2. Vereniging Pro Senectute 2a. Notulen Vergadering bestuur VPS 19 maart 2012 Tekstueel: Er zijn geen opmerkingen.

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van het bestuur van Vereniging Pro Senectute, gehouden op locatie centraal bureau in Amsterdam op 7 mei Aanwezig bestuur De heer Jhr. P.F. de Ranitz (voorzitter), de heer drs. J.H. Holsboer, de vereniging heer mr. K.E.J. Dijk, de heer drs. R.J. Meuter, de heer drs. J.J.M. Vijverberg Tevens aanwezig: De heer B.J.H.S. Feilzer, mevrouw H.W. Henny-van Hoytema, de heer J.M.J. Collette, de heer W.A. Veenhoven, Mevrouw mr. J.Ch. Koster- Vaags, de heer S.W.G. Magielse MHA, de heer drs. M.F.J. van de Lisdonk. Mevrouw E.A. Leopold, de heer C.R.W. Mulder, de heer W. Sondern, mevrouw M. Septer (PwC) en de heer C. Bruin (PwC). Afwezig: Mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, mevrouw Th.A.M. van den Heuvel-Plesman, de heer C.A.M. de Boo (met kennisgeving) Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: Definitief 1. Opening De vergadering start om uur. Voorzitter, de heer De Ranitz opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom met speciaal welkom voor mevrouw Leopold. Zij is per 1 april jl. de pr-communicatiemanager van Pro Senectute. Na zich voorgesteld te hebben, verlaat zij de vergadering. 2. Vereniging Pro Senectute 2a. Notulen Vergadering bestuur VPS 19 maart 2012 Tekstueel: Er zijn geen opmerkingen. Naar aanleiding van: Pag 3. punt 3b. Overleg Centrale Cliëntenraad (CCR). Er is nieuwe wetgeving op komst die consequenties heeft voor het bijwonen van CCR vergaderingen door de Raad van Toezicht. Aangezien het kabinet demissionair is, is deze wetgeving nu controversioneel verklaard. Mevrouw Koster stelt voor dat 1 lid van de Raad van Toezicht deelneemt aan de vergaderingen van de CCR en dat 1 lid van de Raad van Toezicht contactpersoon is naar de locale CR. Mevrouw Henny geeft aan dat zij reeds de contactpersoon is voor de Cliëntenraden. De heer Dijk vraagt wat er met de CR Zuidkwartier (ZK) gaat gebeuren. De heer Mulder zal dat later in de vergadering toelichten. Actielijst: punt 4: Herstructurering. Een aantal deelacties van dit punt kunnen eruit. Alleen Aanwending Stichting en Fondsen onder beheer Vereniging staat nog open. De heer Dijk licht toe dat voor de belangrijkste Stichtingen en Fondsen de zaken zijn uitgezocht en vastgelegd. Dit jaar zullen we nog het besluit voorbereiden over de wijze waarop we de komende jaren de middelen aan de Stichtingen en Fondsen onttrekken. De heer Feilzer benadrukt dat we de toerekening en besteding goed moeten vastleggen en besluiten. De heer Holsboer legt uit dat alle leden van het Verenigingsbestuur en Raad van Toezicht ook bestuurslid zijn van de Stichtingen en Fondsen binnen de Vereniging. 1

