Deelplan IC Inkoop en aanbestedingen Gemeente Lingewaard

Transcriptie

1 Deelplan IC Inkoop en aanbestedingen 2015 Gemeente Lingewaard 0

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding Structureel / incidenteel Opdrachtgever Opdrachtnemer Relevante wet- en regelgeving Rapportage Frequentie Omvang van de controle Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico s)... 5 Bijlage 1: Checklist aanbestedingen... 7 Bijlage 2: Checklist inkoopfacturen... 8 Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren... 9 Bijlage 4: Termijnbetalingen Bijlage 5: Spoedbetalingen

3 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces inkoop- en aanbestedingen ligt in het Jaarplan IC Ten aanzien van het proces inkoop en aanbestedingen is hierin opgenomen dat het een aanzienlijk financieel belang vertegenwoordigt. In de voorgaande jaren zijn er in de organisatie aanzienlijke stappen gezet om de inkoop en aanbesteding verder te professionaliseren. Daarnaast blijft het noodzakelijk de toepassing van de Europese aanbestedingsregels vooral bij inkopen van goederen of diensten te monitoren. Uit de voorgaande controles is niet een algemeen positief oordeel gebleken. Vanaf 1 januari 2015 zal de inkoop van zorg naar aanleiding van de decentralisaties aandachtpunt zijn. De IC 2015 is gericht op de (werking van de) deelprocessen in het inkoopproces, de naleving van de Europese aanbestedingsregels en juiste verwerking van de inkoopfacturen. De gemeente moet voldoen aan Europese richtlijnen. Aanbestedingen moeten volgens de EU-richtlijnen aan drie vereisten voldoen; transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Daarbij heeft de EU grensbedragen vastgesteld, wanneer men als overheidsinstantie Europees moet aanbesteden. Deze grensbedragen zijn te verdelen in drie categorieën: Werken incl. BTW Diensten incl. BTW Leveringen incl. BTW Ten aanzien van aanbestedingen geldt dat er een risico bestaat dat de gemeente Lingewaard de aanbestedingen onrechtmatig, ofwel niet volgens de daartoe geldende procedure, uitvoert en hierdoor geconfronteerd wordt met claims. Ten aanzien van (de verwerking van) inkopen gelden de risico s dat kosten die ten onrechte worden verantwoord (o.a. digitale handtekening ontbreekt of onjuiste digitale handtekening), op een verkeerd product worden geboekt of niet worden betaald aan juiste crediteur. Het ontbreken van of een onvolledig contractenregister en het ontbreken van een verplichtingenadministratie kan leiden tot het niet correct volgen van de Europese aanbestedingsregels of eigen inkoopbeleid. 2. Structureel / incidenteel Vanuit risicoperspectief is dit een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2015 is het directieteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2015 wordt in het eerste halfjaar van 2016 aan het directieteam aangeboden. 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer van het proces Inkoop en aanbestedingen is het team Financiën. In de praktijk is de concerncontroller opdrachtnemer, waarbij de IC er de controle uitvoert. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2015) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Inkoop en aanbestedingen beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag Wet ketenaansprakelijkheid Aanbestedingswet

4 Gids proportionaliteit Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012) Fiscale wetgeving (Btw-compensatiefonds, Wet omzetbelasting etc.) Budgethoudersregeling Besluit mandaat, volmacht en machtiging Lingewaard Rapportage De bevindingen en conclusies uit de controle worden in concept voorgelegd aan de verantwoordelijk medewerker en/of verantwoordelijk teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het definitieve verslag. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het directieteam. 7. Frequentie Het proces Inkoop en aanbestedingen is aan te merken als een continu en routinematig proces. Dagelijks worden er gemeentebreed contracten afgesloten en opdrachten verstrekt waarbij het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Lingewaard van toepassing is, danwel de Europese regelgeving moet worden gevolgd. De reguliere inkopen en het muteren van de stamgegevens crediteuren vinden in principe dagelijks plaats door de financiële administratie (Team Financiën). Op twee dagen in de week, te weten de dinsdag en de donderdag vinden de bulkbetalingen door middel van een batchbetaling plaats. Tevens vinden er, indien noodzakelijk, dagelijks handmatige/spoedbetalingen plaats. Conform het Jaarplan IC 2015 wordt het proces Inkoop en aanbestedingen voor de interne controle 2015 op twee momenten in het jaar gecontroleerd, te weten in oktober 2015 (eerste 9 maanden van het boekjaar) en vervolgens nog in januari/februari 2016 (de rest van het betreffende boekjaar). 8. Omvang van de controle De controle op het proces Inkoop en aanbestedingen betreft meerdere deelprocessen. Ten aanzien van de aanbestedingen zal een analyse plaatsvinden op basis van inkoopvolume crediteuren > De populatie wordt bepaald door alle crediteuren boven de Vandaaruit wordt een kritische deelwaarneming uitgevoerd. Zowel het aantal als de daadwerkelijke steekproef wordt bepaald en uitgevoerd door de accountant. De controle op het proces van inkoop is te verdelen in: De werking van het inkoopproces wordt gecontroleerd aan de hand van 25 willekeurige gekozen inkoopfacturen. Deze worden steekproefsgewijs geselecteerd. De controle op de mutaties stamgegevens crediteuren vindt plaats op basis van een totaallijst wijzingen crediteurenstamgegevens op te vragen. Vanuit deze populatie worden 25 deelwaarnemingen getrokken. (uitgaande van een positief oordeel op basis van het interview en/of de algemene controle) op basis van ca mutaties per jaar. Op de crediteuren termijnbetalingen zal een deelwaarneming van 10% plaatsvinden (bij populatie < 200). Uiteraard uitgaande van een positief oordeel o.b.v. het interview en/of de algemene controle. Ten aanzien van de spoedbetalingen dienen 25 deelwaarnemingen beoordeeld te worden; uitgaande van ca 350 spoedbetalingen per jaar en een positief oordeel o.b.v. het interview 3

