1. Opening De vergadering start om uur. Voorzitter, de heer De Ranitz opent de vergadering.

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van het bestuur van Vereniging Pro Senectute, gehouden op locatie Tusselerhof in Lochem op 7 november Aanwezig Bestuur De heer drs. J.H. Holsboer (voorzitter), de heer mr. K.E.J. Dijk, Vereniging: mevrouw Th.A.M. van den Heuvel-Plesman, de heer drs. R.J. Meuter (agendapunt 6), mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, de heer drs. J.J.M. Vijverberg Tevens aanwezig: De heer Jhr. P.F. de Ranitz, de heer B.J.H.S. Feilzer, mevrouw H.W. Henny-van Hoytema, de heer W.A. Veenhoven, de heer S.W.G. Magielse MHA, de heer drs. M.F.J. van de Lisdonk Afwezig: de heer C.A.M. de Boo, mevrouw mr. J.Ch. Koster-Vaags, de heer J.M.J. Collette (met kennisgeving) Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: Definitief 1. Opening De vergadering start om uur. Voorzitter, de heer De Ranitz opent de vergadering. 2. Notulen Vergadering Bestuur VPS d.d Tekstueel: De heer Veenhoven geeft aan dat hij de notulen te uitgebreid vindt. De heer Holsboer geeft aan dat er 2 aparte notulen moeten worden gemaakt, namelijk een voor het verenigingsbestuur en een voor de Raad van Toezicht. De heer Magielse geeft aan de agenda te ordenen. De heer Dijk stelt voor eerst het gezamenlijk deel, vervolgens het deel voor de vereniging en als laatste het deel voor de raad van toezicht. De notulen worden vastgesteld. Naar aanleiding van: Pag 3: De heer Dijk geeft aan dat er weer gesprekken plaatsvinden met de EOK. De heer Magielse heeft de bouwtekeningen bekeken. Het plan is het hele huis in appartementen te splitsen. PS neemt deel in de exploitatie. De heer Magielse geeft aan dat met EOK gekeken wordt naar 4 groepswoningen voor 22 bewoners. De grond is in erfpacht, wat betekent dat er erfpacht betaald moet worden. We moeten ook het bouwplan/bestemmingsplan in de gaten houden. Actielijst: De Vereniging kent een aantal fondsen. In de volgende vergadering wordt de rentetoerekening 2011 en de besteding geagendeerd. 3. Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Advies Centrale Cliëntenraad SPS benoeming de heer Collette ^ De centrale Cliëntenraad heeft een positief advies afgegeven wat betreft de benoeming van de heer Collette als lid Raad van Toezicht van de Stichting. De heer De Ranitz licht toe dat mevrouw Hingst zich in verband met een nieuwe functie heeft teruggetrokken als lid Raad van Toezicht van de Stichting. 1

