Programma Bestuur, Participatie en Dienstverlening Bedragen x 1,000

Transcriptie

1 4.11. Bestuur, participatie en dienstverlening Het thema bestuur, participatie en dienstverlening kent een negatief resultaat van 5,4 miljoen. Na bestemming is sprake van een nadelig saldo van 6,2 miljoen. Programma Bestuur, Participatie en Dienstverlening Bedragen x 1,000 Thema Algemeen bestuur Dagelijks bestuur Dienstverlening Communicatie en voorlichting Resultaat voor bestemming Mutaties in reserves Mutaties in reserves -731 Resultaat na bestemming Thema Algemeen bestuur Het resultaat op het thema Algemeen bestuur bedraagt voor en na bestemming. Thema Algemeen Bestuur Bedragen x Product Griffie Rekenkamer Resultaat voor bestemming 328 Mutaties in de reserves Mutatie reserve 0 Resultaat na bestemming 328 Analyse resultaat Inc/Struct Reserves 1. Bezuiniging Structureel Technische verschillen Incidenteel Overige kleinere verschillen Incidenteel Bezuiniging In 2005 is afgesproken om de kosten voor communicatie en de kosten voor het reproduceren en verspreiden van de vergaderstukken te beperken. Op deze wijze wordt de bezuiniging gerealiseerd.

2 2. Technische verschillen Door wisseling van het personeel is de bezuiniging twee keer opgevoerd Thema Dagelijks bestuur Het resultaat voor bestemming op het thema Dagelijks bestuur is 5,9 miljoen negatief. Na verrekening met de reserves resteert een negatief resultaat van ruim 6,7 miljoen. Thema Dagelijks Bestuur Bedragen x Product Bestuur Bestuurlijke samenwerking Projectmanagement Ingenieursbureau Dordrecht Budget Stafdiensten Budget Vastgoedbedrijf Resultaat voor bestemming Bestuur Budget Vastgoedbedrijf Mutaties in de reserves Mutatie reserve -731 Resultaat na bestemming Analyse resultaat Inc/Struct Reserves 1. Bestuur en Stafdiensten Inc/Struct Bestuurlijke samenwerking Structureel Ingenieursbureau drechtsteden Incidenteel Exploitatie panden Vastgoedbedrijf Incidenteel Mutaties voorziening naar reserve Vastgoedbedrijf Incidenteel Overig Incidenteel Bestuur en Stafdiensten De afwijkingen die zich op deze producten voordoen hebben een directe relatie met de ontvlechting van Stafdiensten en de start van het SCD, het OCD en de Gemeentelijke Belastingdienst Drechtsteden in Daarnaast - en daar door heen - loopt de verwerking van de budgettaire gevolgen van de overdracht van panden aan het Vastgoedbedrijf eind 2007, deels ook vanuit Stafdiensten. Het afwikkelen van deze veranderingen in de administratie is een majeure operatie geweest doordat het de ramingen op bijna alle programma s en thema s raakt (via de doorbelasting van apparaatskosten aan producten). Deels is de informatie op grond waarvan verwerking in de administratie kon plaatsvinden te laat ontvangen waardoor de toerekening naar andere thema s en produkten achterwege is gebleven.

