Agendapunt: Sliedrecht, 19 december Onderwerp: Onderwerp: oprichten van en participeren in een Service Centrum Drechtsteden

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Aan de raad van de gemeente Sliedrecht Agendapunt: Sliedrecht, 19 december 2006 Onderwerp: Onderwerp: oprichten van en participeren in een Service Centrum Drechtsteden Samenvatting: In voorliggend voorstel treft u de uitkomsten van het in opdracht van de colleges van de Drechtstedengemeenten met steun van het DB van Zuid-Holland Zuid uitgevoerde haalbaarheidsonderzoek naar de mogelijkheid om staf- en ondersteunende functies op regionaal niveau te bundelen. Deze uitkomsten zijn beschreven in het Bestuursplan Service Centrum Drechtsteden, hierna SCD. Aan de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek verbinden wij de conclusie dat participatie in het door de GR Drechtsteden op te richten en in stand te houden SCD wenselijk is. Een voorstel van die strekking is onderstaand uitgewerkt en van een toelichting voorzien. Alvorens in te gaan op inhoudelijke kant van de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek en de vormgeving van het SCD schetsen we kort het regionaal perspectief van waaruit wij het vraagstuk van de komst van een SCD zouden willen benaderen. Aanleiding: De gemeenten in de regio werken steeds meer vanuit een netwerkperspectief samen aan het verbeteren van de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan de burger. In het concept van de 'netwerkstad' past dan ook dat staf- en ondersteunende processen voor de gemeenten op regionale schaal worden georganiseerd. Zo wordt het geheel meer dan de som der delen. Op basis van dat perspectief en de resultaten van een eerdere bestuurskrachtmeting hebben de zes colleges in 2005 de bestuursopdracht verstrekt om de mogelijkheid van het vormen van een Service Centrum Drechtsteden (SCD) te onderzoeken. We zijn verheugd, dat ook de regio Zuid-Holland Zuid mee is gaan doen aan dit onderzoek. De overige regionale ontwikkelingen zorgen er eveneens voor dat het nadenken over de manier van organiseren van de staf- en ondersteunende functie vanzelfsprekend wordt. Immers, het overgaan van veel personeel vanuit gemeenten naar een regionale organisatie zorgt ervoor dat de omvang van de stafdiensten bij de gemeenten onder druk komt te staan, terwijl die regionale organisaties juist behoefte hebben aan stafdiensten. Het is dan logisch de handen ineen te slaan en in gezamenlijkheid naar goede oplossingen te zoeken. Zowel voor het personeel als voor de organisaties. Alternatieven, keuze en overwegingen t.a.v. het voorstel: De conclusie van het haalbaarheidsonderzoek naar de komst van een SCD sluit goed aan bij deze constateringen. Het vormen van het SCD wordt gezien als een logisch vervolg op de komst van nieuwe regionale uitvoeringsorganisaties die per 1 januari 2007 als onderdeel van de GR Drechtsteden van start gaan. Gedoeld wordt op de Sociale Dienst Drechtsteden, het Ingenieursbureau Drechtsteden, het

2 - 2 - Regionaal Bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten en bureau Drechtsteden. Daarnaast biedt het SCD, zo wordt in het onderzoeksrapport geconstateerd, een kansrijk perspectief op kwaliteitsverbetering, meer continuïteit en een efficiëntere uitvoering van de staf- en ondersteunende functies voor de acht betrokken organisaties. Daardoor kunnen de gemeenten, Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden hun aandacht meer richten op de primaire taken ten behoeve van de burgers en bedrijven in het gebied. Bovendien worden - op termijn - middelen vrijgespeeld voor andere politieke en bestuurlijke prioriteiten en