Verlof en Verzuim in People Inc.

Transcriptie

1 in People Inc.

2 I Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Introductie Welkom Hoofdstuk 2 Boeken van Bedrijf Verlofregelingen Werknemer... 8 Functie... 8 Salaris... 9 Toegestaan verlof Onderhoudscherm Extra verlof Hoofdstuk 3 Specifieke informatie Verlofunits Verlofmethode Verlofreferentie Verlof overnemen Hoofdstuk 4 Verlofopbouw Algemeen Verlof op basis van Leeftijd en Periode in dienst Hoofdstuk 5 Toekennen en Afsluiten Verlof toekennen Meerdere verlofjaren Jaar afsluiten Hoofdstuk 6 Vragen en mogelijke oplossingen 21

3 Introductie 2 1 Introductie 1.1 Welkom In deze handleiding wordt de werking van het uitgelegd. Niet alleen het boeken van verlof en verzuim records komt aan de orde maar ook het aanmaken en toekennen van verlofregelingen. Vanzelfsprekend wordt ook het afsluiten van een verlofjaar besproken. Alle onderwerpen worden voorzien van voorbeelden. 2 Boeken van Voordat in People Inc. een verlof of verzuim record voor een werknemer geboekt kan worden moeten eerst de volgende stappen uitgevoerd zijn: Bedrijven: Er moet één of meerdere bedrijven aanwezig zijn in de database. Vooral het correcte aantal fulltime contracturen is van belang. Bedrijfsvrije dagen: Er moet een keuze gemaakt worden of men rekening wil houden met bedrijfsvrije dagen en zo ja dan moeten deze ingevoerd worden in het sub-scherm Vrije dagen. Denk hierbij aan Pasen, Pinksteren en Kerstmis. De dagen dienen voor ieder kalenderjaar opnieuw ingevoerd te worden. Verlofregelingen: Er moeten een aantal verlofregelingen aangemaakt worden, Ziekte en Vakantie zijn de voornaamste. Het is belangrijk goed over de verlofregelingen na te denken. Bijvoorbeeld tegoed in dagen of uren, jaarlijks toekennen of opbouwend. Werknemer: Vervolgens moet de werknemer volledig aangemaakt zijn. Wordt gekozen voor een verlofregeling op basis van leeftijd en/ of periode in dienst dan moeten ook de velden Geboortedatum en Datum in dienst ingevoerd worden. Zou je dit niet doen dan wordt uiteindelijk een tegoed van 0 toegekend. Functie: Daarna moet de werknemer een functie record krijgen. Zo wordt hij geknoopt aan zijn bedrijf en weten we wat de fulltime contract uren zijn. In het functie record moeten ook de standaard werkuren per dag van de werknemer ingevuld worden. Dat maakt het mogelijk om rekening te houden met de werkuren tijdens het boeken van een verlof record en het berekenen van het toegestaan aantal verlofunits. Salaris: Indien ook de kosten van het verzuim bijgehouden moeten worden moet een salaris record voor de werknemer aangemaakt worden. Toegestaan Verlof: Vervolgens kunnen aan de werknemer de verlofregelingen toegekend worden in het Toegestaan verlof scherm. Toekennen van een regeling kan ook via het Onderhoudscherm. In de onderliggende sub-hoofdstukken zullen de stappen stuk voor stuk besproken worden. 2.1 Bedrijf Maak een record aan in het Bedrijven scherm.

4 3 In het voorbeeld is gekozen voor een record uit de demonstratie database. Dit bedrijf heeft een volledige werkweek van 40 uur. Open vervolgens voor dit bedrijf het subscherm Vrije dagen en voer alle bedrijfsvrije dagen in, bijvoorbeeld Pasen Het is belangrijk dat alle bedrijfsvrije dagen ingevoerd worden voordat gestart wordt met het nieuwe verlofjaar. Eenmaal ingevoerde records worden niet automatisch gecorrigeerd. 2.2 Verlofregelingen Open het scherm Verlofregelingen vanuit de Management Console.

