Plaats in de organisatie: De administrateur ontvangt hiërarchisch leiding van de manager Bedrijfsvoering/controller.

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING Organisatie: MEE West-Brabant Afdeling: Bedrijfsvoering Functiebenaming: Functiecode: A Salarisschaal: 45 Vastgesteld: Doel van de functie: Het verrichten van financieel-administratieve werkzaamheden en het bewaken van de financiële administratie binnen het vastgestelde financiële beleid. Plaats in de organisatie: De administrateur ontvangt hiërarchisch leiding van de manager Bedrijfsvoering/controller. Functionele contacten: Interne contacten: salarisadministrateur, bestuurder, leidinggevenden, medewerker P&O, medewerkers. Externe contacten: debiteuren/crediteuren, accountant, leveranciers administratieve software, relevante financiële instellingen, collega-instellingen. Resultaatgebieden: Financiële verslaglegging Het, onder verantwoordelijkheid van de manager Bedrijfsvoering, opstellen van de begroting, het vastleggen van de financiële mutaties en het maken van de trimesterrapportages en de jaarrekening, conform de richtlijnen en AO-procedures. - Het opstellen van de begroting. - Het opstellen van de trimesterrapportages. - Het opstellen van de jaarrekening. - Het analyseren en verklaren van de budgetverschillen. - Het maken van de aansluiting tussen de boekhouding en de salarisadministratie; het verrichten van de loonaangiftes. - Het controleren of de subadministraties (crediteuren, debiteuren en vaste activa) op elkaar zijn aangesloten; het signaleren en oplossen van afwijkingen. - Het verrichten van interne controles van het bedrijfsinformatie(erp-)systeem. - Het signaleren van mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures en het bespreken hiervan met de manager Bedrijfsvoering/controller. Resultaat: de begroting, de trimesterrapportages en de jaarrekening zijn opgesteld binnen de daartoe gestelde termijnen en conform de richtlijnen en AO-procedures. De (sub)administraties sluiten op elkaar aan. De bedrijfsinformatie is tijdig, juist en betrouwbaar. Managementinformatie Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van financiële gegevens en productiegegevens aan belanghebbenden. - Het op verzoek maken van ad hoc financiële overzichten. - Het verstrekken van productiegegevens aan belanghebbenden. - Het uitzoeken en beantwoorden van vragen over managementinformatie. Resultaat: er is voldaan aan de informatiebehoefte van de organisatie zodat er gestuurd kan worden op het behalen van de afgesproken resultaten.

2 Verwerking financiële gegevens Het bijhouden van de verschillende dagboeken in het financieel systeem en het archiveren van de onderliggende stukken. - Het boeken van de bank en de kas en het verwerken van de inkoop- en verkoopfacturen in het financieel systeem. - Het beheren en afwikkelen van de pluspakketten. - Het archiveren van financiële brondocumenten. Resultaat: de gegevens in het financieel systeem zijn juist en betrouwbaar. Salarisadministratie Het doen van de salarisadministratie. - Het fungeren als applicatiebeheerder van het salarispakket. - Het ondersteunen van de salarisadministrateur bij voorkomende werkzaamheden, zoals het maken van berekeningen, buiten het salarispakket om. - Het vervangen van de salarisadministrateur bij afwezigheid. Resultaat: de continuïteit van de salarisadministratie is gegarandeerd.

3 FUNCTIE-EISEN Kennis Een Mbo+-opleiding op het gebied van financiële administratie (Moderne Bedrijfsadministratie) met een aanvullende opleiding gericht op Business Intelligence. Drie jaar ervaring in een relevante of vergelijkbare functie. Kennis van het salarissysteem. Kennis van salarisadministratie. Kennis van het datawarehouse (Cognos). Kennis van (Qbis) applicatiebeheer. Kennis van fiscale en financiële wet- en regelgeving. Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen in het vakgebied door middel van cursussen, vakliteratuur en bijscholing. Zelfstandigheid De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd binnen de administratieve procedures en externe richtlijnen. Voorkomende problemen worden binnen de vastgestelde kaders zoveel mogelijk zelfstandig opgelost. Flexibiliteit en het nemen van initiatieven zijn vereist. Terugval is mogelijk op de manager Bedrijfsvoering/controller. Sociale vaardigheden Tact, hulpvaardigheid, klantvriendelijkheid, kunnen luisteren en het bewaren van de eigen houding zijn vereist in de contacten met medewerkers en externen. Risico s, verantwoordelijkheid en invloed Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de financiële verslaglegging binnen de daartoe gestelde termijn en conform de richtlijnen en AO-procedures, voor de aansluiting van de (sub)administraties, voor de beschikbaarheid van tijdige, juiste en betrouwbare (management)informatie, voor juiste en betrouwbare gegevens in het financieel systeem en voor de continuïteit van de salarisverwerking. Er is kans op het veroorzaken van materiële (financiële schade) door fouten in de diverse financiële werkzaamheden. Daarnaast bestaat er kans op immateriële (imagoschade) in de externe contacten. Uitdrukkingsvaardigheid Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is nodig bij het beantwoorden van vragen, bij het geven van een toelichting over managementinformatie en het ondersteunen van de salarisadministrateur. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is van belang bij alle financieel-administratieve werkzaamheden. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig voor het werken met de computer, waarbij snelheid en nauwkeurigheid van belang zijn. Oplettendheid Oplettendheid is nodig voor het controleren, analyseren en verwerken van (financiële) informatie. Het bewaren van de oplettendheid wordt bemoeilijkt door verstoringen in het werk door vragen en door het feit dat er op veel punten tegelijk moet worden gelet. Onvoldoende oplettendheid kan leiden tot consequenties voor het eigen werk en dat van anderen doordat financiële gegevens niet correct zijn. Overige functie-eisen Geduld is nodig in de contacten met debiteuren, crediteuren en medewerkers. Systematisch werken is van belang bij alle (financiële) werkzaamheden. Eisen worden gesteld aan integriteit en betrouwbaarheid in verband met het hebben van toegang tot de financiële gegevens en personeelsgegevens. Representativiteit is vereist in de externe contacten.

4 Inconveniënten Fysieke belasting is aan de orde door frequent en veelvuldig beeldschermwerk. Psychische belasting kan optreden bij piekbelasting.

5 BIJLAGE 1 DEFINITIES AO-procedure: administratieve organisatie; wie mag welke taak uitvoeren op welk moment. Standenregister: het verschil tussen de ene en de andere maand. Trimesterrapportage: viermaanden overzicht (budgetten ten opzichte van de werkelijkheid).