2 2b. Commissie Plus en Commissie Kennismaking Commissie Plus Mevrouw Henny licht toe een prettig en positief gesprek gehad te hebben bij SH. Voorstel invulling plusmiddelen 2012 De heer Vijverberg vraagt of de begroting inzet plusfuncties ter vervanging van reguliere middelen gezien moet worden of er bovenop komt. Deze middelen komen boven op de reguliere begroting licht de heer Magielse toe. De heer De Ranitz vraagt of dit alle plusmiddelen zijn. De Magielse antwoordt dat dit het om een bedrag van maximaal 2 ton euro gaat. Nu is het volledige bedrag nog niet bestemd zodat er nog ruimte is voor commissie Plus. De heer Holsboer valt de variëteit in besteding van de locaties op. Er lijkt verder weinig accent te liggen op culturele avonden. De heer Magielse licht toe dat daar een beleidsnotitie voor is vastgesteld. Een vervolg komt vanuit commissie Plus. Commissie Kennismaking Niet ter sprake gekomen. 2c. Voorbereiding Algemene Ledenvergadering d.d De heer Holsboer zal deze vergadering voorzitten. Hij geeft aan dat hij er de voorkeur aangeeft dat punt 7 eerder wordt behandeld dan punt 6. Verder vraagt hij zich af of de leden de nieuwe voorzitter moeten benoemen. Dit moet worden gecheckt met de statuten. Mevrouw Henny vraagt of de klachtencommissie ook benoemd moet worden en of het nieuwe lid voorgesteld gaat worden. Dit wordt nagegaan. Er wordt besloten dat het afscheid van leden van de klachtencommissie en commissie kennismaking niet op de agenda van de ALV wordt gezet, maar dat de leden wel worden bedankt voor hun inzet. 2d. Financiën Jaarrekening 2011 VPS met concept bestuursverslag jaarrekening 2011 VPS en Accountantsrapport 2011 VPS Stichtingen en fondsen onder VPS, bestemming 2011 Jaardocument 2011 SPS met jaarrekening 2011 en accountantsrapport SPS Om uur sluiten mevrouw Septer en de heer Bruin van PricewaterhouseCoopers (PwC) zich bij de vergadering aan, evenals de heer Sondern. De agenda wordt aangepast, agendapunt 4d. eerste drie onderwerpen (jaardocument 2011 SPS met jaarrekening en accountantsrapport SPS), wordt tegelijkertijd met agendapunt 2d. behandeld. De heer De Ranitz spreekt de accountant allereerst aan op het negatieve karakter van de managementletter Mevrouw Septer wordt gevraagd een aangepaste managementletter te sturen. Zij geeft hierop als antwoord dat het bij PwC niet gebruikelijk is de managementletter te herschrijven. PwC wilde geen negatief beeld schetsen, maar de boodschap overbrengen dat groei verdere professionalisering vraagt. De indruk is echter gewekt dat 'de organisatie niet in control is' geeft de heer De Ranitz aan. Mevrouw Septer geeft aan dat dat niet aan de orde is. PwC komt er op terug. Mogelijk wordt een gespreksverslag toegevoegd aan de management letter. De jaarrekening van de Vereniging wordt besproken. De heer De Ranitz geeft aan dat de jaarrekening eerder in de vorige vergadering is geagendeerd. Nieuw zijn nu de herwaardering van het onroerend goed en de aanwending van de rente van de Stichtingen en Fondsen binnen de Vereniging. 2

3 De volgende punten komen naar voren: De heer Holsboer informeert naar de lage taxatiewaarde van het appartement op de J. Verhulststraat in Amsterdam in relatie tot de WOZ waarde. De heer Sondern licht toe dat de lage huuropbrengst de taxatiewaarde bepaalt. Als het pand vrij komt van huur, gaat de waarde omhoog. Op pagina 16 van de jaarrekening wordt een meegenomen reservering betreffende toegezegde gelden voor Stichting Sluyterman van Loo benoemd. De heer Van de Lisdonk licht deze post toe. Hij geeft aan dat het aannemelijk is dat dit bedrag betaald wordt als voldaan is aan de afsluitende projectvoorwaarden. Mevrouw Koster heeft een vraag over kopje 3.6 op pagina 10 van het accountantsverslag: 'Verzoek tot bijdrage van de stichting...'. Mevrouw Septer geeft aan dat de tekst van het kopje aangepast moet worden. De heer Meuter geeft aan de laatste zin uit de eerste alinea van het bestuursverslag kan worden verwijderd. Op pagina 2 wordt bij beleid beleggingsportefeuille een bedrag van 8 miljoen euro als aan te houden liquide middelen genoemd. De heer Meuter geeft aan dat hij dit te hoog vindt. Er volgt een tekstvoorstel van de heer Meuter. Dit heeft overigens geen consequenties voor de openingsbalans. De jaarrekening 2011 wordt vastgesteld. Vervolgens wordt het jaardocument (maatschappelijk verslag), inclusief jaarrekening van de Stichting besproken. De volgende punten komen aan de orde: De heer De Ranitz geeft aan dat de verpleegunit Tussenhout een onderdeel is van Spaar en Hout, Tussenhout dient niet als aparte locatie te worden vermeld. Den Hout en Middelhout dienen juist wel apart te worden opgenomen, want er wordt zorg geleverd en we doen de toewijzing. Ook in het organogram vermelden. Er wordt opgemerkt dat op pagina 4 wordt gemeld dat er zes vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn geweest in 2011 en op pagina 6 staat er dat er zeven vergaderingen zijn geweest. Het zijn er zeven geweest, de tekst wordt aangepast. Mevrouw Koster heeft een vraag over punt 16 op pagina 60. Wordt met Huur en leasing de huur van onroerend goed van de Vereniging door de Stichting bedoeld? Het antwoord hierop is bevestigend. In het accountantsverslag wordt onder punt gesproken over afschrijving tijdelijke locatie Park Boswijk. Het is een behoorlijk bedrag, maar dit is een relatief goedkope oplossing licht de heer Magielse toe, bovendien wordt de interim huisvesting nog extern vergoed. Voor Tusselerhof en Wildhoef zal dat niet meer het geval zijn. De heer Feilzer heeft een vraag over de rekening courantschuld aan de Vereniging (punt op pagina 8 van het accountantsverslag). Hoe wordt het bedrag teruggebracht? De heer Sondern licht toe dat Achmea de bevoorschotting heeft aangepast. Verder is het beleid erop gericht de rekening courant zo gering mogelijk te laten zijn. De heer Meuter wil van mevrouw Septer weten hoe PwC tegen de herstructurering aankijkt. Mevrouw Septer antwoordt dat een economisch geheel de besluitvorming makkelijker maakt. Je hebt eenheid in zeggenschap. Wellicht zal er geconsolideerd moeten worden. De heer Magielse geeft aan dat consolidatie niet (altijd) wenselijk is: kijk naar het effect op bedrijfscultuur of naar de informatieverstrekking aan het zorgkantoor. Mevrouw Septer geeft aan dat het belangrijk is te bepalen wie groepshoofd wordt; de Stichting of de Vereniging, dat is de toets die de accountant moet doen. De heer Feilzer geeft aan dat de Vereniging groepshoofd is, daar zit de beleidsbepaling. De Vereniging bepaalt eveneens de klanten geeft de heer Magielse aan. De heer Magielse vraagt PwC naar de rentebestemming van de fondsen, welke mogelijkheden zijn er? De heer Bruin licht toe dat dit een keuze van het 3