ambities. Bij elkaar genomen voldoende redenen voor ons om te willen participeren in het SCD en het Drechtstedenbestuur te vragen het SCD als onderdeel van de GR Drechtsteden tot stand te brengen. De in 2005 uitgevoerde bestuurskrachtmeting leverde (onder andere) het inzicht op dat er op het punt van de staf- en ondersteunende functies knelpunten zijn, maar ook dat er mogelijkheden liggen om deze op te lossen wanneer gemeenten bereid zijn elkaar te helpen. Mede naar aanleiding van deze uitkomst van de bestuurskrachtmeting hebben de colleges opdracht gegeven onderzoek te doen naar de haalbaarheid van een SCD voor de Drechtsteden. In de bestuursopdracht wordt het intensiveren van samenwerking door middel van een SCD voor de middelenfuncties als een integraal onderdeel van het concept van een netwerkorganisatie beschreven. Een hogere kwaliteit in ondersteunende processen wordt gezien als essentieel voor het effectief tegemoet treden van regionale opgaven. Daarnaast kunnen deelnemende organisaties hierdoor doelmatiger werken, continuïteit borgen en optimaal gebruik maken van schaalvoordelen. Bovendien wordt de regionale samenwerking tussen lokale (en andere publieke-) organisaties hiermee verder gestimuleerd en gefaciliteerd om bestuurlijke en ambtelijke drukte te doen afnemen. Het op basis van de bestuursopdracht uitgevoerde onderzoek is recent afgerond. Gaandeweg het onderzoek hebben zich enkele ontwikkelingen aangediend die van invloed zijn geweest op het onderzoek. Een belangrijke mijlpaal in dat kader was de beslissing van de GR Drechtsteden om geen eigen stafdienst in te richten maar te kiezen voor een dienstverleningsrelatie met Stafdiensten Dordrecht gedurende Dit in afwachting van de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek. Belangrijke overweging hiervoor was de behoefte om in de GR te focussen op de primaire taken, die de deelnemende gemeenten per 1 januari 2007 hebben overgedragen. Verder heeft een belangrijke rol gespeeld dat het inrichten van een eigen stafdienst in de korte tijd die daarvoor dit jaar beschikbaar was, te grote risico s voor een bedrijfszekere overgang van de taakuitvoering van zes gemeenten zou opleveren. Belangrijk bijkomend voordeel van de gekozen aanpak is dat op deze manier efficiënt wordt omgegaan met de in de regio al beschikbare middelenfuncties. Zo wordt versnippering van menskracht voorkomen en hoge desintegratiekosten vermeden. Vanuit dezelfde overwegingen wordt op dit moment gezocht naar passende oplossingen voor de gevolgen voor de staf- en ondersteunende functies van de taakverschuivingen die tussen Dordrecht en Zuid-Holland Zuid gaande zijn op het terrein van de Brandweer en de Integrale Vergunningverlening en Handhaving. Ook hierbij wordt het perspectief van de komst van het SCD nadrukkelijk voor ogen gehouden. Op twee momenten dit jaar bent u als gemeenteraad (en als Algemeen Bestuur van Zuid-Holland Zuid) bij het onderzoek betrokken. Op 6 september en op 29 november zijn raadscarrousels gehouden. Beide keren heeft u uitgebreid ingesproken over de tussenresultaten. De eerste keer leverde nuttig informatie op en maakte de behoefte aan nadere uitwerkingen duidelijk. De tweede keer was vooral bedoeld om u nader te informeren over het uitgewerkte sturingsarrangement (hoe houdt u grip) en op het verdere proces. Met de ontvangen respons is op twee manieren omgegaan. Op de vragen die de eerste raadscarrousel aan de orde kwamen is uitgebreid gereageerd per brief van Daarnaast is een aantal aangekaarte onderwerpen in het nu voorliggende Bestuursplan uitgewerkt. Dat betreft onder andere het sturingsvraagstuk en de manier van werken van het SCD.

