Het gebruik van subactiviteiten in ESF online

Transcriptie

1 Inhoud 1. Subactiviteiten 1 2. Opbouw van subactiviteiten 2 3. Het registreren van subactiviteiten in ESF online 3 4. Deelnemers koppelen aan een subactiviteit 7 5. Subactiviteiten en het gebruik van roosters 9 6. Vastleggen van deelnemerrealisaties met het gebruik van subactiviteiten Vastleggen van personele realisaties met het gebruik van subactiviteiten Vastleggen van kostenrealisaties met het gebruik van subactiviteiten Vastleggen van deelnemeractiviteiten bij het gebruik van subactiviteiten Rapportages met subactiviteiten Subactiviteiten Vanaf 2009 is in ESF online een optie opgenomen om deelnemersresultaten en realisaties gespecificeerder vast te leggen middels subactiviteiten. Subactiviteiten zijn door de gebruiker zelf gedefinieerde activiteiten onder een projectkostensoort. Om van deze optie gebruik te kunnen maken is het noodzakelijk dit aan ECG kenbaar te maken voordat er realisaties worden ingevoerd in ESF online. Subactiviteiten worden door de gebruiker zelf gedefinieerd onder het menu Projectinstellingen Activiteiten. Vervolgens kunnen één of meerdere deelnemers aan de subactiviteit worden gekoppeld. Ook is het mogelijk via het menu Deelnemers Deelnemeractiviteiten per individuele deelnemer één of meerdere subactiviteiten te koppelen aan de betreffende deelnemer. Wanneer de deelnemers aan de subactiviteiten zijn gekoppeld kunnen ook de realisaties op subactiviteit worden geregistreerd. Let wel, u bent daarna genoodzaakt om binnen het betreffende project met subactiviteiten te werken en kunt u in veel gevallen niet terugvallen op een registratie op projectkostensoort. Beslist u in een zeer vroeg stadium om het gebruik van subactiviteiten terug te draaien dan kan dat enkel door eerst alle als zodanig vastgelegde realisaties ongedaan te maken waarna de applicatiebeheerder de optie weer kan uitschakelen. 1

2 2. De opbouw van subactiviteiten in ESF online Schematisch ziet het er als volgt uit: De inhoud van de gele blokken is dus door de eindgebruiker zelf in te vullen. Let wel, de door de eindgebruiker te registreren subactiviteiten moeten subsidiabele activiteiten betreffen. Het opvoeren van een niet subsidiabele activiteit kan leiden tot het integraal afkeuren van alle realisaties die hierop geboekt zijn. Het gebruik van subactiviteiten heeft tot gevolg dat u: 1. Deelnemerresultaten verwerkt op het niveau van subactiviteit. 2. Indien u met roosters werkt de betreffende subactiviteit als Vak kunt inroosteren. 3. Handmatig ingevoerde personeelsrealisaties, deelnemersrealisaties en kostenrealisaties op subactiviteitsniveau kunt vastleggen. 4. Lijsten kunt genereren die informatie verschaffen op subactiviteitsniveau. ESF online blijft echter in rapportages de kosten verwerken op het niveau van activiteitprojectkostensoort en dus niet op het niveau van subactiviteiten. Voorwaarde voor het gebruik van subactiviteiten is dat er nog geen realisaties mogen zijn vastgelegd. In deze beschrijving gaan wij ervan uit dat u inmiddels bekend bent met het koppelen van deelnemers en personeelsleden aan een project. 2

3 3. Het registreren van subactiviteiten in ESF online Subactiviteiten kunt u aanmaken door in het tabblad Projecten onder de rubriek Projectinstellingen links in uw scherm te drukken op het onderdeel Activiteiten, zie het scherm hieronder. Om een subactiviteit toe te voegen, drukt op de knop Toevoegen en het scherm hieronder verschijnt. 3

4 Vul in bovenstaand scherm nauwkeurig de gegevens in. In ons voorbeeld vullen we onderstaande gegevens in. Een subactiviteit dient dus deel uit te maken van een bestaande activiteit en de daaraan verbonden Projectkostensoort. (Zie het hiervoor getoonde schema.) Wij adviseren om codes te gebruiken die uniek zijn waarbij zoveel mogelijk duidelijk wordt vanuit de eerste vier karakters van de code. Dit is van belang voor kolommen waarbij het aantal getoonde karakters beperkt wordt weergegeven en tevens voor gebruik bij de roostermethodiek. Daar worden de eerste vier karakters van de gekozen subactiviteit gekopieerd naar Vak. In bovenstaand voorbeeld zou dus EngB gekopieerd worden naar vak waaruit voldoende is af te leiden dat het het vak Engels voor beginners betreft. Voordat u begint met subactiviteiten doet u er verstandig aan om eerst de gewenste subactiviteiten op papier uit te werken. De Lijst zou er als volgt uit kunnen zien: Subactiviteiten project Activiteit: 21 ITB Projectkostensoort: 201 Scholing en Training Code Crebo/.. Activiteit Startdatum Einddatum EngBG Engels voor beginners EngBG Engels voor beginners EngGV Engels voor gevorderden EngGV Engels voor gevorderden EngGV Engels voor gevorderden Enz. 4

