De voorzitter, de heer Dijk, opent de vergadering en heet allen van harte welkom.

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van het bestuur van Vereniging Pro Senectute, gehouden op locatie Centraal Bureau in Amsterdam 9 december Aanwezig De heer mr. K.E.J. Dijk (voorzitter), de heer B.J.H.S. Feilzer mevrouw Verenigingsbestuur H.W. Henny-van Hoytema, mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, de heer J.M.J. Collette, de heer drs. J.J.M. Vijverberg, de heer W.A. Veenhoven, de heer C.A.M. de Boo Tevens aanwezig: De heer S.W.G. Magielse MHA, de heer W.R Terpstra, mevrouw M. van Wijnbergen Afwezig: Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: definitief 1. Opening De vergadering start om uur. De voorzitter, de heer Dijk, opent de vergadering en heet allen van harte welkom. De vergaderstukken voor deze vergadering zijn in drie gedeelten per post verstuurd. Sommige leden hebben niet alle stukken ontvangen of op het laatste moment. Afgestemd wordt dat de donderdag voor de vergadering alle stukken in 1 keer worden verstuurd. Dit kan in meerdere enveloppen zodat deze door de brievenbus passen en niet bij het postkantoor moeten worden opgehaald. Daarnaast worden de stukken ook digitaal verzonden. De heer De Boo arriveert om uur en vertrekt om uur. 2. Gezamenlijke punten Jaarplan Pro Senectute Begroting 2014 Pro Senectute Begroting 2014 Stichting Pro Senectute Begroting 2014 Vereniging Pro Senectute Begroting 2014 Pro Senectute Vastgoed B.V. De notitie van de heer Magielse behorende bij het jaarplan is niet meegestuurd, deze wordt als bijlage bij de notulen nagestuurd. De heer Magielse verteld wat in deze notitie staat. Nieuwe onderdelen resultaatgerichtheid en ondernemerschap krijgen de aandacht. De heer Magielse wil het jaarplan regelmatig laten terugkomen. De heer Dijk geeft aan dat hij het cijfermatige deel mist in het jaarplan en vraagt of dit er niet bij hoort. De heer Magielse antwoordt dat de cijfers in de begroting staan. De heer Magielse antwoordt dat hij zich in januari intensiever gaat bezighouden met HL in Lochem voor de duur van een half jaar. Daarna wil hij extra aandacht en tijd in ZK steken. De heer Feilzer merkt op dat dit in de laatste vergadering van de auditcommissie is besproken. De slechte cijfers van HL zijn niet van het laatste jaar, maar speelt al jaren. In de auditcommissie is nu concreet afgestemd dat bij onvoldoende verbetering niet rendabele activiteiten worden beëindigd. De heer Dijk vraagt of een half jaar genoeg is en hoelang gaan we door? De heer 1

2 Magielse wil eind 2014 voor HL de conclusie trekken. De heer Magielse wil versneld capaciteitreductie invoeren op TH. Hij wil die locatie nauwkeuriger betrekken bij HL. De heer Dijk merkt op dat we hebben kunnen zien hoe de heer Magielse WD heeft gedaan, dus het verenigingsbestuur wil de heer Magielse de kans geven. Per 1 juli 2014 bekijken we de stand van zaken. Mevrouw Henny vraagt of je een manager die 1 jaar in dienst is, kunt afrekenen op het resultaat. Dit gaat dan om ZK. De heer Feilzer vindt dat je niet iemand die 1 jaar bezig is, kan afrekenen op het resultaat als de voorgaande jaren slecht zijn. Budget Pro Senectute De heer Terpstra licht zijn presentatie over het budget 2014 toe. De heer Terpstra beschrijft het proces van totstandkoming en de algemene uitgangspunten van de budgettering. Per locatie is een gedetailleerd budgetmodel opgesteld. Het eigenaarschap is benoemd bij de manager. Het budget is richtinggevend voor de organisatie en dient continue bewaakt en bijgestuurd te worden. Resultaat Pro Senectute Het geconsolideerde resultaat is fors beter dan in