BOS & Overdracht contracten: een kijkwijzer voor de overdracht van contracten in het kader van een fusie

Transcriptie

1 Dienst Bestuur & rganisatie Guimardstraat BRUSSEL AANVULLEND DOCUMENT BIJ BOS & Financiën BOS & Overdracht cntracten BOS & Overdracht cntracten: een kijkwijzer vr de verdracht van cntracten in het kader van een fusie 1 Kader Wat verstaan we nder cntracten? Inventarisatie van cntracten Analyse van de cntracten Keuzes maken/strategie Stappenplan BOS & Overdracht cntracten 1 van 5

2 1 Kader Dit dcument kan als leidraad gebruikt wrden dr besturen wanneer zij in het kader van een fusie cntracten meten verdragen. Enerzijds willen wij een eerder technische ndersteuning bieden dr aan te geven (1) welke zaken geïnventariseerd meten wrden, (2) welke factren belangrijk zijn bij de analyse van de verzamelde gegevens, (3) welke beslissingen f keuzes besturen meten f kunnen maken in dit verband en (4) welke elementen belangrijk zijn in het stappenplan m van de bestaande naar de nieuwe situatie te evlueren. Anderzijds willen wij benadrukken dat een fusie mgelijkheden biedt m bestaande situaties te herbekijken en te evalueren en ver te stappen naar meer gunstige en kwalitatieve vereenkmsten f cntracten. Een grter bestuur kan immers meer gewicht in de nderhandelingsschaal gien en betere vrwaarden afdwingen bij de nderhandelingspartners. In die zin is het dan k van grt belang m alle lpende cntracten grndig in kaart te brengen. 2 Wat verstaan we nder cntracten? Elk bestuur heeft heel wat cntracten die naar de nieuwe vzw meten wrden vergedragen: (1) Huurcntracten, bruikleenvereenkmsten, zakelijke rechten zwel m het bestuur te te laten infrastructuur te gebruiken als m anderen te te laten de infrastructuur van het bestuur te gebruiken (2) arbeidsvereenkmsten (3) cntracten vr werken, leveringen, en diensten (belangrijk: bestuur kan zwel afnemer als leverancier zijn!) (4) cntracten met andere schlen bv. in functie van de schlengemeenschap (5) cntracten met leerlingen f persneel met betrekking tt een afname van diensten bij het schlbestuur bv. gebruik van een lcker mits waarbrg, betalen van een bijdrage aan het bekenfnds, vergeding vr vr- f naschlse pvang f de refter f, betaalpassen, gebruik van internaatsvrzieningen mits waarbrg, (6) We meten beseffen dat een aantal cntracten niet terug te vinden is in geschreven vereenkmsten. Ok wanneer er geen schriftelijke neerslag is, kan er sprake zijn van een vereenkmst die met nageleefd wrden. Ok die niet-geschreven cntracten zijn bindend vr de partijen en meten vergedragen wrden. Er zijn zwel cntracten waarbij het bestuur afnemer is van een dienst, levering f werk als cntracten waarbij het bestuur zelf ptreedt als dienstverlener, leverancier f aannemer. 2 van 5 BOS & Overdracht cntracten

3 3 Inventarisatie van cntracten In de inventaris maken we een nderscheid tussen verschillende types cntracten: zie hger. De typlgie met duidelijk en eenduidig zijn m te vermijden dat er cntracten vergeten f dubbel geregistreerd zuden wrden. Zie k cntrlelijst infrmatie-uitwisseling. Smmige verdrachten wrden in andere technische nta s uitverig besprken wij verwijzen dan k naar de nta BOS & Persneel vr de verdacht van het persneel, naar de nta BOS & Overdracht gesubsidieerde infrastructuur vr de verdacht van huur, bruikleen en zakelijk recht en naar de nta BOS & Financiën vr wat de verdacht van cntracten met leerlingen betreft (bv. huur lckers, vr- en naschlse pvang etc.). Welke infrmatie verzamelen we per cntract? Onderwerp (bv. nderhud brandblusapparaten, verzekeringsplis, ) Diensten, leveringen f werken Cntractpartijen (leveranciers, dienstverleners, aannemers, leerlingen, persneelsleden, ) Startdatum, termijn, einddatum Ttale waarde van het cntract Afgeslten vlgens wetgeving verheidspdrachten? + gevlgde prcedure Opzegtermijn en uiterste pzegdatum alvrens verlenging Aanwezigheid van eventuele testemmingsvereisten f ntbindende vrwaarden in geval van fusie/cntrlewijziging BTW-regime Naast een verzicht van alle cntracten in tabelvrm met elk bestuur k zveel als mgelijk beschikken ver de cntracten zelf. Werden die gescand zdat ze elektrnisch bewaard en geraadpleegd kunnen wrden? 4 Analyse van de cntracten Waar huden we rekening mee en wat nteren we bij de analyse van de cntracten? Welke elementen zijn belangrijk met het g p de verdracht? Cntracten die naar einddatum lpen en/f met lange pzegtermijnen in eerste instantie bekijken Cntracten vr gelijklpende diensten f leveringen vergelijken: welke zijn het meest vrdelig + eventueel een heel krt tevredenheidsnderzek? Grtte van de leveranciers kan cntinuïteit wel verzekerd wrden vr grter geheel? Flexibiliteit van de leveranciers Onderhudsgaranties Kstprijs incl. aantal vereiste licenties, nderhudskst, pleidingskst Aan mekaar gerelateerde cntracten zals bv. kpieerapparaten en sftware BOS & Overdracht cntracten 3 van 5

