Deelplan IC Personeel Gemeente Lingewaard

Transcriptie

1 Deelplan IC Personeel 2015 Gemeente Lingewaard

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2 2. Structureel / incidenteel 2 3. Opdrachtgever 2 4. Opdrachtnemer 2 5. Relevante wet- en regelgeving 2 6. Rapportage 3 7. Frequentie 3 8. Omvang van de controle 3 9. Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico s) 5 Bijlage 1: Checklist mutaties personeel 7 Bijlage 2: Checklist indiensttreding 8 Bijlage 3: Checklist uitdiensttreding 9 1

3 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Personeel ligt in het Jaarplan IC Ten aanzien van het proces Personeel is opgenomen dat vanwege de financiële omvang dit proces in de controle opgenomen. De controledoelstelling van de IC 2015 is het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers. De volgende activiteiten zullen plaatsvinden: Indienst- en uitdiensttreding - Controle op volledigheid personeelsdossiers - Controle op tijdige aan- c.q. afmelding - Controle op de juistheid en tijdigheid van de verwerking in de salarisadministratie Vaste en variabele/eenmalige mutaties - Controle op autorisatie en financiële verwerking van mutaties Reguliere salarisbetaling - Controle op juistheid en volledigheid output Raet - Vaststellen dat Bruto-netto controle heeft plaatsgevonden in januari Aansluiting salarisadministratie met financiële administratie Een mogelijk risico in dit proces is dat het personeel-stambestand niet juist is waardoor teveel of aan de verkeerde personen salaris wordt betaald. Ook kunnen stamgegevens voor de salarisberekeningen onjuist zijn, waardoor bijv. inhoudingen te laag zijn en afdrachten onjuist worden verantwoord. Uit te betalen vergoedingen worden niet berekend op basis van wettelijke of interne regelingen. In de personeelsdossiers zijn niet alle verplichte documenten opgenomen zoals loonbelastingverklaring, kopie identificatiebewijs. 2. Structureel / incidenteel Het betreft een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2015 is het directieteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2015 wordt in het eerste halfjaar van 2016 aan het directieteam aangeboden. 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Personeel, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team P&O. In de praktijk is de concerncontroller opdrachtnemer, waarbij de IC er de controle uitvoert. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2015 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2015) is de bestaande wet- en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Personeel beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Ambtenarenwet Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt) Fiscale wetgeving 2

4 Sociale verzekeringwetten CAR/UWO Bezoldingsregeling Diverse regelingen secundaire arbeidsvoorwaarden Beloningsbeleid gemeente Lingewaard Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Lingewaard 2011 Budgethoudersregeling Besluit mandaat, volmacht en machtiging Lingewaard Rapportage De bevindingen en conclusies uit de controle worden in concept voorgelegd aan de medewerker en/of verantwoordelijk teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het definitieve verslag. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het directieteam. 7. Frequentie Het proces Personeel bevat handelingen met maximaal een maandelijkse frequentie. De mutaties, vast en variabel, worden maandelijks aan Raet doorgegeven en integraal gecontroleerd. De salarisadministratie wordt periodiek (maandelijks) aangesloten met de financiële administratie. Een bruto-netto berekening vindt plaats bij de salarisrun van januari van ieder kalenderjaar. Op basis hiervan zou de interne controle op het proces Personeel idealiter over twee momenten in het jaar verdeeld worden 1. Conform het Intern Controle Jaarplan zal in 2015 de controle op één moment plaatsvinden, namelijk in november Omvang van de controle De bruto-netto berekening en controle wordt door het team P&O zelf uitgevoerd bij de salarisrun van januari van ieder jaar. Onderdeel van de interne controle is daarom alleen het vaststellen dat deze controle daadwerkelijk is uitgevoerd. In overleg met de accountant en op basis van de grootte van de populatie (<200) zal 10% doch minimaal één indiensttreding en één uitdiensttreding gecontroleerd worden. Voor 2015 wordt een toename in het aantal indiensttredingen verwacht in verband met de decentralisaties, echter niet groter dan 200, waardoor een deelwaarneming van 10% representatief blijft (conform Jaarplan IC 2015, paragraaf Bepaling omvang deelwaarneming). De maandelijkse mutaties worden door een medewerker P&O bij Raet aangeleverd. Een tweede medewerker controleert vervolgens integraal het salaris/-mutatieoverzicht dat Raet bij de volgende salarisrun retour stuurt. Deze functiescheiding en integrale controle geeft een positief oordeel over de werking van het proces. De controle wordt echter (nog) niet vastgelegd. Een organisatiegerichte controle is daarom niet mogelijk. Desalniettemin lijkt het proces goed te verlopen en kan, conform het Jaarplan IC 2015, volstaan worden met een controle van 25 deelwaarnemingen op de mutaties. Hierbij worden 15 vaste mutaties (periodiekwijziging, urenwijziging of wijziging in vaste vergoeding, bijvoorbeeld reiskosten) en 10 variabele mutaties ((gratificatie, declaratie (personeelslid of bestuurder) of andere incidentele vergoeding)). 1 Zie Jaarplan IC 2015; paragraaf Frequentie van de controlewerkzaamheden 3

