Uw parochiearchief verantwoord beheren Uitgangspunten en principes

Transcriptie

1 Uw parchiearchief verantwrd beheren Uitgangspunten en principes Jris Clla Cnsulent parchiearchieven Studiedag Zrgen vr mrgen? Beheer van religieus erfged 21 en 23 april 2015

2 Inhud 1. Wat is archief? 2. De archiefvrmers van een parchiearchief 3. Ter plaatse bewaren f in bewaring geven? 4. Waar en he bewaart u uw parchiearchief? 5. He inventariseert u uw parchiearchief? 6. Wat met digitaal archief? 7. Hulp ndig?

3 1. Wat is archief? Unieke dcumenten die bij de werking van de parchie pgemaakt, ntvangen f gebruikt zijn. Niet ndzakelijk ud. Wel nderscheid tussen dynamisch archief (= lpende administratie) en statisch f histrisch archief (= archief dat geen direct administratief nut meer heeft). Niet ndzakelijk in papieren vrm. Een archief kan bv. k digitale bestanden, beeld- en geluidspnames, bevatten.

4 1. Wat is archief? Vlgende zaken behren nrmaal NIET tt het archief: Gedrukte beken / biblitheek. Tenzij ze dr de parchie uitgegeven werden f belangrijke ntities bevatten. Dcumentatie (bv. krantenknipsels, reclame, brchures, ). Tenzij de dcumentatie ver de parchie zelf handelt. Objecten (bv. kunstvrwerpen in de kerk, ). Het kan wel nuttig zijn m bij de inventarisatie van het archief k de bewaarde beken en dcumentatie in kaart te brengen.

5 2. De archiefvrmers van een parchiearchief In een parchie zijn verschillende rganisaties / persnen actief zij meten beschuwd wrden als aparte archiefvrmers.

6 2. De archiefvrmers van een parchiearchief A. Archief van de kerkfabriek Kerkfabriek = penbare instelling. Wettelijk verplicht m bepaalde dcumenten aan te maken en te bewaren. Secretaris = verantwrdelijke vr het archief. Histrisch archief is nderwrpen aan het tezicht van het Rijksarchief. Selectie p basis van de Selectielijst vr het archief van de kerkfabriek (nieuwe versie in vrbereiding). Recent gegeven: centrale kerkbesturen.

7 2. De archiefvrmers van een parchiearchief B. Pastraal archief Stukken betreffende de functies die de pastr vervult,.a. p het vlak van liturgie, sacramenten, devtie, Privaatrechtelijk, wel kerkrechtelijke bepalingen. Onderwrpen aan het tezicht van de bisschp. In de praktijk berust de verantwrdelijkheid meestal bij de pastr f parchieverantwrdelijke.

8 2. De archiefvrmers van een parchiearchief C. Archieven van parchiale verenigingen f rganisaties Aparte archiefvrmers: Brederschappen. Parchiale schlen. Jeugdbewegingen. Parchiale vzw s. Eventuele specifieke reglementeringen kunnen van tepassing zijn (bv. vzw-wetgeving).

9 2. De archiefvrmers van een parchiearchief D. Archief van het lkale armenbestuur Ancien régime: Tafel van de Heilige Geest. Na de Franse Revlutie: Bureel van Weldadigheid. Openbaar archief, meestal al in het Rijksarchief bewaard. E. Persnsarchieven Bv. persnlijke stukken van pastrs, niet verbnden met de uitefening van hun ambt. F. Archieven van decanaat / federatie /

10 2. De archiefvrmers van een parchiearchief Belang van de archiefvrmers Bestemmingsbeginsel : de unieke band tussen een archiefstuk en zijn archiefvrmer mag nit drbrken wrden. De stukken van de verschillende archiefvrmers van een parchiearchief zijn vaak al materieel vermengd geraakt. Tch wrdt er in de inventaris best een nderscheid tussen de verschillende archiefvrmers gemaakt (zie verder).

11 2. De archiefvrmers van een parchiearchief Wat bij de pheffing van een parchie? Het archief gaat ver naar de rechtspvlger (kerkfabriek / parchie). Het is cruciaal dat de archieven van verschillende parchies niet vermengd wrden. Zek een gede plssing vr de bewaring p lange termijn van het archief van de pgeheven parchie.

