2 Stichting Pro Senectute 2a Notulen

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van de Raad van Toezicht van Stichting Pro Senectute, gehouden op locatie Centraal Bureau in Amsterdam 10 december Aanwezig Raad De heer mr. K.E.J. Dijk (voorzitter), mevrouw H.W. Henny-van Hoytema, van Toezicht: de heer W.A. Veenhoven, mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, mevrouw mr. J.Ch. Koster-Vaags, de heer drs. R.J. Meuter, mevrouw Th.A.M. van den Heuvel-Plesman, de heer J.M.J. Collette, de heer B.J.H.S. Feilzer. Tevens aanwezig: De heer S.W.G. Magielse MHA, de heer drs. M.F.J. van de Lisdonk. De heer W. Terpstra, controller PS vanaf 1 januari Afwezig: De heer drs. J.J.M. Vijverberg, de heer C.A.M. de Boo Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: Definitief 1. Opening De vergadering start om uur. De voorzitter, de heer Dijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Speciaal welkom voor de heer W. Terpstra, controller PS vanaf 1 januari Een voorstelronde vindt plaats. 2 Stichting Pro Senectute 2a Notulen Vergadering RvT SPS 27 augustus 2012 Pagina 2, 2 e bullet: 'Cliënten met zzp 1 t/m 3 betreffen 40% van de populatie in een verzorgingshuis'. De heer Meuter vraagt of het onze verzorgingshuizen betreft of dat verzorgingshuizen in het algemeen worden bedoeld. De heer Magielse antwoordt dat dit onze huizen betreft. De heer Magielse zal in de themavergadering van 1 maart aanstaande op de consequenties terugkomen. De Raad van Toezicht ziet de ontwikkelingen graag terug in een meerjarenplan. Pagina 3: 'De verbeterplannen zullen naar de leden van het bestuur worden gestuurd. De heer Meuter merkt op dat de verbeterplannen nog niet zijn ontvangen. De heer Magielse licht toe dat op 1 locatie het verbeterplan nog met de cliëntenraad moet worden besproken, en dat dan toezending volgt. De heer Dijk vraagt naar de voortgang van de oprichting van de medezeggenschapcommissie van ZK. Hij adviseert er druk op te zetten. De heer Magielse antwoordt dat de contactpersoon bij ZK geen vaart maakt. Overigens is voor woonlocaties een medezeggenschapscommissie geen verplichting. Mevrouw Steller vraagt of zij met commissie Plus een bezoek zal brengen aan ZK. De heer Dijk vindt dit een goed idee. Pagina 5: Honorering RvT. Mevrouw Koster wil voor de fiscus graag inzicht in het persoonlijke bedrag. De heer Meuter maakt een snel rekensommetje: voor het eerste halfjaar van 2013 komt de vergoeding uit op circa per persoon. Pagina 6: Mevrouw Koster, de heer Meuter en mevrouw Van den Heuvel treden af in Het moment van aftreden vindt plaats bij de ALV geeft de heer Dijk aan. Actiepunten: Actiepunt 2, klachtencommissie. De heer Magielse meldt dat recent een bijeenkomst met de klachtencommissie is geweest. Er zijn nu twee vacatures; één voor een kandidaat met een medische achtergrond, één voor een kandidaat met een 1

