Raamovereenkomst Projectbeheersing

Transcriptie

1 Raamovereenkomst Pre-Bid meeting 19 oktober 2015

2 Programma Welkom Algemene introductie Ronde 1 : Perceel Multidisciplinair ( uur) Pauze ( uur) Ronde 2 : Perceel Planningsmanagement en Projectondersteuning ( uur) Ronde 3 : Perceel Financieel management en Risicomanagement ( uur) Afronding ( uur) Netwerk borrel 2 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

3 Woord vooraf TenderNed wordt gebruikt voor het vraag en antwoordgedeelte van deze aanbesteding. Aan de in deze bijeenkomst verstrekte informatie kunnen geen rechten worden ontleend. 3 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

4 Doel raamovereenkomst 1. Het tijdig inkopen van producten met de optimale prijs- /kwaliteitverhouding. 2. De mogelijkheid opdrachtnemers met de juiste competenties aan te trekken tegen marktconforme producttarieven. 3. Het optimaal benutten van de markt. 4. Een transitie van inhuur van projectbeheersing naar producten tegen een vaste prijs met resultaatsverplichting. 5. Juiste match maken tussen vraag en aanbod. Door één werkwijze binnen en tussen en opdrachtnemers af te spreken moet het proces om te komen tot uitvragen én contracteren van producten eenvoudiger worden voor zowel als de betrokken raamcontractanten. 4 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

5 Selectie Eisen Voor elk perceel geldt: Kennis en ervaring met werken met publieke organisaties Minimaal 1 referentie project betrekking op complexe GWW en/of infrastructurele projecten met aanneemsom van het project van minimaal ,-, exclusief BTW; aaneengesloten looptijd van minimaal 18 maanden; loopt nog of kent een afloopdatum van de opdracht die niet meer dan 2 jaar voor de sluitdatum inschrijving ligt (naar tevredenheid opdrachtgever is uitgevoerd). 5 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

6 Selectie Eisen perceel Multidisciplinair Kennis en ervaring met projectbeheersingstaken minimaal een combinatie van de aspecten Planning-, risico- en financieel management, bevatten, aangevuld met minimaal twee aspecten uit de reeks projectondersteuning, scope-, kwaliteits- en capaciteitsmanagement; Beschikt, voor de opdrachten in te zetten medewerkers, over minimaal vijf medewerkers per specialistische perceel en minimaal twee voor de overige PB aspecten genoemd in dit perceel. Totaal aantal medewerkers minimaal RWS BEDRIJFSINFORMATIE

7 Selectie Eisen Specialistische percelen (risico-, plannings-, en financieel management en projectondersteuning) Kennis en ervaring met projectbeheersingstaken voor het betreffende perceel. Beschikt, voor de opdrachten in te zetten medewerkers, over minimaal vijf medewerkers per voor het betreffende projectbeheersingsaspect voor het betreffende perceel. 7 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

8 Gunning Raamovereenkomst 10 partijen in perceel Multidisciplinair 5 partijen per Specialistisch perceel Intentie is om bij gunning ROK, direct voor de projecten vermeldt in paragraaf in het IB document, een nadere overeenkomst te sluiten. Bij meerdere projecten geldt rangorde die door ON is aangegeven Nota Scheiding van Belang is van toepassing Geen gunning van NOK wanneer niet aan Nota wordt voldaan, partij kan wel in aanmerking komen voor ROK 8 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

9 Gunning Nadere Overeenkomsten (na initiële aanbesteding) Ramingsbedrag Multidisciplinair perceel < 33k 1 raamcontractant gekozen door OG 33k, maar < 134k 134k, maar < 250k 1 raamcontractant gekozen door OG en 2 randomizer 1 raamcontractant gekozen door OG en 3 randomizer Specialistische Percelen 1 raamcontractant gekozen door OG 1 raamcontractant gekozen door OG en 2 randomizer 1 raamcontractant gekozen door OG en 3 randomizer 250k nvt Alle raamcontactanten 250k, maar < 500k 1 raamcontractant gekozen door OG en 5 randomizer nvt 500k Alle raamcontactanten nvt 9 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

10 Gunning Nadere Overeenkomsten (na initiële aanbesteding) Plafondprijs kan toegepast worden. Aanvullende eisen kunnen worden gesteld. (bijvoorbeeld minimale aanwezigheid op het werk) Productbeschrijvingen kunnen in nadere opdrachten worden aangepast. 10 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

11 EMVI eisen Plan van Aanpak Beheersing raakvlakken (wordt later toegelicht) Borging kwaliteit en continuïteit Risico s Verbetervoorstel Social Return (wordt later toegelicht) Interview 11 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