12 3. Ter plaatse bewaren f in bewaring geven? Een parchiearchief kan ter plaatse bewaard wrden f in bewaring wrden gegeven aan een prfessinele archiefinstelling. Het archief van de kerkfabriek en het pastraal archief meten samenblijven. Bewaargeving aan een prfessinele archiefinstelling: Betreft het histrisch archief: alle stukken tt ca (met uitzndering van parchieregisters: langer ter plaatse te bewaren). Kan enkel aan het Rijksarchief f een dr het Rijksarchief aanvaarde instelling. NOOIT aan privépersnen, heemkundige kringen, Er met een bewaargevingsprcedure gevlgd wrden, testemming van Rijksarchief en Bisdm zijn ndig. Het archief blijft steeds eigendm van kerkfabriek / parchie.

13 3. Ter plaatse bewaren f in bewaring geven? Bewaring ter plaatse er met aan bepaalde minimumvrwaarden vldaan wrden: Gede bewaarmstandigheden (zie punt 4). De pmaak van een inventaris (zie punt 5).

14 4. Waar en he bewaart u uw parchiearchief? Vrzie één centrale bewaarplaats, bv. in de pastrie f het parchiesecretariaat. Het histrisch archief mag NOOIT bij privépersnen thuis f bij een heemkundige kring bewaard wrden. Belangrijke vrwaarden vr een gede bewaring: Cnstante temperatuur (ideaal: 15 à 18 graden Celsius) en luchtvchtigheid (ideaal: 50 à 55%) een kelder f zlder is meestal niet geschikt als archiefruimte. Geen bltstelling aan direct (zn)licht. Verpakking in zuurvrije mapjes en dzen, die bij vrkeur in een afsluitbare (metalen) kast geplaatst wrden. Zuurvrij verpakkingsmateriaal kan aangekcht wrden via het Rijksarchief.

15 De gevlgen van slechte bewaarmstandigheden.

16 5. He inventariseert u uw parchiearchief? A. De inventarisatie vrbereiden Centraliseer alle stukken in een geschikte archiefruimte. Indien er grte hiaten zijn, prbeer dan de ntbrekende stukken p te spren. Zrg vr geschikt verpakkingsmateriaal (zuurvrije archiefdzen en mappen) en vrzie een grte, prpere tafel en ptlden. Lees de Beknpte handleiding vr de inventarisatie van een parchiearchief

17 Tip: surf naar en zek rganisaties, persnen, gebuwen, p in ODIS, de nlinedatabank ver de geschiedenis van het middenveld. De ODISpubliekscatalgus bevat.a. infrmatie ver bijna rganisaties, meer dan persnen en bijna gebuwen.

18 5. He inventariseert u uw parchiearchief? A. De inventarisatie vrbereiden Selectie?: = Bepalen welke archiefstukken vernietigd zullen wrden en welke stukken permanent bewaard zullen wrden. Rekening huden met de administratieve en juridische waarde en de erfgedwaarde van stukken + met wettelijke bepalingen. Is een drgedreven selectie echt ndig? Ga altijd met grte vrzichtigheid te werk en win advies in.

19 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B. De pmaak van de inventaris in 3 stappen 1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken. 2. Ordenen van de plaatsingslijst. 3. (Verfijnen van de inventaris.)

20 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken a) Uitgangspunten Beschrijven znder rdening. U met het archief niet p vrhand rdenen, maar schnt, beschrijft en verpakt de archiefbestanddelen (dssiers / series / registers / sms: lsse stukken) in de vlgrde waarin u ze aantreft. Een eventuele ude rdening die aanwezig is, wrdt p die manier swies gerespecteerd. Respect vr de cntext. Dcumenten die inhudelijk bij elkaar hren en bv. een dssier f een serie vrmen, meten bij elkaar blijven. Ze wrden beschreven als één archiefbestanddeel, niet stuk per stuk.

