Profiel. Directeur Finance & Control. 21 april Opdrachtgever Aventus

Transcriptie

1 Profiel Directeur Finance & Control 21 april 2017 Opdrachtgever Aventus Voor meer informatie over de functie Jeannette van der Vorm, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie 4 3 De gewenste capaciteiten 6 4 De arbeidsvoorwaarden 7 5 De selectieprocedure 8 Bijlage I: Werkzaamheden Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en eisen, die gelden voor de functie van Directeur Finance & Control bij Aventus. Wellicht ten overvloede vermelden we dat overal waar hij staat, natuurlijk ook zij gelezen kan worden. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

3 1 De organisatie Aventus is het regionale opleidingscentrum in de Stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen en biedt beroepsonderwijs, educatie voor volwassenen en bedrijfsopleidingen. Met ruim tweehonderd beroepsopleidingen en medewerkers is Aventus de grootste onderwijsaanbieder in de Stedendriehoek. Aventus is ambitieus en toekomstgericht. In de Aventus strategie "Klaar voor de toekomst" definieert Aventus haar missie als fundament voor de nieuwe strategie; "Aventus laat zien hoe mooi en uitdagend beroepsgericht onderwijs is en stimuleert daarmee elke dag de groei van het individu, het bedrijfsleven en de samenleving". Aventus verwoordt haar visie op 2020 als volgt; Voor een succesvolle (leer)loopbaan geven wij onze studenten toekomstgerichte vakkennis en persoonlijke en sociale vaardigheden mee. Zij leren regie nemen over hun ontwikkeling, in een steeds sneller veranderende arbeidsmarkt en samenleving. Bij het realiseren van de missie en strategie zijn de cultuurwaarden van Aventus leidend, te weten; Nieuwsgierig, Ambitieus, Samen en Aandacht. Aventus is georganiseerd in vijf onderwijssectoren: Economie & Handel, Entree & Educatie, Techniek & Mobiel, Zorg & Welzijn en Creatieve Industrie. Docenten vormen samen met andere operationele medewerkers resultaatverantwoordelijke teams. Elk van deze teams valt onder de verantwoordelijkheid van een teammanager. De directeur van een sector geeft leiding aan een groep van teammanagers. Op hun beurt leggen de sectordirecteuren verantwoording af aan het College van Bestuur. Het College van Bestuur formuleert het beleid en stuurt op hoofdlijnen. De organisatie wordt ondersteund door zes centrale diensten; Bedrijfsvoering, Audit & Compliance, Finance & Control, Human Resource Management, Strategie & Onderwijs en Studentenservices. Elke dienst wordt aangestuurd door een manager/directeur die verantwoording aflegt aan het College van Bestuur. Finance & Control maakte tot voor kort deel uit van de dienst Bedrijfsvoering. Aventus werkt momenteel onder leiding van een interim manager aan de herpositionering en professionalisering van de nieuwe dienst Finance & Control. Het doel is te komen tot een goed georganiseerde staforganisatie met uitstekende bedrijfsprocessen en professionele, servicegerichte dienstverlening. Om meer toegevoegde waarde te creëren voor de organisatie vindt er een verschuiving plaats van activiteiten richting meer business partnerschap. Beide afdelingen Finance en Control worden onder één dienst vorm gegeven, op deze manier wordt de slagvaardigheid en efficiëntie vergroot. De afdelingen worden binnen de nieuwe dienst Finance & Control gescheiden aangestuurd. Het streven is de kwaliteit en professionalisering binnen beide afdelingen te verbeteren door meer inhoudelijke focus. Hiertoe zijn functies aangepast en is de afdelingsstructuur aangepast. Daarnaast vraagt feitelijke sturing (financieel & niet financieel) op alle niveaus binnen de organisatie (inhoudelijk/cultuurmatig) specifieke aandacht. Hierbij speelt de directeur F&C een belangrijke rol. In de nieuwe structuur wordt de managementinformatie voorziening functioneel door F&C aangestuurd. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