3 Het verschil ten opzichte van de begroting 2008 bedraagt op de produkten 5 miljoen. Op hoofdlijn is de verklaring voor dit verschil als volgt (wordt vervolgens verder toegelicht) -/- 2,7 miljoen op grond van het bestuursplan SCD, impactanalyse SCD en veegnotitie SCD bekende transitiekosten. -/- 1,3 miljoen extra transitiekosten in verband met uitstel van de start van het SCD van 1 januari 2008 naar 1 april /- 2,2 miljoen centraal verantwoorde kosten, decentraal begroot. Dit betreft 0,8 miljoen dat op dit thema verantwoord is en 1,4 miljoen op het thema Bedrijfsvoering (programma Algemene dekkingsmiddelen) -/- 0,2 miljoen overig. -/- 6,4 miljoen 1,4 miljoen verantwoord op programma Alg. dekkingsmiddelen, thema Bedrijfsvoering) -/- 5,0 miljoen verschil t.o.v. de begroting. De vorming van het SCD is gebaseerd op het bestuursplan en de impactanalyse SCD waarin op hoofdlijnen de consequenties en de financiële bewegingen zijn weergegeven. In de loop van 2008 is gebleken dat de opstart van het SCD gepaard ging met extra transitiekosten in de periode E.e.a. is opgenomen in de veegnotitie SCD. Deze notitie is vastgesteld door het Drechtstedenbestuur en ook ter kennisgeving aangeboden aan het college waaraan toestemming is gevraagd dit te verwerken in de jaarrekening 2008, de Interimnota 2009 en de Kadernota Deze zijn voor wat betreft 2008 verwerkt in de cijfers. In het vervolg van deze paragraaf worden de verschillen ten opzichte van de begroting nader toegelicht aan de hand van de volgende elementen: Transitiekosten Centraal (concern) verwerkte kosten Overig Transitiekosten ( nadeel) In het bestuursplan SCD (oprichtingsdocument) zijn transitiekosten (incl frictiekosten en desintegratiekosten) voorzien. In het bestuursplan zijn die op basis van aannames (overtollig personeel, afwaardering van materieel e.d.) geschat op 2,2 miljoen in 2008 en 1,5 miljoen in 2009 (totaal 3,7 miljoen). Hoewel bekend was dat de gemeente in 2008 (e.v.) frictiekosten zou maken heeft verwerking in de begroting 2008 niet plaatsgevonden, vooral ingegeven vanwege de aannames die er nog waren in de ramingen. Ook de dekking via de algemene reserve zoals die beoogd werd, is niet in de begroting verwerkt. Dekking van de transitiekosten uit de algemene reserve was de tegenhanger van het inboeken van de structurele besparing als gevolg van de vorming van het SCD. Die is overigens wel meerjarig verwerkt in de begroting. De veegnotitie SCD leidt tot een extra nadeel op de begroting in 2008 van Dit betreft extra personele kosten (fpu en inschalingsverschillen). Op basis van deze stukken (bestuursplan, impactanalyse SCD en veegnotitie) zijn voor 2008 tot een bedrag van 2,7 miljoen transitiekosten voorzien. De werkelijke transitiekosten zijn in 2008 uitgekomen op , ofwel 1,3 miljoen meer. Hieraan ligt vooral het uitstel van de start van het SCD van 1 januari naar 1 april ten grondslag (meer inhuur door het open laten van vacatures) en het aandeel dat ZHZ en GRD daaraan naar rato zouden moeten bijdragen om lopende dienstverlening in het 1 e kwartaal in stand te houden. Het gaat in totaliteit om de volgende afwijkingen: - Inhuur in het 1 e kwartaal voor extra inspanningen op de terreinen van ICT, personeels- en facilitaire zaken In 2007 en begin 2008 is zeer terughoudend omgegaan met de vervulling van vacatures met oog op de ontvlechting van voormalig stafdiensten en de plaatsingsprocedure SCD. Dit heeft geleid tot extra kosten voor reguliere werkzaamheden in het 1 e kwartaal ( ); - Afwikkeling van dienstverbanden van medewerkers die overgegaan zijn naar het SCD, GBD en OCD. Dit betreft de uitbetaling van vakantiegeld, gratificaties, overwerk en verkoop verlofuren tot en maart Totaal circa ; - Loonkosten voormalig personeel (FPU rechten) waarmee