4 Verenigingsbestuur is. De Vereniging rekent rendement toe, en bepaalt wat er mee gaat gebeuren. Ga je het gebruiken voor investeringen of gebruik je het als bate voor de exploitatie. De heer Dijk geeft aan dat voor de rente van de Stichtingen en Fondsen feitelijk twee besluiten genomen worden, namelijk bij de Stichtingen en Fondsen voor de besteding en bij de Vereniging voor de toerekening. De heer Collette merkt op dat op pagina 13 bij punt 3.9 van het accountantsverslag Raad van Bestuur staat, het moet zijn Verenigingsbestuur. De heer De Ranitz concludeert dat de jaarstukken van de Stichting nu zijn vastgesteld en goedgekeurd. De jaarstukken van de Vereniging worden door de ALV goedgekeurd. 4. Gezamenlijke punten 4a. Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Auditrapport 5-7 april, met samenvatting van kwaliteitsfunctionaris De auditor heeft aangegeven dat de werkwijze en uitkomsten van commissie Kennismaking nog geen onderdeel uitmaken van het kwaliteitssysteem van de Stichting: het is voor de Stichting geen beheersbaar proces. Volgens de heer Magielse hoort het beoordelen van de signatuur door de commissie geen onderdeel te zijn van de kwaliteitsaudit. Wel moet de Stichting de kwaliteit van de informatieverstrekking over wonen en zorg kunnen borgen. De heer Meuter vraagt de heer Magielse aan te geven wat nodig is om het beter te regelen. Brief stichting Huize, bestuurswijziging De brief wordt ter kennis aangenomen. 4b. Herstructurering VPS SPS Voortgangsnotitie Herstructurering De overdracht van de niet-appartementsrechten Waalsdorp wordt nu op korte termijn geregeld. Openingsbalans Vastgoed BV De openingsbalans wordt vastgesteld. Profielschetsen en samenstelling Bestuur VPS en Raad van Toezicht SPS De heer Feilzer geeft aan dat er een penningmeester is binnen het Verenigingsbestuur maar niet binnen de Raad van Toezicht. De tekst in rood op pagina 5 van de profielschetsen gaat over de vraag of de specifieke aandacht voor financiën van de Stichting en de Vereniging in één persoon verenigd kunnen worden. Meerdere mensen binnen Verenigingsbestuur en Raad van Toezicht met kennis over financiën zijn nodig. Samenstelling Verenigingsbestuur en Raad van Toezicht De heer Dijk licht toe dat een nieuw rooster van aftreden zal worden opgesteld. Het wenselijke aantal leden Raad van Toezicht / Verenigingsbestuur is 6 of 7. Het is van belang dat ieder lid nadenkt over de gewenste zittingstermijn. Het kan zijn dat leden eerder willen aftreden. Om uur verlaat de heer Collette de vergadering. 4c. Projecten Voortgang intentie fusie PS Termaat De heer Magielse geeft aan dat Termaat een voorstel naar de belastingdienst heeft gestuurd om de fiscale punten op te lossen. Verder wordt een nieuwe financiële man voor 1 dag in de week ingehuurd en is een nieuwe begroting opgesteld. Aan onze kant staat nog open: de business case nogmaals tegen het licht houden, een aangepast renovatievoorstel opstellen en het pand laten taxeren. Bij de heer Meuter bestaat het beeld dat de fusie een gelopen race is als de fiscale punten opgelost zijn. Hij vraagt zich af of PS niet teveel onderhanden heeft. De heer Dijk licht toe dat we onze handtekening onder de intentieverklaring hebben gezet. De heer Feilzer is het eens met de heer Meuter maar geeft aan dat indien 4

