Je archief (en dus je processie) in de kijker!

Transcriptie

1 Je archief (en dus je prcessie) in de kijker! Jris Clla en Reland Hermans KADOC-KU Leuven

2 Inhud 1. Je prcessie dcumenteren Archief? Papieren archief Digitaal archief 2. Je prcessie-archief valriseren Valrisatie dr externen Zelf aan de slag Publicatie Tentnstelling Internet, sciale media Andere vrmen Het Virga Jessecmité (dr Jhn Martens)

3 1. Je prcessie dcumenteren

4 Archief?

5 Archief? Wat is archief? Unieke dcumenten, bij het functineren van het prcessiecmité pgemaakt, ntvangen f gebruikt Niet ndzakelijk ud Wel: histrisch en dynamisch archief Niet ndzakelijk in papieren vrm

6 Archief? Het archief als cllectief geheugen van de prcessie Belangrijk m de traditie te kunnen verdragen Administratieve en juridische waarde + erfgedwaarde Zrg dragen vr het papieren en digitale prcessie-archief is cruciaal

7 Papieren archief Inleiding Je beschikt al ver een inventaris van het archief vul deze regelmatig aan Je beschikt ng niet ver een inventaris van het archief maak een inventaris p Aan de hand van een inventaris kan je stukken snel terugvinden en verhinder je dat delen van het archief ngemerkt verdwijnen Een snelle methde is de pmaak van een dsinventaris KADOC kan je ndersteunen bij de inventarisatie van je archief (zie k kadc.kuleuven.be/advies)

8 Papieren archief Een dsinventaris maken (1) Ga na welke stukken bewaard zijn gebleven en waar ze zich bevinden Vermeng archiefstukken van het prcessiecmité niet met dcumenten van andere rganisaties f persnen ( bestemmingsbeginsel ) Als het prcessiearchief deel uitmaakt van het parchiearchief, dan met je wel niet prberen het daarvan te scheiden Centraliseer alle archiefstukken p één plaats

9 Papieren archief Een dsinventaris maken (2) Schn de dcumenten Verwijder paperclips, nietjes, elastieken, plastic mapjes, Verwijder dubbelen, archief magazijn Verpak de stukken in (zuurvrije) mappen en dzen Behud daarbij de aanwezige rdening Hud dcumenten die bij elkaar hren (bv. dssiers) samen Selectie?: wees vrzichtig en win eventueel advies in

10 Papieren archief Een dsinventaris maken (3) Geef de dzen een drlpende nummering (1, 2, 3, ) en nteer vr elke ds beknpt welke dcumenten ze bevat en wanneer die pgemaakt zijn (jaartallen vlstaan)

11 Papieren archief Ds Inhud 1. Facturen, Deelnemerslijsten, Ontwerpen vr prcessievaandels, Ft s van prcessies, Verslagen van vergaderingen van het prcessiecmité, Kasbek, Dssier ver de rganisatie van een tentnstelling, Briefwisseling met het gemeentebestuur, Vide van de prcessie,

12 Papieren archief Na de inventarisatie Bewaar het archief in een geschikte ruimte Plaats de dzen in (geslten) metalen kasten Liefst geen bewaring bij een privépersn Vermijd grte schmmelingen in temperatuur en luchtvchtigheid kelders en zlders zijn zelden geschikt als archiefruimte Vermijd bltstelling aan direct (zn)licht Indien geen geschikte ruimte vrhanden is: verweeg een bewaargeving aan een prfessinele archiefinstelling Veg dcumenten die hun direct nut verlren hebben regelmatig te, vul de dsinventaris aan

13 Digitaal archief Belang van digitale archivering Meer en meer dcumenten wrden aangemaakt in digitale vrm ( brn-digital ) Bestanden in Wrd, Excel, Access, PwerPint, s Digitale ft s en filmpjes Een gede bewaring van deze dcumenten is essentieel

14 Digitaal archief Uitgangspunten Digitale dcumenten bewaar je in eerste instantie digitaal Alles afdrukken is niet aangewezen Papieren dcumenten bewaar je in eerste instantie in papieren vrm Je hele archief digitaliseren znder duidelijk plan van aanpak is niet aangewezen

