Uren invoeren oproepkrachten

Transcriptie

1 Gebruik je de Apployed Salaris Service en heb je uurloners of oproepkrachten in dienst? Voor de salarisadministratie moet je in dat geval periodiek het aantal gewerkte uren en dagen aanleveren. Dit kan op twee manieren; automatisch of handmatig 1 Automatisch Wil je het aantal gewerkte uren middels een automatische proces aan de Apployed Salaris Service doorgeven, ga dan als volgt te werk: Laat uurloners (c.q. oproepkrachten) in Projecturen de gewerkte uren registreren. Laat de manager de uren autoriseren Gewerkte dagen kunnen geautomatiseerd worden weggeschreven naar Eenmalige mutaties Deze gegevens kunnen zonder een extra handeling door de Apployed Salaris Service worden verwerkt Maak je geen gebruik van de Apployed Salaris Service dan kan je een rapport uitdraaien en aanleveren aan je externe verwerker. Het automatische proces instellen Configuratie Bedrijfsinstellingen Algemene Instellingen Project uren instellingen Via Wijzigen en Bewerken kun je de volgende opties aan- of uitzetten: Uurloners verlonen Zet deze optie aan om uurloners automatisch te verlonen. o Absentie doorbetalen Wordt de tijd die opgenomen wordt als verlof (door de uurloner) uitbetaald? Dit is van toepassing als een uurloner verlof opbouwt over zijn gewerkte uren, en dus verlof opbouwt. Een verlofregistratie zal dan gezien worden als gewerkte uren. Vaak wordt het opgebouwde verlof direct uitbetaald en zal deze optie dus niet geactiveerd hoeven te worden. Let op: Apployed herkent een uurloner aan de keuzeoptie Uurloon die hoort bij het veld Voltijd/Deeltijd. Dit veld vind je in de functie van de medewerker in het tabblad Financieel. Indien er geen Uurloon in het veld Voltijd/Deeltijd staat en een medewerker meer uren heeft gewerkt dan in het systeem/contract staat, zullen deze uren (indien zo ingesteld) nog steeds worden weggeschreven naar de TVT-regeling. Het uitbetalen van gewerkte uren geldt dus alleen voor uurloners en niet voor medewerkers met een vast contract. Een medewerker die per uur betaald wordt, mag in het systeem wel contracturen hebben, bijvoorbeeld in het geval van een min/maxconstructie.

2 Uren van uurloners Nadat de uurloner zijn uren heeft geregistreerd en klaargezet ter controle, kan de manager de uren goedkeuren. Een goedgekeurde urenstaat/weekstaat kan niet meer gewijzigd worden. De definitieve uren-/weekstaat is klaar om naar de Eenmalige mutaties weggeschreven te worden. De eenmalige mutaties gaan mee bij de maandelijkse aanleveren aan de salarisadministratie. Uren van uurloners verwerken Ga via het configuratiescherm naar het scherm Mutatie aanvragen verwerken. Maak een nieuwe regel aan via het menu Wijzigen. Vul de verloningsdatum in (een datum die in de periode van de nieuwe verloning valt) en markeer het vinkje Openstaande aanvragen verwerken en sla op. Na opslaan zal het vinkje Openstaande aanvragen verwerken weer uit staan. Dit betekent dat deze procedure steeds herhaald kan worden door het record te bewerken en het vinkje Openstaande aanvragen verwerken weer te markeren. Na opslaan zal het vinkje weer uit staan. LET OP: Apployed kijkt niet wanneer de uren geregistreerd zijn. Dit betekent dat het systeem gaat kijken naar alle openstaande geautoriseerde weken en deze gaat verwerken. Bijvoorbeeld een registratie uit week 4 wordt pas geautoriseerd door de manager in week 40, dan zal deze weekstaat pas in de eerstvolgende salaris periode na week 40 worden verwekt. Er is een rapport beschikbaar waarbij gecontroleerd kan worden of er nog ongeautoriseerde weekstaten zijn.

3 Schermvoorbeelden De volgende week urenstaat is geregistreerd, totaal 6 dagen en 27 uur. Na verwerking zal het Eenmalige mutatie scherm als volgt gevuld zijn.

4 Optie 2 Handmatig proces Om de uren van uurloners cq. oproepkrachten handmatig in te voeren moet eerst eenmalig bij een uurloner het Functie scherm en het Salarisgegevens scherm als volgt ingevoerd worden. Het Functie scherm Bij alle dagen vult u dus nul uren in. Let op dat het veld Voltijds/ deeltijd gevuld is met de waarde Uurloon. Het Salarisgegevens scherm Let op dat u bij Betalingsbasis uur invoert en bij Voltijdssalaris het bruto uurloon van de medewerker.

5 Gewerkte uren invoeren De gewerkte uren en dagen moet u iedere verloningsperiode invoeren. Uiteraard alleen als de medewerker daadwerkelijk gewerkt heeft. Ga naar het tabblad Financieel en vervolgens naar het scherm Eenmalige mutaties. Selecteer de medewerker en maak een nieuw record aan via het menu Wijzigen. Verloningsdatum de laatste datum van de salarisperiode Soort Gewerkte uren (uurloner) Waarde het aantal uur gewerkt in de periode Gewerkte dagen het aantal dagen gewerkt in de periode (dit veld is alleen actief als bij soort de waarde Gewerkte uren (uurloner) is geselecteerd Verlofopbouw Vaak worden bij uurloners de opgebouwde verlofuren direct uitbetaald middels een toeslag op het brutoloon, maar sommige bedrijven kiezen ervoor om de uurloners daadwerkelijk verlof te laten opbouwen. In het eerste geval hoeft u niets te doen. In het tweede geval moet u de opgebouwde verlofuren over de gewerkte uren van de periode handmatig bijboeken op de verlofregeling. Stel dat een voltijd medewerker 160 uur per jaar krijgt Dan krijgt een medewerker 0,077 (160 / (52 x 40)) vakantie uur per gewerkt uur. Reken deze waarde uit voor uw organisatie. Dus een medewerker die in ons voorbeeld 40 uur heeft gewerkt in de periode krijgt 3,08 verlofuren (0,77 x 40). Dit kunnen we als volgt registreren. Ga naar het tabblad Afwezigheid en vervolgens naar het scherm Toegestaan verlof. Selecteer de medewerker en klik op de Vakantieverlof regeling.

6 Onderaan het scherm kunnen we vervolgens een nieuw record aanmaken bij Verlofmutaties via het menu Wijzigen. Vul vervolgens de volgende velden in. Aantal het aantal opgebouwde verlofuren (3,08 in ons voorbeeld). Soort voer hier de waarde Wettelijk in. Dit betekent dat verlof dat meegenomen wordt naar het volgende jaar binnen 6 maanden opgenomen moet worden, anders vervalt het. Reden voer hier de reden in, bijvoorbeeld Opbouw vakantie uren Datum voer hier weer de laatste datum van de verloningsperiode in.