geen rekening was gehouden in de achtergebleven raming circa (veegnotitie SCD); - Een tekort van op de personeelslasten van voormalige stafleden die overgegaan zijn naar het SCD met een salarisgarantie (veegnotitie SCD); - Extra kosten i.v.m. de ontvlechting van Stafdiensten na het 1 e kwartaal (o.a. inhuur), Voormalig stafdiensten verrichte volgens lopende afspraken ondersteunende diensten voor de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD) en Zuid-Holland- Zuid (ZHZ) en de regionale brandweer. Door de vertraging van de start van het SCD naar 1 april 2008 is deze dienstverlening voortgezet. Voor deze diensten ontving

4 voormalig stafdiensten een vergoeding voor de dekking van gemaakte kosten. In de 2 e helft van 2008 heeft een genormeerde verrekening plaatsgevonden met de GRD voor deze dienstverlening conform de normale afspraken. Hierbij is nog geen rekening gehouden met de extra kosten in het eerste kwartaal die naar rato ook gemaakt zijn om de dienstverlening aan ZHZ en de GRD in stand te houden. In de impactanalyse SCD is hierover het volgende opgenomen (pagina 51 3 e streepje): de gemeente heeft, door de late start van het SCD, te maken met extra kosten voor inhuur van één kwartaal (namelijk het 1 e kwartaal 2008). Het gaat om meer dan 100 vacatures. Dordrecht heeft hiermee meer te maken dan de andere partijen, doordat ook inhuur nodig is om de dienstverlening aan de klanten GRD en ZHZ nog een kwartaal te continueren. We hebben vastgesteld dat deze kwestie niet thuis hoort in de impactanalyse, maar rechtstreeks tussen de huidige opdrachtgevers en opdrachtnemer Stafdiensten moet worden opgelost. Een eventuele bijdrage naar rato van de extrta kosten zou uitkomen op circa Centraal genomen kosten / decentraal begrote kosten ( nadeel) Ook deze categorie heeft te maken met de transitie van Stafdiensten naar SCD en OCD. Het betreft kosten die normaliter intern worden doorbelast aan dienstonderdelen en via de doorbelasting van de dienstonderdelen toegerekend worden aan alle programma s, thema s en produkten. Om de administratie in 2008 niet onnodig te belasten zijn de kosten centraal verantwoord. Verreweg het grootste bestanddeel betreft de huisvestingskosten. Met betrekking tot de huisvesting hebben zich in 2008 twee majeure ontwikkelingen voorgedaan met impact op de begrotingsramingen: 1. De overgang van voormalig stafdiensten naar het SCD (facilitair zaken en onderhoud e.d.); 2. De overdracht van panden van voormalig stafdiensten naar het vastgoedbedrijf. In de begroting van voormalig stafdiensten waren de eigenaars en beheersbudgetten opgenomen voor Hellingen, Stadskantoor, Crownpoint, Zeepaert, Noordendijk etc. De ontvlechting van de begroting en de verwerking in 2008 van de lasten en baten lopen uiteen. Het gaat daarbij om de volgende afwijkingen: In de exploitatie is een huuropbrengst begroot van voor te ontvangen huur van derden voor o.a. Crownpoint, Noordendijk, Hellingen en t Zeepaert. Voor de ontvangst van huurinkomsten is deze panden is een nadeel van ontstaan. Hierbij speelt mee dat vanuit de ontvlechting van Stafdiensten onvoldoende duidelijk was welke budgetten en welke onderhoudskosten betrekking hadden op de huurder (namens wie het SCD het beheer voert en het SBC het budget) en de eigenaar (over naar Vastgoedbedrijf). In het voorjaar van 2009 wordt in samenspraak met het Vastgoedbedrijf en het SCD nagegaan waar de scheiding moet worden aangebracht. De kosten voor (klein) huurdersonderhoud aan het Stadskantoor, kleinschalige verbouwingen en schoonmaak worden normaliter direct door de opdrachtgevers (dienstonderdelen) betaald. In 2008 zijn de kosten (ivm de late beschikbaarheid van de specificatie) centraal geboekt ( ). De huurkosten van Crownpoint over de eerste vier maanden