5 Echter, indien we de code uniek willen zien bij roosters dan zijn bovenstaande codes niet goed gekozen. De codes in dit voorbeeld zullen bij roosters om technische redenenworden afgekort tot EngB en EngG. Willen we een unieke weergave dan kunnen we beter kiezen voor EnB1, EnB2, EnG1, EnG2, EnG3 enz. De startdatum en einddatum geven de mogelijkheid om controles uit te voeren of realisatiedatum en cursusdatum wel met elkaar in overeenstemming zijn. De begin en einddatum van de subactiviteiten dienen binnen de projectperiode waarin directe activiteiten met deelnemers plaatsvinden te vallen. Het vinkje Actief in het scherm geeft aan dat de code als subactiviteit in dit project getoond mag worden. Nadat alles is ingevuld, drukt u op de knop Opslaan en u keert terug in het overzichtsscherm van subactiviteiten. Het aantal subactiviteiten dat u kunt registreren onder de combinatie van een activiteit en een projectkostensoort is onbeperkt. Vul echter enkel reële subactiviteiten in welke in overeenstemming zijn met de ESF aanvraag die u heeft ingediend en is goedgekeurd. Het is mogelijk om gedurende de projectlooptijd nieuwe subactiviteiten toe te voegen. 5

6 Voorbeeld van subactiviteiten in het kader van actie B projecten: Projectkostensoort: Indicatiestelling: Door gebruiker gedefinieerde subactiviteiten: INT Intakegesprek NiT Niveautest Projectkostensoort: Individuele trajectbegeleiding: Subactiviteit: ITB Individuele trajectbegeleiding Activiteit: Scholing en Training Projectkostensoort: Arbeidsoriëntatie en EVC Subactiviteiten: BeK Beroepskeuze EVC EVC Projectkostensoort: Arbeidsmarktgerichte training: Subactiviteiten: SoV Sollicitatievaardigheden SCV Training sociale- en communicatieve vaardigheden Projectkostensoort: Arbeidsmarktgerichte scholing: Subactiviteiten: BMe Basisvaardigheden metaal MM1 MIG/MAG 1 MM2 MIG/MAG 2 AKAH AKA Hout enz Projectkostensoort: Ondersteunende scholing en training arbeid: Subactiviteiten: Budg Budgettering MaO Maatschappelijke oriëntatie enz. 6

7 4. Deelnemer(s) koppelen aan een subactiviteit LET OP: Aan een subactiviteit kunt u alleen deelnemers koppelen die al gekoppeld zijn aan het project (projectdeelnemer). U kunt een projectdeelnemer koppelen aan één of meerdere subactiviteiten waaraan de betreffende projectdeelnemer deelneemt. Door deelnemers te koppelen aan een subactiviteit wordt de mogelijkheid geboden om in relatie tot de betreffende deelnemer alleen die subactiviteiten in het project te tonen die voor deze deelnemer van toepassing zijn. LET OP: Deze relatie wordt niet gelegd binnen roosters en de daar vast te leggen roosteractiviteiten! Selecteer de subactiviteit waaraan deelnemers gekoppeld dienen te worden, zoals hierboven is weergegeven en druk vervolgens in het middenscherm op de knop Deelnemers onder de getoonde subactiviteiten. U kunt vervolgens links de deelnemers selecteren die u wilt koppelen aan deze subactiviteit. 7

8 Nadat u de deelnemers met behulp van de pijl > naar rechts heeft verplaatst, drukt u op de knop Opslaan. De deelnemers rechts in het scherm worden hierbij gekoppeld aan de betreffende subactiviteit en u keert terug in het overzicht van subactiviteiten. 8

9 5. Subactiviteiten en het gebruik van roosters Subactiviteiten kunt u door middel van onderstaande stappen vastleggen in ESF Online. In deze beschrijving gaan wij ervan uit dat u weet hoe de roostermethodiek werkt. Indien een roosteractiviteit wordt vastgelegd of gemuteerd krijgt u een scherm te zien zoals hieronder weergegeven. Doordat u heeft gekozen voor Subactiviteiten wordt in de roosteractiviteit nu ook Subactiviteit getoond. Hier kunt u uit een dropdown een door u vastgelegde subactiviteit kiezen. Na uw keuze zullen de eerste letters van de gekozen subactiviteit worden weergegeven in het veld VAK. Indien er geen directe relatie is tussen Subactiviteit en Vak kunt u de weergave in Vak ongedaan maken en hier uw eigen invulling aan geven. LET OP: Er is geen relatie tussen de eerder gelegde koppeling van deelnemers aan een subactiviteit en de hier getoonde roosteractiviteit. De in de roosteractiviteit getoonde en gekoppelde deelnemers (zoals hierboven getoond) hoeven dus niet overeen te komen met de aan de subactiviteit gekoppelde deelnemers. 9