3 - 3 - SAMENVATTING BESTUURSPLAN Het integrale Bestuursplan komt in de plaats van de eerder verschenen Contourennota, die u in het kader van de raadscarrousel van september ontving. In dit Bestuursplan wordt onder andere duidelijk welke taken het SCD gaat uitvoeren, welke personele en financiële middelen daarvoor nodig zijn, hoe het SCD organisatorisch wordt ondergebracht in de GR, hoe de sturing van het SCD verloopt, hoe het proces van totstandbrenging van het SCD wordt ingericht en welk budget daarvoor benodigd is. Verder bevat het plan een overzicht van de besluiten die van de betrokken bestuursorganen worden gevraagd. Op deze aspecten gaan we hierna kort in. Het SCD wordt een organisatieonderdeel van de GR Drechtsteden en daarmee een organisatie van en voor de deelnemers in de GR Drechtsteden. De regio Zuid-Holland Zuid krijgt bij participatie in het SCD een gelijkwaardige positie; daarover zijn eerder afspraken gemaakt. Naast deze 7 organisaties nemen uiteraard ook de andere organisatieonderdelen van de GR Drechtsteden diensten van het SCD af. Het SCD gaat voor de deelnemende organisaties werkzaamheden uitvoeren op het terrein van de stafen ondersteunende functies. Gedacht kan dan worden aan taken op het gebied van Financiën, Personeel, Communicatie en bijvoorbeeld Juridische zaken. Het takenpakket is samengesteld op basis van een mix van afnamebereidheid bij de deelnemers, voldoende massa en een logische samenhang in werkzaamheden. Er is een basispakket samengesteld dat alle deelnemers in het SCD afnemen. Dit deel van het werk van het SCD wordt ook betaald door alle deelnemers gezamenlijk. De sleutel daarvoor is de formatieomvang van iedere deelnemende organisatie. Dus hoe groter de eigen organisatie hoe hoger de bijdrage. Om dit takenpakket te kunnen uitvoeren is een budget benodigd van 30 miljoen. Dit bedrag is inclusief een post voor extra afschrijvingslasten op initiële investeringen en een post onvoorzien die voor de eerste paar jaar opgenomen is. Gaandeweg wordt de begroting van het SCD concreter, ergo is er minder aanleiding een substantieel bedrag voor onvoorzien op te nemen. Kostenposten die nu soms nog moeilijk te kwantificeren zijn, zullen dan in de reguliere begroting opgenomen worden. Dit budget ligt substantieel lager dan de optelsom van de bedragen die de gemeenten en Zuid-Holland Zuid op dit moment besteden aan de vergelijkbare taken. Ook als rekening wordt gehouden met de aanname dat de deelnemende organisaties formatie gaan uitbreiden met een of meer regie-ambtenaren. Er is met andere woorden voor het totaal van de organisaties een behoorlijk besparingsvoordeel te behalen. Geraamd is een bedrag van tussen de 6 en 9,5 miljoen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met de kosten die de verandering van de huidige naar de toekomstige situatie veroorzaken. Deze zijn totaal geraamd op circa 14,5 miljoen, maar lopen jaarlijks terug. Dat gaat in een dergelijk tempo dat de gemeenten en Zuid-Holland samen, deze kosten binnen drie jaar terug verdienen. In juni 2006 is voor elke gemeente een rapportage gemaakt over de organisatorische en financiële impact van de komst van het SCD. De samenvattingen ervan zijn recent aangepast aan de laatste inzichten. Aanvullend voert het SCD extra activiteiten uit voor de organisatieonderdelen van de GR Drechtsteden. We noemen dat het pluspakket. Dit is nodig om binnen de GR in de volledige ondersteuningsbehoefte van die onderdelen te kunnen voorzien. Andere gemeenten kunnen deze diensten ook afnemen. Dat laatste is een eigen keus. Betaling vindt plaats al naar gelang de afname. Om het SCD de kans te geven zich te ontwikkelen tot een kwalitatief goede dienstverlener, wordt het dienstverleningspakket en het aantal klanten in de eerste jaren zoveel mogelijk constant gehouden. Inherent aan de rol van kwalitatief goede dienstverlener is gevoel voor de couleur locale en voldoende ruimte voor specifiek lokale wensen, voor zover deze passen binnen de met de gezamenlijke deelnemers gemaakte afspraken over standaardisatie en zonder de efficiencydoelstelling geweld aan te doen. Hierbij past ook een manier van werken die gekenmerkt wordt door lokale uitvoering waar dat moet en centrale uitvoering waar dat kan. Er wordt een traject in gang gezet gericht op het concretiseren van de wens te komen tot kwaliteitsverbetering. Het bestuursplan bevat door de gekozen formatienormering al wel een stevig ambitieniveau maar dat wordt niet vanzelf bereikt. Investeren in medewerkers, in hun houding, gedrag en competenties, is een belangrijke randvoorwaarde voor succes.

