling een grotere speler te worden in de markt van buitenlandse kennismigranten in de Amsterdam Metropolitan Area. Daarnaast is dit een belangrijke stap in de regionale functie die het Expat center heeft. Expats melden zich bij het center, krijgen informatie over de aangesloten gemeenten en over de verschillende mogelijkheden die de gemeenten bieden. Gemeente Haarlemmermeer krijgt hierdoor een plaiform om zichzelf te profileren en om de regionale uitstraling te versterken. Hiermee is &n van de elementen resulterend in een verbeterd vestigingsklimaat, een feit. Hiertoe sluiten wij een convenant om deze samenwerking voor een pilotperiode tot en met eind 2010 te borgen (zie bijlage}.

2 Onderwerp Volpiei 2 Samenwerking gemeente Haarlemmermeer en Expat Center Doelstelling De doelstellingen van de samenwerking bij het Expat center zijn als volgt: Het uitbouwen van de samenwerking in het kader van ~Amsterdam. Amsterdam in Business en AMA (Amsterdam Metropolitan Area), Het promoten van gemeente Haarlemmermeer op de internationale zakelijke markt; i Het verbeteren van de dienstverlening en het zakelijk vestigingskiimaat voor expats; i Een positief instrument voor CityMarketing. Concreet gaat om het inschrijven van circa 40 expats op jaarbasis (vastgesteld op basis van ervaringsgegevens 2009). Daarnaast zal er door de verbeterde serviceverlening aan deze doelgroep, sprake zijn van een imagoverbetering van de gemeente Haarlemmermeer binnen de internationale zakelijke markt Dit zal tot gevolg hebben dat het vestigingsklimaat voor internationale bedrijven in Haarlemmermeer positief wordt beinvloed. In- en externe communicatie Om de markt (potentiele klanten, expats) te informeren over deze vorm van dienstverlening, wordt op de website van het Expat Center - welke onderdeel is van de iamsterdam portal - verschillende pagina's aangemaakt ten behoeve van de gemeente Haarlemmermeer. Op onze eigen website ( zal melding worden gemaakt van de site van het Expat center en er kan zelfs een hyperlink worden geplaatst naar het expatcenter Verder wordt momenteel op het Expat center aan iedere kennismigrant een welkomsttasje meegegeven waarin informatie is te vinden over de gemeente waar de interesse en voorkeur naar uitgaat. Momenteel is er beperkt (Engelstalig} informatiemateriaal over Haarlemmermeer aanwezig dat verder aangevuld moet worden om aansluiting te vinden met de informatie van het Expat center. Personeel en organisatie De GBA- inschrijvingen die expats op het Expat center laten uitvoeren, zullen worden gedaan met de zogenaamde elektronische samenwerking: een gekwalificeerde medewerker van het Expat center doet de intake met de expat waarna de gegevens elektronisch via berichtenverkeer GBA verzonden worden naar de gemeente Haarlemmermeer. Het dossier wordt vervolgens per koerier naar Haarlemmermeer gebracht (zie 'koeriersdienst' in onderstaande tabel). De afhandeling van de aanvraag vindt met voorrang plaats bij Burgenaken binnen de huidige formatie en de reguliere productdekking. EXPLOITATIEKOSTEN WTC Het Expat center venorgt de opzet en instandhouding van de kantoorfaciliteit, de personeleen organisatorische backofice faciliteit. Hieronder vallen de taken van management, coördinatie, planning en receptie De verschillende partners van het Expat center die gebruik maken van deze faciliteiten (INO, Amsterdam, Amstelveen, Almere en Haarlemmermeer) dragen naar rata bij aan de exploitatiekosten van dit kantoor en van deze diensten.

3 Onderwerp Volgvei 3 Samenwerking gemeente Haarlemmermeer en Expat Center De gemeente Haarlemmermeer betaalt een vergoeding (naar rato van het aantal expats dat zich in Haarlemmermeer ral vestigen) welke in onderstaande tabel vermeid staat als 'exploitatiekosten WTC'. Verrekening zal plaatsvinden op basis van daadwerkelijke aantallen. Hiervoor wordt geleverd: i Receptie service, i Verzorgen van de intake met de Expat en venending naar Haarlemmermeer; Verstrekken van informatie over Haarlemmermeer: Het plaatsen en bijhouden van informatie op de website van het Expat center en de aan Haarlemmermeer toegewezen pagina's: i De sewrce en dienstverlening van de IND; Management van het Expat center; ICT voorzieningen; Facilitaire voorzieningen, Huur en energie. COMMUNICATIE & MARK - Zoals eerder vermeld, dient er aanvullend informatie materiaal verzorgd te worden. Hierbij zijn vertaalkosten onontbeerlijk. Middelen Het gaat om een overeenkomst voor een pilot periode tot en met Voor de duur van de overeenkomst zijn de kosten als volgt geraamd: Omschrijving I Kosten Exploitatiekosten WTC O Communicatie 8 marketing E f Om de kosten in perspectief te kunnen plaatsen: de exploitatiekosten voor net expatcenter bedragen voor de gemeente Amsterdam E 1-3 miljoen. Oe bijdrage van de IND bedraagt E ,- In de Najaarsrapportage 2009 is reeds melding gemaakt van deelname van de gemeente aan het Expat Center. Daarin is vermeld dat er een nadere kostenberekening zou volgen, weike opgenomen is in dit voorstel. De exploitatiekosten en kosten voor communicatie en marketing voor worden gedekt uit programma 2 Publiekscantact, product 016 Bevolking