5 De aansluiting met de financiële administratie vindt maandelijks plaats, dus 12 maal per jaar. Aangezien (nog) geen oordeel van de werking van dit subproces gegeven kan worden, zullen conform het Jaarplan IC 2015 dit jaar 3 maandelijkse aansluitingen gecontroleerd worden (25%). 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontrole aan de hand van de door de accountant verstrekte CAL. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Interviewen medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en eventueel meelopen met de medewerker en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen dat in januari 2015 een juiste bruto-netto berekening en controle heeft plaatsgevonden. 5. Uitvoeren deelwaarnemingen. Indiensttredingen controleren op de aspecten: MT-besluit; Kopie ID; Verklaring Omtrent Gedrag (VOG); Aanstellingsbrief, inclusief ondertekening door gemeentesecretaris; Juistheid eerste salarisbetaling. De uitdiensttredingen controleren op de aspecten: Bij eigen verzoek: brief van medewerker met verzoek om ontslag uit aanstelling; Bij (gedwongen) ontslag: MT-besluit; Brief met bevestiging ontslag uit aanstelling, inclusief ondertekening door gemeentesecretaris; Juistheid laatste salarisbetaling; Vaststelling dat geen salaris meer betaald is in maand volgend op laatste dienstmaand. De getrokken mutaties controleren op de aspecten (zie checklist mutaties personeel): Belegstuk waaruit mutatie juist blijkt; Juiste bevoegdheid van aanleveren mutatie; Vaststellen van functiescheiding tussen aanleveren aan Raet en controleren van mutatieoverzicht na verwerking door Raet; Juiste administratieve verwerking door Raet, blijkens uit de definitieve salarisrun; Bij variabele (incidentele) mutatie: vaststellen dat mutatie in volgende maand niet opnieuw is verwerkt. De gekozen aansluitingen tussen salaris- en financiële administratie controleren op de aspecten: Parafen van twee bevoegde medewerkers alvorens salarisrun ter betaling wordt doorgestuurd aan Equens; Juiste bedragen overgenomen van salarisadministratie in financiële administratie; Juiste codering bedragen over verschillende grootboeken en kostenplaatsen; 6. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Personeel 7. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 8. Uitvoeren collegiale review door IC er of concerncontroller. 9. Rapporteren aan teamleider proces. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2015 in november 2015 uitgevoerd en afgerond worden. 4