4 2 De functie Aventus is op zoek naar een ervaren, vak volwassen Directeur Finance & Control (F&C) die een sleutelpositie vervult bij de verdere ontwikkeling en professionalisering van de dienstverlening van F&C. De Directeur F&C is integraal eindverantwoordelijk voor de financiële strategische beleidsvorming en de bijbehorende aansturing, ontwikkeling, dienstverlening en resultaten van de dienst. Hij rapporteert direct aan het CvB. Op het terrein van Finance en Control is de Directeur F&C de stevige sparringpartner en adviseur richting het bestuur, staf- en sectordirecteuren en managers van de ondersteunende diensten. De dienst F&C maakt een transitie door van operationele afdeling naar kritische sparring partner en business control op meerdere disciplines. De dienst F&C heeft twee rollen: ondersteuning van de sectoren en diensten maar ook het vervullen van de rol van kritische en klantgerichte sparring partner. Ten behoeve van de sector/dienst en altijd vanuit het totaalbelang. De ambitie is om te komen tot betere sturing vooraf in plaats van verantwoording achteraf. Dit bekent dat de basis op orde dient te zijn, dat er op andere manieren gewerkt gaat worden en dat de vervolgstap wordt gezet met de afdelingen. Deze verschuiving wordt ondersteund door diverse ICT oplossingen (digitale factuur, automatische scanning etc.). Dit heeft ook gevolgen voor de ontwikkeling van de medewerkers. Het inrichtingsplan geeft richting aan de beoogde doelen. Om deze doelen te realiseren, is de afdelingsstructuur aangepast zodat de verantwoordelijkheden en functiebeschrijvingen helder zijn. Er is een duidelijke taakverdeling tussen de financiële administratie en control gemaakt. Er wordt een professionelere control organisatie ingericht die zich gaat richten op ontwikkeling/ondersteuning vanuit business control/performance management. Daarnaast dienen de processen inhoudelijk naar een hoger plan getrokken te worden. Binnen de afdeling vinden teamwijzigingen plaats als gevolg van verschuivingen tussen control & administratie. Bij Finance is directere aansturing door de direct leidinggevende. Er ligt meer verantwoordelijkheid bij de subadministraties. Naast de inhoudelijke kant is het van belang om rekening te houden met de cultuurmatige kant en met elkaar te werken aan een meer zakelijke, professionele en klantgerichte cultuur. In de nieuwe structuur stuurt de directeur F&C de vier controllers rechtstreeks aan. Twee controllers worden momenteel geworven. De directeur F&C zal een belangrijke rol vervullen bij het begeleiden in de nieuwe rol en de professionalisering van de medewerkers. Daarnaast geeft de directeur F&C het (al benoemde) hoofd financiële administratie leiding, die 11 fte aanstuurt. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

5 Om bovenstaande goed te laten werken is het belangrijk dat de organisatie en interne klanten onderdeel zijn van het verandertraject. Aventus-breed zal meer bedrijfsmatig worden gestuurd op feiten, cijfers en KPI s dan voorheen. Er zal meer focus liggen op betere informatievoorziening (feiten) zowel op financieel, maar met name op niet financieel gebied welke aansluiten bij de primaire doelen van Aventus. Dat vraagt ook strakkere financiële processen, een aansturing die gebaseerd is op feiten en een doorontwikkeling op het maken van analyses en gerichte verbetertrajecten. Dit betekent voor de directeur F&C dat hij een belangrijke, sturende rol binnen het AMT vervult en mede leiding neemt op de beoogde cultuurverandering die deze manier van werken van de organisatie vraagt. Voor de organisatie zal het wennen zijn dat er kritische controllers zijn. Dit vergt al met al een professionele dienst die continue in dialoog is met de diverse organisatie onderdelen waarin samen wordt opgetrokken. De Directeur F&C heeft een uitdagend takenpakket en vervult op zijn vakgebied een echte brugfunctie Aventus breed. De Directeur F&C weet zijn vernieuwde dienst goed te positioneren binnen Aventus en zoekt pro actief de samenwerking met de andere diensten en het onderwijs. De Directeur F&C weet daarbij op afdelingsniveau zijn medewerkers te betrekken, mee te nemen, enthousiasmeren en ontwikkelen. Van de te werven directeur F&C wordt verwacht dat hij verder gaat op de door de interim manager ingeslagen weg, en zorgt dat de nieuwe dienst goed staat en goed draait. Al met al zoeken we een stevige en daadkrachtige verbinder met inhoudelijke kennis van zaken. (Zie de bijlage voor de taken en verantwoordelijkheden van directeur Finance & Control bij Aventus). Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

6 3 De gewenste capaciteiten Kennis en ervaring WO werk- en denkniveau. Relevante universitaire opleiding aangevuld met een postdoctorale opleiding RC of RA. Minimaal 10 jaar werkervaring in het vakgebied waarbij zowel ervaring is opgedaan in de profit als de non-profit sector. Gewend te werken in grote en complexe organisaties. Affiniteit met onderwijs. Ervaring met het leiden van verandertrajecten op resultaatgericht werken is een vereiste. Heeft ervaring in het aansturen van veranderprocessen, de inrichting van de eigen werkorganisatie, de ontwikkeling van medewerkers en de professionalisering van dienstverlening. Persoonskenmerken Visie, strategisch werk- en denkniveau. Rechtlijnige verbinder. Neemt mensen mee, vanuit de inhoud en vanuit de soft skills. Doorzetter. Onafhankelijk en zelfstandig. Vanuit autonomie keuzes maken. Verbindend, samenwerkingsgericht. Anderen helpen om veranderingen tot stand te kunnen brengen. Organisatiesensitiviteit. Oog voor verschillende belangen. Sociaal en communicatief sterk, transparant en direct. Resultaat- en klantgericht. Inspirerend, daagt uit om te vernieuwen en te excelleren. Stevige gespreks- en sparringpartner voor het CvB en de collega-directeuren. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