4 - 4 - Het thema sturing c.q. grip heeft de afgelopen maanden veel de aandacht gehad in de gesprekken, ook die met raadsleden en raden. Er was behoefte aan duidelijkheid op dit punt. Hoe houden we vanuit de gemeente, meer in het bijzonder vanuit de raad invloed op het SCD, zowel qua prestaties als qua kosten? In het bestuursplan wordt hierop antwoord gegeven. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt in de verschillende rollen die de bestuurlijke organen van gemeenten en Zuid-Holland Zuid als deelnemer in de GR (gemeenten) en participant in het SCD (gemeenten en Zuid-Holland Zuid) hebben. In de kern komt het er op neer dat de raden verantwoordelijk blijven voor de kaderstelling en de controle/het toezicht ten opzichte van het college, evenzeer als dat geldt voor de Drechtraad ten opzichte van het Drechtstedenbestuur en het Algemeen Bestuur van de regio Zuid Holland Zuid ten opzichte van het Dagelijks Bestuur van de regio. Afhankelijk van het niveau waarop beslissingen genomen worden, lokaal of regionaal, kan de beïnvloedingslijn worden gekozen. Lokaal in het één op één verkeer tussen raad en college, regionaal via ofwel de vertegenwoordiger in het Drechtstedenbestuur, dan wel via de gemeentelijke afvaardiging in de Drechtraad. Deze verhouding laat onverlet dat de colleges en besturen een eigen rol en positie hebben, omdat het hier vooral gaat om vraagstukken over de bedrijfsvoering. Belangrijk is dat de gemeenten en Zuid-Holland Zuid ook zelf aan de slag moeten met hun opdrachtgevende rol en inhoud moeten gaan geven aan hun rol als klant, zowel gezamenlijk als individueel. Het idee is om in dit kader te komen tot een dienstverleningshandvest tussen de deelnemende organisaties gezamenlijk en het SCD. Hierin worden binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders op collectief niveau afspraken gemaakt over omvang en (kwaliteit-)niveau van dienstverlening en de manier waarop de kwaliteit gemeten wordt (prestatie-indicatoren). De dienstverleningsovereenkomst bevat dan de afspraken tussen een gemeente of Zuid-Holland Zuid en het SCD en vormt binnen de kaders van het dienstverleningshandvest het instrument om invulling te geven aan specifieke klantwensen. Het bleek nodig al in het kader van het haalbaarheidsonderzoek een antwoord te geven op enkele vragen van bestuurlijke importantie rondom SCD-vorming als opmaat naar de besluitvorming over de komst van en participatie in het SCD. Deze vraagstukken hebben te maken met de bestuurlijke positionering en zeggenschapsverhouding voor Zuid-Holland Zuid, met de voor enkele partijen zeker in eerste instantie onevenwichtige en niet aantrekkelijke financiële uitkomsten, met de lokale huisvestingsituaties, met de positionering van Belastingen en het Sociaal Geografisch Bureau, met de te gebruiken systemen en werkprocessen en met de wijze van toetreding van Alblasserdam. Uit het feit dat uiteindelijk in goede harmonie binnen de Netwerkdirectie + en het PFO Middelen Drechtsteden ook voor deze lastige vraagstukken voorstellen voor adequate oplossingen zijn ontwikkeld levert het vertrouwen op, dat er voldoende draagvlak en urgentiegevoel is om van het SCD een succes te maken. Er ligt een integraal huisvestingsontwerp, dat maximaal voldoet aan de gekozen criteria, ook al is er aanleiding Hendrik-Ido-Ambacht op grond van een meer dan gemiddelde