5 Boeken van 4 Allereerst maken we een verlofregeling Ziekte aan. Dit is een speciale verlofregeling, de enige waarbij het mogelijk is om een tegoed van 0 dagen/uren te hebben en waarbij dan toch periodes geboekt kunnen worden. Naam en categorie van de regeling moeten gelijk aan Ziekte zijn. Alleen dan is het mogelijk om in een later stadium de verzuimcijfers te berekenen. De volgende verlofregeling is een vakantieregeling. Aan de hand van dit voorbeeld zullen de afzonderlijke velden besproken worden.

6 5 Naam Absentiecategorie Verlofunits Verlof op basis van Verlof referentie Rekening houden met bedrijfsvrije dagen Ongebr. verlof overnemen Beperkt in aantal Beperkt in tijd Verlofmethode Naam van de regeling. Kies een categorie uit de lijst. In ons voorbeeld kiezen we vakantie. Er kan gekozen worden tussen uren en dagen. Meestal wordt voor vakantie regelingen voor uren gekozen omdat het dan ook mogelijk is om de werknemer een halve dag vrij te laten nemen. Hier zijn een viertal keuzemogelijkheden. Bij Geen wordt niet gekeken naar leeftijd of datum in dienst van de werknemer. Bij Leeftijd wordt de geboortedatum van de werknemer gebruikt om het tegoed te bepalen. Bij Periode in dienst wordt de datum in dienst gebruikt voor de bepaling. Tot slot is er de combinatie Leeftijd & Periode in dienst waarbij naar beide wordt gekeken. In het sub-scherm Verlofopbouw worden de algemene tegoeden opgeslagen. Hier is de keuze tussen peil- en werkelijke datum. De peildatum komt overeen met de startdatum van de verlofregeling. Op die datum wordt bijvoorbeeld berekend hoe oud de werknemer is en hoe lang hij in dienst is. Wordt voor werkelijke datum gekozen dan wordt tijdens de berekening van het tegoed gekeken wanneer een werknemer een jaar ouder wordt en/of een jaar langer in dienst is. Plaats een vinkje als rekening gehouden moet worden met de onder Bedrijven ingevoerde bedrijfsvrije dagen, bijvoorbeeld Pasen of Koninginnedag. Als het vinkje geplaatst is worden geen vakantiedagen afgeboekt op de genoemde feestdagen. Plaats een vinkje als het restant van het tegoed meegenomen mag worden naar het volgende verlofjaar. Hier kan een maximum aantal over te nemen verlof units ingevoerd worden. Bijvoorbeeld 10 dagen oftewel 80 uur als we van een werkweek van 40 uur uitgaan. Voer in hoeveel weken het overgenomen tegoed geldig is. In dit voorbeeld 13 weken. Is het tegoed dan niet gebruikt dan gaat het verloren. Kies voor jaarlijks of opbouwend. Jaarlijks dan wordt het tegoed in één keer aan het begin van het verlofjaar toegekend. Bij opbouwend wordt het tegoed dagelijks berekend en opgewaardeerd. Het scherm verlofregelingen heeft een sub-scherm Verlofopbouw waarin het standaard tegoed in verschillende records ingevoerd kan worden. Bij de verlofregeling uit ons voorbeeld horen de volgende records: Het eerste record ziet er in detail als volgt uit:

7 Boeken van 6 T/m leeftijd T/m dienstjaar Verlof tegoed Per Notitie Voer hier de leeftijdsgrens in. In ons voorbeeld is dat 19 jaar. Hier kan het aantal dienstjaren ingevoerd worden. In ons voorbeeld hebben we bij "Verlof op basis van" gekozen voor Leeftijd. Naar het aantal dienstjaren wordt niet gekeken. Voer hier het tegoed in. Bij "Verlof units" hebben we gekozen voor uren, dat betekent dat we nu het tegoed in uren moeten invoeren Twee keuzemogelijkheden, te weten Jaar en Maand. Het aantal units verlof wordt in ons voorbeeld per maand weergegeven. Plaats hier een toelichting. In ons voorbeeld hebben we 5 records in het Verlofopbouw scherm behorende bij de verlofregeling vakantie. Deze records geven samen het verlof van het tegoed weer naarmate de leeftijd van de werknemer toeneemt. Bij het toekennen van het verlof wordt door het systeem gekeken hoe oud een werknemer is op de startdatum van de regeling. Er is namelijk gekozen voor de verlofreferentie peildatum. Vervolgens gaat het systeem de records af beginnend bij de trede t/m 19 jaar. Als een record is gevonden waaraan de werknemer voldoet wordt dat tegoed genomen voor de berekening van het uiteindelijke aantal verlof units. Verder zijn de datum in- en uitdienst en de fte voor de berekening van het uiteindelijke toegestane aantal verlof units van belang. 2.3 Werknemer Open in de Management Console het scherm Werknemers