4 Alle cntracten uit de inventarisatie meten p de een f andere manier vergedragen wrden naar de nieuwe vzw. Het mag wel duidelijk zijn dat de wijze waarp die verdracht gebeurt (en de cmplexiteit van de verdracht) erg kan verschillen per cntract. Misschien zijn niet alle cntracten p een reglementaire manier tt stand gekmen. Z kan het zijn dat vr een bepaald cntract de wetgeving verheidspdrachten wel van tepassing was, maar niet (crrect) gevlgd werd. We kunnen het dan hebben ver een nregelmatige vereenkmst maar ze is wel bindend vr de betrkken partijen. 5 Keuzes maken/strategie Na de analyse kunnen besturen er vr kiezen te wachten met de herziening van (een deel van) de cntracten tt na de schaalvergrting. Zij kunnen er echter k vr pteren m (een deel van) de cntracten reeds vr de schaalvergrting te herzien f gelijk te schakelen. In het geval van de inbreng m niet van een algemeenheid neemt de verkrijgende vzw in ieder geval in principe alle lpende cntracten znder meer ver van de inbrengende vzw s. Welke factren kunnen meespelen bij het maken van de keuzes? Het gaat m bestuurlijke ptimalisering en schaalvergrting. Het al dan niet pzeggen f bijsturen van cntracten mag de dagdagelijkse werking van de schlen zelf niet verstren. Dit zu de gedragenheid vr het fusieprces niet ten gede kmen. We huden ns in dit dcument bezig met een transitie vanuit verschillende schlbesturen naar één schaalvergrt bestuur. Tijdens die transitie willen we vral de cntinuïteit garanderen. Wat een schaalvergrt en geptimaliseerd bestuur vervlgens det, valt nder de autnmie van dat schlbestuur, maar bepaalde stappen kunnen uiteraard reeds vrbereid wrden tijdens de transitie. Een cntract kmt tt stand m een behefte te vervullen. He we best een antwrd frmuleren p die behefte, heeft te maken met inkpbeleid. We meten er ns van bewust zijn dat de behefte (mvang, inhud, ) kan evlueren wanneer we een bestuurlijke schaalvergrting drmaken. Een aantal schaalvrdelen halen we nu net dr eenzelfde identieke behefte in een grter vlume p de markt te zetten. We meten er ns k van bewust zijn dat de wijze waarp een cntract tt stand kan kmen binnen de wetgeving verheidspdrachten (nder meer) beïnvled wrdt dr de schaalgrtte van de pdracht. Het zeken naar schaalvrdelen vr een identieke behefte uit het vrige punt bekijken we kritisch. We gelven in de eigenheid van nze schlen. Sms lijkt een behefte identiek, maar is ze dat niet. Sms is het k niet wenselijk m beheften identiek te maken als ze dat niet zijn. Als uit de analyse van de cntracten blijkt dat smmige van die cntracten niet naar behren de behefte dekken, dan wrdt het tijd m practief na te denken ver de vervanging van dat cntract. In functie van het garanderen van de cntinuïteit kan het ndig zijn m tijdig de aflpende cntracten te vernieuwen. We huden daarbij, vr die cntracten waar we vaststellen dat het samenvegen van cntracten een gede keuze zal zijn, rekening met de einddata van de verschillende cntracten. Het kan een keuze zijn m krtlpende cntracten af te sluiten ter vervanging / verlenging van bestaande cntracten p schlniveau m p die manier de samen te vegen cntracten p eenzelfde genblik te vernieuwen. Andersm kan een vernieuwing k geleidelijk drgeverd wrden waarbij een vlgend deel van de vereenkmst in werking treedt wanneer een lpend cntract aflpt. 4 van 5 BOS & Overdracht cntracten

5 6 Stappenplan Swies meten bij een fusie alle cntractpartijen van de rsprnkelijke besturen p de hgte gebracht wrden. Z k bij de verdracht m niet van een algemeenheid. In dit laatste geval verandert er niets aan de inhud en de mvang van het cntract, maar wel de identificatiegegevens van het cntracterende schlbestuur. Elk bestuur maakt afspraken ver de wijze waarp binnen een lpend cntract afgenmen kan wrden dr verschillende besturen. Hebben een f meer van de fuserende besturen al een prcedurehandbek waarin al die afspraken vr de bestaande cntracten genteerd werden, dan kan dat een gede invalshek zijn vr een nieuw prcedurehandbek p niveau van het schaalvergrt en geptimaliseerd bestuur BOS & Overdracht cntracten 5 van 5