21 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken b) Schnen Verwijder paperclips, nietjes, ringmappen, plastieken mapjes, elastieken, papieren mappen en mslagen (tenzij er nuttige infrmatie p geschreven is), Ok dubbels, krte ntities znder belang, ntwerpdcumenten die weinig verschillen van de eindversie, mgen verwijderd wrden.

22 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven De beschrijving bestaat uit vier delen: Nummer. Inhudsbeschrijving. Datering. Omvang. U kan best werken in Wrd f Excel.

23 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven 1. Nummer Drlpende nummering (1, 2, 3, 4, ), met één uniek nummer vr elke beschrijving. Gebruik geen letters, bisnummers, Rmeinse cijfers, getrapte nummers (1.1, B.2.2., ), Als een archiefbestanddeel te grt is vr één zuurvrij mapje, mag het pgesplitst wrden ver meerdere mapjes. Ok dan wrdt er echter slechts één nummer tegekend.

24 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven 2. Inhudsbeschrijving Vermeld steeds de redactinele vrm van het archiefbestanddeel: m welk srt dcument gaat het (bv. brief, akte, dssier, )? Geef een krte inhudsbeschrijving: welke archiefvrmer, wat, waar? Wees beknpt en cnsequent.

25 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven 3. Datering Nteer het jaar / de jaren van pmaak van de dcumenten. Enkele bijzndere gevallen: Ongedateerde dcumenten: vermeld s.d. ( sine dat ). Datering bij benadering: gebruik ca. f vierkante haken. Dssiers, series, vermeld het udste en jngste jaar, gescheiden dr een liggend streepje + duid hiaten aan met kmma s. Vrbeeld: ,

26 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven 4. Omvang Gebruik hiervr standaardtermen: Stuk. Omslag. Pak. Deel. Lias. Katern. Andere dragers dan papier f perkament: vermeld de drager. Vrbeeld: 1 vide, 3 dvd s,

27 Nadat u alle archiefbestanddelen beschreven hebt, beschikt u ver een plaatsingslijst van uw archief.

28 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-1. Schnen, beschrijven en verpakken van de stukken d) Verpakken De dcumenten wrden pgebrgen in een zuurvrije map. Het beschrijvingsnummer wrdt in ptld p de map geschreven. Indien één beschrijvingsnummer meerdere mappen mvat, kan men dit p de mappen aanduiden. Vrbeeld: 323 (1/5), 323 (2/5), 323 (3/5), 323 (4/5), 323 (5/5). De map wrdt vervlgens pgebrgen in een zuurvrije archiefds. Als de ds vl is (de dzen altijd vldende vullen!), wrden de in de ds bewaarde beschrijvingsnummers p de rug genteerd.

29 5. He inventariseert u uw parchiearchief? B-2. Ordenen van de plaatsingslijst Einde stap 1: het vlledige archief is geschnd, beschreven en zuurvrij verpakt. Stap 2: rdening van de beschrijvingen vlgens het archiefschema vr parchiearchieven: Eerst per archiefvrmer, dan per functie / taak. KADOC kan u een Wrd-sjabln bezrgen. De archieflijst wrdt z mgevrmd tt een inventaris. In de dzen met u niets veranderen.

30 Intellectuele rdening in de inventaris materiële rdening in de dzen. Omnummeren is niet aangewezen!: Znder mnummering kan men de stukken k snel terugvinden. Tijdrvend + zu bij iedere aanvulling pnieuw meten gebeuren. Grte kans p futen.

31 5. He inventariseert u uw parchiearchief? C. Wat na aflp van de inventarisatie? a) De raadpleging van het archief Na de inventarisatie kan het archief gemakkelijker geraadpleegd wrden. Enkele basisregels hierbij: Stel een archiefverantwrdelijke aan. Raadpleging kan enkel ter plaatse en nder tezicht. Laat eventueel digitale ft s maken (i.p.v. kpieën). Stukken uitlenen: enkel vr tentnstellingen en met cntract. Archief van de kerkfabriek: afweging tussen penbaarheid van bestuur en privacywetgeving. Pastraal archief: privacywetgeving respecteren.