8 7 Voer de gegevens van de (nieuwe) werknemer in. Indien bij de verlofregelingen gekozen is voor een regeling op basis van leeftijd en/of periode in dienst is het van groot belang dat de geboortedatum en de datum in dienst van de werknemer correct ingevoerd worden. Zouden deze waarden leeg gelaten worden dan kan dat resulteren in een tegoed van 0 units. Voorbeeld werknemer is de heer Broersma. Hij is in dienst vanaf 1 januari 2003 en is geboren op 14 juni 1970.

9 Boeken van Functie Open het functie scherm voor werknemer Boersma. Maak een functie record aan. De werknemer is 4 dagen per week werkzaam bij de Bloemkwekerij. Zijn functie start op 1 januari Hij maakt 8 uur per dag, zijn fte bedraagt 80% ( = 32/40 x 100%) Salaris Indien de kosten van het verzuim berekend moeten worden moet er ook een salaris record voor werknemer Boersma aangemaakt worden.

10 9 Open in de Management Console het scherm Salaris voor werknemer Boersma. Maak voor de werknemer een salaris record aan. In het voorbeeld hebben we gekozen voor een salaris gebaseerd op een voltijd salarisbedrag Toegestaan verlof In het Toegestaan verlof scherm worden de verlofregelingen voor de werknemer opgeslagen. Meestal worden per jaar minimaal 2 regelingen toegekend. Eén voor ziekte en één voor het boeken van vakantieverlof. De start- en einddatum geven de looptijd van de regeling aan. Toekennen Toekennen van een verlofregeling kan via het Toegestaan verlof scherm of via het Onderhoudscherm. Hieronder zal uitgelegd worden hoe een verlofregeling in het Toegestaan verlofscherm toegevoegd kan worden. De tweede optie wordt toegelicht in het onderdeel Onderhoudscherm. Open het scherm Toegestaan Verlof voor de werknemer via de Management Console:

11 Boeken van 10 Maak een nieuw record aan. Maak de doorsteek naar het scherm Verlofregelingen en kies voor de regeling Ziekte. Koppel deze aan werknemer Boersma. Maak de doorsteek naar het scherm Verlofregelingen via dit icoon. Onderin het scherm Verlofregelingen is het Selecteer icoon te vinden. Gebruik dit icoon om een verlofregeling aan de werknemer te koppelen. Voer de start- en einddatum van het verlof in. In ons voorbeeld loopt het verlof het kalenderjaar Sla het nieuwe record op. Nu worden de tegoeden berekend. Een ziekteregeling is een speciale regeling hiervoor wordt geen tegoed toegestaan. Er kunnen echter wel dagen/ uren tegen geboekt worden. In het voorbeeld is te zien dat werknemer Boersma nog niet ziekgemeld is in We kennen nu nog een regeling toe aan de werknemer, namelijk een vakantieregeling. Maak wederom een nieuw record aan voor werknemer Boersma. Koppel nu de regeling Vakantieverlof. Voer de start- en einddatum in en sla het record op. Meteen wordt het tegoed voor werknemer Boersma berekend.

12 11 Vakantieverlof is een regeling gebaseerd op een aantal dagen per maand per leeftijdsgroep. Er wordt gebruik gemaakt van de peildatum en het tegoed wordt meteen per jaar toegekend. Op 1 januari 2004 is de werknemer 33 jaar oud en valt dus in de 2e groep. Hij werkt 80% (32/40) dus het tegoed komt neer op 2½ x 12 x (32/40) = 24 dagen voor jaar Let op: de werknemer is op 1 jaunari 2004 ouder dan 33 jaar, hij is namelijk op 14 juni jaar geworden en is dus op de peildatum al ouder dan 33. Hij valt echter wel in de tweede groep omdat hij nog niet ouder dan 35 jaar is. Verzuim/ verlof kan geboekt worden tegen het toegestaan verlof in het Verlof en verzuim scherm. De gegevens in de toegestaan verlof records worden dan meteen bijgewerkt. Het toegestaan verlof scherm geeft dus altijd een actueel beeld van het nog resterende verlof In het verlof en Verzuim scherm kunnen per werknemer verlofperiodes geboekt worden. Let er op dat tegen de juiste regeling geboekt wordt. Boeken van verlof Open voor werknemer Boersma het scherm in de Management Console.

