de heer W.A. Veenhoven, mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans,

Transcriptie

1 Notulen van de vergadering van het bestuur van Vereniging Pro Senectute, gehouden op locatie Centraal Bureau in Amsterdam 18 maart Aanwezig De heer mr. K.E.J. Dijk (voorzitter), mevrouw H.W. Henny-van Hoytema, verenigingsbestuur: mevrouw mr. J.Ch. Koster-Vaags,, de heer J.M.J. Collette, de heer drs. de heer W.A. Veenhoven, mevrouw C. Steller-Blanson Henkemans, J.J.M. Vijverberg, de heer C.A.M. de Boo, de heer B.J.H.S. Feilzer. Tevens aanwezig: De heer S.W.G. Magielse MHA, de heer W. Terpstra. Afwezig: De heer drs. R.J. Meuter, mevrouw Th.A.M. van den Heuvel-Plesman, de heer M. van de Lisdonk. Notulen: Mevrouw F.A. Broer (secretaresse) Status: Definitief 1. Opening De vergadering start om uur. De voorzitter, de heer Dijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De vergadering start met bespreking van de situatie op de financiële administratie en Waalsdorp. De heer Terpstra en mevrouw Broer zijn hierbij niet aanwezig. De heer Terpstra en mevrouw Broer sluiten zich om uur aan bij de vergadering. 2. Gezamenlijke punten Concept jaarcijfers 2012 De heer Terpstra geeft aan dat gezien de situatie op de financiële administratie de concept cijfers voor de accountantscontrole nog niet beschikbaar zijn. Deze week wordt de jaarrekening 2012 opgeleverd; aanstaande maandag komen de accountants voor de controle. Vanwege afwezigheid van het hoofd financiën is er sinds vanmorgen een interim vervanger gestart. De heer Dijk vraagt naar de gewijzigde begroting van De heer Magielse antwoordt dat deze is voorbereid. Er is een concept welke morgen bij het directieberaad wordt besproken. Als deze is vastgesteld door het directieberaad kan die voor goedkeuring naar de leden van de raad van toezicht. Er wordt een datum vastgesteld door de raad van toezicht voor een extra vergadering. Dinsdag 26 maart aanstaande om uur op het Centraal Bureau wordt de aangepaste begroting besproken. De heer Feilzer merkt op dat er een goedgekeurde begroting is, maar er komen wijzigingen op. Deze moeten worden besproken. De heer Terpstra deelt zijn presentatie beheersing maatregelen uit en licht deze toe. De nadere cijfers heeft hij nog niet gegeven, omdat hij deze eerst goed wil bekijken. De heer Feilzer geeft aan dat nu gesproken wordt over 600K aan begrotingsaanpassing. Eerder is gesproken over 400K van het voorgaande jaar. Hoeveel van de 400K van vorig jaar zit al in de 600K? De heer Magielse antwoordt dat deze niet is opgenomen. Er is pas ruimte voor reparatie van dat bedrag (400K) als PS in mei aanstaande de gevraagde productie (offerte 2013) van het zorgkantoor ontvangt. In de begroting was hiervoor Є nog niet gedekt. Dit risico is nu verkleind. De heer Magielse ziet nu geen ruimte om te repareren. 1