10 6. Vastleggen van deelnemerrealisaties met het gebruik van subactiviteiten Het is naast het inroosteren van deelnemers met subactiviteiten, ook mogelijk om individuele realisaties op het niveau van deelnemer vast te leggen met een subactiviteit. Selecteer Deelnemer realisaties in de rubriek Realisaties en u ziet onderstaand scherm, waar u alle deelnemers ziet die gekoppeld zijn aan dit project. Zoals u hierboven ziet, zijn er negen deelnemers die allemaal ESF deelnemer zijn en allen geen realisaties hebben. Om een realisatie voor een deelnemer vast te leggen, selecteert u een deelnemer en u krijgt onderstaand scherm te zien. Druk vervolgens op de knop Realisaties en u ziet dat er geen realisaties staan. (Overigens ziet u dat ook in bovenstaand scherm, de meest rechtse kolom onder het kopje #Rea. In bovenstaand voorbeeld ziet u allemaal nullen staan, dat wil zeggen dat iedereen nog nul realisaties heeft.) 10

11 Om een realisatie toe te voegen, drukt u op de knop Toevoegen en u ziet onderstaand scherm, waar u Activiteit, Project kostensoort en Subactiviteit kunt selecteren. Nadat u in bovenstaand scherm een activiteit heeft gekozen, toont ESF online onder projectkostensoort enkel de kostensoorten die onder deze activiteit vallen. Kiest u daaruit de bij deze realisatie behorende kostensoort, dan toont ESF online u bij Subactiviteiten enkel die subactiviteiten die onder deze projectkostensoort in ESF online zijn geregistreerd. Op deelnemerniveau worden hierbij enkel de subactiviteiten getoond waaraan de deelnemers is gekoppeld. Er kunnen dus op realisatieniveau geen subactiviteiten worden geselecteerd waaraan deze specifieke deelnemer niet deelneemt. 11

12 Het is om technische redenen niet mogelijk dat u eerst een subactiviteit kiest en dat ESFonline daarbij automatisch de bijbehorende projectkostensoort en activiteit invult! Nadat u de juiste keuzes hebt gemaakt, drukt u op de knop Opslaan om deze realisatie aan deze deelnemer toe te voegen en u keert terug in het overzicht van deelnemerrealisaties. 12

13 7. Vastleggen van personeelsrealisaties met het gebruik van subactiviteiten Het is ook mogelijk om subactiviteiten aan personeelsleden vast te leggen in ESF Online. Selecteer Personeel realisaties in de rubriek Realisaties en u ziet onderstaand scherm, waar u alle personeelsleden ziet die gekoppeld zijn aan dit project. Om een realisatie voor een personeelslid vast te leggen, selecteert u een personeelslid en u krijgt onderstaand scherm te zien. 13

14 Druk vervolgens op de knop Realisaties en u ziet dat er geen realisaties staan. (overigens ziet u dat ook in bovenstaand scherm, de meest rechtse kolom onder het kopje #Rea. In bovenstaand voorbeeld ziet u allemaal nullen staan, dat wil zeggen dat bij iedereen nog nul realisaties zijn geregistreerd.) Om een realisatie toe te voegen, drukt u op de knop Toevoegen en u ziet onderstaand scherm, waar u een aantal gegevens moet invoeren. 14

15 Nadat u in bovenstaand scherm een activiteit heeft gekozen, toont ESF online onder projectkostensoort enkel de kostensoordten die onder deze activiteit vallen. Kiest u daaruit de bij deze realisatie behorende kostensoort, dan toont ESF online u bij Sub.activiteiten enkel die subactiviteiten die onder deze projectkostensoort in ESF online zijn geregistreerd. Het is om technische redenen niet mogelijk dat u eerst een subactiviteit kiest en dat ESFonline daarbij automatisch de bijbehorende projectkostensoort en activiteit invult! Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, drukt u op de knop Opslaan om deze realisatie aan het personeelslid toe te voegen en u keert terug in het overzicht van personeelrealisaties. 15

16 8. Vastleggen van kostenrealisaties met het gebruik van subactiviteiten Het is ook mogelijk om subactiviteiten aan te geven bij een kostenrealisatie in ESF Online. Klik in de rubriek realisaties links op de knop kosten en druk vervolgens in het middenscherm op de knop Toevoegen. 16