resterende leegstand te compenseren. Met Zuid-Holland Zuid en Papendrecht is een hardheidsclausule overeen gekomen om te bereiken dat ook deze twee organisaties niet onder break-even zakken bij deelname aan het SCD. Ten aanzien van de voorkeur van sommige gemeenten om Belastingen en SGB in organisatorische zin geen onderdeel te laten zijn van SCD-organisatie maar deze als zelfstandige eenheden binnen de GR Drechtsteden onder te brengen, is afgesproken de consequenties van een zelfstandige ophanging binnen de GR Drechtsteden nader te onderzoeken en op basis van de uitkomsten een beslissing te nemen. Daarbij staat niet ter discussie dat beide taken regionaal georganiseerd worden en ondergebracht worden bij de GR Drechtsteden. Alblasserdam wordt de ruimte geboden aan te sluiten op 1 januari 2009, waarbij de wijze waarop dat gebeurt nader wordt uitgewerkt. Financiële aspecten: Voor het totale basispakket dienstverlening is voor de eerste jaren een budget becijferd van 30 miljoen bij een formatieomvang van 427 fte. Voor Sliedrecht was vanaf de aanvang een duidelijke keuze om de afname te beperken tot het basispakket. Intussen zijn er geen redenen aangevoerd of aan te voe

5 - 5 - ren om van dat standpunt af te wijken. De kosten voor het basispakket bedragen miljoen, waarvoor de bijdrage Sliedrecht in de structurele exploitatiekosten op basis van de verdeelsleutel (per ) 6,2% is, oftewel ,--. Deze verdeelsleutel geldt ook voor het plaatsingsrecht personeel. Bovenop dit budget komt een bedrag aan investeringslasten voor initiële investeringen (o.a. huisvesting en apparatuur) van in totaal 1 miljoen, een structurele post onvoorzien van 1,5 miljoen en een structurele post van 0,5 miljoen vanwege de regiefunctie. Het potentiële besparingsvoordeel voor de eerste jaren bedraagt circa 5,3 miljoen op jaarbasis. Voor Sliedrecht is dat ,--. Uitgangspunt is dat de desintegratiekosten van de gemeenten in drie jaar tijd worden afgebouwd: jaar 1 100%, jaar 2 66,6 % en jaar 3 33,3 %. Een belangrijk deel hiervan bestaat uit kosten leegstand kantoorruimte. Door bestuurlijke en ambtelijke inzet vanaf het begin is voor Sliedrecht compensatie bereikt in de vorm van huisvesten van het onderdeel belastingen, waarmee nagenoeg 1 op 1 de leegstand wordt gevuld. Gerekend wordt met een kwalitatieve personele frictie van 10% van de formatie waarmee nu de taken uit het basispakket worden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat gemiddeld 10% van het huidige personeel niet aan de kwaliteitsnorm zal (kunnen) voldoen. Per saldo wordt op regionaal niveau gerekend met een brutovoordeel van 8,3 miljoen, zodat rekening houdend met de regiekosten een nettovoordeel van 7,8 miljoen in jaar 4 ontstaat. Als ook met de transitiekosten wordt gerekend, dan ontstaat na de terugverdientijd in jaar 4 een besparing van ten minste 5,3 miljoen op de gezamenlijke begrotingen. Besparingspotentieel Sliedrecht Uitgangspunt is dat iedere gemeente de eigen transitiekosten draagt, waaronder de kosten voor boventallig personeel. Dat betekent tevens dat de structurele besparing toevalt aan de deelnemende organisatie. In de tabel zijn nog niet de kosten van het sociaal plan en de proceskosten opgenomen. Voor de eerste categorie kosten valt nu nog geen betrouwbare raming te maken. De totale proceskosten zijn geraamd op , te verrekenen volgens eerder