De Stichting realiseert een resultaatverbetering die wordt teruggeven aan met name de Vastgoed BV door lagere bijdragen. De bezetting van de woonlocaties is verbeterd en kostenbesparingen zijn doorgevoerd. Resultaat Vastgoed B.V. Het resultaat is sterk verbeterd door met name het wegvallen van de renovatiebijdragen aan de woonlocaties. De heer Terpstra geeft aan dat het rendement van de zorglocaties hoger is dan van de woonlocaties. De Vastgoed BV rendeert goed. De heer Vijverberg merkt op dat in OS winst wordt gemaakt. We hebben een paar efficiënte locaties. De heer Terpstra geeft aan dat een lange termijn onderhoudsplan voor de Vastgoed BV is opgesteld. Onderhoud en investeringen zijn belangrijke peilers voor 2014 voor de Vastgoed BV. Resultaat Vereniging Het resultaat van de Vereniging is vergelijkbaar met 2013, alleen de facturatie van de administratie en beheerkosten vanuit de Stichting zijn lager doordat de kosten verdeeld worden over de Vereniging en de Vastgoed BV. De heer Terpstra merkt op dat de obligaties eruit lopen in De heer Dijk vraagt waar de dividenduitkering is opgenomen? De heer Terpstra antwoordt dat dit niet is verwerkt aangezien het voor de eigen vermogenspositie geen verschil maakt. De dividenduitkering wordt gecompenseerd door een agiostorting vanuit de Vereniging. Resultaat Stichting De heer Terpstra merkt op dat het resultaat negatief is, maar een stuk beter dan in Er is een fors lagere bijdrage vanuit de Vastgoed BV opgenomen. Het resultaat verschilt per locatie. OS blijft positief draaien en blijft volbezet met zorgproductie. Productie voor OS moet bij andere locaties weggehaald worden. Voor TH was sprake het teruglopen van plaatsen op te vangen met externe verhuur, maar dit is een aandachtspunt. De heer Magielse wil de capaciteit op deze locatie terugdraaien. De heer Dijk concludeert dat je dan een groter verlies draait. De heer Vijverberg beaamt dit, maar geeft aan dat dit zou moeten worden opgevangen door HL. Voor SH wil de heer Magielse nog eens met Stichting Huize praten over de huurovereenkomst. Scheiden van wonen en zorg moet de huurlasten van deze locatie beter dekken. 2

3 De heer Terpstra merkt op dat personeelsturing heel belangrijk is voor het budget. Van de woonlocaties is WD nu voor 100% bezet. Extramurale zorg (EMZ) moet daar nu uitgewerkt worden. Er is nu een overproductie. PS wil EMZ laten groeien, maar het zorgkantoor geeft ons beperkt budget. Productie Intramurale zorg (IMZ) De heer Terpstra meldt dat over uitbreiding van IMZ voor hogers zzp s niet viel te praten met het zorgkantoor. Zzp 1 t/m 2 worden we 40% gekort, voor zzp 3 17%. De overige zzp s zijn gelijk gebleven. De heer Magielse merkt op dat als er geen overproductie is, je geen uitgangspunt voor overleg met het zorgkantoor hebt bij de herschikkingronde. De heer Dijk concludeert dat je tot mei kosten maakt waarvan je niet weet of je het vergoed krijgt. De heer Magielse bevestigt dit. In mei moeten wij wellicht extramurale zorgproductie inhuren bij andere instellingen als PS geen toestemming voor levering zorg in WD krijgt. V&V intramuraal SHDH: PS heeft toestemming gekregen voor overplaatsing van 15 verpleegplaatsen van SHDH naar WH. De overgang op onze rekenstaat van de NZa zal bij de herschikkingronde plaatsvinden. Kapitaallastenvergoeding Vanuit de normatieve huisvestingcomponent ontvangen wij elk jaar minder. De heer Magielse geeft aan dat WH een relatief goedkope locatie is. SH is op de top gerenoveerd en duur in huur en onderhoud. Dit kan niet alleen vanuit de AWBZ betaald worden. Verhuuropbrengsten Voor de zorglocaties is verhuur vanuit het nieuwe concept opgenomen