2 4. Herstructurering VPS SPS Overleg PwC over vastgoed B.V. De heer Magielse licht de voortgang toe. Voorstel profielschetsen De heer De Ranitz geeft aan dat deze profielschetsen gelden voor toekomstige bestuursleden en leden van de RvT. Gemaakte opmerkingen en suggesties: - Mevrouw Steller geeft aan dat ze het profiel graag compacter ziet; - De heer Magielse geeft aan dat er een governance code geldt; benoeming van nieuwe leden vraagt om transparantie, een open procedure; - De heer Holsboer geeft aan dat er niets over affiniteit met Pro Senectute staat. Alles is genoemd met betrekking tot de Stichting, maar de eisen vanuit de Vereniging komen niet voor; - Ook wordt niets gezegd over een evenwichtige man/vrouw verhouding; - De vraag is hoe de commissies worden gekoppeld aan de profielen. Is de meest geëigende koppeling via het profiel 'Marketing en PR/communicatie'? - 'Zorg en behandeling' wordt niet expliciet geformuleerd. Onderbrengen bij de andere 'zorg' profielen of profiel 'Wonen, zorg en behandeling' maken? De opmerkingen worden door mevrouw Koster-Vaags, en de heren Dijk, Magielse en Van de Lisdonk verwerkt en vervolgens opnieuw geagendeerd. Besproken wordt hoe tot een nieuwe samenstelling van de Verenigingsbestuur en Raad van Toezicht kan worden gekomen. De heer De Ranitz doet de suggestie toe te werken naar 7 leden. Bij de start zal het aantal leden hoger liggen. Meer dan 7 leden maakt communicatie moeilijk en het afstemmen van de agenda wordt daardoor ook lastig. De heer Feilzer is benieuwd naar de zittingstermijnen van de bestuursleden. Worden deze gehandhaafd? Iedereen moet zijn eigen termijn uitdienen, is het voorstel van de heer Dijk. Voor het volgend overleg zal het rooster van aftreden worden geagendeerd. 5. Managementrapportage De heer De Ranitz licht de prognose 2011 en 2012 voor de Stichting toe. In 2011 wordt een exploitatietekort verwacht terwijl in 2012 extra inkomsten kunnen worden gerealiseerd. De heer Magielse heeft daarom voorgesteld nu niet te bezuinigen op het personeelsbestand. Volgend jaar zijn deze mensen immers nodig en daarnaast lastig te krijgen. De heer De Ranitz is het daarmee eens. De heer Magielse legt uit dat het exploitatietekort 2011 is ontstaan door tegenvallende huuropbrengsten van de woonlocaties. De zorglocaties geven geen negatief resultaat, ze draaien positief. Het voorstel van de heer Magielse is om bij de vaststelling van de jaarrekening 2011 een verzoek bij de Vereniging in te dienen voor dekking van het tekort De Raad van Toezicht stemt hiermee in. De exploitatiebegroting voor 2012 wordt voor het eerst opgesteld met een aparte plusfunctie begroting, dat is een hele stap. 6. Fusie PS - Termaat De heer Meuter moet de vergadering eerder verlaten en start daarom met een korte introductie. Hij kent het huis goed. Recent heeft hij één van de adviseurs gesproken die het bestuur van Termaat in de arm hebben genomen. Zij hebben het bestuur geadviseerd zo snel mogelijk een deal te maken met Pro Senectute omdat het nu niet goed gaat. De heer Meuter wijst daarom op het belang goed te kijken naar alle inns and outs. De heer Feilzer bevestigt de inzet dat te doen. 2

3 De heer Magielse licht allereerst toe dat Termaat past in het vastgestelde beleidsplan waarin de wens is omschreven in Rotterdam een locatie te verwerven. De bestuurlijke contacten zijn er al bijna tien jaar. Vervolgens licht de heer Magielse de eisen en stappen vanuit Pro Senectute toe. Er wordt een boekenonderzoek uitgevoerd door PwC. Daar wordt o.a. gekeken wat de inbreng van Termaat is. Er is een business case /renovatieplan opgesteld en een exploitatiebegroting wordt opgesteld. Er wordt nu gebruik gemaakt van externe diensten en zeer recent is afscheid genomen van de directeur. Daarmee ontstaan er voor Pro Senectute betere exploitatiemogelijkheden geeft de heer De Ranitz aan. De heer Magielse heeft samen met de heer Van de Lisdonk een gesprek gehad met de bewonersvereniging. De stemming van het gesprek was positief. Er heeft samen met het bestuur van Termaat ook een presentatie aan alle bewoners plaatsgevonden. Ook die bijeenkomst is plezierig verlopen. Het huis past heel goed qua sfeer. De heer De Ranitz licht de stuurgroep vergadering van vorige week toe. De IRR berekening van de business case is opgesteld op basis van gegevens van een architect en een bouwkundig bureau. Daar dienen de heren De Boo en Vijverberg nog naar te kijken. Het is van belang dat dat klopt en dat ook de liquiditeitsbehoefte spoort. De heer Feilzer wijst er op dat alle transacties om niet gaan: Pro Senectute krijgt bijna 10 miljoen mee. De business case geeft aan dat PS aan de norm van 6% voldoet. De heer Holsboer: we hebben de business case doorgerekend met een investering voor renovatie van 6 miljoen en alsof we 9 miljoen voor Termaat betalen. De som van de exploitatievoordelen en het Eigen Vermogen dat Termaat inbrengt moet voldoende zijn voor de toekomst stelt de heer Dijk. De heer Magielse licht de mogelijkheid om tot een sluitende exploitatie voor de korte termijn te komen toe. Vervolgens kan de kasstroom voor de komende 10 jaar uitgerekend worden. De bewoners regelen de zorg zelf (via externe zorgleveranciers). De verhuur van de appartementen is uitbesteed aan een makelaar. Een aanzienlijk deel van deze zaken kan PS zelf uitvoeren. Het verschil tussen uitbesteden en zelf doen moet Pro Senectute inzichtelijk maken. Mevrouw Steller geeft aan dat er al vele renovaties gaande zijn en vraagt of we Rotterdam er wel bij kunnen doen. De heer De Ranitz geeft aan dat de heer Van de Lisdonk beoogd directeur wordt van Rotterdam en dat deze locatie samen met Den Haag één regio gaat vormen. Deze regio sluit aan bij de centrale ondersteuning van Amsterdam. Over de intentieverklaring: Termaat stichting heeft aangegeven dat zij graag één van hun bestuursleden in de Raad van Toezicht van Pro Senectute wil hebben. Dit wordt afgesproken voor de duur van 1 termijn. Dit is in de voorliggende intentieverklaring opgenomen. Tekstueel is in de intentieverklaring niet goed omschreven wat er gebeurd bij een negatieve uitkomst van het boekenonderzoek. De heer Magielse en de heer Dijk zullen nogmaals de intentieverklaring bekijken. Besluitvorming zal plaats kunnen vinden op grond van de volgende punten: boekenonderzoek cash flow begroting exploitatie 2012 vastgoedberekening 3