2 Het dispuut over de leegstandvergoeding 2009 loopt nog met het zorgkantoor en NZa. Het reparatieverzoek, voor gelden voor SH, samen met het zorgkantoor naar de NZa ligt klaar. Indien geen geld wordt ontvangen van de NZa, dan zal PS een claim bij het zorgkantoor neerleggen vanwege het geven van een verkeerde invulinstructie bij de rekenstaat. Seyster Veste heeft het bedrag van 175K bijdrage verbouwkosten Park Boswijk aan PS betaald. De discussie over de bijdrage voor 2012 van Stichting Huize Spaar en Hout aan PS loopt nog. De heer Terpstra geeft aan dat HL een risico is. Welke acties kun je nemen? De heer Magielse geeft aan dat alle locaties in het kader van de jaarrekening worden geherwaardeerd. Uit onderzoek blijkt dat de huurprijzen voor HL omlaag moeten, willen we tot een betere bezetting komen. In de directie omgeving worden appartementen tegen een lagere huurprijs aangeboden. In HL staan 8 van de 20 appartementen leeg. SB wordt ook problematischer vanwege de prijs. De heer Veenhoven vraagt naar de plannen de bestaande huurders de huidige prijs te laten betalen en de nieuwe huurders een lagere prijs. De heer Magielse geeft aan dat hij hier inderdaad aan zit te denken, en dat hij mogelijk voorstelt de huidige bewoners de eerste 2 tot 3 jaar geen huurverhoging door te berekenen. Verkoop wordt door de externe adviseur (DTZ Zadelhof) afgeraden. De heer Magielse heeft binnenkort met de heren De Boo en Vijverberg een afspraak over de huurovereenkomsten tussen de Vereniging en de Stichting. Dan zullen ze ook praten over de huurprijzen voor HL en SB. De heer Magielse wil ook kijken naar de overhead. De heer Dijk merkt op dat we te ruim in onze jas zitten. We doen niet veel voor anderen. De heer Magielse geeft aan dat de complixiteit van de administratie door allerlei regelgeving is toegenomen. De heer Terpstra geeft aan dat hij het optimaliseren van de werkprocessen een van de aandachtspunten is. De heer Magielse licht toe dat in de aangepaste begroting ruim Є budgetverlaging voor het CB is opgenomen. De heer De Boo vraagt of er bespaard kan worden op diverse kosten, bv zorg. De heer Magielse geeft aan dat daar 200K personeelskosten op wordt bespaard. Mevrouw Steller vraagt naar het gebouw van het centaal bureau? De heer Magielse vraagt waar zij de medewerkers wil onderbrengen. Mevrouw Steller dacht aan een van de locaties. 4 Vereniging Pro Senectute 4a Notulen vergadering bestuur VPS 28 januari 2013 Pag 1: De heer Magielse vraagt hoe de opvolging is bij de commissie Kennismaking als mevrouw Van de Heuvel afscheidt neemt. De heer Dijk geeft aan dat hij en mevrouw Steller met een voorstel komen. De heer Collette vraagt of dit een voorstel voor personen betreft. De heer Dijk antwoordt dat dit een voorstel voor structuur betreft. De notulen worden vastgesteld. 4b Commissie Plus en Commissie Kennismaking Mevrouw Steller meldt dat zij met 2 leden van de commissie plus in WD is geweest. Zij vinden dat de locatie heel mooi is geworden. Verder geeft zij aan dat de impact voor de bewoners en medewerkers groot was. In september aanstaande zal er een opening zijn. Mevrouw Steller stelt voor iets voor de bewoners te regelen. Dat geldt ook voor de bewoners die na gereed komen van de 1 e twee fases er zijn komen wonen. 2

3 De heer Magielse meldt dat dit is meegenomen bij de plusfuncties 2012 en de aanvraagt voor Vastgoed B.V. 5a Financiën Vastgoed protocol Mevrouw Koster geeft aan dat zij de toetsing betreffende veranderingen in de zorg mist. De heer Feilzer antwoordt dat dit document specifiek voor de zorg is. De heer Dijk merkt op dat de vastgoed onder de BV valt en deze weer onder de Vereniging. Zorg valt onder de Stichting. Het laatste blad, een schema, blijkt te missen bij deze memo. Op pagina 2 bij Eerste waardering staat in de 3 e kolom transactiekosten of alle kosten van, dit of moet worden vervangen voor en. Op dezelfde pagina heeft de heer Dijk een vraag over Periodieke waardering, daar staat in de 2 e kolom de gekozen grondslag. De heer De Boo antwoordt dat de taxateur dit bepaalt. Op pagina 3 bij Beleggingsresultaten vraagt de heer Dijk wat we hier bedoelen. De heer Terpstra legt dit uit. Op pagina 4 bij Regulier onderhoud en Afschrijvingen vraagt de heer Collette waarom er niets in de 3 e kolom jaarlijkse acties staat ingevuld. Het vastgoedprotocol wordt met verwerking van de gemaakte opmerkingen vastgesteld. 5b Projecten Emmahof: De heer Magielse is in Amsterdam gaan kijken bij een pand van Spirit aan de IJsbaanpad. Daar is ook een 2 e pand beschikbaar. De Valeriuskliniek heeft nu toch een mogelijkheid tot huur. De heer Magielse bekijkt ook deze optie. Wildhoef: Dit traject loopt goed. Het plan voor wonen is er. Bij de besluitvorming over de bouw van appartementen, wil de heer Magielse ook kijken naar de renovatie. De heer Magielse wil een marktonderzoek laten doen. Suggesties voor een model of bureau zijn welkom. Oranjestein: Vanmorgen heeft de heer Magielse een bespreking gehad met de Gemeente Utrechtse Heuvelrug. Aangezien er onlangs een andere contactpersoon is, moet veel weer opnieuw beginnen. De gemeente wil met de bewoners die om het stukje grond wonen, praten. Tusselerhof: De verbouwing is gestart. Dit verloopt binnen de begroting. Waalsdorp: Een zoon van een bewoner, werkzaam bij bouw- en woningtoezicht, heeft aangegeven dat de schuiframen niet voldoende veilig zijn. Daar moet waarschijnlijk iets mee gebeuren. De oplevering van de laatste fase is begin april. Mevrouw Steller geeft aan dat zij blij is met de nieuwe indeling van het projectenboek. 6 Gezamenlijke punten 6a Mededelingen, ingekomen stukken, stukken ter kennisname Terugblik vriendenbijeenkomsten 2013 De heer Magielse meldt dat de vriendenbijeenkomsten, ondanks het weer (sneeuw), goed zijn bezocht. Hij wil vervolgactiviteiten organiseren. Gedacht wordt 3