in het budget. In WH is al 1 appartement op deze manier verhuurd. De heer Feilzer merkt op dat de eigen bijdrage voor vermogende bewoners ongeveer 2100 euro per maand is. Voor deze bewoners kan het gunstig zijn op deze manier te huren. De heer Vijverberg geeft aan dat we wel een correctie in de kapitaallasten moeten maken, want een deel is betaald. Er bestaat het risico dat een deel van de huurinkomsten dienen te worden verrekend met de oude kapitaallastenvergoeding. De heer Terptra merkt op dat TH versneld moet afbouwen om HL en SB mee te nemen. Personeelskosten Zwaardere zorg vraagt om ander personeel. Er is een kleine stijging voor salariskosten. Er is onlangs een nieuwe CAO afgestemd. Mevrouw Van Wijnbergen geeft aan dat de CAO voor 1 jaar geldt, dus in de loop van het komende jaar vinden nieuwe gesprekken plaats. De CAO loopt tot 1 sep Personeelskosten aantal fte per locatie In WD is grote toename van personeel omdat WD nu vol is met veel groei in de zorg. De heer Magielse geeft aan dat we wellicht van een aantal mensen afscheid nemen. Dit is niet in de begroting opgenomen. Investeringen De heer Terpstra geeft aan dat bij het CB 2 ton euro is opgenomen voor verbetering van ICT. (elektronisch cliëntendossier en office integreren). De afschrijvingskosten zullen daardoor fors toenemen. 3

4 EV Stichting Het eigen vermogen van de Stichting staat onder druk, in 2014 zal het eigen vermogen negatief worden. Het bestuur verzoekt de auditcommissie om met een voorstel te komen. Kasstroom Sterk positieve kasstroom uit operatie. Dit is gunstig. Kasstroom uit investeringen betreft met name investering Wildhoef. De kasstroom uit financieringsactiviteiten betreft de obligaties die vrijvallen in Financieel risico De heer Feilzer merkt op dat dit rijtje volgend jaar op elke vergadering onder ogen wordt genomen. Analyses kostprijsmodellen De heer Dijk vraagt of we niet mensen moeten vergelijken. De heer Terpstra antwoordt dat OS en SH bijna even groot zijn. Mevrouw Henny geeft aan dat je nu direct kunt sturen. Je ziet wat er gebeurt. De heer Dijk vraagt na afloop van de uitleg van de presentatie of iemand van de auditcommissie iets over dit budget kan vertellen. De heer Vijverberg geeft aan dat je de risico s goed ziet. Er wordt benoemd waar de grote problemen zitten, namelijk HL, ZK en SH. Eind 2014 zullen we beslissingen nemen. HL wordt na de zomervakantie besproken. De heer Magielse zal in maart een business plan voor SH presenteren en voor de zomer voor ZK. De heer Vijverberg geeft aan dat PS op personeelskosten moet sturen. De heer Dijk vraagt of er nog vragen zijn. De heer Collette vraagt naar de beheersmaatregelen. Hoe gaat de heer Magielse deze oppakken? De heer Magielse antwoordt dat hij het personeel gaat trainen en opleiden. Hij wil de managers directer aansturen, geen tussenlaag. De managers worden verantwoordelijk voor het vinden van nieuwe klanten. Niet meer wachten op de commissie kennismaking en de vriendenlijst. De heer Collette vraagt of er per locatie een marketingplan komt. De heer Magielse antwoordt dat er voor HL een marketingplan is. Hijzelf vindt dit nogal theoretisch. Het gaat meer om het gedrag. De heer Dijk vraagt de heer Collette of hij een concreter plan wil met wat we gaan doen. De heer Collette geeft aan dat dat hetgeen is wat hij wil. Hij wil volgende vergadering graag en plan zien of horen. De heer Magielse geeft alvast aan dat hij voor HL en SB een eigen team wil creëren. Niet een groep die ook voor TH werkt. Hij denkt erover in HL eigen activiteiten te organiseren in plaats van deze locatie te laten meeleunen op TH. Hij zal volgende vergadering een plan geven. De heer Veenhoven stelt voor de mensen landelijk te zoeken. Mensen van de wachtlijst voor WD doorverwijzen naar HL. De heer Dijk vraagt of het budget kan worden goedgekeurd. Het budget wordt goedgekeurd. 4