4 Onderwerp Volgvel 4 Samenwerking gemeente Haarlemmermeer en Expat Center Evaluatie De overeenkomst wordt aangegaan voor een pilot periode tot en met (ingaande ) In het vierde kwarfaal zal op basis van een evaluatie worden besloten over eventuele verlenging van de overeenkomst, Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om. 1 Ons aan te sluiten bij het Expat center, in eerste instantie voor een pilotperiode tot en met eind 2070; 2 Het concept samenwerkingsconvenant met de gemeente Amsterdam af te sluiten; 3 De exploitatiekosten en kosten voor communicatie en marketing voor te dekken uit programma 2 Publiekscontact, product 01 6 Bevolking; 4 Deze nota ter informatie te zenden aan de raad. gemeente Haarlemmermeer, - 1 Bijlage(n: Concept samenwerkingsconvenant

5 Samenwerkingsovereenkomst tussen de Gemeente Haarlemmermeer en de Gemeente Amsterdam, Dienst Economische Zaken Inzake De Pilot Samenwerking Expatcenter Amsterdam Area 9 februari 2010

6 Samenwerkingsovereenkomst tussen de Gemeente Haarlemmermeer en de Gemeente Amsterdam, Dienst Economische Zaken inzake de Pilot Samenwerking Expatcenter Amsterdam Area De ondergetekenden: En Gemeente Amsterdam, gevestigd te Amstel 1, 1011 PN Amsterdam, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Amsterdam, de heer mr M.J. Cohen, 1. Gemeente Haarlemmermeer, gevestigd Raadhuisplein 1, 2132 TZ Hoofddorp, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer, de heer drs. Th.L.N. Weterings handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d. (2 februari 2010),. Hierna gezamenlijk te noemen ondergetekenden ; Overwegende dat: - Ondergetekenden willen samenwerken op het gebied van (overheids-) dienstverlening aan expats, teneinde de dienstverlening aan deze groep verder te verbeteren; - Aansluiting bij het in 2008 van start gegane Expatcenter Amsterdam Area een efficiënte manier biedt om binnen de metropoolregio deze dienstverlening vorm te geven; - Samenwerking tussen ondergetekenden in het kader van het Expatcenter en in het kader van Amsterdam in Business in elkaars natuurlijke verlengde liggen; Komen als volgt overeen: Artikel 1 Verplichtingen Gemeente Amsterdam De Gemeente Amsterdam (Dienst EZ) verplicht zich met inachtneming van het gestelde in artikel 3 tot het volgende: a. Opzet en instandhouding van een personele en organisatorische backoffice faciliteit waaronder de taken van management, coördinatie, planning en receptie worden gerekend; b. Verzorging van de kantoorfaciliteit van het Expatcenter; c. Overige taken zoals marketing en evenementenorganisatie Artikel 2 Verplichtingen Gemeente Haarlemmermeer De Gemeente Haarlemmermeer verplicht zich met inachtneming van het gestelde in artikel 3 tot het volgende: a. Beschikbaarstelling zonder meerkosten voor de Gemeente Amsterdam (Dienst EZ) van personele capaciteit op het Expatcenter ten behoeve van de aan de Gemeente Haarlemmermeer gerelateerde frontoffice werkzaamheden. De omvang van deze capaciteit wordt door de Gemeente Haarlemmermeer vastgesteld na overleg met het Expatcenter en rekeninghoudend met de omvang van het Haarlemmermeerse klantenbestand op het Expatcenter. De Gemeente Haarlemmermeer is verantwoordelijk voor opleiding en beoordeling van het eigen personeel. Wijziging

7 van de omvang van de personele capaciteit geschiedt na overleg en instemming met het Expatcenter; b. inhoudelijke aansturing van het op het Expatcenter gefaciliteerde klantenproces; c. deelname aan het informerend strategisch overleg in de Stuurgroep Expatcenter; d. deelname aan het informerend operationeel overleg in de Operationele Groep Expatcenter. Artikel 3 Kosten De jaarlijkse kostentoedeling van de backoffice faciliteit zal onderwerp zijn van een separaat bestuurlijk besluit dat wordt voorbereid door de Stuurgroep Expatcenter. Artikel 4 Tijdsduur en evaluatie a. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een pilotperiode van 9 februari 2010 tot en met 31 december De overeenkomst kan tussentijds alleen schriftelijk worden opgezegd of gewijzigd door de daarvoor verantwoordelijke bestuurders indien en voor zover: 1. daartoe dwingende redenen bestaan; en 2. partijen een regeling treffen over de verdeling van de financiële lasten van de niet beëindigende partij als gevolg van die tussentijdse opzegging door de beëindigende partij. b. Bij tussentijdse beëindiging geldt een opzegtermijn van zes maanden. c. Uiterlijk 1 oktober 2010 wordt besloten over de voortzetting van de samenwerking op basis van een door partijen op te stellen evaluatie. Artikel 5 Afdwingbaarheid Deze overeenkomst is niet in rechte afdwingbaar. Artikel 6 Publicatie Binnen drie maanden na inwerkingtreding van deze overeenkomst wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant. Amsterdam, 9 februari 2010 GEMEENTE HAARLEMMERMEER GEMEENTE AMSTERDAM Drs. Th.L.N. Weterings Mr M.J. Cohen