De voorzitter, de heer Dijk, opent de vergadering en heet allen van harte welkom.

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van het bestuur van Vereniging Pro Senectute, gehouden op locatie Centraal Bureau in Amsterdam, 19 januari Aanwezig bestuur De heer mr. K.E.J. Dijk (voorzitter), de heer B.J.H.S. Feilzer, mevrouw VPS: H.W. Henny-van Hoytema, mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, de heer J.M.J. Collette,, de heer W.A. Veenhoven Tevens aanwezig: De heer S.W.G. Magielse MHA Afwezig: De heer drs. J.J.M. Vijverberg, de heer C.A.M. de Boo Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: Vastgesteld 1. Opening De vergadering start om uur. De voorzitter, de heer Dijk, opent de vergadering en heet allen van harte welkom. 2. Gezamenlijke punten 2.a Begroting 2015 ter goedkeuring De heer Feilzer meldt dat deze begroting bij de laatste vergadering van de auditcommissie op 12 januari jl. is besproken. Er is lang stilgestaan bij de maandrapportage en de begroting. Beiden zijn vanuit bepaalde invalshoeken bekeken en besproken. Tot nu toe wordt gerapporteerd langs de juridische eenheden te weten de Stichting, Vereniging en de Vastgoed BV. De commissie wil ook graag meer stuurinformatie over het vastgoed om tot integrale rendementsbeoordeling per locatie te komen. Dit is lastig, omdat dit in verschillende entiteiten is verwerkt. Dit onderwerp is opgenomen in de jaarplanning van de controller. De heer Magielse geeft aan dat bij investering in vastgoed het een belangrijke vraag is hoe het rendement zich ontwikkeld. Een volle bezetting in WD en een nagenoeg volle bezetting HL levert marginale rendement op voor de stichting. De heer Feilzer geeft aan dat er een ander element is dat aandacht verdient. Er zijn grote swings van plus naar min zonder dat er een aanwijsbare reden voor is. Hij adviseert dit soort verschillen mee te nemen in de toelichting. Volgens de heer Feilzer hoort duidelijk bij de Toelichting begroting stichting 2015 op pagina 28 een verhaal. Er zijn grote verschillen tussen de begroting 2014 en De heer Feilzer adviseert uit te leggen hoe het kan dat PS het 6 ton beter doet. Als er een goed verhaal bij is, kan dit, maar leg het uit. Ter vergadering wordt een nadere toelichting uitgereikt die is opgesteld in overleg met de controller. De heer Magielse merkt op dat SH/Tussenhout de enige locatie met een bewust negatief exploitatieresultaat. De heer Magielse meldt dat bij de begroting een nieuw programma is gebruikt, de business intelligence tool. Met deze tool is veel mogelijk. De volgende vergadering geeft de controller een presentatie over dit programma. Bij deze begroting is de focus op normformatie gelegd. Productieafspraken zijn op sommige locaties wezenlijk anders dan vorig jaar door transitie van de zorg. 1

2 De controller is bezig met risicomanagement en de afrekening van de servicekosten. De afrekening van de servicekosten loopt goed, deze is bijna afgerond. De heer Feilzer geeft aan dat als naar het totaal gekeken wordt, het resultaat goed is. Het ontbreken van integraal stuurinformatie heeft hij reeds gemeld. De heer Feilzer vraagt naar de lasten van de zorgactiviteiten. De baten zitten in de baten van de woonlocaties, maar waar zitten de lasten? Volgens de heer Magielse zitten de lasten er ook in. De heer Dijk vraagt of de heer Feilzer nog een toelichting op de begroting wilt geven. De heer Feilzer antwoordt dat de auditcommissie niet in de details zijn gegaan. Met de heer Magielse is besproken dat de bezetting/productie belangrijk is. De heer Magielse merkt op dat een belangrijk punt voor de auditcommissie is dat als er risico s zijn, deze worden aangegeven. Het zorgkantoor heeft de herschikking voor 2015 vervroegd in het jaar. Met name de eerste drie maanden zijn belangrijk. Standaard wordt PS 4% gekort op het budget. Dit is meegenomen in de begroting als opbrengst. Er wordt strak gestuurd op overproductie, omdat het doel is meer dan 4% te krijgen van het zorgkantoor. Het bedrag van 4% is niet gegarandeerd. Dit moet volgens de heer Feilzer goed gevolgd worden. De heer