13 Boeken van 12 Dubbel klik op en het scherm wordt geopend. De heer Boersma gaat een paar dagen op vakantie. Maak een nieuw record aan en voer de details in. Koppel de correcte verlofregeling aan het verzuim. Voer de start- en einddatum in. Voer eventueel een reden in en een notitie. Sla de gegevens op en het aantal dagen en uren van het verzuim wordt berekend. De kosten worden ook berekend omdat voor de werknemer een salaris record ingevoerd is. 2.4 Onderhoudscherm Het Onderhoudscherm is een apart hoofdscherm. Hierin kunnen een aantal taken uitgevoerd worden. De kracht van het Onderhoudscherm is dat deze taken uitgevoerd kunnen worden voor meerdere werknemers tegelijkertijd. De werking van het Onderhoudscherm wordt besproken onder de titel "Verlof toekennen". 2.5 Extra verlof Het is mogelijk om een werknemer extra verlof te geven. Dit kan handig zijn voor het compenseren van overwerk. Open in de Management Console het scherm Extra Verlof Selecteer het Toegestaan Verlofrecord waaraan het extra verlof gekoppeld moet worden. Wordt

14 13 bijvoorbeeld overgewerkt en moet het mogelijk zijn om die tijd op een later tijdstip op te nemen als vrije tijd, dan moeten de overuren geboekt worden onder de vakantie regeling van het huidige jaar. We hebben dit voorbeeld eerder gebruikt in deze handleiding. De werknemer heeft recht op 24 dagen vakantie in Hij heeft al 3 dagen opgenomen. Boek nu de extra dagen. In ons voorbeeld krijgt de werknemer 2 extra dagen voor het geleverde overwerk. Het toegestaan verlof record ziet er nu als volgt uit: Bij opgebouwd zijn de 2 extra dagen toegevoegd. Het restant van het tegoed voor dit jaar is nu gestegen naar 23 dagen.

15 Boeken van 14 Let op: Boek de extra dagen tegen de correcte verlofregeling. Alleen dan kunnen de extra dagen bijvoorbeeld als vakantie opgenomen worden. 3 Specifieke informatie In dit hoofdtuk wordt nader ingegaan op de manier waarop het toegestaan verlof berekend wordt. 3.1 Verlofunits De verlofunits kunnen in dagen en uren weergegeven worden. Meestal wordt het vakantieverlof toegekend in uren. Dit maakt het mogelijk werknemers een uurtje vrij te laten nemen. Tevens is dit ook een groot voordeel als er werknemers in dienst zijn die een parttime contract hebben. Werkt iemand bijvoorbeeld maar 5 uur per dag, dan wordt bij het boeken van een vrije dag voor deze werknemer slechts 5 uur van zijn tegoed afgeboekt. 3.2 Verlofmethode Allereerst is er de verlofmethode. Er kan gekozen worden tussen Jaarlijks en Opbouwend. Jaarlijks houdt in dat het toegestane aantal meteen tijdens het toekennen van een verlofregeling aan de werknemer toegekend wordt. Loopt het verlofjaar bijvoorbeeld van 1 januari t/m 31 december Bij de regeling horen 25 verlofdagen op jaarbasis. Dan wordt meteen per 1 januari dit tegoed aan de werknemer toegekend. De werknemer kan bijvoorbeeld alle dagen opnemen in de eerste 2 maanden van het verlofjaar. Opbouwend houdt in dat er iedere dag opnieuw berekend wordt op hoeveel verlofdagen de werknemer recht heeft. Het toegestane aantal wordt iedere dag bijgewerkt. Het verlofjaar loopt wederom van 1 januari t/m 31 december Op jaarbasis heeft de werknemer recht op 25 verlofdagen. Stel het is vandaag 2 februari 2004 dan is in het Toegestaan verlof scherm voor de werknemer te vinden dat hij recht heeft op 2,25 dagen. In formule ziet dat er als volgt uit: 33 dagen Aantal dagen vanaf 1 januari t/m 2 februari dagen Kalenderdagen in dagen Verlofdagen per jaar bij volledige werkweek 3.3 Verlofreferentie Bij de berekening van het toegestane aantal verlofunits wordt vaak gekeken naar de de leeftjd van de werknemer en naar de periode dat hij al in dienst is. Er kan gekozen worden uit 2 verlofreferenties, te weten peildatum en werkelijkheid. Peildatum Op de peildatum, dat wil zeggen op de startdatum van de regeling wordt berekend hoe oud de werknemer is en hoe lang hij/zij in dienst is. Werkelijkheid Nu wordt de werkelijke datum gebruikt. Dat houdt in dat bij de berekening van het tegoed rekening gehouden wordt met de datum waarop de werknemer een jaar langer in dienst is en/of een jaar ouder is geworden. Voorbeeld De werknemer is geboren op 30 juni 1974 en is op 1 augustus 1999 in dienst gekomen. Hij werkt een