7 4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een boeiende functie bij een ambitieus ROC. Aventus biedt een veelzijdige en tijdelijke (full time) functie waarin je echt het verschil kunt maken. Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, inschaling conform CAO MBO, schaal 15 (max ,-- bruto per jaar op fulltime basis). Het streven is de procedure voor 1 juli af te ronden en de Directeur F&C per 1 september te benoemen. In eerste instantie wordt een jaarcontract geboden dat bij goed functioneren na een jaar wordt omgezet in een vast dienstverband. Een assessment maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, evenals het inwinnen van referenties. Een pre-employment screening door een extern bureau maakt onderdeel uit van de procedure. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

8 5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. Geïnteresseerde kandidaten kunnen tot 15 mei 2017 reageren bij Leeuwendaal door hun CV en motivatiebrief te sturen (bij voorkeur via de website De adviseur van Leeuwendaal voert voorselectiegesprekken. De kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever, die beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Aventus. 16 juni 2017; eerste gespreksronde met de selectiecommissie en adviescommissie. 23 juni 2017; tweede gespreksronde met de selectiecommissie en adviescommissie. 26 juni 2017; het assessmentonderzoek. Referenties worden ingewonnen. Er vindt een screening plaats op het gebied van integriteit. Na de besluitvorming vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en de kandidaat wordt in dienst genomen. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

9 Bijlage I: Werkzaamheden 1 Advisering College van Bestuur over Control, Financiële administratie Het analyseren van relevante financiële, planning en control ontwikkelingen en het vertalen van deze ontwikkelingen naar strategische doelen voor de eigen discipline met instellingsbrede meerjaren consequenties voor de financiële situatie van de onderwijsinstelling. Het aangeven van richtinggevende beleidslijnen bij het opstellen van de managementafspraken met de sectordirecteuren. Het leveren van een bijdrage aan het ontwikkelen van de strategie (beleidsvorming) van de onderwijsinstelling. Het ontwikkelen van richtinggevend meerjarenbeleid (kaders, richtlijnen en methoden en technieken voor de bestuurlijke informatievoorziening). Het initiëren tot en zorgen voor een geïntegreerde planning- en control cyclus. Het (door)ontwikkelen van en vormgeven aan een overlegstructuur met de onderwijssectoren en centrale diensten die F&C verantwoordelijkheid dragen. Het verzorgen van adequate managementinformatie ten behoeve van het Sectoren, AMT, CvB en RvT. Het analyseren van rapportages, beleidsvoornemens en (nieuwe) wet- en regelgeving op het vakgebied en het aangeven van beleidsalternatieven en formuleren van verbeteracties. 2 Beleidsvorming en uitvoering van F&C Vervult een regierol op strategisch niveau. Het zorgen voor een adequate koppeling van de managementinformatie op de verschillende (beleids)terreinen en tussen de verschillende onderwijssectoren en centrale diensten. Het creëren van voorwaarden voor een optimale informatievoorzieining en het beoordelen van implicaties en consequenties van pakketselecties en gekozen infrastructuur van processen en bepalen van gewenste toekomstsituatie en definiëren doelen voor F&C. Voor de noodzakelijke integratie en koppeling van gegevensbeheer door de verschillende centrale diensten. Het toezicht houden op de uitvoering en kwaliteit van het beleid en de bestuurlijke informatie van de onderwijssectoren en de centrale diensten. Het bewaken van de processen (jaarplan, activiteitenplan, meerjaren-begroting). Het opstellen van instellingsbrede producten zoals (beleids) plannen, jaarrekening, jaarverslag en benchmarks. Het consolideren en beoordelen van de (periodieke rapportages en het adviseren tot bijsturing aan de sectordirecteuren en de managers centrale diensten. Het consolideren en beoordelen van (jaar)rapportages en het adviseren van het College van Bestuur hieromtrent. Het opstellen van tussentijdse rapportages, analyses, adviezen en voorstellen tot bijsturing aan het Sectoren AMT, College van Bestuur en Raad van Toezicht. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