van 2008 ad zijn niet doorbelast aan de sectoren. Voor het onderdeel herpositioneren van programmabureaus en bedrijven zijn voor kosten centraal genomen in plaats van op de producten 90 Arbeidsmarktbeleid, 92 Programma Bureau Binnenstad, 93 Toerisme en 94 Marketing en 96 Ondersteuning ondernemerschap in het Programma Ondernemerschap en Bereikbaarheid in het thema Economische structuurversterking. De kosten voor frankeren en drukwerk voor circa zijn centraal genomen in plaats van doorberekend aan de sectoren. Gespecificeerd inzicht in verbruik (dienstonderdelen) was niet beschikbaar. De saldikostenplaatsen laten een tekort zien van (voornamelijk Stadsbeheer). Deze kosten hadden op de producten verantwoord moet worden, maar zijn nu centraal verwerkt. De bijdrage aan het onderzoekscentrum Drechtsteden is hoger dan centraal geraamd. Dekking van deze post zit deels bij enkele sectoren (die voorheen monitoren van het SGB die nu tot het basispakket van het OCD behoren zelf bekostigden). Kosten Dordtse school Deze kosten worden normaliter doorberekend aan de verschillende sectoren die daarvoor budgetten beschikbaar hebben. Voor doorbelasting naar de dienstonderdelen was de specificatie te laat beschikbaar; Kosten fiscale advisering Dit betreft algemene advisering, die niet is toe te rekenen aan afzonderlijke producten of projecten en daarom centraal zijn verantwoord. Energiekosten Hellingen van circa zijn centraal genomen in plaats van bij het Vastgoedbedrijf die de doorberekening aan de GRD heeft gedaan.

5 Overig ( nadeel) Dit is een restcategorie waarin we diverse voor en nadelen ten opzichte van de begroting samenvatten, allen samenhangend met de ontvlechting van Stafdiensten en start van het SCD. Structureel tekort stafdiensten op het budget voor energiekosten Stadskantoor ( ). Er is recent een nieuwe aanbesteding geweest die voordelig is, desondanks zal een deel van de overschrijding een structureel karakter hebben. Tussen wal-en-schip posten. In de praktijk is gebleken dat bij de impactanalyse enkele kostensoorten over het hoofd zijn gezien waardoor geen budgetraming meer is bij het de gemeente en het SCD. Dit betreft een deel van de catering. De kosten voor koffie en thee worden door de gemeente zelf betaald waardoor een nadeel ontstaat van circa ; Dit heeft een structureel karakter. De kapitaallasten voor de verbouwing van de Westvleugel ad zijn incidenteel ten onrechte afgeraamd omdat bij de impactanalyse er vanuit was gegaan dat deze kosten ook overgenomen zouden worden door het Vastgoedbedrijf. Omdat hier echter sprake is van een inpandige verbouwing/aanpassing zijn deze kosten voor de huurder. Dit heeft een incidenteel karakter omdat de ramingen in de begroting 2009 e.v. gecorrigeerd zijn. Op de flexpool is een tekort van vanwege niet door te berekenen loonkosten deelnemers flexpool aan derden. Deze kosten worden gedekt uit de reserve frictiekosten die voor dit doel is ingesteld (zie toelichting reserves). Op het onderdeel kosten vervoer B&W is een overschrijding van de kosten ( ) die wordt veroorzaakt door een naheffingsaanslag van de belastingdienst. Deze overschrijding wordt voor een bedrag van circa gedekt via de algemene uitkering (is aldaar verwerkt). Een overschot op de kosten voor de vervoersregeling van Aanpassing van de post in verband met de regionaliseringen en daarmee gepaard gaande afname van het personeelsbestand heeft niet plaatsgevonden. Een overschot op de exploitatie Zeepaert van die wordt veroorzaakt doordat de verhuurinkomsten op dit product zijn geboekt, terwijl de raming van de inkomsten is opgenomen op de post voor huisvesting algemeen. Ook de uitgaven ten behoeve van het Zeepaert worden op een ander product verantwoord, waardoor daar een nadeel ontstaat. Verder hebben ook