Magielse meldt dat PS verbeterplannen heeft ingediend bij het zorgkantoor. Als deze verbeterplannen akkoord zijn, ontvangt PS 3 tot 4 ton. Dit is nog niet meegenomen in de begroting. De begroting van de Vastgoed BV wordt doorgenomen. Over pagina 12/13 wordt gevraagd waar de bedragen voor onderhoud zitten? De heer Magielse antwoordt dat er een meerjaren onderhoudsplan is. Dit is afgewogen. Jaarlijks, voordat de begroting wordt opgesteld, wordt hiernaar gekeken. Bij de begroting van de Stichting heeft de heer Collette een vraag over de verpleging tegen normbezetting. Hij vraagt naar het verschilt van 2014 ten opzichte van Volgens de heer Magielse is 2014 niet makkelijk te vergelijken met Met name in SH loopt de formatie niet goed. De heer Dijk merkt op dat PS teveel FTA verpleging heeft ten opzichte van de norm. De heer Magielse geeft toe dat in SH teveel personeel wordt ingezet. De heer Collette heeft een vraag over pagina 20. Hij vraagt wat er gebeurt als de kwalitatieve toets niet uitkomst met de kwantitatieve toets? De heer Magielse antwoordt dat PS dan moet gaan aanpassen. Op dit moment is vanuit de overheid een discussie over wijkverpleegkundige gaande. De wijkverpleegkundige moet nu indiceren voor de zorg. Het managementteam zal hiervoor een aanpak opstellen. De heer Dijk vraagt of er nog vragen zijn? De heer Collette vraagt wat de risico s zijn. Hij stelt voor een risico-paragraaf op te nemen in de begroting. De heer Magielse wil dit doorschuiven naar de volgende vergadering. Hij heeft een hoog ambitieniveau neergelegd bij de locatiemanagers. Niet alle managers halen makkelijk nieuwe bewoners binnen. De heer Veenhoven heeft een punt over de verhouding tussen de jaarplanning en de begroting. Dit wordt bij de jaarplanning besproken. 2

3 De heer Magielse geeft aan dat er op twee locaties boventalligheid is. Dit betreft geen zorgfuncties, maar functies in de ondersteuning. De begroting wordt goedgekeurd. 2.b Jaarplan 2015 ter goedkeuring De heer Veenhoven mist de bedoelingen en plannen voor dit jaar en de jaren erna in de begroting. Vanuit jaarplan zou een overzicht gegeven moeten worden. Combineer begroting en jaarplan. De toelichting is meer een uitleg op wat gebeurd is en niet op wat erna gebeurt. Hij mist in de begroting hoe de problemen worden aangepakt. Zijn voorstel is de begroting en het jaarplan samen te voegen en in het jaarplan 2016 aan te geven wat is terechtgekomen en wat nog moet worden gedaan. De heer Magielse geeft aan dat op dit moment veel dingen samen lopen. Er wordt met Rebel gewerkt aan de locatiescenario s. Verder speelt de transitie in de ouderenzorg. De conclusie hierbij tot nu toe is dat al onze locaties toekomst hebben. Voor de managers is er sprake van een leersituatie. De managers onderkennen dat zij hier niet in bedreven zijn. De heer Collette vraagt wat dit betekent voor de kwaliteit van het management. Er is vorig jaar een managementlaag tussenuit gegaan. Moet PS afscheid nemen van managers? De heer Magielse verwacht dit niet, maar het moet wel opgepakt worden. In maart zijn de scenario s gereed en wordt het gepresenteerd. De heer Magielse wil de managers voor de volgende vergadering van de RvT en het verenigingsbestuur uitnodigen voor het geven van een presentatie. De heer Dijk geeft aan dat dit per locatie een discussie zou kunnen opleveren. Hij stelt daarom voor veel tijd in te plannen. Lochem en ZK worden volgens de heer Magielse niet gepresenteerd. Dit zal WD en WH worden en nog een derde. De heer Feilzer geeft aan dat dit jaarplan inderdaad niet in een meerjarenplan werkt. Dat zal er pas in de loop van dit jaar komen. De heer Collette vraagt of een document voor risicomanagement is opgesteld. Volgens de heer Magielse is deze nog niet gereed. Deze zal in maart gereed zijn. Omdat het document voor risicomanagement nog niet gereed is, wil de heer Dijk dat de tekst in het jaarplan op pagina 3 onderdeel 6 Governance op dit punt aangepast wordt. Hierin staat namelijk dat het document gereed is. De heer Magielse past het jaarplan aan. Mevrouw Henny is benieuwd naar de kenwaarden. Hoe leeft dit op de werkvloer? Iedereen zou dit in het vizier moeten hebben. Als zij dit zou vragen aan een medewerker, herkent deze medewerker zich hierin? De heer Magielse merkt op dat er vandaag een training van teamleiders was. Hij merkt dat er een omslag is. Volgens mevrouw Henny zou je de kernwaarden door de medewerkers zelf moeten laten opstellen. Kernwaarden moeten simpel en pakkend zijn. 2.c Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Ter kennisgeving Opleidingsbudget leden RvT Al dan niet vastleggen van het principe en dan budget bepalen. Voorstel budget van per jaar voor de hele RvT. 3

