Overleg Algemeen Bestuur ODRA 1/15 (vastgesteld op 12 juni 2015) 20 maart 2015 Stadskantoor Arnhem, kamer D.0.53 De heer Mink A.

Transcriptie

1 Wfi^irslls^ioj) Notulen van nummer Gehouden op Plaats Voorzitter Genotuleerd door Overleg Algemeen Bestuur ODRA 1/15 (vastgesteld op 12 juni 2015) 20 maart 2015 Stadskantoor Arnhem, kamer D.0.53 De heer Mink A. Berendsen Instantie Naam In afschrift aan: Gemeente Arnhem A. Mink Verder aanwezig: Gemeente Doesburg F.W. Jansen - A Boonman Gemeente Duiven H. Nijland (Organisatiejurist ODRA) Gemeente Lingewaard T. Janssen - vi. Schaart (controller ODRA) Gemeente Overbetuwe Gemeente Renkum Gemeente Rheden Gemeente Rozendaal Gemeente Rijnwaarden Gemeente Westervoort Gemeente Zevenaar Provincie Gelderland Waarnemend secretaris/directeur ODRA tekst: B. Ross W. Ruwhof N. Olland (verhinderd, wordt vervangen door R. Haverkamp) G. van Gorkum P. Putman (verhinderd) H. Breunissen T. van der Werf A. Traag B. Robben 1. Opening en mededelingen De heer Mink opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. De heer Putman zich heeft afgemeld. Mevrouw Olland wordt vervangen door de heer Haverkamp. De heer Breunissen verzoekt de vergaderstukken 2 weken voor de vergadering te sturen. Mevrouw Van der Werf sluit zich aan bij deze opmerking. De heer Robben meldt dat de vergadercyclus (met voorafgaand een ambtelijke voorbespreking en een DB-overleg) het niet toelaat om de stukken eerder te verzenden. ODRA stuurt de vergaderstukken een week voor de vergadering op. Deze keer is alleen de begroting 2016 nagezonden. Reden was onder andere de uitgebreide accountscontrole waardoor er minder tijd overbleef voor de begroting. De heer Ross meldt aanvullend dat de raden voldoende tijd moeten hebben voor reactie. De heer Robben meldt dat de raden middels een brief zijn geïnformeerd over de planning van de financiële stukken. Overigens wil ODRA in 2015 de procedure van de officiële stukken nog strakker plannen. Naam 2. Vaststelling agenda en verslag bestuursvergadering van 28 november 2014