12 Social Return Frank Wormgoor In deze presentatie is geen andere info vermeld als aangegeven in het I&B-document. Behoudens dat het aantal medewerkers in het Van-Werk-Naar-Werk-traject gaat over de volgende aantallen (RWSbreed, dus breder dan projectbeheersing): : 110 medewerkers : 50 medewerkers : 90 medewerkers 12 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

13 Ronde 1 Perceel Multidisciplinair 13 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

14 Perceel Multidisciplinair Toelichting op: Producten Kwaliteitsmanagement Baselinebeheer Informatiemanagement Projecten Vaarwegonderhoud (BJ de Waard) en A1 (Désirée Lemmens) EMVI eisen Raakvlakbeheer 14 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

15 Kwaliteitsmanagement

16 Kwaliteitsmanagement 16 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

17 Baselinebeheer Wijzigingen op de baseline

18 Waarom Baselinebeheer? Motto: geen verrassingen dus vroegtijdig signaleren, afwegingen en keuzes maken Doel: Op beheerste wijze de wijzigingen op projectniveau te registreren en te verantwoorden Het gaat hier om de baselines: scope-tijd-geld 18 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

19 Positie raakvlak baselinebeheer CM Melding wijz. ON Contractmanagement IPM-rol Initiëren VTW PV/OG Goedgekeurde VTW IPM-rol Def. bedrag VTW invullen Baselinebeheer MPB MPB BIO IPM-rol ON Mutatie budget Budget contract wijziging ATB vastleggen Bestelling PV Factuur Financieel Management 19 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

20 Wat is baselinebeheer op projectniveau? Beheersen onvoorzien en scopemutaties op projectniveau 20 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

21 Hoofdlijnen baselinebeheer Initiëren -van wijzigingen- (door of namens de IPM-rollen) Controleren (IPM rollen en specialistische adviseurs) Vaststellen (gemandateerde) 21 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

22 Rol en raakvlakken Er is sprake van een raakvlak met alle IPM-rollen Op projectniveau het ondersteunen van de MPB op het gebied van wijzigingen op de baseline Ondersteunen betekent in beide gevallen: Het faciliteren en controleren van het proces maar niet verantwoordelijk voor de inhoud Er wordt gebruik gemaakt van de VTW tool waarin het proces is vastgelegd Vooral contact met andere IPM-rollen en adviseurs die een toetsende rol hebben in het baselinebeheer Praktisch: Structureel overleg en procesbewaking, Groot raakvlak met de wijzigingen die voortvloeien uit het hoofdcontract zoals bouwcontract of ingenieurscontract Vaak financieel van aard 22 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

23 Informatiemanagement - in ontwikkeling Gegeven informatie is ter indicatie

24 - in ontwikkeling Gegeven informatie is ter indicatie Wat is het? Integrale aanpak informatiemanagement binnen projectbeheersing gebaseerd op informatiebehoefte van het project, het projectteam, binnen het proces Aanleg en Onderhoud en binnen de (de gehele) IV-keten. Van projectarchivering tot 1 e lijn gebruikersondersteuning volgens BISL, integratie systemen en processen assetmanagement 24 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

25 Voor nu: Advies Informatie Management: Procesaudits op specifieke projectfaseringsonderdelen. Toets op volledigheid projectinformatie incl. rapportages en verbetervoorstellen Advies integrale project-systeeminrichting incl. advies benodigde functionaliteiten Advies Overdracht projectdossier Voor toelichting, zie beantwoording vragen Advies, proces-, systeem- en operationeel, aan IPM-rolhouders over te volgen overdrachtsstappen naar lijnorganisatie, regionale stakeholders en andere belanghebbenden om tot decharge te komen. 25 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

26 - in ontwikkeling Gegeven informatie is ter indicatie Binnenkort: Verkrijgen en beheer assetinformatie (proces afstemmen, systeemkennis, datamigratie begeleiden/ontsluiten, beheeradviezen voor de korte en lange termijn) Gegevens en beheer managementinformatiesystemen en advies eenduidige werkwijze rondom VTW-tool en andere systemen Advies projecten voor de inrichting van hun interne IV-architectuur met kennis van beleid/ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid. Advies rondom gebruik, inrichting uitwisselomgevingen en interactie met andere beheerssystemen Aanscherping kennis, gebruik en integratie beheersprocessen projectbeheersing-informatiemanagement. 26 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