meer verhuringen plaatsgevonden. De post dagelijks bestuur laat een onderschrijding zien voor structureel lagere kosten levering goederen en diensten door derden circa en lagere kosten vanuit de kostenplaats voor circa vanwege een te hoog opgenomen doorbelasting in de raming. Op het budget voor versterking P&O is in totaal een voordeel ontstaan van circa vanwege afwikkeling van posten uit 2007 en het kunnen doorberekenen van kosten aan sectoren. Van de politie regio ZHZ is een bijdrage ontvangen in verband met kosten kabinetschef over 2007 en Hierdoor is een voordeel ontstaan van Hiervan is structureel als gevolg van een te laag geraamde bijdrage. Vanwege een te hoog opgenomen doorbelasting in de raming is ook nog een voordeel ontstaan van Op allerlei overige budgetten waarop o.a. de kosten voor verzekeringen, drukwerk, gemeentenieuws, ARBO-aankopen en overige personeelvoorzieningen resteert per saldo een nadelige afwijking van Op basis van bovenstaande analyse zal in de 1 e helft van 2009 een nadere analyse gemaakt worden van het incidentele dan wel structurele effect van de gemelde afwijkingen. Hierbij moet worden opgemerkt dat de transitiekosten van 4 miljoen nagenoeg incidenteel zijn. 2. Bestuurlijke samenwerking Gebleken is dat per abuis de raming van de regio ZHZ te laag in de begroting is opgenomen. 3. Ingenieursbureau Drechtsteden Wijziging wet-en regelgeving: Het ingenieursbureau maakt onderdeel uit van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden. Medio juni stelt de Drechtraad de jaarrekening 2008 van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden vast. Als gevolg van nieuwe wet-en regelgeving is het niet meer toegestaan om vooruitlopend op deze besluitvorming als deelnemer (lees de gemeente Dordrecht) een conceptwinst op te nemen. Dit betekent dat het resultaat 2008 niet in de gemeentelijke jaarrekening 2008 verwerkt kan worden, maar in die over Ontvlechtingskosten: In 2007 is het ingenieursbureau ontvlochten. Bij deze ontvlechting is afgesproken dat de FPU kosten van oud - medewerkers circa , die voorheen werkzaam waren bij de gemeente Dordrecht, voor rekening blijven voor de gemeente Dordrecht. Hiermee was op voorhad geen rekening gehouden. Daarnaast is gebleken dat niet alle kosten ( circa

6 ) naar aanleiding van de ontvlechting ingenieursbureau op juiste wijze verwerkt zijn. In overleg met het ingenieursbureau zijn deze kosten nu gecorrigeerd. Onderhanden werk: Het Ingenieursbureau werkt in opdracht van de sectoren. De stad fungeert hierbij als een soort schakel cq bemiddelaar tussen de sectoren en het ingenieursbureau. De daadwerkelijke afrekening met de sectoren vindt plaats op basis van goedgekeurde opdrachten. Op deze post is een bedrag van circa opgenomen waarover er nog discussie omtrent de geleverde prestatie is. 4. Exploitatie panden Vastgoedbedrijf Het Vastgoedbedrijf beheert de panden van de gemeente. In 2007 zijn diverse panden intern overgedragen naar het Vastgoedbedrijf. Bij diverse gebouwen was sprake van exploitatietekorten. Er zijn een aantal panden overgenomen waarvan de exploitatie niet kostendekkend verhuurd is. In een aantal gevallen is ook sprake van hogere onderhouds- en energiekosten dan geraamd. Naast deze hoofdzakelijk incidentele nadelen is er sprake van grote nadelige exploitaties van de intern overgenomen panden Achterom/Bagijnhof en Noordendijk (Energiehuis) welke niet kosten dekkend zijn ingebracht en ook nog een structureel effect hebben. Op voorhand werd verwacht dat het resultaat (dus op begrotingsbasis) zou bedragen. Dit zou resulteren in een storting in de reserve indien het resultaat meer dan 1 mln. was geweest. 