5 Termaat voldoet aan de door ons gestelde punten we dan een commitment hebben. Kennismaking met directeur EOKS De heer Magielse heeft onlangs een kennismakingsgesprek gehad met de nieuwe directeur van EOKS. Het was een prettig gesprek. Een vervolggesprek wordt binnenkort gemaakt. De financiering van de nieuwbouw is overigens nog niet rond. 4d. Financiën Voortgang overleg banken inzake kredietfaciliteit Inmiddels heeft een aantal gesprekken plaatsgevonden met Rabobank en ABN Amro. De heer Magielse verwacht van de Rabobank binnenkort een voorstel. ABN Amro heeft nog een aantal vragen. De heer Holsboer vraagt naar de inbreng van de externe adviseur. De heer Magielse antwoordt dat de heer Sondern de zaken voorbereidt en dat de zaken vervolgens door de externe adviseur worden afgerond. Hij is tevreden over de rol en inzet van de adviseur. 5. Rondvraag en sluiting Mevrouw Koster vraagt wanneer de themavergadering zal plaatsvinden. Mevrouw Broer zal een datumvoorstel voor deze vergadering rondsturen. Dit is de laatste officiële vergadering van de heer De Ranitz en de heer Holsboer. De heer De Ranitz sluit de vergadering om uur. 5

6 ACTIELIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: actie: door: wanneer: Nr Datum: Actie: Door: Wanneer: Verzoek aan SPS om in begroting 2012 aan te geven welke opbouw van weerstandsvermogen gewenst is Nadere beschouwing op de afschrijvingsduur van objecten en de daarbij behorende calculatie i.o.m. de heren De Boo en Vijverberg Anbi toetsen 90% norm door Belastingdienst Herstructurering: Overgangsregeling Beleid aanwending middelen Stichting en Fondsen onder beheer Vereniging Polis bestuurlijke aansprakelijkheid aanpassen Gesprekken met banken over kredietfaciliteit Raad van Bestuur 2 e kw Raad van Bestuur, J.Vijverberg, C. de Boo en RvB maken afspraak 1e kw Raad van Bestuur 2012 C. Koster, E. Dijk E. Dijk, M. van de Lisdonk M. van de Lisdonk Gereed B. Magielse 1e kw Voorbereiding themabijeenkomst kwaliteit J. Collette, E. Dijk, C. Koster, B. Magielse Najaar Evaluatie Verenigingsbestuur E. Dijk Najaar Assessment Verenigingsbestuur J. Collette en B. Magielse Najaar

7 BESLUITENLIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: Verhuur van appartementen in woonlocaties is primair een verantwoordelijkheid van de regiodirecteur. Inzet van de Commissie Kennismaking waarborgt de passende instroom De vergadering stemt in met de voorgestelde verlaging van de Verenigingsbijdrage voor het Centraal Bureau van 1 miljoen naar 0,4 miljoen in drie jaar De mogelijkheden met betrekking tot erfpachtconstructies worden voorlopig niet verder onderzocht Renovatie Oranjestein akkoord met geformuleerde besluitenlijst Begroting Vereniging Pro Senectute 2011 wordt vastgesteld Statutenwijziging SPS goedgekeurd met verwijzing vanuit artikel 24 naar 11 en De jaarrekening Vereniging Pro Senectute 2010 wordt goedgekeurd Statutenwijziging SPS voor herstructurering goedgekeurd. Statutenwijziging VPS door bestuur goedgekeurd. De wijziging wordt voor besluitvorming voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering onder opschortende voorwaarden Begroting Vereniging Pro Senectute 2012 wordt vastgesteld ,8 miljoen wordt bijgeschreven aan de Stichtingen en Fondsen vallend onder Vereniging Pro Senectute. Van het vermogen van de Stichtingen en Fondsen wordt 0,8 miljoen of meer onttrokken Jaarrekening Vereniging Pro Senectute 2011 wordt vastgesteld De openingsbalans van de Vastgoed BV wordt vastgesteld. 7