Uren en Projecten - instellen

Transcriptie

1 Wil je uren en projecten bijhouden? In Apployed kun je uren schrijven onder Projecten, Deelprojecten en/of Activiteiten. Stapsgewijs de urenregistratie instellen 1. Algemene instellingen urenverantwoording. 2. Aanmaken van de projecten/activiteiten. 3. Koppelen van de verlof en verzuim regelingen voor volledig weekoverzicht. 4. instellingen. Stap 1 Algemene instellingen Project uren Configuratie Bedrijfsinstellingen Algemene Instellingen Project uren instellingen Via Wijzigen en Bewerken kun je de volgende opties aan- of uitzetten: Meer dan functieuren Een medewerker mag per week meer uren registreren dan het aantal contracturen per week. Minstens functieuren Een medewerker moet alle contracturen per week, iedere week, verantwoorden. Verschil boeken naar TVT Het verschil tussen verantwoordde uren en contracturen (meer of minder) wordt weggeschreven via een TVT-regeling. TVT-verlofregeling Naar welke regeling worden de meer- of minderuren weggeschreven? Kies hier de regeling die daarvoor gebruikt wordt. Dit kan de TVT zijn, maar ook een vakantieregeling. Via het scherm Verlofregelingen kun je een andere regeling aanmaken. Uurloners verlonen Uurloners middels de urenverantwoording in de projectregistratie verlonen. Bekijk de uitgebreidere FAQ Uren invoeren oproepkrachten voor meer informatie over het gebruiken van de urenregistratie voor het betalen van uurloners. o Absentie doorbetalen Wordt de tijd die opgenomen wordt als verlof (door de uurloner) uitbetaald? Dit is van toepassing als een uurloner verlof opbouwt over zijn gewerkte uren, en dus verlof opbouwt. Een verlofregistratie zal dan gezien worden als gewerkte uren. Vaak wordt het opgebouwde verlof direct uitbetaald en zal deze optie dus niet geactiveerd hoeven te worden.

2 Stap 2 Aanmaken van de projecten/activiteiten Een project heeft altijd één of meerdere deelprojecten, een deelproject kan één of meerdere activiteiten hebben. Wanneer voor een (deel)project activiteiten zijn gedefinieerd, moet een activiteit gekozen worden bij het registreren van uren. In onderstaand voorbeeld van het urenregistratiescherm heeft een medewerker op 2 projecten uren geregistreerd. Het project People Inc. met deelproject Development heeft activiteit Web cliënt en het project Apployed met deelproject Sales heeft geen activiteiten. De indeling van de projecten kun je zelf vormgeven. Een project kan bijvoorbeeld een klant zijn of een bepaalde activiteit indien een verdere onderverdeling niet gewenst is. Aanmaken van een project Configuratie Definities Projecten Via het menu Wijzigen en Nieuw kan een nieuw project worden ingevoerd. Projectcode Bijvoorbeeld dezelfde code als in de boekhouding. Startdatum Vanaf welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken? Einddatum Tot welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken? Projectnaam Deze naam ziet de medewerker bij het selecteren van het project in het urenregistratiescherm. Status Is het project nog actief? Type Intern of extern project? Subsidiabel handig voor bijvoorbeeld een WBSO subsidie.

3 Aanmaken van een deelproject Een project zonder deelproject is voor de medewerker niet zichtbaar. Een project moet dus altijd 1 of meerdere deelprojecten hebben. Ga naar Deelprojecten en selecteer in de oranje balk een Project. Via het menu Wijzigen en Nieuw kan een deelproject worden ingevoerd. De volgende velden moeten ingevuld worden: Deelproject code uw eigen code voor het deelproject. Startdatum vanaf welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken. Einddatum tot welke datum mogen medewerkers op dit project uren boeken. Deelproject naam naam van het project. Deze naam ziet de medewerker bij het selecteren van het deelproject in het urenregistratiescherm. Verlofregeling vul dit niet in, zie volgende paragraaf Koppelen van de verlof en verzuim regelingen. Registratietype Uren of Aantallen. Naast uren kunnen ook aantallen verantwoord worden. Bijvoorbeeld kilometers op een project.

4 Aanmaken van activiteiten Wil je een Activiteit aanmaken? Dan doe je dit onder een Deelproject. Selecteer het Deelproject en voeg aan de onderkant van het scherm via het menu Wijzigen (halverwege het scherm) een nieuwe regel toe. Activiteit code jullie eigen code voor de activiteit. Startdatum vanaf welke datum mogen medewerkers op deze activiteit uren boeken? Einddatum tot welke datum mogen medewerkers op deze activiteit uren boeken? Activiteit naam naam van het project. Deze naam ziet de medewerker bij het selecteren van de activiteit in het urenregistratiescherm. Stap 3 Koppelen van de verlof- en verzuimregelingen Om absentie-uren automatisch in de weekregistratie terug te laten komen, dien je een algemeen Project aan te maken waarin de Verlofregeling (die moet terugkomen) een Deelproject is. Wanneer medewerkers meer of minder uren kunnen opbouwen (TvT) is het integreren van Verlof en verzuim met de urenverantwoording nodig voor de juiste berekeningen. Het aanmaken van het Project en Deelprojecten gaat zoals beschreven in Stap 2. In tegenstelling tot stap 2, voor je voor het Deelproject nu wel de verlofregeling in. De bijbehorende keuzelijst bevat de beschikbare Verlofregelingen.

5 Stap 4 instellingen Apployed stuurt verschillende berichten gedurende het urenverantwoordingsproces. De tekst in deze berichten kan aangepast worden. Wij hebben reeds een standaard tekst ingevoerd. Zelf teksten aanpassen gaat via Configuratie Definities Berichtencentrum Scrol naar de Projecturenberichten om de tekst van de betreffende aan te passen.