genoemde verdeelsleutel, waarbij aangenomen wordt dat elke gemeente tevens gemiddeld 3 fte inzet. De bijdrage van Sliedrecht tegen 6,2 % komt dan neer op een bedrag van ,-- afgerond. Zoals eerder vermeld, komt de NDD+ nog met een nader voorstel met ook de variant dat deze kosten ten laste van het gezamenlijke besparingsvoordeel worden gebracht. Door Berenschot is een eindversie van de impactanalyse gemaakt met daarin de geraamde financiële effecten voor Sliedrecht. Tabel 1. Ontwikkeling structurele financiële effecten Gemeente Sliedrecht Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Netto besparing per jaar Transitiekosten Saldo Advies raadscommissie: Zal later nader worden toegelicht Voorgesteld besluit: Al met al is ruim anderhalf jaar gewerkt aan het onderzoek. Het is nu afgerond. De voor een besluit van belang zijnde onderwerpen zijn uitgediept en uitgewerkt. De ambtelijke organisaties vragen om duidelijkheid en veel medewerkers willen meer dan tot nu toe betrokken worden bij het proces en aan

6 - 6 - de slag met de uitwerking. Daarvoor is een politiek-bestuurlijk fiat nodig. De tijd lijkt dus rijp om op basis van de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek een besluit te nemen over de komst van en participatie in het SCD per 1 januari 2008 en de manier waarop dat SCD het komende jaar tot stand gebracht wordt. Bijgaand Bestuursplan biedt daarvoor een prima basis. Van de gemeenteraden (en het AB Zuid-Holland Zuid) wordt daarom gevraagd in te stemmen met: de grondslagen voor de budgettaire kaders en de financiering van het SCD, welke grondslagen, samen met de actuele cijfers 2006, straks de basis vormen voor het opstellen van de eerste begroting (2008) van het SCD; het voorstel om de regie op de op- en inrichting van het SCD bij het Drechtstedenbestuur te leggen en de colleges en het DB Zuid-Holland Zuid de regie te laten voeren op de kaderstelling (als collectief) en ontvlechting (als individuele organisatie); het geraamde projectbudget ad 2,15 miljoen, waarvan door onze gemeente/organisatie op basis van de gekozen verdeelsleutel een bedrag van ,-- afgerond wordt opgebracht. Vervolgtraject: Het op- en inrichten van het SCD beschouwen we als een gezamenlijke opdracht aan de colleges en de besturen van Zuid-Holland Zuid en de Drechtsteden. Deze opdracht valt in drie deelopdrachten uiteen: inrichten, ontvlechten en kaderstelling/klantrol vorm en inhoud geven. Ieder bestuur heeft hierin weliswaar specifieke aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden, maar uiteindelijk slaagt de operatie alleen wanneer de drie deelopdrachten in hun samenhang worden uitgevoerd. Juist om die samenhang te bewaken en samen binding te organiseren is in de projectorganisatie een centrale regiefunctie uitgewerkt in de vorm van de Regiegroep SCD, die in nauwe afstemming met het PFO Middelen/P&O werkt en voorstellen voor het Drechtstedenbestuur zal voorbereiden. Voor de transitie is een fasering uitgewerkt omdat alles tegelijk inrichten in het SCD te risicovol is voor de bedrijfsvoering en de dienstverlening in de huidige organisaties intussen wel gewoon door moet gaan. De bedoeling is nu in stappen de nieuwe SCD-organisatie in te richten, waarbij telkens een ander onderdeel aan bod komt. Burgemeester en Wethouders van Sliedrecht, de secretaris, de burgemeester, M.J. Verhoef M.C. Boevée