5 2.b Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Ter kennisgeving CIBG Tzi WH beschikking nov 2013 Deze brief betreft een akkoord voor toelatingswijziging voor 15 plaatsen van SHDH naar WH. 2.c NZa herzieningsverzoek tariefbeschikking 26 nov 2013 De brief betreft een afwijzing voor het herzieningsverzoek. De heer Magielse heeft contact gehad met Boekel de Nerée (BdN). Volgens BdN heeft PS te weinig aangegeven wat de financiële gevolgen voor PS zijn. Vanwege de vereniging zal de stichting niets ontvangen. De heer Feilzer wil benadrukken dat PS zelf heeft gefaald door niet op tijd te reageren toen destijds de afwijzing kwam. De heer Magielse wil een gesprek met het zorgkantoor voeren, omdat zij ons destijds fout hebben geadviseerd. De heer Magielse geeft toe dat PS bij binnenkomst van de brief deze niet is gecontroleerd en er niet tijdig op is gereageerd. Het herzieningsverzoek is samen met het zorgkantoor opgesteld, daarom wil de heer Magielse in gesprek met het zorgkantoor. De heer Feilzer adviseert aan te wijzen dat we in financiële problemen komen. De heer Dijk geeft aan dat destijds is gekozen voor een vereniging en stichting om juiste de scheiding aan te geven. De heer Vijverberg adviseert met bijzondere feiten te komen. De stichting valt niet om. We moeten de kaarten op het zorgkantoor richten. De heer Magielse geeft aan met het zorgkantoor te gaan praten. De heer Dijk geeft aan dat hij graag hoort hoe het afloopt. 4 Vereniging Pro Senectute 4a Notulen vergadering bestuur VPS 17 oktober 2013 Pag 4, actielijst: De selectie van een nieuwe accountant is in De heer Collette merkt op dat de nieuwe accountant van PwC, de heer Terlouw, ook de accountant is van Careyn, waar de heer Collette op dit moment werkt. De overige leden van het verenigingsbestuur geven aan dat dit geen probleem is. De notulen worden vastgesteld. 4b 4c Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Ter kennisgeving Er zijn geen mededelingen, ingekomen stukken en/of stukken ter kennisname. Commissie Plus en Commissie Kennismaking Notitie klantrelatie 3 december 2013 (ter bespreking en ter besluitvorming) De heer Magielse merkt op dat bij deze notitie een notitie over eigenheid, identiteit hoort. Deze notitie over eigenheid, identiteit gaat naar de volgende vergadering. Dit is een apart stuk dat nog in voorbereiding is. 5

6 In notitie is de noodzakelijke andere werkwijze beschreven voor de klantrelaties. De heer Dijk vraagt wat het plan van aanpak is. Mevrouw Steller antwoordt dat het begint met het eerste contact op de clientenadministratie. Zij is niet tevreden over hoe het nu gaat. Het contact tussen de managers woonlocatie en de clientenadministratie loopt niet goed. Formeel zijn managers bevoegd kennismakingsgesprekken te voeren. De heer Magielse antwoordt dat dit niet zo is, dit geldt alleen voor WD en HL. De heer Feilzer vraagt of de commissie kennismaking wordt opgeheven. Dit maakt hij op uit het document. De heer Magielse antwoordt dat door afspraken met managers HL en WD er onzekerheid is bij de clientenadministratie. Vanuit de resultaten van de stichting is duidelijkheid nodig en valt de commissie kennismaking weg. De heer Veenhoven merkt op dat dit fundamenteel PS raakt. De heer Magielse geeft aan dat hij dit weet. De heer Dijk geeft aan dat de heer Magielse beter in staat is te oordelen of iemand geschikt is om bij PS te komen wonen dan de commissie kennismaking. Mevrouw