2 bestuurlijke achtergrond. Mevrouw Steller heeft een aantal suggesties en geeft die door aan de heer Magielse. Andere leden kunnen eveneens suggesties aan de heer Magielse doen. De actielijst wordt geactualiseerd. Besluitenlijst: punt 10, besluit met betrekking tot honorering. De heer Feilzer merkt op dat het besluit aanvulling behoeft: niet aangegeven is of het vastgestelde bedrag voor honorering in- of exclusief BTW is. De notulen worden vastgesteld. Vergadering RvT SPS 1 oktober 2012 Pagina 3: Evaluatie Raad van Toezicht. Mevrouw Koster ziet graag toegevoegd dat de heer Collette en zij de voorbereiding van de evaluatie van de Raad van Toezicht hebben gedaan. Pagina 3: De heer Feilzer vraagt naar de interim functie van de heer Collette als voorzitter raad van bestuur bij Beth Shalom. De heer Collette meldt dat deze functie per 31 december 2012 eindigt. Pagina 4: De heer Dijk vraagt naar het in kaart brengen van zaken die goed lopen en niet. Dit komt in de themavergadering van 1 maart aanstaande aan de orde licht de heer Magielse toe. Pagina 5: Het gebruiken van plaatjes bij de managementrapportage. Bedoeld wordt het gebruiken van een dashboard. Besluitenlijst: De heer Collette wil de jaarlijkse bespreking van risicomanagement in de besluitenlijst opgenomen zien, het besluit wordt toegevoegd. De notulen worden vastgesteld. 2b Bestuursverslag De heer Magielse geeft een toelichting op het gesprek met het zorgkantoor over de plannen voor renovatie Wildhoef en combinatie met het gaan verhuren van appartementen in SH. Een plan hiervoor wordt uitgewerkt. Er is nog onduidelijkheid over de vergoeding van huurinkomsten versus dekking kapitaallasten. Goedkoop wordt huren niet: je moet ook kosten van voorzieningen dekken. De heer Feilzer vraagt een nadere toelichting op het negatieve besluit van de NZA over het bezwaar budget aanvaardbare kosten Het gaat om een bedrag van Het bedrag heeft betrekking op de onderbezetting tijdens de renovatie van Spaar en Hout. Op aanwijzing van het zorgkantoor Achmea is destijds het nacalculatieformulier aangepast, dit blijkt een foutieve aanwijzing te zijn geweest. De juridische afdeling van Achmea overlegt nu met Boekel de Neree over de aanpak. Mogelijk gaan we een beroep instellen bij het NZA (wel of niet gezamenlijk met Achmea) en/of we stellen het zorgkantoor aansprakelijk. De heer Dijk merkt op dat een target voor verhuur appartementen HL ontbreekt. De heer Magielse geeft aan dat de manager in augustus j.l. een half jaar de tijd heeft gekregen om resultaten te boeken. Daarbij zijn geen aantallen vastgesteld. De heer Meuter geeft aan dat als alternatief berekend kan worden wat verkoop van het complete pand oplevert, en dat dit afgezet kan worden tegen de netto contante waarde van de verliezen. Daarna kunnen de sociale elementen er bij worden betrokken. 2

3 De heer Dijk wil in de vergadering van 1 maart hierop terugkomen. Volgens mevrouw Steller is er belangstelling voor ZK maar op de langere termijn. De heer Magielse verwacht dat met het schrappen van zzp 1 en 2 in de verzorgingshuizen er meer vraag naar de woonlocaties zal komen. Mevrouw Koster merkt op dat PS ervoor moet zorgen dat wij hogere zorg (zzp 3) mogen leveren voor de plaatsen zzp 1 en 2 die vrijkomen. De heer Magielse geeft aan dat met Agis/Achmea op dit moment geen afspraken gemaakt kunnen worden. Afgelopen jaar ging dit ook zo. Het is belangrijk de komende 3 jaren door te komen. Andere zorglocaties sluiten een deel van hun locaties en/of kunnen niet renoveren, de positie van PS wordt dan versterkt. De heer Magielse geeft aan dat we een nieuwe kant opgaan. Appartementen verhuren en thuiszorg leveren. De heer Collette vraagt of mensen met zzp 1 en 2 die zelf alles willen betalen welkom zijn. De heer Magielse geeft aan dat dit zo is. Mevrouw Steller meldt dat mensen wel beschermd willen wonen, maar ZK kunnen ze niet betalen. De heer Magielse geeft aan dat SH ook duur is door extra voorzieningen. Mevrouw Steller geeft aan dat zij het een goed idee vindt om een vriendenbijeenkomst te organiseren, maar minder luxe dan de vorige keer. De vriendenbijeenkomsten worden op drie locaties van PS gehouden. 2c Managementrapportage SPS t/m oktober 2012 De heer Magielse meldt dat de zorglocaties het goed doen in tegenstelling tot de woonlocaties. De stand van zaken rond ZK en HL is bekend. Voor WD is er een aangepast bedrijfsplan voor de keuken. Er is sprake van boventallig personeel. Wellicht moet van een aantal mensen afscheid worden genomen. De heer Feilzer heeft een vraag over de vergoeding van de aannemer WD. De heer Dijk licht toe. De vergoeding gaat formeel naar de vereniging als opdrachtgever, maar de schade is exploitatietechnisch geleden door de stichting. De heer Meuter is met name geïnteresseerd in De heer Magielse licht toe dat in april 2013 de renovatie wordt afgerond. Vanaf november 2012 stijgt de bezetting gestaag. Er is een begroting vastgesteld die met een beperkt negatief bedrag van sluit. Mevrouw Van den Heuvel vraagt naar het bedrag dat Seyster Veste nog aan PS moet betalen voor overname van een deel van de gerenoveerde ruimtes. De heer Magielse antwoordt dat Park Boswijk er als derde partij bij betrokken is. Hij gaat ervan uit dat we er uitkomen. Mevrouw Koster vraagt naar de kostenneutrale dienstverlening aan Park Boswijk. Zij, maar ook mevrouw Steller en de heer Meuter vragen of PS er niet iets aan kunnen verdienen. De heer Dijk vraagt of bekend is wat een uitzendkracht meer kost dan een gewone medewerker. De heer Magielse geeft aan dat dit 60% scheelt. Hij geeft aan dat in de begroting geen uitzendkrachten zijn opgenomen. De heer Feilzer vraagt een toelichting op de stijging van de formatie in De heer Magielse geeft aan dat de zorg fte's zijn gestegen als gevolg van stijging van de zorgzwaarte. Dit krijgen we vergoed. 3