4 Het streven is de volgende vergadering (12 december) besluitvorming te laten plaatsvinden. De heer Holsboer vraagt of er een ledenvergadering gehouden moet worden als er besloten wordt met de fusie door te gaan. De heer Dijk veronderstelt dat dat zo is, hij zal dat nagaan. De heer Magielse geeft aan dat de OR en de CCR om advies gevraagd moet worden. 7. Projectenboek De heer Magielse licht toe. Waalsdorp: De verhouding tussen architect, bouwmanagement en aannemer verloopt moeizaam. De architect gaat met pensioen, maar blijft op verzoek bij het project. De heer Feilzer vraagt of de aanbesteding wel goed gedaan is. De heer Magielse antwoordt dat het traject wellicht te snel is gegaan, maar de uitvoering loopt ook niet goed. Wildhoef: de gemeentelijke welstandscommissie is akkoord met de uitbreiding. De heer Magielse heeft bouwtekeningen bij zich ter inzage. Medio 2012 wordt een besluit genomen. Spaar en Hout: de renovatie is bijna gereed. Pro Senectute doet de administratie voor Den Hout en Middelhout. De heer De Ranitz geeft aan dat het destijds een voorwaarde was dat de toewijzing door Pro Senectute wordt geregeld. Dit staat zo in het fusiedocument vermeldt. De heer Magielse geeft aan dat dit in de praktijk niet gebeurd, die discussie speelt nog steeds. De verhouding nogmaals bespreken in januari/februari Mevrouw Van den Heuvel vraagt of er een wachtlijst voor vrienden is in Haarlem? De heer Magielse geeft aan dat die er is, maar een wachtlijst zegt niets als er mensen op staan die het eigen huis niet kunnen verkopen. De heer Magielse geeft aan dat inmiddels alle zorgaanbieders zzp 1 en 2 uitsluiten. Hierdoor worden wachtlijsten korter. Mevrouw Van den Heuvel merkt dit bij de woonlocaties. Mevrouw Steller vraagt wat het criterium is om iemand in woonlocatie wel/niet toe te laten. Mevrouw Van den Heuvel geeft aan dat die commissie Kennismaking graag wil weten wat ze wel/niet aan toekomstige cliënten kan antwoorden. De heer Magielse licht toe dat de zorgvraag door de organisatie beoordeeld dient te worden. Hij komt daar later op terug. 8. Bestuursverslag De heer Holsboer vraagt of de invulling van vacatures binnen het budget plaatsvinden. De heer Magielse geeft aan dat dit het geval is. Mevrouw Henny vraagt naar de toekomst van de regio s. De heer Magielse licht de afwijkende aansturing van zorg- en woonlocaties toe. Het is belangrijk dat er één aanspreekpunt is voor een woonlocatie. De heer Magielse licht de benoeming van de heer Mulder als nieuwe regiodirecteur voor Haarlem/Bloemendaa/Amsterdam toe. De heer Mulder wordt tijdens de volgende vergadering voorgesteld. De heer De Ranitz vraagt aan de heer Magielse hoe hij de ontwikkeling over 4 jaar ziet. De heer Magielse geeft aan dat er in november 2 beleidsdagen zijn, waar dit aan de orde komt. 4