6 De verwachting is dat de controle 5,5 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 5,5 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 1 dag om de voorbereidingen te treffen; - 1 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 0,5 dag om een in- en uitdiensttreding en de bruto-netto berekening te controleren ; - 1 dag om de mutaties te controleren; - 0,5 dag de salarisstanden van december 2011 te genereren en bij de teamleiders en afdelingsmanagers uit te zetten; - 0,5 dag om de geretourneerde salarisstanden van december 2011 te controleren en verwerken; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 11. Waarom (risico s) Risico's Onjuiste betaling van het volledige salarisbestand door foute invoering van nieuwe belastingtarieven, premies, etc. Salaris uitbetalen aan medewerkers die niet meer in dienst zijn of geen salaris uitbetalen aan nieuwe medewerkers. Interne controle doelstelling 100% zekerheid dat nieuwe tarieven juist door Raet worden ingevoerd. Een juiste en betrouwbare salarisadministratie Interne controle maatregel Integrale controle van het team P&O op de tarieven bij de salarisrun van januari door middel van een bruto-netto berekening en controle Maandelijkse integrale controle van de mutaties, met functiescheiding Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat de brutonetto berekening heeft plaatsgevonden in januari. Vaststellen dat de maandelijkse integrale controle heeft plaatsgevonden door een volledige dossiercontrole op één indiensttreding en één uitdiensttreding tot en met de eerste/laatste salarisbetaling. Geen zekerheid op de juistheid van het basisbestand, waardoor er risico bestaat op onjuiste uitbetalingen via het salarissysteem. 100% zekerheid over de volledigheid, juistheid van stamgegevens in het basisbestand. Mutaties worden integraal, inclusief functiescheiding, in het proces beheerst. Vaststellen maandelijkse integrale controle op volledigheid en rechtmatigheid. Onjuiste en/of ongeautoriseerde mutatie in de salarisadministratie. Vaststellen dat mutaties rechtmatig plaatsvinden: geautoriseerd door de juiste personen, met voldoende onderbouwing en tijdig en juist verwerkt worden. Maandelijkse integrale controle met functiescheiding tussen aanleveren mutaties Raet en controle mutaties.. Vaststellen maandelijkse integrale controle op rechtmatigheid door het controleren op een deelwaarneming van 25 mutaties (15 vast en 10 variabele) of deze rechtmatig verwerkt zijn (zie checklist). 5

7 Onjuiste en/of niet tijdige salarisverwerking door extern salarisverwerker (Raet). Verschillen tussen de salarisadministratie en financiële administratie en dus onjuistheden in de jaarrekening 100% zekerheid over juist en volledige verwerking salarisgegevens door extern salarisverwerker (Raet). Een 100% match tussen salarisadministratie en financiële administratie ten behoeve van een juiste jaarrekening Integrale controle, met functiescheiding, op salaris- /mutatieoverzicht dat Raet bij de volgende salarisrun retour stuurt. Controle (en parafen) van twee medewerkers van het team Financiën bij de verwerking van de salarisruns. Vaststellen integrale controle retourzending door Raet van salaris- /mutatieoverzicht. Vaststellen dat deze controle door een andere functionaris plaats vindt dan de functionaris die de mutatie heeft aangeleverd aan Raet (functiescheiding). Controleren van een deelwaarneming op 3 salarisruns of deze juist verwerkt zijn in de financiële administratie. 6

8 Bijlage 1: Checklist mutaties personeel Personeelsnummer Datum (maand) mutatie Eenmalige of vaste mutatie? Reden mutatie Belegstuk reden mutatie aanwezig? Belegstuk juist? Mutatie Functiescheiding goedgekeurd aanleveren door bevoegd mutatie aan Raet manager en controle mutatie? Juiste administratieve verwerking (o.b.v. salarisrun) Bij variabele mutatie: volgende maand NIET opnieuw verwerkt? Opmerking 7

9 Bijlage 2: Checklist indiensttreding Naam personeelslid Datum in dienst Dossiern ummer MT-besluit Kopie-ID VOG Ondertekende aanstellingsbrief Juistheid 1e salarisbetaling Opmerkingen 8

10 Bijlage 3: Checklist uitdiensttreding Naam personeelslid Datum uit dienst Dossiernummer MTbesluit Bewijs eigen verzoek Ondertekende bevestigingsbrief ontslag Juistheid laatste salarisbetaling Geen doorbetaling na ontslag Opmerkingen 9