4 Opleidingsbudget directie De heer Dijk is onlangs door de heer Collette benaderd met het verzoek een opleiding danwel een cursus te volgen. Dit is aanleiding tot het kijken of er een opleidingsbudget voor de leden van de RvT of het verenigingsbestuur moet worden vastgesteld. Mevrouw Steller heeft vorig jaar een bijeenkomst bijgewoond en de heer Dijk woont ook regelmatig bijeenkomsten bij. Beiden geven aan dit nuttig te vinden. Naast dat je kennis opsteekt, spreek je ook personen van andere organisaties. De heer Veenhoven vraagt of er nu van elkaar verwacht wordt dat er cursussen gevolgd worden. De heer Dijk geeft aan dat hij het nuttig vindt zelf regelmatig bijeenkomsten/cursussen te volgen. Hij wil anderen aansporen dit ook te doen. Niemand wordt er echter op aangesproken als hij/zij het niet doet. De heer Collette merkt op dat vanuit het kader van de governance wel van iemand verwacht wordt dat iemand bijschoolt. De heer Dijk heeft de heer Magielse gevraagd wat een redelijk bedrag is. Het voorstel is een jaarbudget van Dit wordt goedgekeurd. Afgestemd wordt dat een cursus of bijeenkomst lager dan 500 akkoord is. Bij duurdere cursussen overleggen. Diegene die een cursus wil bijwonen, stuurt het voorstel voor de cursus naar de heer Magielse. De kosten komen ten laste van de vereniging. 2.d Governance commissie Actiepunten naar aanleiding van evaluatie RvT en aangepaste vergaderplanning Aanvulling arbeidsovereenkomst bestuurder De heer Dijk meldt dat naar aanleiding van de evaluatie een actielijst is opgesteld. Verder wordt gekeken naar de honorering van de bestuurder van de stichting. De heer Dijk stelt voor dat de aanvulling op de arbeidsovereenkomst en het contract voor de lease-auto hamerstukken zijn en hierbij worden afgetikt. Bij ondertekening van de documenten blijkt dat de voorzitter van de RvT niet namens de Stichting kan tekenen. De heer Dijk neemt de documenten mee naar huis en past deze aan. 4 Vereniging Pro Senectute 4a Notulen Ter goedkeuring Vergadering bestuur VPS 8 december 2014 Naar aanleiding van: Geen opmerkingen. Actielijst: Actie 1 loopt. Is nu gedaan. De notulen worden vastgesteld. 4b Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Ter kennisname 4

5 4c Commissie Plus Notitie van mevrouw Steller inzake vriendencommissie Mevrouw Steller licht haar notitie toe. Zij heeft wat er is en wat er gebeurt op een rijtje gezet. Zij heeft een aantal dingen bij de vrienden ontdekt en dit in deze notitie verwerkt. De heer Dijk mist de relatie met de vereniging. Je wordt vriend van de vereniging. Mevrouwt Steller meldt dat als je lid wordt van de vereniging je ook automatisch vriend wordt. De heer Magielse heeft een opmerking over het eerste punt onder het kopje Hoe wordt je vriend? Hier staat dat bij elk gesprek iemand van de vriendencommissie aanwezig is. Er is afgestemd dat dit niet zo is. Er is alleen iemand van de vriendencommissie aanwezig als wordt aangegeven dat de nieuwe vriend op langere termijn wil komen wonen. Er is een discussie over wanneer iemand een vriend is of niet. Verder is de vraag of bewoners wel/niet vriend worden genoemd. De heer Magielse antwoordt dat bewoners ook vrienden zijn, maar zij betalen geen vriendenbijdrage. Mevrouw Steller geeft aan dat bewoners niet bij vriendenbijeenkomsten worden uitgenodigd. De heer Dijk vraagt of er een verschil is tussen betalende en nietbetalende vrienden. Er is onduidelijkheid hoe echtparen in de administratie staan vermeld en of er tweemaal