Steller is er voorstander van dat managers woonlocatie zelf gesprekken voeren met eventuele nieuwe bewoners. Dit kan gelijk en de nieuwe klant hoeft niet te wachten op een officieel gesprek met de commissie kennismaking. De heer Dijk vraagt wat de extra van de commissie kennismaking is als een klant op gesprek komt. De heer Magielse antwoordt dat de mensen naar PS komen voor informatie en om vriend te worden. De commissie kennismaking kent niet de juiste informatie. De heer Collette merkt op dat teveel in detail wordt gegaan. Hij wil weten hoe we dit gaan doen. Vraagt de heer Magielse wat hij wil bereiken. De heer Veenhoven merkt op dat een keuze gemaakt moet worden wie in het gesprek een beslissing neemt in geval van spoed. De heer Dijk antwoordt dat dit in de notitie is opgenomen, namelijk dat de manager beslist. De heer Dijk stelt voor dat de locatiemanagers beslissingen kunnen nemen over begroting en taakstelling. Alle nieuwe mensen hebben een gesprek met een welkomstcommissie. De heer Feilzer merkt op dat je je moet afvragen waar je de verantwoordelijkheid neerlegt. Volgens hem niet bij de commissie kennismaking, die houdt je niet verantwoordelijk. Binair leg je het neer bij diegene die verantwoordelijk is over het budget. Hij gaat ervan uit dat het inzicht bekend is bij de verantwoordelijke. De heer Dijk merkt op dat werving van bewoners verder gaat dan klantvriendelijkheid van het personeel. Het gaat om langskomende mensen die meerdere locaties langsgaan. De heer Dijk kan leven met deze notitie, maar we moeten goed nadenken over de rol. Mevrouw Steller geeft aan dat als we nu beslissen dat er geen commissie kennismaking meer is, dat zij dit moet melden. De heer Feilzer merkt op dat de commissie niet wordt opgeheven, de rol is alleen anders indien op korte termijn iemand op gesprek komt. Mevrouw Henny stelt voor om wellicht de commissie kennismaking bijeen te roepen om de situatie uit te leggen. Dit vindt de heer Dijk geen goed plan. De commissie is dan alleen bezig zich in leven te houden. Mevrouw Steller vertelt dat zij en de heer Magielse met de commissie kennismaking van WD hebben gesproken. Veel dames van deze commissie werken. Mevrouw Steller 6

7 had voorgesteld dat zij vrijwilligerswerk kunnen doen. Als dit gebeurt, trekken zij zich terug. De heer Dijk vindt dat we goed moeten nadenken hoe het gedachtegoed te verankeren. Mevrouw Steller geeft aan dat het stuk al in voorbereiding is. De heer Dijk vindt dat de toelating van nieuwe bewoners de rol van de managers is. In de volgende vergadering wil hij het plan verder bespreken. De commissie kennismaking zoals te tot nu toe deden, daar wordt mee gestopt. Voortaan gaat het op de nieuwe manier. De heer Dijk vraagt of iemand het niet eens is met het stuk. De heer Collette antwoordt dat hij snapt dat de verantwoording bij de managers ligt, maar iets wat fundamenteel is, wordt veranderd. De heer Feilzer vraagt of het in het verleden duidelijk was dat de verantwoording van nieuwe vrienden bij de commissie kennismaking lag. Mevrouw Steller vraagt of we voor SH kunnen beslissen. De heer Dijk vraagt waar dit nu moet ingaan. De heer Magielse antwoordt dat dat daar is waar appartementen verhuurd moeten worden. Dat zijn alle locaties behalve OS. De heer Magielse en mevrouw Steller gaan uitleg geven op de locaties behalve bij OS. Afgestemd wordt dat de heer Veenhoven betrokken wordt bij de notitie over eigenheid. De heer Dijk meldt dat een voorwaardelijk besluit is genomen. Mevrouw Steller wil samen met de heer Magielse naar de commissie kennismaking van SH om het besluit te melden. Deze commissie is het er niet mee eens dat de managers bij de gesprekken aanwezig zijn. De heer Feilzer vraagt of dit echt zo is. De heer Dijk wil in SH een nieuwe commissie als de huidige geen managers bij de gesprekken toelaten. De heer Feilzer stelt voor met SH te stoppen en in Lochem aan te geven dat we de dames graag voor iets anders inzetten. Dit onderwerp moet in de algemene ledenvergadering besproken worden. De RvT en het bestuur besluiten en stellen vast dat de commissie kennismaking voor directie toelating wordt afgeschaft. In het voorjaar vindt evaluatie plaats. 