17 Nadat u in bovenstaand scherm een activiteit heeft gekozen, toont ESF online onder projectkostensoort enkel de kostensoorten die onder deze activiteit vallen. Kiest u daaruit de bij deze realisatie behorende kostensoort, dan toont ESF online u bij Sub.activiteiten enkel die subactiviteiten die onder deze projectkostensoort in ESF online zijn geregistreerd. Het is om technische redenen niet mogelijk dat u eerst een subactiviteit kiest en dat ESFonline daarbij automatisch de bijbehorende projectkostensoort en activiteit invult! Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, drukt u op de knop Opslaan om deze kostenrealisatie toe te voegen. 17

18 9. Vastleggen van deelnemeractiviteiten bij het gebruik van subactiviteiten Indien een subactiviteit een cursus betreft met een begin en een einddatum waarvoor een certificaat behaald kan worden of een certificaat van deelname kan worden verstrekt dan kan dit als deelnemeractiviteit worden geregistreerd. Dit heeft tevens tot gevolg dat bij de invoer van niet roostergebonden deelnemersrealisaties bij de betreffende deelnemer uitsluitend die subactiviteiten worden getoond waaraan deze deelnemer is gekoppeld. Het vastleggen van een deelnemeractiviteit middels de rubriek deelnemers activiteiten is dus hetzelfde als de hiervoor beschreven methode om deelnemers te koppelen aan een subactiviteit. Met dien verstande dat hier eerst een deelnemer wordt gekozen en daar vervolgens een (sub)activiteit aan wordt gekoppeld en de hierboven beschreven methode eerst een subactiviteit gekozen wordt en daar één of meer deelnemers aan worden gekoppeld. Het resultaat van beide handelingen is dus hetzelfde. Selecteer een deelnemer en druk vervolgens links in de rubriek Projectinstellingen Deelnemers op de knop Deelnemer Activiteiten. Vervolgens opent zicht onderstaand scherm en zijn de deelnemeractiviteiten zichtbaar waaraan deze deelnemer al deelneemt. Klikken we vervolgens op de knop Activiteiten 18

19 Dan krijgen we links alle activiteiten te zien die binnen dit project onder Subactiviteiten zijn geregistreerd en waar deze deelnemer nog niet aan deelneemt. Slepen we vervolgens d.m.v. de knop >> Engels voor Beginners naar rechts 19

20 En drukken we op de knop Opslaan dan wordt deze subactiviteit als deelnemeractiviteit aan deze deelnemer gekoppeld. Vanuit bovenstaand scherm kunnen we bij de deelnemer het behaalde resultaat op de betreffende activiteit vastleggen. Selecteer de activiteit waarvoor het resultaat vastgelegd moet worden en druk vervolgens op de knop Wijzigen. U krijgt dan in onze situatie de te bewerken gegevens voor deze deelnemer voor deze activiteit te zien. 20

21 De getoonde typen certificaten zijn afhankelijk van hetgeen op een hoger niveau voor deze projecten is vastgelegd in ESF online. We leggen vervolgens vast dat de cursist de cursus Engels voor beginners heeft afgerond. Vervolgens drukken we op de knop Opslaan 21

22 Let op: Indien binnen dit project voor de vastlegging van subactiviteiten is gekozen dan kunnen hier geen items worden vastgelegd op het niveau van projectkostensoorten. Is dit echter wel noodzakelijk dan zal de betreffende projectkostensoort binnen dit project ook als subactiviteit moeten worden geregistreerd. Een subactiviteit heeft meer kenmerken dan hetgeen bij de deelnemer wordt getoond. Kijken we in de rubriek Projectinstellingen onder de knop Activiteiten dan zien we de bij deze cursus behorende crebocode, de periode waarbinnen deze cursus binnen dit project is/wordt uitgevoerd, onder welke hoofdactiviteit en projectkostensoort deze (sub)activiteit wordt uitgevoerd en of de betreffende (sub)activiteit Actief is. Actief wil in dit verband zeggen of de (sub)activiteit als keuzemogelijkheid aan de eindgebruiker wordt getoond. 22

23 10. Rapportages met subactiviteiten Rapport ECG0089, Deelnemerrealisaties totalen met subactiviteiten Rapport ECG0090, Deelnemerresultaat per subactiviteit 23

24 Rapport ECG0091, Kostenrealisaties detail per subactiviteit Rapport ECG0092, Kostenrealisaties per subactiviteit 24

25 Rapport ECG0093, Urenrealisaties per deelnemer per subactiviteit Een rapportage urenrealisaties per personeelslid per subactiviteit is ten tijde van deze versie van de handleiding nog niet beschikbaar. 25