5 9. Financieringsvraagstukken Budgetbepaling De heer De Ranitz geeft aan dat hij blij is dat hij nu een totaaloverzicht krijgt te zien. Hij geeft zijn complimenten aan diegenen die het opgesteld hebben. 10. Commissie Plus en Commissie Kennismaking Mevrouw Steller geeft aan dat de commissie Plus een werkbezoek aan Lochem op de agenda heeft staan. Inmiddels is een bezoek gebracht aan Wildhoef. Mevrouw Van den Heuvel geeft aan dat er in deze vergadering al veel gezegd is over de plusfuncties. Mevrouw Van den Heuvel is benieuwd naar de op te stellen procedure voor kennismakingsgesprekken. De heer Magielse licht toe dat er deze week intern overleg plaatsvindt. 11. Beleggingen, portefeuillerapportage Een voorstel voor deelverkoop van de effectenportefeuille is geagendeerd. Het voorstel is in overleg met de heer Meuter tot stand gekomen. De heer Meuter heeft deze vergadering echter al moeten verlaten en kan nu geen toelichting geven. Voor de heer Holsboer zou nog meer naar de component aandelen gekeken mogen worden. De heer Feilzer is het daarmee eens. De heer Feilzer zal dit afstemmen met de heer Meuter. 12. Rondvraag en sluiting De heer Holsboer vraagt de heer Van de Lisdonk en mevrouw Broer de uitnodiging voor de tweede BALV zo snel mogelijk te versturen. Een volmacht zal ook dit keer worden meegestuurd met de uitnodiging. Mevrouw Steller geeft aan dat ze het intranet van Pro Senectute erg handig vindt. Ze vraagt of ook de laatste verslagen kunnen worden toegevoegd. Mevrouw Van den Heuvel is benieuwd welke bestuursleden of leden van de Raad van Toezicht bij het afscheid van de heer Van Kollenburg aanwezig zijn, dat zijn er een aantal. De heer Veenhoven vindt de Vereniging een bijzonder fenomeen. Hij zou graag de achtergrond en ontstaan toegelicht zien. De heer De Ranitz geeft een beknopte uitleg van de oprichting van Pro Senectute en de opbouw van het aantal leden. De heer De Ranitz sluit de vergadering om uur. 5

6 ACTIELIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: actie: door: wanneer: Nr Datum: Actie: Door: Wanneer: Notitie aanwending vermogen Levie- Philips fonds, Van der Wilde fonds Notitie aanwending vermogen overige Stichtingen en Fondsen onder beheer Vereniging. Bestuurssecretaris Bestuurssecretaris Gereed 1 e kw Hoe giften en legaten promoten Bestuurssecretaris 1e kw Verzoek aan SPS om in begroting 2012 aan te geven welke opbouw van weerstandsvermogen gewenst is Nadere beschouwing op de afschrijvingsduur van objecten en de daarbij behorende calculatie i.o.m. de heren De Boo en Vijverberg Anbi toetsen 90% norm door Belastingdienst 6. 7 nov 2011 Herstructurering: Aanpassing statuten VPS, SPS Overgangsregeling Opmerkingen nieuwe profielen verwerken Raad van Bestuur 4 e kw Raad van Bestuur, J.Vijverberg, C. de Boo en RvB maken afspraak Raad van Bestuur 2011 E. Dijk C. Koster, E. Dijk C. Koster, E. Dijk B. Magielse, M. van de Lisdonk Gereed 7. BESLUITENLIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: De jaarrekening Vereniging Pro Senectute 2009 wordt goedgekeurd Verhuur van appartementen in woonlocaties is primair een verantwoordelijkheid van de regiodirecteur. Inzet van de Commissie Kennismaking waarborgt de passende instroom De vergadering stemt in met de voorgestelde verlaging van de Verenigingsbijdrage vo1or het Centraal Bureau van 1 miljoen naar 0,4 miljoen in drie jaar De mogelijkheden met betrekking tot erfpachtconstructies worden voorlopig niet verder onderzocht Renovatie Oranjestein akkoord met geformuleerde besluitenlijst Begroting Vereniging Pro Senectute 2011 wordt vastgesteld Statutenwijziging SPS goedgekeurd met verwijzing vanuit artikel 24 naar 11 en Statutenwijziging SPS voor herstructurering goedgekeurd 6

7 Statutenwijziging VPS door bestuur goedgekeurd en wordt nu voor besluitvorming voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering, opschortende voorwaarden vormen de fiscale consequenties 7