2 De agenda van vandaag wordt vastgesteld. 28 november 2014: Tekstueel: Het verslag wordt vastgesteld. N.a.v.: Agendapunt 5: De heer Haverkamp vraagt naar de stand van zaken van het voorstel spelregels urenoverschrijding. De heer Robben meldt dat het voorstel door de ambtelijke vertegenwoordigers wordt opgesteld. In het overleg van 5 maart Is aangekondigd dat het voorstel binnenkort beschikbaar is. 4. Opleidingsplan - De heer Nijland spreekt zijn bezorgdheid uit over de kosten en de tijdsdruk. Hij stelt voor het opleidingsplan gefaseerd uit te voeren. - De heer Haverkamp vraagt hoe het verlies aan productie-uren is verwerkt in de begroting. Verder vraagt de heer Haverkamp naar de dekking van het budget. De heer Robben meldt dat dekking plaatsvindt via het reguliere - en incidentele opleidingsbudget. - De heer Mink adviseert bij uitvoering van het opleidingsplan samen te werken met de 6 andere Gelderse Omgevingsdiensten. De heer Robben meldt dat dit Inderdaad gebeurt. - Mevrouw Traag verzoekt een strategie aan het opleidingsplan toe te voegen met prioritering, fasering en financiële verantwoording. Deze verantwoording dient In de concept begroting meegenomen te worden. De heer Robben stelt voor om de productieve uren van 1360 te verhogen tot De heer Breunissen en mevrouw Van der Werf vragen naar een onderbouwing voor deze aanpassing. Dit punt wordt onder agendapunt 5 besproken. Het Algemeen Bestuur stemt In met het voorliggende opleidingsplan onder de volgende voorwaarden: - de kosten voor het opleidingsplan moeten binnen het budget passen; - in de volgende DB vergadering wordt de strategie, inclusief prioritering, fasering en financiële onderbouwing van het opleidingsplan voorgelegd. Jaarstukken ODRA 2014 concept Sociaal jaarverslag 2014 Totaaloverzicht per partner - Sociaal jaarverslag: De heer Breunissen vraagt naar de achtergrond van het aantal doorverwijzingen naar de psycholoog terwijl de verzuimcijfers acceptabel zijn. De heer Robben antwoordt dat dit verklaard kan worden door de cultuuromslag die van de medewerkers wordt verwacht. - Mevrouw Traag verzoekt de oplegnotitie aan te passen; er wordt gesuggereerd dat de provincie Gelderland extra bijdraagt. De heer Robben zegt toe de oplegnotitie aan te passen. - De heer Haverkamp vraagt waarom ODRA niet anticipeert op de afname van het budget EV. De heer Robben meldt dat ODRA als uitvoeringsdienst de EV taken uitvoert op verzoek van de MRA. Het is aan de MRA om te sturen op het budget. De heer Janssen meldt dat bij goedkeuring van de jaarstukken en de resultaatbestemming, moet worden opgenomen dat er uit het resultaat een budget aan MRA beschikbaar wordt gesteld voor de EV taken in Dit bedrag van wordt gekort op het gevraagde ODRA B. Robben Telefoon info@odra,nl

3 Regio Arnhem extra opleidingsbudget. - De heer Haverkamp vraagt hoe het tekort van ,- wordt verantwoord? De heer Robben stelt voor dit bedrag eveneens te korten op het gevraagde extra opleidingsbudget. - De heer Haverkamp vraagt of de eenmalige pensioenbijdrage nog vaker verwacht wordt in de komende periode. De heer Robben meldt dat dit niet het geval is. Het Algemeen Bestuur stemt in met het vaststellen van het sociaal jaarverslag 2014 en de jaarstukken ODRA 2014 in concept, onder de volgende voorwaarden: - Een budget van ,- wordt toegezegd aan MRA - Het bedrag van ,- wordt gedekt door korting op het opleidingsbudget. De heer Robben meldt dat op verzoek van de accountant nog een tabel wordt toegevoegd in de concept jaarstukken De heer Breunissen verzoekt de oplegnotitie te gebruiken bij het aanbieden van de jaarstukken 2014 aan de raden. Mevrouw Van der Werf verzoekt een toelichting op de afwijkingen toe te voegen. Concept Begroting 2016 en de meerjarenbegroting ODRA De bestuursleden reageren met de volgende vragen en opmerkingen: - De heer Breunissen vraagt naar de beweegreden om het uurtarief te verhogen terwijl in het bedrijfsplan een bezuinigingstaakstelling is opgenomen. Verder vraagt de heer Breunissen hoe de hoge salariskosten kunnen worden verklaard. De heer Robben meldt dat de begrotingen voor zijn gemaakt op basis van een inschatting. Nu blijken de medewerkers nagenoeg allemaal in de eindschaal te zitten. Doorberekening van de werkelijke salariskosten leverde een stijging van 8% op. Om dit op te vangen wordt voorgesteld de efficiencytaakstelling uit het bedrijfsplan in één keer te verwerken in de begroting en de productieve uren van 1350 naar 1380 uren te verhogen. - De heer Haverkamp vraagt hoe het uurtarief zich verhoudt tot die van de marktpartijen en andere omgevingsdiensten. De heer Robben meldt dat vergelijking met de markt lastig is. In vergelijking met andere omgevingsdiensten heeft ODRA een gemiddeld uurtarief. - De heer Haverkamp vraagt naar het causale verband tussen de verhoging van de productieve uren en de externe Inhuur. Productiviteitsverhoging levert naar verwachting een vermindering van externe inhuur op maar deze aanpassing is volgens hem niet in de begroting verwerkt. - De heer Breunissen verzoekt de oplegnotitie aan te passen. Het aantal verschillende percentages schept verwarring. - Mevrouw Traag verzoekt de productieve uren binnen Gelderland gelijk te houden, deze is volgens afspraak De heer Robben meldt dat de Gelderse Omgevingsdiensten hier een eigen interpretatie aan geven en dat er OD's zijn die 1400 productieve uren hanteren. Het Algemeen Bestuur adviseert de heer Robben om binnen Gelderland te pleiten voor de norm van 1400 productieve uren. - Mevrouw Van der Werf vraagt hoe de ontwikkelingen worden gevolgd. Ze verzoekt om halverwege 2015 een korte terugkoppeling te agenderen in het Algemeen Bestuur. - De heer Mink meldt dat in Arnhem geen ruimte is voor indexering. De overige bestuursleden melden dat indexering binnen hun organisatie ook niet aan de orde