vriendenbijdrage in rekening wordt gebracht. Mevrouw Broer antwoordt dat een echtpaar tweemaal in het systeem staat, maar één brief ontvangt voor de vriendenbijdrage. Een echtpaar betaalt 25,--. De heer Dijk vraagt of 25 voldoende is en of een echtpaar een hoger bedrag dient te betalen. Mevrouw Steller vindt dat het bedrag 25 moet blijven, maar per persoon. Verder vindt men dat de partner ook gaat betalen. Eventueel een echtpaar 40 in rekening brengen. Je moet een verschil maken. Voorgesteld wordt dat elke nieuwe vriend tekent voor automatische incasso. De leden betalen geen contributie. Mevrouw Steller stelt voor dat leden na aftreding uit het bestuur ook de vriendenbijdrage gaan betalen. Volgens de heer Dijk moet PS de leden laten beslissen of leden vriendenbijdrage moeten betalen na aftreding uit het bestuur. Mevrouw Steller heeft ook als punt dat op dit moment de partners van leden niet vermeld staan in de administratie van PS. Als een lid wordt uitgeschreven is de partner van dit lid ook gelijk niet meer zichtbaar. Zij vraagt of de partners niet als vriend ingeschreven kunnen worden. Volgens de heer Dijk is dit ook een punt dat in de ALV besproken moet worden. Mevrouw Steller wil in mei aanstaande een brief naar de leden sturen over vriendenbijdragen en aanmelding partner als vriend. De heer Dijk vraagt mevrouw Steller naar de contributie. Volgens mevrouw Steller zijn er 2052 vrienden en zijn dit vrienden en geen bewoners. Er zijn ongeveer 1500 betalende vrienden. Jaarlijks ontvangt PS van St Gewin-Storm de Gravefonds. Mevrouw Steller meldt dat in WD een gym- en schilderclub zijn, die worden bijgewoond door niet-vrienden. De heer Dijk vindt dat deze mensen vriend moeten worden. Mevrouw Steller stelt voor dat zij moeten betalen voor deze lessen. De heer Magielse merkt op dat als je het vanuit de Stichting benadert, dan heeft PS behoefte aan potentiele bewoners. Dit moet je openhouden. Dit moet in het beleidsplan 5

6 bij het onderdeel marketing uitgewerkt worden. Wij hebben een imago van besloten club en duur, waar je moeilijk tussen komt. Mevrouw Steller heeft gemerkt dat op de wachtlijst van WD mensen staan die geen vriend zijn. Zij zouden vriend moeten worden. De heer Magielse adviseert haar dit te melden, dan pakt hij dit op. Aan de uitgavenkant van het kostenplaatje zit volgens de heer Magielse marketing. Het bedrag van voor administratiekosten vindt mevrouw Steller een hoog bedrag. Volgens de heer Magielse zijn er veel contacten buiten het vriend-worden om. Mensen willen de locatie bezichtigen of een gesprek. Dit zit in het bedrag verwerkt. De heer Dijk geeft aan dat bij de afgelopen ALV de leden om een nieuwe ledenlijst hebben gevraagd. Hij stelt voor de lijst op intranet te zetten. Mevrouw Steller geeft aan dat dit niet handig is. Zij stelt voor het document te printen en per post naar de leden te versturen. Volgens de heer Magielse gaat het ook om de vriendenlijst. Hij vraagt hoe het zit met privacy. Volgens de heer Collette is het tegen de privacy. De heer Dijk informeert hoe het zit met privacy en komt hierop terug. Mevrouw Henny merkt op dat het de vraag is of vrienden dit goed vinden, ook al zou het wat privacy betreft wel kunnen. De heer Magielse merkt op dat je bij het aanmeldingsformulier toestemming zou kunnen vragen. De heer Magielse meldt dat PS de afspraak met het concertgebouw in Amsterdam heeft gemaakt dat vrienden met 20% korting naar een concert kunnen gaan. Mevrouw Steller zal de notitie aanpassen. 5. Vastgoed B.V. 5a Ter besluitvorming Er zijn geen punten. 