5 en/of de algemene controle. Er dient een willekeurige selectie gemaakt te worden binnen de gedane betalingen. crediteuren. 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontroles aan de hand van de door de accountant verstrekte CAL. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Interviewen medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en eventueel meelopen met de medewerker en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. 4. Controleren via team Inkoop of voor leveringen/diensten bij een bedrag en bij werken Europees is aanbesteed. De uitkomst van deze algemene controle is mede bepalend voor de deelwaarneming van onderstaande controle. 5. Controle op juistheid en volledigheid van aanbestedingsbeleid ( zie checklist 1: Aanbestedingen). a. Type opdracht b. Welke aanbestedingsprocedure dient gevolgd te worden? c. Welke aanbestedingsprocedure is gevolgd? d. Is het juiste aanbestedingsprocedure gevolgd? e. Is er gemotiveerd afgeweken? f. Is er zichtbaar sprake van knippen en/samenvoegen? g. Is er voldoende gemotiveerd op basis van PIANOo of anderszins? 6. Controle op de juistheid en volledigheid van (de verwerking van) de 25 willekeurige inkoopfacturen (zie checklist 2: Inkoopfacturen) a. Factuur door PAV goedgekeurd? b. Factuur door budgethouder goedgekeurd? c. Totale waarde van de opdracht? d. Opdracht conform inkoopregels? e. Juiste coderinges-/boekingscombinatie? f. Betaald bedrag conform factuur? g. BTW juist verrekend? h. Betaling aan juiste crediteur? 7. Controle op de juistheid en volledigheid van de mutaties in stambestand crediteuren door middel van vaststellen functiescheiding aanleveren, muteren en controleren totaallijst wijzingen stambestand crediteuren (zie checklist 3: Mutaties stambestand gegevens crediteuren). 8. Controle op de juistheid en volledigheid van de termijnbetalingen door middel van (zie checklist 4): a. Autorisatie factuur door bevoegd persoon? b. Betaald bedrag op factuur conform afgeschreven bedrag (bedrag op bankafschrift)? c. Betaling aan juiste crediteur? d. Betaald bedrag stemt overeen met de factuur? e. Factuur volledig en op juiste kostenplaats/kostensoort geboekt? 9. Controle op de juistheid en volledigheid van spoedbetalingen door middel van (zie checklist 5: spoedbetalingen): a. Betaald bedrag op factuur conform afgeschreven bedrag (bedrag op bankafschrift)? b. Autorisatie factuur door bevoegd persoon c. Betaling aan juiste crediteur? d. Factuur volledig en op juiste kostenplaats/kostensoort geboekt? 10. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met verantwoordelijk medewerker en/of leidinggevende van het proces Inkoop- en aanbestedingen. 4

6 11. Rapport eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 12. Uitvoeren collegiale review door IC er of concerncontroller. 13. Rapporteren aan teamleider proces. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2015 in twee fases plaatsvinden. De eerste controle vindt plaats in oktober 2015 (controleperiode 1-1 t/m 30-9) en de tweede controle zal uitgevoerd en afgerond worden in januari/februari 2016 (restant boekjaar). De verwachting is dat de controle 20 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 2 maanden. De 20 dagen zijn als volgt onderverdeeld: 2,0 dag om de voorbereidingen te treffen; 14 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); 3,0 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 11. Waarom (risico s) Risico's Niet naleven van intern- en /of extern inkoopbeleid Onjuist stambestand crediteuren Interne controle doelstelling Handelen conform intern en/of extern inkoopbeleid Juist en volledig crediteuren stambestand Interne controle maatregel Spelregels zijn vastgelegd in de notitie '' Inkoop en aanbestedingsbeleid 2008''. Mogelijkheid inschakelen team Inkoop voor advisering/begeleiding inkooptraject. Functiescheiding tussen aanlevering, wijzigen en controle stambestand crediteuren. Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat de spelregels van intern en/of extern inkoopbeleid worden gevolgd aan de hand van a. afnemen interview inkoper tbv algemene controle, b. deelwaarneming van 40 inkoopfacturen (25 grootste + 15 geheel willekeurig (zie checklist 1) en c.analyse inkoopvolume crediteuren > Vaststellen dat het aanleveren, het muteren en de controle op het stambestand crediteuren niet door één en dezelfde persoon plaatsvindt (d.m.v. 25 deelwaarnemingen). 5