10 3 Begrotingsvoorbereiding en afronding en meerjarenramingen van Aventus en daaraan gelieerde organisaties Het (door)ontwikkelen van interne begrotingsprocedures inclusief de kaderbrief. Het leiding geven aan het begrotings- en planningsproces met als resultaat de begroting en het jaarplan van de organisatie. Het adviseren van het college van bestuur omtrent goedkeuring opgestelde meerjaren begroting. Het evalueren van de lopende begroting en het aangeven van knelpunten, het berekenen van beleidsalternatieven en het adviseren van het college van bestuur hieromtrent. Het opstellen van meerjarenramingen en begrotingen. Het bij onvoorziene overschrijding adviseren van budgethouders over bijstelling of tussentijdse reallocatie van financiële middelen. 4 Advisering F&C functie Het adviseren omtrent strategische en middellange termijn plannen (incl. investeringsvoorstellen). Het uitvoeren van bedrijfskundige analyses van operationele en financiële informatie van de onderwijssectoren en de centrale diensten, het opstellen van de conclusies en het formuleren van verbeteracties. Het opstellen van het meerjarenbeleidsplan, de jaarrekening, jaarverslag, rapportages aan College van Bestuur en Raad van Toezicht, onderwijsbarometer en benchmarks. Het aggregeren en verschaffen van de gewenste bestuurlijke informatie ten behoeve van het AMT, het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. 5 Verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden binnen F&C Het coördineren van de werkzaamheden met name gericht op control van diensten en sectoren en voeren van de financiële administratie. Het bewaken van de integriteit van de inrichting van informatievoorziening, rapportages, en advisering en het controleren van de hoofdproducten. Het optreden als proceseigenaar inzake de samenhang van de interne en externe (accountants)controle en het zichtbaar maken van de beheersingsmaatregelen in het proces en de opvolging van (voorgestelde) nieuwe beheersmaatregelen. Het leiding geven aan de medewerkers van F&C. Kennis en vaardigheden Gespecialiseerd en/of brede theoretische kennis van bedrijfseconomie en planning en control. Kennis van financieel-economische processen binnen de MBO-sector en het ministerie OCW en de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving. Kennis van en inzicht in de taak en doelstelling van de onderwijsinstelling en de daarin aanwezige bedrijfs- en onderwijsprocessen. Inzicht in de bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen de onderwijsinstelling, de onderwijssector en het ministerie. Vaardigheid in het analyseren en beoordelen van de (financieel-economische) beleidsvoornemens van de onderwijssectoren en de centrale diensten en in het toetsen ervan aan F&C. Vaardigheid in het opstellen van beleidsadviezen en sturing- en managementrapportages. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11

11 Vaardigheid in het initiëren van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van planning en control en in het optimaliseren van de planning en control functie binnen de instelling. Vaardigheid in ontwikkelen e n uitdragen e n verdedigen van beleid, nieuwe ideeën of concepten met betrekking tot het (toekomstig) financieel-economisch beleid binnen de onderwijsinstelling. Vaardigheid in het onderhandelen met vertegenwoordigers van het ministerie en relevante partijen. Vaardigheid in leidinggeven, stimuleren, motiveren en coachen van medewerkers. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Beslist over/bij: het analyseren van relevante financiële, planning en control ontwikkelingen en het vertalen van deze ontwikkelingen naar strategische doelen voor de eigen discipline met instelling brede meerjaren consequenties voor de financiële situatie van de onderwijsinstelling, de vervulling van de regierol op strategisch niveau, het (door)ontwikkelen van interne begrotingsprocedures inclusief de kaderbrief; het adviseren omtrent strategische en middellange termijn plannen (incl. investeringsvoorstellen). Kader: Statuut Aventus, Governance Code en algemeen geformuleerde strategische beleidslijnen en relevante wet- en regelgeving. Verantwoording: aan het College van Bestuur over de doeltreffendheid waarmee de strategische doelstellingen zijn gerealiseerd. Contacten Met het college van bestuur en/of sectordirecteuren en managers centrale diensten en zonodig leden raad van toezicht over (bestuurlijke) informatie, adviezen en maatregelen. Met sectordirecteuren, managers van de centrale diensten en teammanagers over de informatievoorziening om tot optimale uitvoering en bundeling van F&C te komen en om (beleids)afspraken te maken. Met accountant, bank, audit commissie, externe instanties over de (meerjaren) begroting, financieel economische onderwerpen en over aanvragen subsidies ed. om de aangeleverde informatie toe te lichten. Met externe instanties over de (meerjaren) begroting, financieel economische onderwerpen en over aanvragen subsidies ed. om de aangeleverde informatie te verdedigen. Met derden (interne en extern) over de wijze van uitvoering van beleid en wet- en regelgeving om afstemming te verkrijgen. Directeur Finance en Control/ROC Aventus/profiel/21 april van 11