5. Mutaties voorziening naar de reserves vastgoed Dit betreft een technisch verschil. Vanaf 2007 is het op grond van aangescherpte wetgeving alleen toegestaan om onderhoudsvoorzieningen in stand te houden als de meerjaren verplichtingen goed in beeld zijn. Voor wat betreft gemeentelijk vastgoed is dat nog niet het geval als gevolg van de overdracht van panden vanuit diverse organisatieonderdelen naar het vastgoedbedrijf en het opzetten bij het vastgoedbedrijf van geüniformeerde onderhouds- en beheersplannen. Bij het vaststellen van de jaarrekening 2007 is dan ook besloten om de voorziening op te heffen en is hiervoor een bestemmingsreserve in het leven roepen. De lasten en baten die voorheen rechtstreeks ten laste van de voorziening werden gebracht, moeten nu wel via de exploitatie verlopen. De lasten en baten, die hiermee samenhangen zijn niet geraamd. Na bestemming is hier sprake van budgettaire neutraliteit Thema Dienstverlening Het thema dienstverlening is afgesloten met een positief resultaat voor- en na bestemming van Thema Dienstverlening Bedragen x Product Publieke dienstverlening Publieksdiensten Resultaat voor bestemming 518 Mutaties in de reserves Mutatie reserve 0 Resultaat na bestemming 518 Analyse resultaat Inc/Struct Reserves 1. Tijdelijke projectbudget KCC Incidenteel "Voorfinanciering"callcenter en regioprojecten Incidenteel Stadswinkel Incidenteel

7 1. Tijdelijk projectbudget Klant Contact Centrum (KCC) Een deel van het tijdelijke projectbudget KCC is overgebleven. Het restant bedraagt Dit heeft diverse oorzaken. Ten eerste zijn de projectmiddelen van 2 miljoen gelijkmatig over 4 jaar verdeeld, terwijl de meeste uitvoeringskosten pas later in de projectperiode vallen. Verder is een deel het gevolg van wijziging in de financiering. Diverse kosten rondom ICT konden in regionaal verband gefinancierd worden. Het resterende bedrag is opgenomen in het reorganisatievoorstel KCC en dient als dekking van het KCC voor 2009 en Dit bedrag zal als technische resultaatbestemming naar 2009 worden overgenomen. 2. Voorfinanciering callcenter en regioprojecten Tot slot wordt de lasten- en batenkant beïnvloed doordat kosten van het telefonische callcenter en regioprojecten worden voorgefinancierd door de Stadswinkel/KCC. De lastenkant wordt in feite opgeblazen. Hiertegenover staan doorberekeningen naar andere afdelingen (parkeren, wijklijn) en regionale partners. 3. Productie stadswinkel Op een aantal producten is de omzet hoger dan geraamd, waartegenover slechts beperkt extra kosten staan ( extra inkomsten, extra kosten). De grootste voordelen zitten op de producten huwelijken en rijbewijzen Thema Communicatie en voorlichting Het thema heeft een negatief saldo voor- en na bestemming van Thema Communicatie en voorlichting Bedragen x Product Internationale betrekkingen Concern communicatiemiddelen Bestuursvoorlichting Resultaat voor bestemming -344 Mutaties in de reserves Mutatie reserve 0 Resultaat na bestemming -344 Analyse resultaat Inc/Struct Reserves 1. Vervallen raming Incidenteel Centralisatie Incidenteel DVO communicatie derden Incidenteel Overig Incidenteel Vervallen raming Bij de inrichting van het kabinet van de burgemeester waarbij onderdelen van stafdiensten en publieksdiensten naar het Stadsbestuurscentrum zijn overgebracht, zijn de bijbehorende programmabudgetten in september 2008 onjuist verwerkt. In 2009 zijn deze ramingen correct opgenomen. 2. Centralisatie De overschrijding op de lasten wordt veroorzaakt doordat de werkelijke kosten van communicatiemiddelen in het eerste kwartaal 2008 ten laste van dit product zijn gebracht. De begrote lasten zijn echter, als gevolg van de overgang van stafdiensten naar het SCD, in zijn geheel doorgeboekt naar het product Saldi kostenplaats bedrijven/sectoren. 3. DVO communicatie derden Dit betreft niet geraamde inkomsten van geleverde diensten communicatie aan derden.