Informatieprotocol. Raad van Bestuur Raad van Toezicht. Versie 1.1 Document code: Status. Definitief Datum januari Secretaris Raad van Bestuur

Transcriptie

1 Informatieprotocol Raad van Bestuur Raad van Toezicht Versie 1.1 Document code: Status Definitief Datum januari 2013 Auteur(s) Raad van Bestuur Verificator Secretaris Raad van Bestuur Autorisator Raad van Toezicht Afdeling / dienst CuraMare Verspreidingslijst Raad van Bestuur- Raad van Toezicht Classificatie Datum herziening januari 2015

2 Versie Datum Omschrijving Auteur 1.0 december 2011 Nieuw document Raad van Bestuur 1.1 januari 2013 Frequentie overleg met adviesorganen aangepast Raad van Bestuur

3 Aanleiding Dit informatieprotocol is opgesteld naar aanleiding van de Zorgbrede Governancecode, welke 1 januari 2010 van kracht is geworden. De Zorgbrede Governancecode stelt dat de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht tijdig alle informatie, die nodig is voor een goede uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht, dient te verschaffen. Afspraken hierover zijn vastgelegd in onderhavig informatieprotocol. Uitgangspunten In de statuten is bepaald dat de Raad van Toezicht tot taak heeft toezicht te houden op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichtingen, waarvan CuraMare statutair bestuurder is. De Raad van Toezicht houdt tevens toezicht op de realisatie van de doelstellingen van de stichtingen. In de statuten zijn geen (aanvullende) voorwaarden opgenomen voor de informatievoorziening van de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht. In het reglement Raad van Bestuur is bepaald dat de voorzitter Raad van Bestuur zorg draagt voor tijdige en adequate informatieverschaffing aan de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig en (zo mogelijk schriftelijk) alle informatie over feiten en ontwikkelingen aangaande de stichtingen die de Raad van Toezicht nodig mocht hebben voor het naar behoren uitoefenen van zijn taak. De Raad van Bestuur stelt eenmaal per jaar een verslag op waarin gedetailleerde informatie wordt gegeven over onder meer financiële aangelegenheden, marktpositie, investeringen en personeel. Daarnaast zal de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht jaarlijks de begrotingen voor het komende jaar ter goedkeuring voorleggen, een recente versie van de lange termijn plannen en de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico s, de beheers- en controlesystemen van de stichtingen en de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. De Raad van Toezicht heeft naast de gegeven informatie in de statuten, reglementen en in dit informatieprotocol een eigen verantwoordelijkheid om van de Raad van Bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de Raad van Toezicht behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen.

4 Governance Statuten Ter goedkeuring Akte van fusie Ter goedkeuring Reglementen RvT Ter vaststelling Reglementen RvB Ter goedkeuring Reglementen commissies RvT Ter goedkeuring Bezoldiging RvT Ter vaststelling Bezoldiging RvB Ter vaststelling Rooster van aftreden RvT Ter vaststelling Jaaragenda Ter vaststelling Werkverdeling RvB Ter goedkeuring Onregelmatigheden m.b.t. het functioneren van de RvB Algemeen Aangaan strategische allianties Ter goedkeuring Oprichten juridische eenheid Ter goedkeuring Beleidsplannen Ter goedkeuring Jaarplannen Ter goedkeuring Rapportages jaarplannen Jaarverslag /goedkeuring Mei Risico- inventarisatie en Per kwartwaal risicomanagement Beleid voor de dialoog met Ter goedkeuring belanghebbenden Organisatiebrede projecten + adviezen Jaarlijks Informatie verband houdende met (wijziging van) relevante wet- en regelgeving. Gerechtelijke procedures Conflicten binnen CuraMare

5 Financieel beleid Kaderbrief Jaarlijks Begrotingen Ter goedkeuring Jaarlijks Jaarrekeningen Ter goedkeuring Jaarlijks Managementletter en verslag van de Jaarlijks accountant, plan van aanpak n.a.v. management letter en rapportages Kwartaal en halfjaarlijkse rapportages Per kwartaal/half jaar Aangaan kredietovereenkomsten Ter goedkeuring Aangaan van aanzienlijke financiële Ter goedkeuring verplichtingen buiten de goedgekeurde begroting Verkrijgen, vervreemden en bezwaren Ter goedkeuring van registergoederen Aanvraag faillissement of surseance van Ter goedkeuring betaling Ontwikkeling van productieafspraken en Per kwartaal productrealisatie Verslagen vergadering auditcommissie + vaststellen in de auditcommissie Personeel (gedwongen) ontslag vanaf managementniveau Beëindiging contract van een Ter goedkeuring aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen kort tijdbestek Ingrijpende wijziging van Ter goedkeuring arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers Overeenkomen van arbeidsvoorwaarden buiten/in strijd met de CAO s Ingrijpende wijziging organisatiestructuur Ter goedkeuring

6 Aanstellen interim managers/adviseurs Ziekteverzuim Jaarlijks Zorg Patiënt- en Jaarlijks cliënttevredenheidsonderzoeken Benchmark Jaarlijks Accreditaties Bouw Overeenkomsten Ter goedkeuring / ter informatie * Vergunningen Project nieuwbouw/verbouw incl. Ter goedkeuring businesscase Planning Per kwartaal Voortgangsrapportages huisvesting/bouw Elke vergadering Kwaliteit en Veiligheid Voortgangsrapportages Elke vergadering Incident van de maand, SIRE analyse Elke vergadering (interne) audits Calamiteiten en incidenten Jaarverslag klachten Jaarlijks Prestatie indicatoren (IGZ en ZiZo) Jaarlijks Actuele ontwikkelingen over het functioneren van de maatschappen IGZ rapporten * Afhankelijk van de aard van de overeenkomst en onder andere (financieel) belang.

7 Externe informatie Huidige ontwikkelingen in de zorg Samenwerkingspartners Ter goedkeuring / ter informatie Externe relaties Ter goedkeuring / ter informatie Publiciteit en imago Externe publiciteit Overlegorganen Ondernemingsraad (Centrale) Cliëntenraad Medische stafvereniging/bestuur stafmaatschap Identiteitsraden Tweemaal per jaar is een afvaardiging van de RvT aanwezig bij overleg RvB/OR Eenmaal per jaar is een afvaardiging van de RvT aanwezig bij overleg RvB/CR Eenmaal per jaar is een afvaardiging van de RvT aanwezig bij overleg RvB en Bestuur VMS Eenmaal per jaar is een afvaardiging van de RvT aanwezig bij overleg RvB/Identiteitsraden Beschikbaarstelling van informatie door de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht De informatie zal als volgt beschikbaar worden gesteld: - agendering op reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht - door middel van korte schriftelijke voortgangsverslagen of oplegnotities welke bij elke agenda van de Raad van Toezicht ter kennisname of ter goedkeuring worden meegezonden. - op verzoek: de Raad van Bestuur zal te allen tijde ter vergadering of uiterlijk in de eerstvolgende vergadering van de Raad van Toezicht mondeling dan wel schriftelijke inlichtingen verstrekken over al hetgeen waarover de Raad van Toezicht geïnformeerd wenst te worden. Verschilt bij het aangaan per (samenwerkings)partner of relatie of de Raad van Toezicht goedkeuring dient te verlenen of informatie aangeboden krijgt.