5. Vastgoed B.V. 5a Projecten Voortgangsrapportage De heer Vijverberg meldt dat tijdens de vergadering van de auditcommissie is gesproken over de koopovereenkomst voor het stukje grond in Doorn. Volgens de auditcommissie kan er een akkoord worden gegeven. De heer Dijk meldt dat er nog een stukje over artikel 5 aanvullend onderzoek moet worden gedaan. Hij vraagt waarom dit nog niet gedaan is. De heer Magielse antwoordt dat dit inmiddels is gedaan. Hij heeft de tekst aan laten passen. De heer Dijk vraagt ook naar de saneringskosten. De heer Magielse antwoordt dat hij de verwachte saneringskosten kent. De heer Vijverberg merkt op dat het document van 1 april jl. dateert, maar er zijn inmiddels wel aanpassingen geweest. Het voorstel tot aankoop van het stukje grond in Doorn wordt goedgekeurd. De heer Magielse geeft aan dat hij de volgende vergadering de begroting voor de bouwplanvoorbereiding zal presenteren. 7

8 5b Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Ter kennisgeving De heer Magielse merkt op dat een manager op non-actief is gesteld tot 1 januari Tot op heden heeft hij nog geen bericht ontvangen.. 6 Rondvraag en sluiting Mevrouw Steller geeft aan dat zij binnenkort 18 boeketten gaat bestellen, bestemd voor de leden van de commissie kennismaking. Mevrouw Steller meldt dat haar man een appartement van Huis te Bennebroek heeft en daar een bedrag voor heeft ontvangen. De heer Magielse meldt dat PS destijds een appartement heeft aangeboden gekregen en een geldbedrag. PS heeft aangegeven het appartement niet te willen, maar wel het geldbedrag. Binnenkort ontvangt PS ook een deel van het totaal uitgekeerde bedrag. Om uur sluit de heer Dijk de vergadering. 8

9 ACTIELIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: actie: door: wanneer: Nr Datum: Actie: Door: Wanneer: Evaluatie accountant B. Magielse, auditcie Najaar De heer Magielse zal bij de volgende vergadering de begroting voor de bouwplanvoorbereiding presenteren. B. Magielse Besluiten (afgelopen 12 maanden) Het Bestuur besluit de offerte van de ABN-AMRO voor een kredietfaciliteit van 17 miljoen te aanvaarden en, voor zover nodig als enig aandeelhouder van Pro Senectute (voor de ouderdom) Vastgoed BV, te besluiten de heer Magielse aan te wijzen als vertegenwoordiger van die BV (i.v.m. tegenstrijdig belang) De remuneratiecommissie, auditcommissie en commissie Kwaliteit en Veiligheid zijn ingesteld en de leden zijn benoemd. De reglementen zijn vastgesteld De heer Veenhoven neemt in plaats van de heer Vijverberg plaats in de commissie Kwaliteit en Veiligheid. De heer Vijverberg neemt plaats in de auditcommissie Punten uit de managementletter worden (op)gevolgd door de auditcommissie Het vastgoedprotocol wordt vastgesteld Jaarcijfers bestuursverslagen worden vastgesteld Advies financiering Vastgoed voor 3 jaar te herfinancieren wordt vastgesteld De RvT en het bestuur besluiten en stellen vast dat de commissie kennismaking voor directie toelating wordt afgeschaft. In het voorjaar vindt evaluatie plaats Het voorstel tot aankoop van het stukje grond in Doorn wordt goedgekeurd. 9