5b Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Ter kennisgeving Ontwikkelingen locatie Wildhoef aanvulling op beslisdocument van 2 januari jl. toelichting: Besluitvorming gevraagd over scenariokeuze zoals uitgewerkt in notitie en vervolgfase/schetsontwerp. Koopovereenkomst stuk grond bij Oranjestein, Doorn ter kennisname De heer Dijk vraag of het document van Sentus iets anders is dan aanvulling op dossier? Volgens de heer Magielse is vanuit de scenario-gedachte dit de dichtstbijzijnde optie. Deze optie is op de huidige locatie appartementen bouwen voor wonen (80 stuks) en op terrein van het klooster appartementen voor zorg met mogelijkheden voor wonen (omkeerbaar bouwen voor 58 plaatsen). De heer Veenhoven merkt op dat vorig keer in het document van Sentus 2016 was genoemd, nu wordt vanaf 2017 aangegeven. Vorige keer was wat optimistisch. De heer Magielse heeft vanuit de auditcommissie het advies meegekregen verder te kijken naar de bouwplannen voor het optimale scenario. Verder is de vraag wat het klooster wil. De heer Magielse weet dat het klooster een projectontwikkelaar heeft ingehuurd. Koop heeft onze sterke voorkeur. Voor de WH wordt in een globaal schetsplan het nieuwe plan uitgewerkt. De heer Magielse schat dat de kosten voor het uitwerken van dit plan tussen de en 6

7 bedragen. Verder moet dit plan ook met de gemeente overlegd worden. Er is een bestemmingsplan voor bouwen op het huidige terrein van de WH. Als PS binnen de bestaande ruimte blijft, is aanpassing van het bestemmingsplan niet nodig. Dit schetsplan is nodig volgens de heer Feilzer, want zonder schetsplan kan je niet naar de gemeente gaan om iets te bespreken. Deze kosten moeten dan ook gemaakt worden. De heer Feilzer meent dat er een goed plan gemaakt moet worden, binnen de contouren die er zijn. Dit voorstel lijkt de heer Dijk redelijk en vraagt of iedereen ermee instemt. Besloten wordt hiermee in te stemmen. Koopovereenkomst perceel Doorn De heer Dijk ontvangt graag het document. Er moet gekeken worden naar BTW en verontreinigingsheffing. Mevrouw Broer stuurt het document naar de alle leden van de RvT/verenigingsbestuur. De heer Feilzer merkt op dat het de vraag is of dit nog in het plan van PS past. Het is volgens hem dood geld. PS investeert erin, maar doet er niets mee. Er ligt nu geen plan voor bouwen, maar wellicht in de toekomst wel. De heer Magielse vindt dat naar het huidige gebouw gekeken moet worden. Kijken wat met het afgesloten deel gedaan wordt. De heer Magielse heeft contact gehad met Park Boswijk. Dit wordt niet verkocht. ABC Vastgoed gaat het beheer doen. De heer Magielse wil kijken of er mogelijkheden zijn. De huidige directeur gaat weg. Dit is het moment om te kijken of PS meer diensten kan leveren. PS levert op dit moment al zorg. Mevrouw Steller meldt dat auteur K Steller van de notitie van Sentus geen familie van haar is. 6 Rondvraag en sluiting Mevrouw Steller meldt dat zij is gebeld door een patrones uit Lochem. Deze patrones heeft niet in de commissie kennismaking gezeten. Zij wil lid worden van de vereniging. Om uur sluit de heer Dijk de vergadering. 7

8 ACTIELIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: actie: door: wanneer: Nr Datum: Actie: Door: Wanneer: jan 2015 Koopovereenkomst perceel Doorn sturen naar leden verenigingsbestuur/rvt jan 2015 Brief naar leden over vriendenbijdrage en aanmelding als vriend voor partner van leden C. Broer C. Steller jan 2015 Adressenlijst leden naar leden vereniging C. Broer / C. Steller jan 2015 Nakijken privacy vrienden en het voor vrienden/leden opbaar maken van het adressenbestand van vrienden 5. Opheffen stemrecht alleen voor leden tot 75 jaar. Vraag vanuit ALV nov 2014 E. Dijk E. Dijk Verg mei 2015, voor ALV jun 2015 Besluiten (afgelopen 12 maanden) 1 15 mei 2014 Verbouwing EH, realiseren van 2 groepswoningen mei 2014 Jaarcijfers bestuursverslagen worden vastgesteld. 3 4 sep 2014 In de auditcommissie is besproken en besloten het komende jaar bij PwC te blijven. 4 4 sep 2014 Oprichting van vriendencommissie. 5 8 dec 2014 Voor elke vergadering VPS/SPS hebben de leden een voorbespreking van een half uur. Aanvangstijd uur. Om uur sluiten de heer Magielse en notulist aan jan 2015 Instemming tot maken van kosten voor schetsplan WH. Beraamde kosten tot 40, jan 2015 Een jaarbudget van 5000 voor bijwonen van cursussen of bijeenkomst wordt goedgekeurd. Afgestemd wordt dat een cursus of bijeenkomst lager dan 500 akkoord is. Bij duurdere cursussen overleggen. Diegene die een cursus wil bijwonen, stuurt het voorstel voor de cursus naar de heer Magielse. De kosten komen ten laste van de vereniging. 8