4 2d Financiën Exploitatiebegroting jaarplan SPS De heer Magielse licht zijn memo toe. Met ingang van januari 2013 wil hij in SH een aantal appartementen voor verhuur beschikbaar stellen. De heer Feilzer heeft een vraag over de afschrijving van onroerend goed. PS is verplicht gebouwen tegen de marktwaarde op te nemen. Een beschouwing op het waarderingsstelsel staat op de agenda. De heer Magielse merkt op dat voor de zorglocaties geldt dat de vergoedingen hoger zijn dan de lasten. De heer Feilzer vraagt hem te kijken of dit beeld juist is. De heer Meuter vraagt of er voldoende strak op de kosten wordt gelet, is er met de stofkam naar de formatie gekeken? De heer Magielse licht toe dat er substantieel is bezuinigd en dat tegelijkertijd de omzet toeneemt. De verenigingsbijdrage is omlaag gegaan. Op pagina 3 van de geconsolideerde concept begroting SPS staat een bedrag voor kosten van administratief beheer genoemd. De heer Feilzer vraagt hoe we tot dit bedrag zijn gekomen. De heer Sondern antwoordt dat volgens advies van DTZ Zadelhoff wordt uitgegaan van 1,2% van de verhuuropbrengst. De heer Dijk vraagt zich af of we interim dividenden moeten uitkeren gelet op het positieve resultaat van de BV. Dit is een actiepunt voor de auditcommissie. Er is een risico dat het zorgkantoor in 2013 niet over de brug komt met productieafspraken tot een bedrag van ,-. De heer Dijk vraagt of er een mogelijkheid is om dat bedrag te bezuinigen. Er wordt voor zover mogelijk nu al rekening mee gehouden licht de heer Magielse toe. De heer Collette vraagt naar eventuele andere risico s. De heer Magielse licht toe dat de kosten voor eventuele zware bezuinigingen niet zijn meegenomen. Mevrouw Van den Heuvel vraagt naar de keukenkosten. Ze is benieuwd of frontcooking een bezuiniging heeft opgeleverd. De heer Magielse antwoordt dat dit op sommige locaties wel het geval is en sommige nog niet. De heer Collette merkt op dat de formatie met ruim 10 FTE omhoog is gegaan. De heer Sondern antwoordt dat de systematiek van de formatieberekening is gewijzigd. Dit is voor een deel technisch. Om in 2013 een vergelijking mogelijk te maken met 2012 wordt de formatie van 2012 in de systematiek van 2013 gepast. De RvT besluit dat begroting 2013 wordt goedgekeurd. Vervolgens wordt het jaarplan besproken. De heer Magielse licht dit toe. De heer Magielse merkt op dat veel elementen van de kwaliteitsontwikkeling van personeel bij P&O zit, dit zou meer gedeeld moeten worden met de lijn. Mevrouw Van den Heuvel vraagt of er voor scholing subsidies zijn te verkrijgen. De heer Magielse antwoordt dat dit mogelijk is en we die ook ontvangen. De heer Collette oppert de meerjarenstrategie te herijken. De heer Magielse antwoordt dat in de basis de visie van een aantal jaren geleden nog steeds goed is. Dat neemt niet weg dat hij het eens is met de heer Collette om de strategie te herijken. Het jaarplan wordt goedgekeurd. 4

