Vergadering van Commissie Onderzoek van de Rekening (COR) 14 februari Status verslag Concept

Transcriptie

1 Vergadering van Commissie Onderzoek van de Rekening (COR) Vergaderdatum 14 februari 2018 Kenmerk Status verslag Concept Verslaglegging door Telefoonnummer De heer L. Guilonard (extern) Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Onderzoek van de Rekening gehouden op 14 februari 2018 in het Provinciehuis te Den Haag AANWEZIG: Voorzitter: Griffier: VVD PvdA CDA SP D66 ChristenUnie de heer E. Braam de heer B. Duizer de heer J. van Staalduinen mevrouw N. Matil de heer H. van der Bent de heer W. Metselaar mevrouw J. Meurs de heer J. Schonewille AANWEZIGE GEDEPUTEERDE: mevrouw J. Baljeu VERDER AANWEZIG: Deloitte de heer J. van Koert, de heer R. van Vugt AGENDA: 2. Opening overlegvergadering 2a. Mededelingen 2b. Vaststelling agenda 2c. Spreekrecht 2d. Rondvraag 3. Verslag vorige vergadering 4. Conceptbesluitenlijst vorige vergadering 5. Bespreekstukken 5a. Start controle van de Jaarrekening 6. Sluiting Pagina 1/5

2 2. Opening overlegvergadering De VOORZITTER opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder de gedeputeerde mevrouw Baljeu en de heren Van Vugt en Van Koert. Mevrouw Pieters wordt vervangen door de heer Buizer. 2a. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 2b. Vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2c. Spreekrecht Er hebben zich geen insprekers gemeld. 2d. Rondvraag Er zijn geen rondvragen ingediend. 3. Conceptverslag Commissie Onderzoek Rekening 6 december 2017 Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Conceptbesluitenlijst Commissie Onderzoek Rekening 6 december 2017 Er zijn geen opmerkingen. De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 5. Bespreekstukken 5a. Start van de controle van de Jaarrekening De VOORZITTER geeft aan dat aan de commissie wordt gevraagd om met de accountant en de gedeputeerde in gesprek te gaan over een drietal onderwerpen: de voortgang van de effecten, het opgavegericht werken over de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten en de beheersing van de verbonden partijen. De heer VAN VUGT start zijn presentatie met de opmerking dat hij uitleg gaat geven over de voortgang van het moment van de tussentijdse controle en de start van de jaarrekening. De tussentijdse controle die in januari 2018 is gestart, is zojuist afgerond. Spreker kan hierbij mondeling bevestigen dat het beeld, dat bij de eerste tussentijdse controle is geschetst, bij de tweede tussentijdse controle is bevestigd. Dat betekent voor de accountant dat de financiële basisprocessen op orde zijn. De heer Van Vugt vindt het belangrijk dat de Statenleden en de gedeputeerde nog vóór de start van de controle op de jaarrekening met elkaar afstemmen of de voorliggende drie onderwerpen de speerpunten zijn waarvan wordt verwacht dat hieraan aandacht wordt besteed bij de controle op de jaarrekening. Tevens Pagina 2/5

3 vraagt hij hen of er andere onderwerpen zijn die hieraan moeten worden toegevoegd. Het eerste onderwerp gaat over het vergroten van de realisatiekracht. Het beeld is dat er in het afgelopen halfjaar veel aandacht is besteed en initiatieven zijn genomen over de voortgang van deze realisatiekracht. Het ligt in de bedoeling om dit onderwerp verder uit te diepen bij de controle op de jaarrekening. Het tweede onderwerp gaat over de bedrijfsvoering. De provincie Zuid-Holland werkt net als veel andere overheidsorganisaties op dit moment met een integraal managementsysteem. Dat betekent dat de proceseigenaren verantwoordelijk zijn voor een goede uitvoering van het proces. Als een proceseigenaar een inkoop gaat doen, is deze zelf verantwoordelijk voor het correct toepassen van de eigen inkoopregels en die van de Europese aanbestedingsregels. De fiscale aspecten moeten daarnaast ook kwalitatief goed worden geborgd. Het gevolg is dat er een hoge kwaliteit wordt gesteld aan de primaire processen. Dat betekent tegelijkertijd dat er een goede samenwerking moet zijn tussen de vakafdelingen die verantwoordelijk zijn voor deze processen en die met de stafafdelingen. Deze stafafdelingen zitten in zowel een adviserende als in een controlerende (monitorende) rol die het proces moet toetsen. De stafafdelingen moeten signaleren als zaken in een proces niet goed gaan en dit kunnen bespreken met een proceseigenaar. Op basis van gelijkwaardigheid en in een goede verstandhouding moeten er dan initiatieven worden genomen om tot een verbetering te komen. Dat vraagt van de medewerkers om continu alert te blijven op dit proces. De bedrijfsvoering is primair een verantwoordelijkheid voor de organisatie en voor GS. PS moet als toezichthouder een vinger aan de pols houden om deze processen te volgen, zodat de doelen en de ambities worden gerealiseerd. Het is voor spreker belangrijk dat voortdurend wordt gelet op deze controlerende en monitorende rol van PS, zodat hij dat kan weerleggen in de accountantscontrole. Als er vanuit PS geluiden zijn om strakker of minder strak op bepaalde processen te wijzen, dan hoort de heer Van Vugt dat graag vanuit de commissie. Het derde onderwerp gaat over de beheersing van de verbonden partijen (risico s en sturingsrelatie). De belangen van de provincie bij deze verbonden partijen nemen toe. De suggestie is om deze belangen elk jaar in een COR-sessie te herhalen en te bespreken. Spreker denkt dat een dergelijke sessie het beste in een septembervergadering kan plaatsvinden aan de vooravond van een begrotingscyclus. De heer VAN DER BENT vindt de presentatie een heldere toelichting op de drie genoemde speerpunten. Het is een goede zaak om hieraan aandacht te besteden. Het netwerkend werken komt echter niet goed naar voren in deze drie behandelde onderdelen. Spreker vraagt zich af hoe dat netwerkend werken dan anders gaat plaatsvinden. Het lijkt mevrouw MEURS een goed idee om een keer per jaar met die verbonden partijen in een technische sessie de diepte in te gaan. Spreekster geeft aan dat bij het opgavegericht werken dat op veel onderdelen consequenties heeft. Zij had gehoopt dat de heer Van Vugt iets meer zou inzoomen op de algemene uitdagingen waar de provincie voor staat, zoals het controleren en het monitoren van de doeltreffendheid en de doelmatigheid, aangezien er veel andere partijen hierbij betrokken zijn. De uitkomsten kunnen Pagina 3/5