4 IS. Het Algemeen Bestuur stelt voor om niet te indexeren en deze aanpassing als taakstelling in de begroting te verwerken. Afspraak: Genoemde punten worden verwerkt in de concept begroting 2016 en schriftelijk teruggekoppeld aan de leden van het Dagelijks Bestuur. Vervolgens wordt het document verzonden aan de raden. In de vergadering van 12 juni stelt het Algemeen Bestuur het document vast. 6. Projectplan energiebesparing bij MKB bedrijven - De heer Nijland informeert naar de toezegging van ODRA dat de medewerkers van de Liemerse gemeenten kunnen aansluiten bij het opleidingstraject. De heer Robben vraagt de stand van zaken van het opleidingsplan na. De leden van het Algemeen Bestuur stemmen in met: - De gezamenlijke aanpak van de Gelderse Omgevingsdiensten en de provincie Gelderland; - De deelname van ODRA in dit project overeenkomstig bijgevoegd Projectplan energiebesparing bij MKB bedrijven. 7. Inbreng bouwtaken De heer Robben licht toe dat in de oplegnotitie het besluit van het Algemeen Bestuur dd. 28 maart 2014 is gemotiveerd: - Het boventalligheidsrisico blijft bij de partner - De partner betaalt geen opstartkosten Bij een concrete situatie worden de voorwaarden met de feitelijke onderbouwing aan het Algemeen Bestuur voorgelegd. De leden van het Algemeen Bestuur stemmen in met: - Het bevestigen van het AB besluit van 28 maart 2014; - De overname van de bouwtaken van Renkum onder de geschetste voorwaarden en argumenten, inclusief het treffen van een voorziening (Renkum draagt bij aan de vertrekregeling van een medewerker en betaalt geen opstartkosten). 8. Notitie Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) De GR van ODRA wijkt nu af van hetgeen is opgenomen in de nieuwe Wgr. Om verwarring te voorkomen is het wenselijk de GR van ODRA hierop aan te passen. Tevens kunnen dan enkele correcties worden doorgevoerd. Het AB onderschrijft de noodzaak tot aanpassen van de GR. Voorgesteld wordt aan het AB om het DB te verzoeken om de voorbereiding, de uitwerking en het in procedure brengen namens het AB te verzorgen. De leden van het Algemeen Bestuur stemmen in met deze opdrachtverstrekking aan het Dagelijks Bestuur. 9. Rondvraag - De heer Janssen vraagt per wanneer ODRA archiefwaardig gaat werken. De heer Robben meldt dat ODRA vanaf nagenoeg geheel voldoet aan de archiefwet. De heer Janssen vraagt aandacht voor dit aspect omdat het bevoegd gezag verantwoordelijk is voor het voldoen aan de archiefwet.

5 De tieer Mink sluit de vergadering. Datum volgende bijeenkomst: 12 juni 2015 Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van 12 juni 2015, de voorzitter, /dcwa^rnemend secretaris. de heer A. Mink de heer ing. J.B.H. Robben

6