7 Onvoldoende controle op handmatige cq. Spoedbetalingen Rechtmatige handmatige c.q. spoedbetalingen Deze betalingen verlopen conform de procedure van reguliere facturen Vaststellen dat de handmatige c.q. spoedbetalingen verlopen conform de procedure reguliere betalingen aan de hand van 25 deelwaarnemingen. Onvoldoende controle op termijnbetalingen crediteuren Onbevoegd persoon parafeert inkoopfactuur Rechtmatige termijnbetalingen crediteuren Inkopen vinden plaats door de daarvoor geautoriseerde persoon Deze betalingen verlopen conform de procedure van reguliere facturen. Zichtbaar paraaf op digitale factuur conform budgethoudersregeling/mandaatregeling Vaststellen dat de termijnbetalingen verlopen conform de procedure reguliere betalingen aan de hand van 10% deelwaarnemingen Vaststellen dat de factuur is getekend door de daarvoor bevoegde persoon aan de hand van deelwaarnemingen Factuur wordt onjuist/onvolledig/ op verkeerde kostenplaats ingeboekt Factuur juist en volledig verantwoorden Zichtbare collegiale toetsing op de financiële verwerking van facturen/digitalisering facturen/functiescheiding Vaststellen dat de factuur conform de voorschriften (BBV, BTW-label IV3 matrix) is geboekt. Aan de hand deelwaarnemingen. Betaald bedrag stemt niet overeen met de factuur Betaald bedrag is conform de factuur Zichtbare controle betaaladvieslijst (op crediteur en bedrag) met bijbehorende factuur Vaststellen dat het juiste bedrag, conform de factuur, is betaald. Aan de hand van deelwaarnemingen. Betaling verricht aan verkeerde crediteur Betaling aan juiste crediteur Zichtbare controle betaaladvieslijst (op crediteur en bedrag) met bijbehorende factuur Vaststellen controle betaaladvieslijst met bijbehorende factuur; aan de hand deelwaarnemingen. 6

8 Bijlage 1: Checklist aanbestedingen # Leverancier EUR Contract geldig in 2014 (evt op basis van verlengingsbrieven. Let op, contract dient dan verlengingsoptie te hebben). Wanneer geen geldig contract, dan is inkooplast van onderzoeksjaar onrechtmatig. 1 2 Jaar van aanbesteden (van belang voor van toepassing zijnde regelgeving/bel eid). Dit vast te stellen door datum gunningsbrief, anders ingangsdatum contract Type opdracht (werk, levering, dienst 2A/2B) Welke aanbestedingsp rocedure dient gevolgd te worden? Enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, nationale aanbesteding, Europese aanbesteding Welke aanbestedingspro cedure is gevolgd Enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, nationale aanbesteing, Europese aanbesteding Kunnen we obv Is er het aanbestedingsdo ssier vaststellen dat juiste aanbestedingspr ocedure is gevolgd. Daarvoor minimaal in dossier: offertes, gunning, contract gemotiveerd afgeweken op basis van een afwijkmemo dan wel ander document. Is er zichtbaar sprake van onnodig knippen en/of samenvoegen? Is er voldoende Opmerkingen gemotiveerd obv checklist PIANOo of anderszins? 7

9 Bijlage 2: Checklist inkoopfacturen Doc. Nr. Omschrijving factuur Bedrag incl.btw Crediteurnr Naam Crediteur Kosten plaats Kpl Kosten omschr soort Kosten soort omschr Factuur Factuur PAV budgethouder goed goedgekeurd gekeurd Omschrijving opdracht Totale waarde opdracht Conform Juiste inkoopregels? codering/ boekings combinatie Betaald bedrag conform factuur BTW juist verrekend? Betaling aan juiste crediteur 8

10 Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren Deelwaarneming Crediteurnr Datum mutatie Datum bevestiging Tijdstip bewerker Bewerker Goedkeuring Autorisatie aanmaken aanwezig Autorisatie bevestiging aanwezig 9

11 Bijlage 4: Termijnbetalingen Deelwaarneming Document nr Crediteur nr Naam crediteur Omschrijving Bedrag Totaal bedrag Autorisatie door bevoegd persoon Bankgironum mer op factuur/ opdracht Bankgironum mer op bankafschrift Betaling aan juiste crediteur Betaling conform opdracht/ factuur? Juiste kostenplaats/ kostensoort geboekt? 10

12 Bijlage 5: Spoedbetalingen Weeknr nieuw weeknr Datum 1e betaling Bedrag Bedrag factuur conform bedrag op bankafschrift Autorisatie door bevoegd persoon Betaling aan juiste crediteur Factuur volledig en juiste kostenplaats Opmerkingen 11