4 aan een nieuwsbrief een spreekuur mogelijkheden. De heer Dijk geeft aan dat hij bij de bijeenkomst in Haarlem aanwezig was, hij vond dit een nuttige middag. Verslag evaluatie RvT januari 2013 Mevrouw Koster vraagt of de naam van de heer Moen niet bij de aanwezigen moet worden vermeldt. De heer Dijk antwoordt dat dit moet gebeuren. De heer Dijk geeft aan dat het van belang is een nieuwe datum te plannen. Organisatieontwikkeling De heer Magielse geeft aan dat hij afgelopen weken met de managers gesprekken heeft gevoerd. De managers hebben onlangs een traject loopbaanontwikkeling doorlopen. Deze gegevens wil de heer Magielse erbij gebruiken en tot een plan komen. De heer Magielse wil in de vergadering van 6 mei aanstaande een stuk aanleveren. Volgende week is er een beleidsdag waarbij ook de managers aanwezig zijn. De uitkomst van deze dag en een update van het beleidsplan verder in verbondenheid wil hij meenemen in zijn verslag. Strategische koers, wat is de missie? Wat zijn de consequenties als de managers meer zelfstandig locatieverantwoordelijkheid dragen? 7 Rondvraag en sluiting Mevrouw Steller geeft aan dat er is afgesproken dat de notulen binnen 2 weken gereed zouden zijn. Dit gebeurt nog steeds niet. De heer Magielse zal dit regelen. Mevrouw Steller zal telefonisch contact opnemen met de heer Dijk om af te stemmen hoe de opvolging voor de commissie Kennismaking gaat, na het vertrek van mevrouw Van de Heuvel. Mevrouw Koster meldt dat in de volgende vergadering formeel moet worden vastgesteld wie de taken van de 3 vertrekkende bestuursleden en/of leden raad van toezicht gaan overnemen. De heer Feilzer vraagt of hij ervan uit mag gaan dat de heer Meuter tijdens de ALV op 27 mei de cijfers presenteert. De heer Dijk antwoordt dat dit gecheckt moet worden bij de heer Meuter. De heer Magielse zal contact opnemen met de heer Meuter. Is gekend, de heer Meuter zal presentatie Vereniging en Vastgoed BV verzorgen. Om uur sluit de heer Dijk de vergadering. 4

5 ACTIELIJST BESTUURSVERGADERING VERENIGING PRO SENECTUTE Nr. datum: actie: door: wanneer: Nr Datum: Actie: Door: Wanneer: Evaluatie accountant B. Magielse, auditcie Najaar Moet de Vastgoed BV interim dividend uitkeren in 2013? Auditcie 2013 Besluiten (afgelopen 12 maanden) Statutenwijziging SPS voor herstructurering goedgekeurd. Statutenwijziging VPS door bestuur goedgekeurd. De wijziging wordt voor besluitvorming voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering onder opschortende voorwaarden Begroting Vereniging Pro Senectute 2012 wordt goedgekeurd ,8 miljoen wordt bijgeschreven aan de Stichtingen en Fondsen vallend onder Vereniging Pro Senectute. Van het vermogen van de Stichtingen en Fondsen wordt 0,8 miljoen of meer onttrokken Jaarrekening Vereniging Pro Senectute 2011 wordt vastgesteld De openingsbalans van de Vastgoed BV wordt vastgesteld Goedkeuring van voorstel voor bouwkundige aanpassingen Tusselerhof, het geraamde investeringsbedrag bedraagt De heer Stoker zal zelfstandig voor Hoog Langen kennismakingsgesprekken voeren Risicomanagement komt jaarlijks op de agenda Begroting Vereniging Pro Senectute 2013 wordt goedgekeurd Een budget van wordt goedgekeurd voor het aanbestedingsgereed maken van de renovatie/uitbreiding van Wildhoef Het Bestuur besluit de offerte van de ABN-AMRO voor een kredietfaciliteit van 17 miljoen te aanvaarden en, voor zover nodig als enig aandeelhouder van Pro Senectute (voor de ouderdom) Vastgoed BV, te besluiten de heer Magielse aan te wijzen als vertegenwoordiger van die BV (i.v.m. tegenstrijdig belang) De remuneratiecommissie, auditcommissie en commissie Kwaliteit en Veiligheid zijn ingesteld en de leden zijn benoemd. De reglementen zijn vastgesteld De heer Veenhoven neemt in plaats van de heer Vijverberg plaats in de commissie Kwaliteit en Veiligheid. De heer Vijverberg neemt plaats in de auditcommissie Punten uit de managementletter worden (op)gevolgd door de auditcommissie 5