16 15 volledige werkweek. In 2004 wordt de werknemer dus 30 jaar en op 1 augustus is hij 5 jaar in dienst. De verlofopbouw records die nodig zijn voor het berekenen van zijn tegoed worden in onderstaande tabel getoond. Nr Leeftijd Periode in dienst Tegoed 1 t/m 30 jaar t/m 5 jaar 25 dagen 2 t/m 35 jaar t/m 5 jaar 26 dagen 3 t/m 35 jaar t/m 10 jaar 28 dagen Het tegoed wordt jaarlijks, dat willen zeggen in één keer toegekend. Berekening van het tegoed op peildatum De peildatum is gelijk aan de startdatum van de regeling en is dus 1 januari Op die datum is de werknemer meer dan 29 jaar oud en meer dan 4 jaar in dienst, maar niet ouder dan 30 jaar en nier langer dan 5 jaar in dienst. Hij valt voor de berekening in regel 1 en krijgt dus 25 dagen toegekend. Berekening van het tegoed op werkelijkheid Nu wordt de werkelijke datum gebruikt. Er wordt dus gekeken wanneer de werknemer jarig is en/of wanneer hij weer een jaar langer in dienst is. In ons voorbeeld kunnen we het verlofjaar in 3 delen opsplitsen. Over deze delen wordt apart het tegoed berekend. Omdat het tegoed jaarlijks toegekend wordt, worden voor de toekenning deze aantallen bij elkaar opgeteld. Periode Leeftijd Periode in dienst Tegoed # dagen in periode 1 jan t/m 30 juni jaar 5 jaar 25 dagen juli t/m 1 aug 2004 > 30 en 35 jaar 5 jaar 26 dagen 32 2 aug t/m 31 dec jaar > 5 jaar en 10 jaar 28 dagen 152 Het kalenderjaar 2004 heeft 366 dagen. De berekening ziet er als volgt uit: Voor het jaar 2004 is er verschil van 1,33 dagen of de berekening op basis van peildatum uitgevoerd wordt of op basis van de werkelijkheid.

17 Specifieke informatie Verlof overnemen In de algemene voorwaarden van de verlofregeling kan opgegeven worden of overgebleven uren/ dagen meegenomen mogen worden naar het volgende verlofjaar. Voor een vakantieregeling geldt dat veelal wel. Soms wordt een beperking qua tijd of hoeveelheid meegegeven. Indien overnemen toegestaan is wordt tijdens het afsluiten van het verlofjaar het restant van het af te sluiten jaar bevroren en overgeheveld naar het volgende jaar. Is het restant slechts 13 weken geldig dan wordt geheel automatisch na 13 weken het overgenomen tegoed als verloren beschouwd. Alleen verzuim dat geboekt wordt in de eerste 13 weken van het nieuwe verlofjaar zal van het overgenomen tegoed afgeboekt worden. 4 Verlofopbouw In dit hoofdstuk wordt het belang van een correcte verlofopbouw besproken. 4.1 Algemeen Het is van het grootste belang dat alle leeftijdsgroepen of perioden in dienst gedekt worden door de verlofopbouw records behorende bij de verlofregeling. Als dit niet het geval is kan het voorkomen dat een werknemer in een bepaalde periode een tegoed van 0 units toegekend krijgt. 4.2 Verlof op basis van Tijdens het aanmaken van een verlofregeling kan uit 4 opties gekozen worden bij het veld "Verlof op basis van". Geen Leeftijd Periode in dienst Leeftijd en Periode in dienst In het sub-scherm Verlofopbouw kunnen de verschillende groepen ingevoerd worden. Indien een veld niet gebruikt wordt in de voorwaarden, bijvoorbeeld de "Periode in dienst" is het niet nodig hiervoor een waarde in te vullen, ook de standaard geplaatste nul kan blijven staan. Bij de controle kijkt het systeem niet naar dit veld. 4.3 Leeftijd en Periode in dienst Bij de combinatie leeftijd en periode in dienst wordt bij de controle aan welk verlofopbouw record de werknemer voldoet altijd eerst gekeken naar de leeftijd en daarna naar de periode in dienst waarde. Voorbeeld Onze voorbeeld werknemer is geboren op 30 juni 1973 en is op 1 augustus 1999 in dienst gekomen. Het tegoed wordt jaarlijks toegekend en de peildatum wordt als referentie gebruikt.

