Cranendonck. Origineel bij griffiemedewerkster

Transcriptie

1 Cranendonck Aan: de gemeenteraad Ons kenmerk 36945/36996 Ingekomen stukken gemeenteraad Datum raadsvergadering Bezoekadres Capucijnerplein CABudel 1 2 APR Postadres Postbus 2090 Origineel bij griffiemedewerkster Ontv.bev.verstuurd d.d. Datum: 21 maart 2015 Betreft: Informatie BRP-straat locatie Asielzoekerscentrum Budel 6020 AB Budel Contactpersoon J B lok T E j.blok@cranendonck.nl Bijlage(n) Beste dames/heren, In n ovember 2015 is een convenant getekend tussen het COA, de IND en de gemeente voor de samenwerking voor inschrijving in de Basisregistratie personen van asielzoekers. Het gaat om de zogeheten pilot BRP-straat. Het convenant treft u bijgevoegd aan. Het doel van de pilot is kortgezegd het bereiken van een snellere en efficiëntere doorstroom van de vergunninghouder in het huisvestingsproces. Naast een snellere doorstroom staat men een aanzienlijke kostenbesparing voor. Dit doel wordt bereikt door: 1. Betere informatie-uitwisseling tussen de afdeling burgerdiensten van de gemeente en de vreemdelingenketen; 2. De inschrijving vooraan in het huisvestingsproces te positioneren zodat foutieve registraties tijdig en adequaat kunnen worden gecorrigeerd 3. Na inschrijving aan de voorkant kan de ontvangende gemeente zich beperken tot slechts een overschrijving. Dit betekent een aanzienlijke vermindering werklast van de ontvangende gemeente. Het proces is daardoor efficiënter ingericht en duidelijk goedkoper. 4. Het komen tot en implementeren van een structurele efficiënte werkwijze voor inschrijving in de BRP. In he t convenant zijn de procesafspraken en wederzijdse verwachtingen vastgelegd. De BRP-straat op het AZC Budel is vanaf medio november 2015 operationeel. De samenwerking tussen het COA, de IND en de gemeente loopt bijzonder goed. Er is elke veertien dagen een gezamenlijk werkoverleg om de praktische zaken en verbeteringen door te spreken en eventuele knelpunten op te lossen. We nemen als gemeente ook deel aan het overleg waarbij allerlei zaken onderling tussen de verschillende deelnemende gemeenten worden uitgewisseld om te komen tot een eenduidige werkwijze. De verschillende locaties in het land worden hierbij bezocht. Daarnaast nemen we deel aan het Projectoverleg Landelijke uitrol BRP. Dit is een overleg tussen o.a. gemeenten, IND, COA, ministerie van Binnenlandse zaken, ministerie van Justitie, VNG, Nederlandse vereniging voor Burgerzaken (NVVB). In dit overleg wordt richting bepaald voor en afspraken gemaakt over de uitvoering van de pilot. Vanuit dit

2 overleg ontstaan soms kortlopende projecten, bijvoorbeeld de pilot 'Het doordenken van de nieuwe wet BRP'. Het meedoen aan de pilot is een hele mooie uitdaging en draagt zeker bij aan het kennisniveau van de medewerkers. We zitten door mee te doen aan de pilot dicht op in voorbereiding zijnde wijzigingen van de wetgeving. Sterker nog, wij denken mee in een goede invulling en uitwerking van de wet. Het gaat om een zo'n effectief en efficiënt mogelijk ingericht werkproces. Naast het inschrijven van asielzoekers op de locatie Budel, schrijven we op verzoek en onder regie van het COA ook voor andere gemeenten in. Voorbeelden hiervan zijn Gilze, Rosmalen, Weert, Venlo, Loon op Zand. COA regelt het vervoer per touringcar van en naar de locatie Budel. De betreffende asielzoekers komen puur en alleen voor het proces en horen, uitreiken beschikking en inschrijving BRP naar de locatie. COA vergoedt de kosten voor het uitvoeren van de BRP-straat. Hiervoor wordt aan de voorkant een prognose ingediend. Het gaat dan om onder andere personeelskosten, reiskosten, kosten opleiding. COA en IND regelt de huisvesting inclusief inrichting werkplek, ICT e.d.. Om het proces en vooral de doorstroming op een goede manier te laten lopen is recent afgesproken dat zowel de IND als ook de gemeente in de weekenden zorgt voor personele capaciteit. Dit is nodig om continuïteit te waarborgen in het inschrijving- en huisvestingtraject. Het horen van asielzoekers en uitreiken van beschikkingen is namelijk een doorlopend proces. Op het moment dat er geen dossiers worden gemaakt door de IND en de gemeente niet inschrijft, vallen er mensen tussen wal en schip. Dat is niet wenselijk en de kosten hiervan zijn hoog vanwege extra huisvestingskosten. De BRP-straat is nu nog een project en hiervoor zijn projectgelden beschikbaar. Er wordt nu nagedacht over een systematiek waarbij de vergoeding van de kosten via het gemeentefonds gaan lopen. De uitdaging is het behouden van voldoende flexibiliteit, waarbij adequaat kan worden gereageerd op bijvoorbeeld de aandienende vluchtelingenstroom. Conclusie De pilot BRP-straat op de AZC locatie Budel verloopt goed. Er is sprake van een hele goede samenwerking tussen het COA, de IND en de gemeente. De kosten van de pilot worden vergoed door het COA. De pilot wordt door de medewerkers als goed en uitdagend ervaren. Met vriendelijke groet, BURGEN De sec re ir. J.A.G.M. van