32 5. He inventariseert u uw parchiearchief? C. Wat na aflp van de inventarisatie? b) De administratie van nu = het archief van de tekmst Dcumenten die hun administratieve / juridische waarde f hun direct praktisch nut verlren hebben, meten vergedragen wrden naar het archief maak hierver gede afspraken binnen kerkfabriek en parchiepleg. Vrbeeld: verdracht m de 3, 5 f 10 jaar,... In de dzen: altijd achteraan aanvullen. Vrbeeld: er zijn 100 beschrijvingsnummers de eerste aanvulling wrdt nummer 101. Een ged beheer van de lpende administratie vergemakkelijkt een ged archiefbeheer.

33 6. Wat met digitaal archief? A. Inleiding Meer en meer archiefstukken bestaan enkel in digitale vrm ( brn-digital ). Denk bv. aan Wrd-, Excel- f PwerPint-dcumenten, digitale ft s f filmpjes, s, Ok die dcumenten meten ged bewaard wrden, anders dreigt een stuk van het verleden verlren te gaan. Alle digitale dcumenten afdrukken is niet aangewezen / niet haalbaar. Opgelet: het is evenmin aangewezen m een papieren archief vlledig te digitaliseren znder duidelijk plan van aanpak. Meer infrmatie vindt u p (nder Helemaal digitaal en Meer leesver ).

34 6. Wat met digitaal archief? B. Het archief centraliseren + Centraliseer alle dcumenten p één cmputer. Dcumenten die p andere cmputers aangemaakt zijn en die niet meer frequent gebruikt wrden, meten regelmatig geplakt wrden in de archiefmap p de centrale pc. Zrg vr een regelmatige back-up, bv. p een externe harde schijf. Bewaar dcumenten nit enkel p diskette, cd, dvd f USB-stick.

35 6. Wat met digitaal archief? C. Een mappenstructuur uitbuwen De uitbuw van een gede mappenstructuur is essentieel. Baseer u daarbij p het archiefschema dat u vr het papieren archief gebruikt. He buwt u de mapnamen p?: Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties dr _. Nummer de mappen. Gebruik unieke, duidelijke, krte (maximum 30 tekens) namen.

36 6. Wat met digitaal archief? D. Dcumenten aanmaken en pslaan Opteer vr curante bestandsfrmaten. He buwt u de dcumentnamen p?: Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties dr _ (underscre). Maximum 40 tekens. Elementen die pgenmen kunnen wrden in de bestandsnaam: dcumenttype, nderwerp, geadresseerde / afzender / auteur, versie, datum (JJJJMMDD). Behud de riginele extensie. Als u een gede naam gekzen hebt, met u het dcument niet meer penen m te weten waarver het gaat. Cntrleer regelmatig (bv. m de drie jaar) f u alle dcumenten ng kan penen. Indien dit niet meer lukt, rep dan de hulp van specialisten in.

37 6. Wat met digitaal archief? Vrbeelden nta_geschiedenis_ _v0_9.dc verslag_ dc _mail_JJansen_dak.msg

38 6. Wat met digitaal archief? E. Enkele specifieke dcumenttypes Digitale ft s: Mgelijke bestandfrmaten: JPEG f TIFF. Bewaar enkel archiefwaardig materiaal. Maak vr iedere reeks ft s een map en plaats die bij het juiste dssier f in een algemene ftmap. Geef per reeks minstens de betreffende activiteit en datum (p te nemen in de mapnaam).

39 s: archiefwaardige s kunnen vanuit Outlk eenvudig wrden pgeslagen in de mappenstructuur. Stuur s indien ndig eerst dr naar Outlk. Kies het juiste bestandsfrmaat: Outlk Message Frmat Unicde / Outlkberichtindeling Unicde (.msg).

40 7. Hulp ndig? U kan altijd cntact pnemen met KADOC-KU Leuven vr advies en ndersteuning bij het beheer van uw parchiearchief. Indien ndig kan een plaatsbezek gerganiseerd wrden. KADOC-KU Leuven, Vlamingenstraat 39, 3000 Leuven Telefn: jris.clla@kadc.kuleuven.be Ok religieuze instituten, prtestantse kerken, rganisaties van etnischculturele minderheden, vrije schlen, kunnen terecht bij de KADOCcnsulenten.