18 17 Nr Leeftijd Periode in dienst Tegoed 1 t/m 30 jaar t/m 5 jaar 25 dagen 2 t/m 35 jaar t/m 5 jaar 26 dagen 3 t/m 35 jaar t/m 10 jaar 28 dagen Op 1 januari 2004 is hij ouder dan 30 jaar, hij is immers op 30 juni geworden. De eerste regel voldoet dus niet. De tweede zou kunnen. Op 1 augustus 2003 is de werknemer 4 jaar in dienst. Op 1 januari 2004 is hij nog geen 5 jaar in dienst. De werknemer voldoet aan de voorwaarden van regel 2. Resultaat is dat hij 26 dagen toegekend krijgt. 5 Toekennen en Afsluiten In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een verlofregeling toegekend kan worden. Daarnaast komt ook het afsluiten van het verlofjaar aan de orde. 5.1 Verlof toekennen Verlof toekennen kan onder Werknemers in het scherm Toegestaan Verlof, maar kan ook uitgevoerd worden in het Onderhoudscherm. In dit hoofdstukl zal het toekennnen via het Onderhoudscherm besproken worden. Open het Onderhoudscherm vanuit de Management Console Het scherm ziet er als volgt uit:

19 Toekennen en Afsluiten 18 Per Selecteer werknemers Voer hier de datum in waarop de actie uitgevoerd moet worden. Gebruik één van de selecties uit de lijst om aan te geven voor welke werknemers de opdracht uitgevoerd moet worden. Tabblad Toegestaan verlof toekennen Dit tabblad kan gebruikt worden om een verlofregeling aan een werknemer of een groep werknemers toe te kennen. Ga via het "doorsteeek" icoon naar het scherm Verlofregelingen en kies de regeling uit die toegekend moet worden. Voer de start- en de einddatum in. Meestal loopt een verlofjaar van januari t/m december. Voeg eventueel een beschrijving toe. Sla het record op en de opdracht wordt verwerkt. Eventuele opmerkingen/problemen tijdens de uitvoering worden getoond in het memoveld.

20 Meerdere verlofjaren Een werknemer kan meerdere records hebben in zijn Toegestaan verlof scherm. Het gaat dan niet alleen om verschillende regelingen en afgesloten regelingen, maar ook over meerdere dezelfde "Open" regelingen. Het verlofjaar loopt bijvoorbeeld gelijk met de kalenderjaren, dan kan het heel makkelijk zijn als in oktober al een verlofregeling voor het volgende jaar toegekend wordt. De werknemers kunnen dan al hun verlof voor het volgende jaar vast laten zetten. 5.3 Jaar afsluiten Afsluiten van een verlofjaar kan via het Onderhoudscherm. Veelal wordt voor meerdere werknemers tegelijkertijd het verlofjaar afgesloten. Het is van belang dat er gebruik gemaakt wordt van een correcte selectie. Tijdens het afsluiten van het verlofjaar wordt meteen een nieuwe verlofregeling voor het volgende jaar toegekend. Het restant aan verlof wordt indien dat aangegeven is overgenomen naar het volgende jaar. Een jaar mag pas afgesloten worden als alle mutaties zijn verwerkt. Het zal daarom vaak voorkomen dat het jaar pas gesloten wordt een maand na het verstrijken van de einddatum. Tegen een gesloten Toegestaan verlof record kan wel geboekt worden, maar de units worden niet afgetrokken van het tegoed. Tabblad Verlof Op het tabblad Verlof kan het verlofjaar afgesloten worden en/of het toegestane verlof herberekend worden. Jaar afsluiten Voor het afsluiten van het jaar dient de optie "Jaar afsluiten" aangevinkt te worden en de datum per wanneer dat plaatst moet vinden. Tijdens het opslaan van het record wordt voor iedereen behorende tot de selectie gekeken of er toegestaan verlofregelingen zijn die aflopen op de ingevoerde datum in het "per" veld. Alleen die regelingen worden afgesloten. Vervolgens worden meteen voor de afgesloten