15 Digitaal archief Digitalisering (1) Papieren archief (registers, ft s, ) digitaliseren? Waarm wel? Preservatie (brs, vaak geraadpleegd, ) Onlinetentnstelling Waarm niet? Ruimte besparen (en dus riginelen weggien) Om stukken makkelijker terug te vinden

16 Digitaal archief Digitalisering (2) Stel selectiecriteria p (dus niet alles digitaliseren!) Veg metadata te (bv. inventarisnummer) Maak een mederkpie in hge reslutie 300 dpi p 20 centimeter TIFF f JPEG? Wijzig nit dit mederbestand Bewaar het rigineel

17 Digitaal archief + = Je digitaal archief centraliseren Centraliseer alle dcumenten die hun direct administratief nut verlren hebben p één archiefcmputer Maak regelmatig een back-up, bewaar die p een andere cmputer f p een externe harde schijf Bewaar dcumenten nit enkel p cd, dvd, USB-stick,...

18 Digitaal archief Een mappenstructuur uitbuwen De uitbuw van een gede mappenstructuur is cruciaal m dcumenten snel te kunnen terugvinden Baseer je p een archiefschema Opbuw mapnamen Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z, vervang spaties dr _ Kies vr unieke, duidelijke, krte (maximum 30 tekens) namen

19 Digitaal archief

20 Digitaal archief Dcumenten pslaan (1) Opteer vr curante bestandsfrmaten Opbuw dcumentnamen Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z, vervang spaties dr _ Kies vr duidelijke, krte (maximum 40 tekens) namen Mgelijke elementen: dcumenttype, nderwerp, geadresseerde / afzender / auteur, versie, datum (JJJJMMDD) Behud de riginele extensies

21 Digitaal archief Dcumenten pslaan (2) Opbuw dcumentnamen Vrbeelden 2012_verzicht_deelnemers_v1.xls brief_gemeentebestuur_ dc _restauratie_vaandel.msg Cntrleer regelmatig (bv. m de drie jaar) f je de verschillende types dcumenten ng kan penen, vraag indien ndig advies

22 Digitaal archief Digitale ft s Kies als bestandsfrmaat JPEG f TIFF Bewaar enkel archiefwaardig materiaal (dcumentair f artistiek) Maak vr elke reeks ft s een map aan, die je bij het juiste dssier plaatst f in een algemene ftmap Vermeld in de mapnaam ministens activiteit en datum

23 Digitaal archief

24 Digitaal archief

25 Digitaal archief

26 Digitaal archief

27 Digitaal archief

28 Digitaal archief Geluidsbestanden en bewegend beeld Bv. interviews, prcessieliederen, filmpjes Kies een geschikt bestandsfrmaat, win advies in Belang van bewegend beeld m bepaalde aspecten van de prcessie te dcumenteren

29 Digitaal archief s Sla archiefwaardige s p in de mappenstructuur en kies het juiste bestandsfrmaat: Outlkberichtindeling - Unicde / Outlk Message Frmat - Unicde (.msg)

30 Digitaal archief Websites Bevat de website enkel infrmatie die elders k al bewaard wrdt? Ja: de website met niet gearchiveerd wrden, je kan wel snapshts nemen m de evlutie van de lay-ut te dcumenteren Nee: je kan verwegen m de website te archiveren met behulp van speciale tls. Daarvr win je best advies in

31 2. Je prcessiearchief valriseren

32 Inleiding Zrgvuldig bewaard archief geheim archief Valrisatie versterkt de uitstraling van de prcessie Twee pties Valrisatie dr externen Zelf aan de slag

33 Valrisatie dr externen Inventaris als vertrekpunt Eerste kennismaking met het archief vr nderzekers en andere geïnteresseerden Laat je archief dr KADOC registreren in de nlinedatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen (basisinfrmatie en/f inventaris)