4 hierdoor minder eenduidig zijn dan voorheen. Spreekster ziet op dat vlak graag nog enige toelichting van de heer Van Vugt. Tevens vraagt spreekster zich af of de accountant nog andere speerpunten kan bedenken dan de drie die hij hier heeft benoemd. Tot slot vraagt mevrouw Meurs of de accountant nog extra aandacht gaat geven aan de reserves van de provincie. De heer VAN VUGT beaamt dat het opgavegericht werken en de regie op het netwerken invloed hebben op de kaderstellende rol en op het werken voor de accountantscontrole. Het formuleren van de doelstellingen moet concreter worden opgesteld als er met meerdere partijen wordt gewerkt. Het controleren en het toetsen van PS wordt hierdoor wel lastiger. Als PS met derden gaat werken, is het van belang dat er transparant wordt gewerkt. De afspraken met derde partijen moeten aansluiten op de doelstellingen die een dergelijke samenwerking met elkaar hebben opgesteld. Dit kunnen de accountants vervolgens weer beter controleren. Bij deze samenwerking met derden is het belangrijk om duidelijk afspraken te maken over het aanleveren van informatie en dat de tijdstippen van aanleveren helder op papier staan. Het lijkt spreker een goede zaak om de reserves als vierde speerpunt mee te nemen in de controle op de jaarrekening. De belangrijkste les uit het eerste jaar is dat de accountants een nog efficiënter proces rondom het samenstellen en het controleren van de jaarrekening kunnen bereiken. Als voorbeeld noemt de heer Van Vugt de vele memoriaalboekingen die minder kunnen worden toegepast. Een andere les die kan worden genoemd, is het toegenomen belang van de verbondenheid tussen de partijen. Gedeputeerde BALJEU vindt het een goede zaak dat deze onderwerpen zijn opgeworpen als speerpunten bij de controle op de jaarrekening. Spreekt heeft weinig toe te voegen aan de gemaakte opmerkingen van de accountant. De gedeputeerde is voornemens om deze opmerkingen mee te nemen. Spreekster antwoordt op een vraag van de heer Van der Bent dat de provincie net is begonnen is met het toepassen van het alertheidsbudget. PS ontvangt binnenkort een kader dat als handvat dient voor de wijze waarop GS het alertheidsbudget gaat toetsen. De afspraak is dat deze toetsing altijd bij PS langskomt. Deze toepassing op de budgetten zit echter nog in de beginfase en is nog niet zichtbaar in de controle op de jaarrekening. Mevrouw MEURS merkt op dat de heer Van der Bent het alertheidsbudget als voorbeeld noemde over de vraag die gaat over het netwerkend werken. De heer VAN VUGT beaamt het dat het netwerkend werken en het opgavegericht werken breder is dan de verbonden partijen. In dat kader is het voor spreker heel belangrijk dat de doelstellingen die worden gesteld in een netwerk en de producten die je van elkaar verwacht, duidelijk worden gedefinieerd. Hoe concreter die afspraken zijn, hoe beter het voor spreker is om deze te monitoren en te sturen. De VOORZITTER mist nog vanuit de andere partijen de reactie om nog even in te gaan op het nadrukkelijke verzoek om wellicht samen met B & M de discussie aan te gaan over de verbonden partijen. Spreker vraagt hoe deze partijen hier tegenaan kijken. Pagina 4/5

5 De Statenleden STAALDUINEN, METSELAAR, SCHONEWILLE en MATIL zegen dat zij dat een goed plan vinden. De VOORZITTER constateert dat er brede steun is voor dit verzoek en stelt vast dat dit verzoek wordt opgepakt door de agendacommissie om hiervoor een vergadering te plannen. De ingediende suggesties worden meegenomen in het vervolg van het proces. 6. Sluiting De VOORZITTER sluit de vergadering om uur. Pagina 5/5