21 Toekennen en Afsluiten 20 toegestaan verlofrecords nieuwe aangemaakt voor het volgende jaar. In het plaatje is te zien dat op 2 februari 2004 voor alle werknemers die voldoen aan de selectie "In dienst" het jaar afgesloten moet worden waarvan de einddatum gelijk is aan 31 december Herberekenen Verlof Vink de optie "Herberekenen verlof" aan als het toegestane verlof herberkend moet worden. Dit kan handig zijn tijdens het afsluiten van een verlofjaar maar ook na het importeren van Verlofrecords. Ook hier wordt de actie uitgevoerd als het record opgeslagen wordt.

22 21 Per Selecteer werknemers Jaar afsluiten Per Herbereken verlof Memo De datum waarop de actie uitgevoerd wordt. Kies een selectie uit de lijst. Alle werknemers die voldoen aan de selectie worden meegenomen in de actie. Vinkje geeft aan dat deze actie uitgevoerd moet worden. De datum waarop afgesloten moet worden. In de database zullen alle toegestaan verlofrecords met status "Open" van de geselecteerde werknemers waarvan de einddatum overeenkomt met de "per" datum afgesloten worden. Vinkje geeft aan dat alle geslecteerde data ook herberekend wordt. Hier worden door het systeem eventuele opmerkingen geplaatst indien tijdens het uitvoeren van de actie zich problemen voordoen. Opslaan van het record zorgt ervoor dat het jaar afgesloten wordt voor de geselecteerde groep werknemers. 6 Vragen en mogelijke oplossingen Er kunnen zich allerlei "problemen" voordoen tijdens het toekennen van een regeling, het boeken van verlof en het afsluiten van een verlofjaar. Meestal hebben deze problemen te maken met incorrecte invoer.in dit hoofdtuk zullen een aantal veel voorkomende vragen besproken worden. Het toegestane tegoed is gelijk aan nul? Controleer de verlofregeling. Misschien valt de werknemer buiten de gestelde voorwaarden in de verlofopbouw records. Heeft de werknemer een huidige functie? Zijn de werkuren ingevoerd? Controleer in het werknemerscherm of de werknemer nog in dienst is. Is zijn geboortedatum ingevoerd? Boeken is niet mogelijk. Controleer welke regelingen aan de werknemer toegekend zijn. Open hiervoor het Toegestaan Verlof scherm van de werknemer. Wordt tegen de juiste regeling geboekt? Is het verlofjaar misschien al afgesloten? Is het tegoed al opgebruikt? Is de werknemer nog in dienst? Jaar afsluiten wordt niet uitgevoerd. Wordt op de einddatum van het verlofjaar afgesloten? Er kan namelijk alleen maar afgesoten worden op de einddatum van het verlofjaar. Is het verlofjaar misschien al afgesloten? Problemen bij het toekennen van een regeling. Is de regeling misschien al toegekend aan de werknemer? Is de correcte selectie gebruikt in het Onderhoudscherm? Het toegestane tegoed klopt niet. Is het aantal werkuren per dag correct ingevoerd? Klopt het aantal bedrijfsuren? Controleer de datum in- en uitdienst van de werknemer. Controleer de geboortedatum van de werknemer.

23 Vragen en mogelijke oplossingen 22 Verlof wordt niet correct afgeboekt. Denk aan de bedrijfsvrije dagen. De werkuren per dag. Is tegen de juiste regeling geboekt? Is het verlofjaar misschien al afgesloten?