34 Valrisatie dr externen De vlledige inventaris van het archief kan als pdf aan de ODIS-fiche gekppeld wrden

35 Valrisatie dr externen Raadpleging ter plaatse (1) Geen vrije tegang tt het archief, dcumenten wrden dr de archiefverantwrdelijke uitgehaald Raadpleging nder tezicht Reprductie: bij vrkeur via digitaal fttestel

36 Valrisatie dr externen Raadpleging ter plaatse (2) Enkel ptld tegestaan, geen aantekeningen p de stukken Geen ingrepen in de rdening Vermijd eten en drinken Let p met privacygevelige stukken geznd verstand gebruiken

37 Valrisatie dr externen Andere mgelijkheden Raadpleging p afstand via digitalisering Haalbaar bij beperkt aantal stukken Aan te bevelen bij kwetsbare f veel gebruikte archiefbescheiden Tijdelijke verdracht naar prfessinele bewaarinstelling Aan te bevelen bij langdurig en intensief nderzek Met cntract

38 Valrisatie dr externen Archiefstukken uitlenen? Te vermijden, zelfs aan bekenden f kennissen Uitznderingen Tijdelijke verdracht naar prfessinele bewaarinstelling (cf. bven) Vr restauratie f digitalisering Tijdelijke bruikleen vr tentnstellingen Met cntract Mdel: kadc.kuleuven.be/advies/kant-en-klare-sjablnen

39 Valrisatie dr externen

40 Valrisatie dr externen Na het gebruik van de stukken Zrg ervr dat alle dcumenten terug p de juiste plaats terechtkmen Vraag een exemplaar van het eindprduct

41 Zelf aan de slag: publicatie Uitgangspunten Bek, brchure, artikel, Wees realistisch Baken je nderwerp af (archief nderwerp)

42 Zelf aan de slag: publicatie Realisatie (1) Brnnen Archief (k illustraties: meer dan prentjes bij de tekst) Bestaande publicaties (helpt m juw verhaal breder te situeren) Interviews Methdiek, zie: Hera, een jubileum?! Online te raadplegen:

43 Zelf aan de slag: publicatie Realisatie (2) Maak een synthese Taal Vr wie schrijf je? Zrg vr afwisseling Breng het verleden tt heden: actieve zinnen

44 Zelf aan de slag: tentnstelling Uitgangspunt Kleine presentatie >< grte tentnstelling

45 Zelf aan de slag: tentnstelling Cncept (1) Welk verhaal wil je vertellen? Baken je nderwerp af! Aanleiding: jaarlijkse prcessie, jubileum f verjaardag? Of de cllectie? Werk samen met andere actren: heemkundige kring, erfgedcel, sciculturele rganisaties, Delgrep: enkel bekenden f het brede publiek?

46 Zelf aan de slag: tentnstelling Cncept (2) Lcatie Tentnstellingsruimte f een lege ds? Extra ksten? Permanentie vrzien f niet? Zijn bruiklenen mgelijk? Peride Aansluiting bij bestaand evenement, bv. Erfgeddag, Open Kerkendagen f drpsfeest Tijdsduur >< inspanning

47 Zelf aan de slag: tentnstelling Cncept (3) Budget Maak begrting p Verwachte inkmsten (inkmgeld, subsidies, ) Verwachte uitgaven Lkale subsidiemgelijkheden (erfgedcel, gemeente, prvincie, )

48 Zelf aan de slag: tentnstelling Inhud Zek sprekende stukken (dcumenten en bjecten) Eigen archief en cllectie Archieven, musea, heemkringen, Oprep Geluid en bewegend beeld Oud materiaal Interviews

49 Zelf aan de slag: tentnstelling Scenari f draaibek Overzicht van alle stukken, teksten, films, Durf ballast weg te laten Wat met saaie dcumenten? Zrg vr afwisseling! Origineel f repr Per stuk: titel, beschrijving, afmetingen, Plaats alles in gede vlgrde / structuur van je tentnstelling (chrnlgisch, thematisch, )