3 C ^ itraal Orgaan opvang asielzoekers BRP-project aan van datum betreft Gemeente Cranendonck, AC Budel en COA POL Budei Helga Stieber 11 november 2015 Convenant samenwerking BRP-project inlichtingen bij Helga Stieber ( ) 1. Inleiding Het project 'Uitstroom van Vergunninghouders' (UW) beoogde de huidige termijnoverschrijdingen in het uitstroomproces van vergunninghouders te reduceren. Eén groot en essentieel knelpunt dat meerdere facetten betreft die van invloed zijn en waar meerdere partijen bij betrokken zijn, is het proces van eerste BRP-inschrijving. Naar aanleiding van deze knelpunten is het besluit genomen om te starten met een pilot voor een zogenaamde "BRP'-straat" in Ter Apel. Op maandag 12 januari 2015 is de tussenevaluatie besproken in het Managementteam Vreemdelingen Zaken (MTVZ). Het MTVZ steunde de aanbevelingen en heeft zich op het standpunt gezet om de pilot in Ter Apel op te schalen, zodat alle vergunninghouders waaronder ook de nareizigers kunnen worden ingeschreven in Ter Apel. Ook de landelijke uitrol is door het MTVZ omarmd waarmee het startsein is gegeven voor het "BRP-project". De opdrachtgever van het "BRP-project" is het ministerie van Veiligheid & Justitie. Het doel van het convenant is om de samenwerking tussen gemeente, IND en COA te bekrachtigen. 2. Uitgangspunten Het doei van de pilot BRP-straat is een betere informatie-uitwisseling tussen de afdeling burgerzaken van de gemeente en de vreemdelingenketen ten behoeve van een snellere doorstroom van de vergunninghouder in het huisvestingsproces van vergunninghouders; Om dit doel te bereiken wordt de BRP-inschrijving vooraan in het huisvestingsproces gepositioneerd, zodat foutieve registraties in de asielketen tijdig en adequaat worden gecorrigeerd. Op deze wijze zijn de gegevens op het verblijfsdocument van betrokkenen juist en worden de inspanningen voor de gemeente bij uitstroom naar de gemeente gereduceerd. Dit leidt weer tot snellere doorstroming in het huisvestingsproces van vergunninghouders; Met de BRP-inschrijving aan de voorkant van het gecentraliseerde proces is de BRP-inschrijving in de ontvangende gemeente slechts een overschrijving. Dat ' Basisregistratie Personen

4 betekent een aanzienlijke vermindering van de werklast voor de gemeente. Bovendien is het proces efficiënter ingericht en dat levert ook een aanzienlijke kostenbesparing op; De verschillende betrokken partijen hebben de gezamenlijke ambitie om een structurele werkwijze in te richten en te implementeren om de asielgerechtigden vanuit de algemene asielprocedure en de nareizigers en op termijn alle asielzoekers in de AA in te schrijven in de BRP op de aanmeldcentra inclusief de overschrijving in de BRP door de gemeente. 3. Samenwerking Met dit convenant wordt de samenwerking bekrachtigd om in gezamenlijkheid een BRPstraat in te richten op het Aanmeldcentrum (AC) in Budel waar de gemeente Cranendonck de vergunninghouders en op de langere termijn alle asielzoekers inschrijft die verblijven in de POL van de gemeente Cranendonck. Met het samenwerkingsconvenant worden de afspraken in het kader van de inzet van personeel, budget (financiën), middelen en logistiek bekrachtigd. 4. Proces & verwachtingen Met elkaar stellen we vast dat het optimale BRP-proces er als volgt uitziet: In het asielproces wordt de identiteit van de asielzoeker vastgesteld. Het dossier met de identiteitsgegevens wordt samen met de door de KM AR en/of Bureau Documenten (IND) beoordeelde documenten voorzien van een verklaring en mededeling artikel 2.17 Wet BRP gereed gemaakt door de IND ten behoeve van de gemeente. De gemeente stelt de identiteit conform de BRP vast en registreert de persoon in de BRP. De registratie in de BRP overschrijft de registratie in BW. Op basis van deze juiste registratie conform BRP bestelt de IND het verblijfsdocument. Asielgerechtigden, nareizigers en (op termijn ook) asielzoekers die rechtmatig verblijven in Nederland verlaten het aanmeldcentrum na de algemene asielprocedure, en in een later stadium de Verlengde Asielprocedure, met een inschrijving in de BRP, waardoor zij direct over een BSN beschikken. In het proces heeft elke partij zijn rol en verantwoordelijkheid. Van belang is om met elkaar in overleg te gaan op het moment dat er knelpunten ontstaan. Het proces is omschreven in de Procesomschrijving, welke als bijlage 1 is opgenomen bij dit samenwerkingsconvenant en maakt hier onderdeel van uit. 2 van 4