5 3 Vereniging Pro Senectute 3d Financiën Voorstel kredietfaciliteit Om de investeringsplannen van Pro Senectute te faciliteren is een kredietfaciliteit nodig. ABN AMRO en Rabobank zijn gevraagd offerte uit te brengen. Aan JBR is gevraagd Pro Senectute te begeleiden bij het aanvragen en beoordelen van de offertes. De offerte van ABN AMRO komt het meest positief naar voren. ABN AMRO is gevraagd een toelichting te geven op de offerte. De heer Meuter vraagt voordat de medewerkers van de ABN AMRO bij de vergadering aansluiten waar we precies staan. De heer Feilzer antwoordt dat het een bijzondere stap is voor PS. Het is van belang dat alle bestuursleden zelf de toelichting van de bank kunnen vernemen. Aan alle governance bepalingen wordt voldaan. Na de toelichting van de bank zal de vergadering het besluit kunnen nemen. Mevrouw Koster vraagt of de gevraagde zekerheid op alle panden niet overvraagd is, is niet een beperkte zekerheid mogelijk? De heer Feilzer antwoordt dat hij het niet irreëel vindt dat de bank dit vraagt, er zijn drie juridische entiteiten. De heer Magielse geeft aan dat met name de afdekking van het risico goed moet worden toegelicht. De toelichting van de bank zal zich met name kunnen richten op het gebruik van derivaten. Om sluiten de heer Von Harras, mevrouw Pelle en de heer Botman van de ABN AMRO zich bij de vergadering aan. Verder sluit de heer W. Sondern ook aan bij de vergadering. De heer Dijk heet hun welkom. De heer Von Harras en zijn twee collega s stellen zich voor. De heer Von Harras deelt een memo/presentatie uit en licht deze toe. De bank gaat een langdurig commitment aan licht de heer Von Harras toe. De financierbaarheid van PS heeft zich bewezen, PS heeft immers van twee banken offertes ontvangen. De heer Dijk informeert wat er gebeurt indien PS een pand wil verkopen? Von Harras antwoordt dat als er geen hypotheek op het betreffende pand is gevestigd de bank daar niet iets over kan zeggen. De bank zal dit verduidelijken in de offerte. Om uur verlaten de medewerkers van de ABN AMRO de vergadering. Een kleine pauze volgt. Om uur wordt de vergadering hervat. De vergadering concludeert dat een kredietfaciliteit wenselijk is. De voorkeur gaat uit naar de offerte van ABN AMRO. Uitgegaan wordt van een 10 jaars swop. De precieze voorwaarden zullen worden besproken. De heren Feilzer en Meuter krijgen het mandaat om de offerte met ABN AMRO af te ronden. Besluit Raad van Toezicht: De Raad besluit in verband met artikel 11 h en j van de Stichtingsstatuten, het besluit tot aanvaarding van de offerte van de ABN-AMRO goed te keuren en goed te keuren dat de heer Magielse in dit verband de Stichting vertegenwoordigt (i.v.m. tegenstrijdig belang). 5

6 4 Gezamenlijke punten 4a Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Overleg CCR en RvT op 28 november 2012 De heer Dijk meldt dat er overleg is geweest met de centrale cliëntenraad (CCR), het was een positief gesprek. Eén punt kwam naar voren over de reservepot van OP. Mevrouw Steller antwoordt daarop dat dit met name bewoners zijn die voor de overname al op OP woonden. De heer Magielse meldt dat hij en de heer Stoker in november jl. een gesprek met de huurcommissie en de cliëntenraad van OP heeft gehad omdat één van de bewoners naar de huurcommissie is gestapt. De uitkomst van het gesprek is dat een aantal zaken moet worden uitgewerkt en dat de CR niet teveel in detail moet treden. Er loopt overigens nog één officiële klacht. Vaststellingsovereenkomst Waalsdorp, fase 2 - Mediation 25 augustus Ter kennisname. Workshop Overtuigen door Pacelle van Goethem, Pro Senectute Academy activiteit. Ter kennisname. Brief van Termaat Stichting, november Ter kennisname. Vergaderplanning 2013 (reeds vastgesteld). Ter kennisname. NVZD WNT wet normering topinkomens: Ter kennisname. BTW regeling / eisen n.a.v. honorering leden raad van toezicht De vraag is of de vastgestelde honorering voor de Raad van Toezicht inclusief of exclusief BTW is. De NVTZ zal met een advies komen en de heer Feilzer raadt aan het advies van de vereniging af te wachten, de vergadering neemt dit over. De heer Feilzer meldt dat ieder lid van de RvT zelf voor een BTW-nummer of een ontheffing moet zorgen. De BTW-plicht voor toezichthouders geldt overigens pas vanaf 1 januari 2013, vanaf 1 juli 2012 was een overgangsregeling van kracht. 4b Bestuur Vereniging en Raad van Toezicht Voorstel reglementen ter vaststelling en benoeming commissie remuneratie, auditcommissie en commissie Veiligheid en Kwaliteit Over de voorliggende reglementen. Reglement Auditcommissie en Commissie Veiligheid en Kwaliteit wordt ongewijzigd overgenomen. Bij het reglement van de remuneratiecommissie: punt 5, 'De leden van de commissie kunnen te allen tijde worden ontslagen' wordt: 'De leden van de commissie kunnen te allen tijde als zodanig worden ontslagen'. Punt 11: 'De beoordeling en bezoldiging van de commissie door de commissie - namens de RvT' moet zijn: 'De beoordeling en bezoldiging van de Raad van Bestuur door de commissie - namens de RvT'. Over onderwerpen van de commissies. Bij de Auditcommissie hoort ook het onderwerp vastgoed. Er wordt ingestemd met het benoemen van de commissies voor Remuneratie, Auditcommissie en Veiligheid en Kwaliteit. In de remuneratiecommissie nemen plaats: mevrouw Koster en de heer Dijk. Auditcommisie: de heer De Boo, de heer Meuter en de heer Feilzer nemen plaats. In de commissie Veiligheid en Kwaliteit nemen plaats: de heer Vijverberg, mevrouw Henny en de heer Collette. De heer Meuter stelt voor dat iedere commissie een overzicht van ontwikkelingen maakt ten behoeve van prioriteitsstelling. De heer Dijk geeft aan dat hiermee de commissies zijn ingesteld en leden zijn benoemd. De reglementen zijn vastgesteld. 6