27 De projecten Vaarwegonderhoud Baggeren en Bergingen A1 Apeldoorn Azelo A1 Apeldoorn Zuid - Beekbergen

28 Uitbesteding bij cluster Vaarwegonderhoud Baggeren en Bergingen (VBB) Multidisciplinair Perceel zaaknummer

29 Cluster Vaarwegonderhoud Baggeren en Bergingen (VBB) Voert uit: 6 baggercontracten (volgend plaatje) 1 bergingscontract (Baltic Ace) (volgend plaatje) Van de 6 baggercontracten in uitvoering: 5 contracten tot eind 2017 met 1 jr verleng. 1 contract (Waddenzee) tot medio 2016 Bergingscontract Baltic Ace tot medio 2016 In voorbereiding: Contract Waddenzee gunning eind april 2016 Contract Eemsgeul voorbereiden in baggercontracten voorbereiden 2017/2018 (volgend plaatje) 29 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

30 Perceelindeling contracten vaarwegonderhoud Grote Geulen F B A C D G H 30 RWS BEDRIJFSINFORMATIE E P. A Geulen Noordzee P. B Buitenhaven IJmuiden (RWS) P. C Vooroeversuppletie Bloemendaal / Zandvoort (RWS) P. D Strandsuppletie Scheveningen (RWS) P. E Westerscheldehavens (RWS) P. F Waddenzee (RWS) P. G Maasmond (RWS + HbR) P. H Nieuwe Maas / Waterweg + Stadshavens (RWS+HbR)

31 31 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

32 (PB) voor VBB In uitbestedingscontract zijn de volgende PB-disciplines opgenomen: Risicomanagement, Planningsmanagement, Kwaliteitsmanagement, Financieel Management, Capaciteitsbeheer, Scope-en Baselinebeheer en Projectondersteuning. Niet in uitbestedingscontract: Documentbeheer (raamcontract met Doxis). Financiële omvang van project is 90 mln voor 3 jaar baggeren en 87 mln voor berging Baltic Ace. Project is financieel gezien relatief complex: 5 baggercontracten zijn regiecontracten: fluctuatie in de uitputting door fluctuatie in de sedimentatie; Convenanten/samenwerkingsovereenkomsten met verschillende organisaties, zowel overheid als particulier. Tot slot: goede kennis van SAP gewenst 32 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

33 Vragen ten aanzien van zaak RWS BEDRIJFSINFORMATIE

34 Projectpresentatie A1 Apeldoorn Azelo A1 Apeldoorn Zuid - Beekbergen

35 35 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

36 Ambities en belangen Ambities en belangen: Snelle start van het project; realisatie start in 2017; Goede inpassing in de omgeving, rekening houdend met duurzaamheid; RWS is een betrouwbare partner (transparant, beheerst proces); Stakeholders worden regelmatig en goed geïnformeerd; Omgeving is tevreden over het proces. 36 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

37 37 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

38 38 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

39 39 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

40 Gedurende de looptijd zullen de twee projecten parallel aan elkaar lopen. Het project A1 AA waarin de planstudie fase 1 en 2 en voorbereiding realisatie fase 1 in zijn geheel is uitbesteed aan één opdrachtnemer, het project A1 AB bevindt zich in de aanbestedingsfase en zal worden gerealiseerd middels een D&C contract. Financiële omvang projecten samen ligt tussen de 400 en 500 miljoen euro. Project opdracht Fase Start Einde A1 AA Planstudie Fase 1 en 2 Q Q OTB gereed Voorbereiding realisatie fase 1 Q Q schop in grond is inspanningsverplichting Realisatie fase I Voorbereiding /realisatie fase 2 n.v.t. n.v.t. A1 AB Realisatiefase Q Q openstelling 40 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

41 Waar heeft projectbeheersing mee te maken: Eén projectorganisatie voor 2 projecten Projecten bevinden zich in verschillende fasen: A1 AA -> planstudie fase I en II, voorbereidingsrealisatie fase I A1 AB -> realisatiefase Verschillende financieringsstromen: Rijk-aanleg, Provincies, Regio, Rijk-onderhoud (POF) Verschillende budgetten: BLS/GVKA Marktbenadering ON met Best Value Procurement (BVP): ON in de lead 41 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

42 Wat vindt projectteam belangrijk inzake beheersing: Betrouwbare actuele informatie Geen verrassingen Juiste en volledige verantwoording Goede samenwerking 42 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

43 Na uitbesteding ziet de Pb organisatie A1 er als volgt uit: MPB Documentbeheer (uitbesteed) Kwaliteitsmanagement, plv MPB-er Projectondersteuner (ingehuurd) Uitbesteding Overige producten Risicomanagement Planningsmanagement Financieel Management Projectondersteuning 43 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

44 EMVI eis - Raakvlakbeheer Beheersing van combinaties van producten die in de uitnodiging tot inschrijving zijn uitgevraagd. 44 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

45 Ronde 2 Planningsmanagement zaal 11/12 Projectondersteuning zaal 10 Start uur 45 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

46 PAUZE Start ronde uur Planningsmanagement deze zaal (11/12) Projectondersteuning zaal RWS BEDRIJFSINFORMATIE

47 Perceel Planningmanagement Toelichting op: Product Projecten ZN C KRW en ViA15 47 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