5 Afspraken Dit convenant is onderhavig aan de Bestuursovereenkomst. (De huidige bestuursovereenkomst loopt tot en met mei 2016); Alle betrokken partijen leveren een maximale inspanning om; o ervoor te zorgen dat er een beleidskader wordt vastgesteld dat voldoende mogelijkheden biedt om alle vergunninghouders (incl. nareizigers) en op termijn ook asielzoekers in de POL/COL azc in te schrijven in de BRP; o alle vergunnighouders (incl. nareizigers) en op termijn ook alle o asielzoekers daadwerkelijk in te schrijven in de BRP in de POL/COL; om tot uitwisseling van de benodigde informatie te komen en het beschikbaar stellen van de benodigde informatie; Alle betrokken partijen zijn verantwoordelijk voor de werving en aansturing van hun eigen personeel; De IND en het COA zorgen voor voldoende adequate huisvesting (incl. werkplekken en ICT) voor het personeel van de BRP-straat op het AC; Vooraf wordt er een begroting opgesteld die door het COA wordt goedgekeurd, bij voorkeur met een maandelijkse opbouw per kostensoort. Dreigende overschrijdingen dienen zo tijdig mogelijk kenbaar te worden gemaakt. Facturen, inclusief onderbouwing van de gemaakte kosten, worden bij voorkeur maandelijks naar het COA gestuurd. Initieel betekent dit de kosten voor de eerste 12 maanden bij start van de BRP-straat in Er wordt momenteel gezocht naar een structurele financiering voor de periode daarna; De kosten voor het uitvoeren van de BRP-straat worden, na schriftelijke goedkeuring van het COA, vergoed door het COA. Maandelijks wordt er door de gemeente en IND een prognose aangeleverd aan het COA en de daadwerkelijk gemaakte kosten gefactureerd, o.a.: o Personeelskosten o Reiskosten o Opleidingskosten tbv BRP-straat Initieel betekent dit de kosten voor de eerste 12 maanden bij start van de BRPstraat in Er wordt momenteel gezocht naar een structurele financiering voor de periode daarna; De tolken-kosten komen voor rekening van de IND tbv het asielproces, waar de gemeente ook gebruik van kan maken tbv de BRP-inschrijving; Back-office-kosten zoals o.a. gemeentelijk archief komen voor rekening van de gemeente; Indien het proces het nodig acht, kan er in onderling overleg onregelmatig (avonden en weekenden) gewerkt worden door alle partijen; De extra kosten voor het tijdig leveren van de verblijfsdocumenten op POL/COL worden door de IND bekostigd; Alle eventueel overige kosten worden in onderling overleg besproken en al dan 3 van 4

6 niet goed gekeurd. 6. Randvoorwaarden Om een BRP-straat in te kunnen richten zijn de volgende elementen essentieel; Voldoende financiering; Voldoende adequaat personeel, zowel gemeenteambtenaren als MIB (IND); Medewerking van de gemeenten; Commitment en vertrouwen van de gemeenten, indien een eerste inschrijving wordt gedaan door een andere gemeente, dit werk niet opnieuw zal worden verricht in een andere gemeente; Realisatie uitreiken verblijfsdocumenten door de gemeente in samenwerking met de IND; Aanpassing wet & regelgeving BRP; Voldoende ICT-voorzieningen; Voldoende werkplekken op AC's. 7. Overig Alle betrokken partijen evalueren jaarlijks de werking van dit convenant aan de hand van de bereikte resultaten en kunnen zo nodig besluiten tot bijstelling op onderdelen. Gezien de looptijd van de huidge bestuurovereenkomst wordt een evaluatie na ca. drie maanden gehouden; Alle betrokken partijen spannen zich in het geval van een geschil over de inhoud of de uitvoering van dit convenant tot het uiterste in om in onderling overleg tot een oplossing te komen en kiezen voor het geval dat niet lukt voor een arbitrage of bindend advies. 8. Ondertekening Aldus overeengekomen en in drievoud ondertekend