Verenigingsarchief zkt. archivaris. 18 mei 2017, Maldegem

Transcriptie

1 Verenigingsarchief zkt. archivaris 18 mei 2017, Maldegem

2 Verenigingsarchief zkt. archivaris Wat is archief? Waarom archief bewaren? Hoe archief bewaren?

3 Wat is archief?

4 Wat is archief?

5 Wat is archief? Archief is: Geheel van archiefstukken ongeacht vorm ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie vanuit zijn eigen activiteiten en taken Divers van aard (papier én digitaal) en omvang Geheugen van de vereniging Elk archief heeft eigen collecties Doelbewust en volgens bepaalde criteria samengebrachte documenten of objecten, bijvoorbeeld volgens thema, herkomst, type document Onderscheiden van museale (objecten), documentaire (bv. Audiovisueel materiaal), bibliotheekcollectie

6 Waarom archief bewaren? Denken aan de TOEKOMST! En aan toekomstige bestuursleden die ook nog met dit archief moeten werken Zorgen voor JOUW erfgoed! Hoera, een jubileum? HANDIG voor een tentoonstelling, publicatie, ook bij laureatenviering Maar OOK: met een tentoonstelling, publicatie, werk je de vereniging MEER IN DE KIJKER => goed voor meer leden, nieuwe sponsors aan te trekken?!

7 Waarom archief bewaren? Dynamische fase => statische fase Dynamische fase: - juridische waarde: bewijskracht (bv. Boekhouding) - administratieve waarde: informatief nut (bv. Ledenlijsten) en verantwoording

8

9 Breng je archief in kaart! Vaak verspreid bij verschillende bestuursleden, versnipperd en uiteindelijk verloren of wordt als persoonlijk bezit beschouwd

10

11 Meld je archief aan bij Archiefbank Vlaanderen Titel (archief of collectie? Naam vereniging?) Bewaarplaats (contactgegevens) Archiefvormer (naam archiefvormer of verzamelaar en datering) Datering Omvang (hoeveel dozen of mappen?) Inhoud (wat en waarover?)

12 Een selectielijst helpt je: wat kan je best bijhouden en wat niet? Twijfel: beter houden dan weggooien

13 De kern Stukken die oprichting, beleid, doelstellingen en taken weergeven Organisatie (bv. statuten) Beleid (bv. jaarverslag) Bestuur (bv. verslagen van Algemene Vergadering) Leden (bv. ledenlijsten) Financiën (bv. jaarrekeningen) Bezittingen (bv. bouwtekeningen) Specifieke taken en activiteiten (bv. projectdossiers, foto s) Publicaties (bv. verenigingsblad)

14 Vernietigen? Stukken die geen verband houden met je organisatie Stukken waarvan de inhoud is verwerkt in andere documenten Documenten waarbij geen actie is ondernomen (bv. Niet uitgevoerde offerte) Stukken zonder administratieve, juridische en historische waarde Papier versus digitaal! Vernietig privacygevoelige zaken met papierversnipperaar

15 Schonen kan je altijd! Verwijder: Vreemde voorwerpen (papierklemmen, nietjes, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, enz.) Dubbels Notities zonder belang (bv. post-it) Kladversies en concepten Documenten ter kennisname (bv. agenda) Voorbeeld: s

16 Overzicht en structuur Geeft toegang tot je archief

17 Breng het archief fysiek samen op één plaats Verken globaal de inhoud Onderscheid documenten, reeksen en dossiers (NOOIT uit elkaar trekken!) Berg alles op in dozen (behoud orde! Bewaar opschriften op oorspronkelijke verpakking) Geef elke doos een doorlopend nummer Noteer per doos enkele kenmerken

18

19 Optie: klassement in je archief steken Komt voort uit je taken: functioneel klassement sluit aan bij je werking Dus goede kennis van je organisatie nodig Van Algemeen naar Bijzonder Geen rubrieken Varia of Diversen

20 Klassement Mappenstructuur

21 Mappenstructuur = Klassement = papieren archief Beperk de diepte van mappen Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam Plaats geen losse bestanden in hoofdmap Kies voor een betekenisvolle bestandsnaam Gebruik enkel a-z en 0-9 Gebruik niet,?. / % ^ () & Werk met underscore (_) i.p.v. spaties

22 Belangrijk: kies een goede bestandsnaam Vaste ingrediënten: -Type document: brief, uitnodiging, lijst, contract, affiche,.. -Onderwerp: zeer summier, naam activiteit (foto van ) -Auteur (eventueel): initialen -Datum: gebruik YYYYMMDD-notatie (sorteren) -Versie: ontwerp, definitief, aangepast -Extensie: niet wijzigen! Voorbeelden: _brief_verhuurlokaal_v1_0.docx _verslag.pdf

23 Tips over s: -Gebruik een offline client (bv. Outlook) -Haal s uit webclients (Gmail, Hotmail) offline -Ideaal: In het digitaal klassement -Alternatief: Bouw mappenstructuur in client => exporteer berichten als msg of eml naar de digitale mappenstructuur

24 Overzicht en structuur Geeft toegang tot je archief

25 Tien schadefactoren! Fysische krachten Dieven en vandalen Brand Water Ongedierte en schimmel Verontreiniging Licht en straling Verkeerde temperatuur Verkeerde relatieve vochtigheid Informatieverlies

26 Waar bewaren? Afgesloten donkere koele ruimte Nood aan stabiliteit van temperatuur en vochtigheid Zo weinig mogelijk schommelingen Gespecialiseerde verpakkingsmaterialen: zuurvrije materialen Tegen voordelig tarief te koop bij provincie voor 5 juni 2017 bestellen De helft van het aankoopbedrag wordt terugbetaald door de erfgoecel!

27 Alles digitaliseren? Nee! Arbeids- en tijdsintensief! => zoek naar goede redenen (bijv. kwetsbaar, regelmatige raadpleging, hergebruik) Bewaar de originelen Maak een selectie en noteer metadata Kies voor moederkopie (resolutie 300 ppi, formaat tiff) én raadpleegkopie (jpeg of png) Bewaar je archief centraal Niet op USB, DVD, CD-ROM of in de cloud Maak regelmatig (wekelijks) een back-up Bewaar de kopie op een externe locatie (Externe) harde schijf: gaat niet eeuwig mee! Controleer jaarlijks of alle bestanden nog leesbaar zijn

28 Tentoonstellingen, brochures, publicaties, website, Toon wat je in huis hebt!

29 Vragen? Bedankt!