7 5 Rondvraag en sluiting Mevrouw Steller geeft aan dat zij het diner van 30 november jl. erg gezellig vond. Op haar vraag naar visitekaartjes licht de heer Magielse toe dat er op elke locatie algemene kaartjes beschikbaar zijn. De heer Veenhoven vraagt of er een nieuw adressenboekje van de leden komt. De nieuwste versie staat op intranet geeft mevrouw Broer aan. Om uur sluit de heer Dijk de vergadering. 7

8 LIJST VAN ACTIES, AFSPRAKEN EN BESLUITEN RAAD VAN TOEZICHT Nr. datum: actie: door: wanneer: Acties Evaluatie regiodirectie wordt gekoppeld aan organisatieontwikkeling B. Magielse Eerste helft Samenstelling klachtencie, i.v.m. aangekondigd vertrek vz en lid Leden RvT doen suggesties aan BM voor kandidaten BM RvT Evaluatie accountant B. Magielse, auditcie CQ tevredenheidsonderzoeken op intranet plaatsen F.A. Broer Eerste helft 2013 Najaar 2013 Septembe r 2012 Besluiten (afgelopen 12 maanden) Raad van Toezicht akkoord met wijziging statuten volgens gepresenteerde lijn in notitie Algemene aspecten herstructurering PS van 17 augustus 2011, onder voorbehoud fiscale antwoorden en positief advies OR en CR Raad van Toezicht akkoord met verzoek aan VPS tekort 2011 eenmalig te dekken Na de positieve advisering van de medezeggenschapsorganen wordt de voorgenomen benoeming van de heer J. Collette tot lid van de Raad van Toezicht definitief Jaarplan en begroting 2012 worden goedgekeurd Jaardocument en Jaarrekening 2011 Stichting Pro Senectute worden goedgekeurd Leden bestuur vereniging PS die nu ook lid van RvT zijn, ontvangen per 1 juli 2012 honorering conform huidige regeling voor honorering RvT De regeling voor honorering wordt met ingang van 1 januari 2013 aangepast volgens de adviesregeling NVTZ. De honorering per lid bedraagt per jaar, voor de voorzitter De totale honorering wordt maximaal voor 7 leden (inclusief voorzitter) toegekend. Dit bedrag ( ) wordt over het aantal zittende leden (inclusief voorzitter) verdeeld indien er meer dan 7 leden zijn Een aanvullend besluit is nodig mbt tot de BTW heffing per 1 januari Is de honorering inclusief of exclusief BTW? De NVTZ komt in voorjaar 2013 met een advies, dit advies wordt afgewacht Risicomanagement komt jaarlijks op de agenda Jaarplan en begroting 2013 SPS worden goedgekeurd De remuneratiecommissie, auditcommissie en commissie Kwaliteit en Veiligheid zijn ingesteld en de leden zijn benoemd. De reglementen zijn vastgesteld De Raad besluit in verband met artikel 11 h en j van de Stichtingsstatuten, het besluit tot aanvaarding van de offerte van de ABN-AMRO voor een kredietfaciliteit van 17 miljoen goed te keuren en goed te keuren dat de heer Magielse in dit verband de Stichting vertegenwoordigt (i.v.m. tegenstrijdig belang). 8

9 9