48 Planningsmanagement Producten Jos Haarsma

49 Risico planning Actuele planning Rapporteren Bijsturen Toetsen 49 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

50 50 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

51 De projecten ZN C KRW ViA15

52 Raamovereenkomst projectbeheersing Planningsmanagement ZN C KRW Ger Cruts - PPO

53 Doelen Europese Kaderrichtlijn Water Doelen voor een goed ecologische en chemische toestand van het oppervlaktewater en het grondwater Oppervlaktewater Voldoen aan normen voor chemische stoffen Ecologische doelstellingen: een gevarieerde planten en dierenwereld en een natuurlijke inrichting 53 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

54 Europese Kaderrichtlijn Water 2000: KRW van kracht geworden 2003: waterbeheerders in Nederland gestart met opstellen van doelen en maatregelen Eind 2009: BPRW definitief / stroomgebiedsbeheerplan naar Brussel : planfase : planfase : planfase 3 54 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

55 KRW-Maatregelenpakket ZN planfase 1 Resultaatsverplichting voor km natuurvriendelijke oevers 9 uiterwaardbrede natuurontwikkelingsprojecten 17 beekmondingen 1 waterbodemsanering Proef innovatieve visgeleiding Vispassage Grave/Borgharen 55 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

56 56 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

57 Contracten KRW planfase 1 57 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

58 Contracten KRW planfase 2 58 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

59 59 RWS BEDRIJFSINFORMATIE 19 oktober 2015

60 Introductie ViA15 Toelichting uitvraag planning

61 Project ViA15 Doortrekken van de A15 Ressen naar de A12 Oudbroeken Verbreden A15 Valburg Ressen en A12 Westervoort Oud-Dijk 61 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

62 Planning Mijlpaal Datum OTB ter visie Q TB ter beroep Q TB Onherroepelijk Q Aankondiging Q Start uitvoering Q Openstelling Q RWS BEDRIJFSINFORMATIE

63 Scopemanagement TB 63 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

64 Aandachtspunten 1. Project Planstudiefase, OTB wordt 5 november ondertekend TB planning wordt opgesteld door ingenieursbureau Bestuurlijk akkoord uitwerken naar extra scope TB Scenarioanalyses op vigerende planning 2. Producten Deterministische planning & prob. analyse à Planningsnota 3. Kennis, ervaring, houding Planvormingstraject OTB TB Parallelschakeling planvorming en contractvoorbereiding DBFM contract Oog, oor en mond: zichtbaar en actief 64 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

65 Ronde 3 Risicomanagement deze zaal (11/12) Financieel management zaal 10 Start over 10 minuten 65 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

66 Perceel Risicomanagement Toelichting op: Product Project ViA15 66 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

67 Toelichting producten risicomanagement Kim Maas

68 KM Productencatalogus RM (niet-kerntaken) tekstvoorstel (tekstvoorstel) Rapportage risicomanagement Special Ingerichte en gevulde risicodatabase (Riskscope/GRIP) Export bestand Export is slechts een druk op de knop! planning raming Documenten Actueel risicodossier Uitdraai Producten tbv export Toetsen (o.a. SCB) Uitkomsten toetsen gatereview KAd Risicosessie Tenderboard LTR Overige info Bila s Toets RMproces ON claimscan Producten tbv interne toetsmomenten

69 Introductie ViA15 Toelichting uitvraag RM

70 Project ViA15 Doortrekken van de A15 Ressen naar de A12 Oudbroeken Verbreden A15 Valburg Ressen en A12 Westervoort Oud-Dijk 70 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

71 Planning Mijlpaal Datum OTB ter visie Q TB ter beroep Q TB Onherroepelijk Q Aankondiging Q Start uitvoering Q Openstelling Q RWS BEDRIJFSINFORMATIE

72 Scopemanagement TB 72 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

73 Aandachtspunten 1. Project Planstudiefase, OTB wordt 5 november ondertekend Bestuurlijk akkoord uitwerken naar extra scope TB 2. Producten Actueel risicodossier à Rapportage RM voor PMT Impactanalyse, scenario s 3. Kennis, ervaring, houding Planvormingstraject OTB TB Parallelschakeling planvorming en contractvoorbereiding DBFM contract Oog, oor en mond: zichtbaar en actief 73 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

74 Einde ronde 3 Afronding in deze zaal (11/12) Start over 5 minuten 74 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

75 Afronding Vragen worden schriftelijk beantwoord via TenderNed. Netwerk borrel 75 RWS BEDRIJFSINFORMATIE

76 Bedankt voor uw komst en Succes met inschrijven! 76 RWS BEDRIJFSINFORMATIE