50 Zelf aan de slag: tentnstelling Teksten (1) Titel, eventueel p 2 niveaus, bv.: Vetspren van devtie Prcessies in Vlaams-Brabant Vlagtekst: inleidende tekst van de tentnstelling f van een nderdeel Accuraat, krte zinnen Bndig (halve A4) Help de bezeker te kijken > eventueel k de basis vr een wandelgids

51 Zelf aan de slag: tentnstelling Teksten (2) Legendes en bijschriften Elk stuk afznderlijk Krte beschrijving: wat, waar, wie, wanneer, Herkmst Eventueel beknpte duiding Clfn Samenstellers, pdrachtgever, bruikleengevers, spnsrs,

52 Zelf aan de slag: tentnstelling Teksten (3) Opmaak teksten: tussen mi en leesbaar Puntgrtte Kleur van tekst en achtergrnd Witregels

53 Zelf aan de slag: tentnstelling Vrmgeving Inlijsten (niet knippen en plakken!) en bevestigen aan de muur Vitrines, skkels, panelen Ontlenen bij de gemeente, prvincie, erfgedcel, Samenwerking met een schl Kringlpwinkel Verlichting en multimedia

54 Zelf aan de slag: tentnstelling Cmmunicatie Prmtietekst en -beeld Kanalen Lkale krant en televisie, gemeentelijk infblad Affiche en flyer Verenigingsleven Schlen Sciale media Databank

55 Zelf aan de slag: tentnstelling Opbuw Timing Let p met rigineel materiaal (bv. bij het schilderen)

56 Zelf aan de slag: tentnstelling Tijdens de tentnstelling Permanentie en bewaking Rndleidingen / wandelgids Schnmaak / functineren van multimedia

57 Zelf aan de slag: tentnstelling Afbuw Originele stukken (nmiddellijk) terug

58 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (1)

59 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (2)

60 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (3) > Ggle+ (Picasa), Flickr,

61 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (4) > erfgedbanken (reginale beeldbanken, Erfgedplus.be, Erfgedinzicht.be, )

62 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (5) > YuTube

63 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (6) > interactie

64 Zelf aan de slag: internet, sciale media Website (7) > interactie

65 Zelf aan de slag: internet, sciale media Blg

66 Zelf aan de slag: internet, sciale media Facebk (1)

67 Zelf aan de slag: internet, sciale media Facebk (2)

68 Zelf aan de slag: internet, sciale media App

69 Zelf aan de slag: andere vrmen Theater / film

70 Zelf aan de slag: andere vrmen Strip

71 Zelf aan de slag: andere vrmen Wandeling

72 Zelf aan de slag: andere vrmen Educatieve valrisatie

73 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité De archiefwerking van het Cmité Zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten heeft tt del: Het dcumenteren van de actuele en histrische aspecten van de Hasseltse Virga Jesseverering in brede zin en in het bijznder haar feesten. Het archiveren van de dcumenten die van belang zijn vr de geschiedenis van het Cmité Zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten en de uitefening van haar taken. Het ntsluiten en het stimuleren en ndersteunen van ntsluitingsinitiatieven van de udere en hedendaagse geschiedenis en betekenis van de Virga Jesse en haar feesten.

74 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Dcumenteren: 35 jaar verzamelen Netwerk Ogen pen Practieve acties

75 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Archiveren Papier / digitaal Richtlijnen VJ-clud

76 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten p vraag van

77 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is inspireren

78 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is delen

79 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is delen

80 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is delen

81 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is delen

82 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is delen

83 Zelf aan de slag: het Virga Jessecmité Ontsluiten is delen

84 Hulp ndig? Prcessiecmités kunnen steeds terecht bij KADOC vr advies en ndersteuning bij het beheer van hun dcumentair erfged KADOC-KU Leuven Vlamingenstraat 39, 3000 Leuven I kadc.kuleuven.be jris.clla@kadc.kuleuven.be reland.hermans@kadc.kuleuven.be Ok parchies, religieuze instituten, prtestantse kerken, rganisaties van etnisch-culturele minderheden, vrije schlen, kunnen rekenen p advies