Drukken we op de knop Kosten links in het scherm en voegen we een eerste realisatie in, dan krijgen we onderstaand scherm te zien.

Transcriptie

1 11-1 Vastleggen van overige kosten (Tabblad Projecten Realisaties Kosten) Alle aan het project toe te rekenen kosten volgens regelgeving (met uitzondering van urenrealisaties eigen personeel en deelnemers) kunnen worden geregistreerd als kostenrealisatie. Drukken we op de knop Kosten links in het scherm en voegen we een eerste realisatie in, dan krijgen we onderstaand scherm te zien. Figuur 11.1 Debet/Credit Standaard zal het gaan om Debet facturen het kan echter zijn dat een keer een creditfactuur wordt ontvangen. In dat geval zal het bedrag credit geboekt dienen te worden (als positief getal) welke vervolgens door ESF online. Toerekening Een toerekening is afhankelijk of de kosten zijn gemaakt voor uitsluitend ESF- of ook voor niet ESF deelnemers. In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat voor drie deelnemers laboratoriummateriaal is aangeschaft om mee te oefenen. Het betreft dus geen afschrijving of leasing van materialen maar gebruiksgoederen die in ESF kader als kosten opgevoerd mogen worden. Een van de deelnemers is een niet-esf deelnemer en dus mogen de kosten maar voor 2/3 worden toegerekend Pagina 1 Versie

2 Afschrijving Indien u aangeeft dat de kosten op basis van een afschrijving berekend moeten worden dan zullen de gevolgen voor de daadwerkelijke kosten niet direct zichtbaar zijn in dit scherm. De gegevens die u bij afschrijving invult zullen wel mee worden genomen bij de berekening van de kosten voor de rapportages. Afschrijving objecten vanaf startdatum project Factuurdatum: vul de datum in waarop het object is aangeschaft. Factuurbedrag: vul het bedrag in waarvoor het object is aangeschaft. Toerekening: Kan eenvoudig het aantal ESF deelnemers betreffen ten opzichte van een totaal aantal deelnemers maar kan ook een complexere toerekening betreffen omdat meerdere factoren een rol spelen. Hiervoor verwijzen wij u naar de regelgeving en richtlijnen van het agentschap SZW. Afschrijving: aanvinken Maanden: het totaal aantal maanden waarover het object afgeschreven mag worden conform regelgeving AGSZW. (Hier dus niet de gebruiksperiode invullen!) Voorbeeld (fictief) van een object dat vanaf de startdatum van het project wordt gebruikt: Pagina 2 Versie

3 Figuur Pagina 3 Versie

4 Omdat het object ook voor een niet-esf deelnemer wordt gebruikt in dezelfde periode hebben we de toerekening 1 op 2 ingevuld. Indien het object binnen de gebruiksperiode van bijvoorbeeld 240 beschikbare uren maar 60 uur in het kader van dit project wordt gebruikt dan zal ook daar in de toerekening rekening mee gehouden dienen te worden. In ons fictieve voorbeeld gaan we er verder vanuit dat het apparaat op 1 mei 2006 is aangeschaft en vanaf die datum in 24 maanden mag worden afgeschreven. De activiteit en kostensoort zullen in de praktijk een andere zijn. Afschrijving objecten NIET vanaf startdatum project Indien er noodzaak toe bestaat om afschrijvingen te registreren die niet vanaf de aanvang van het project ingaan, dan dient u de data onder Afschrijving in Project aan te passen in de voor uw situatie geldende data. Bij de berekening van de kosten voor de rapportages zal met deze data rekening worden gehouden. Activiteit / Kostensoort / Locatie Vervolgens legt u de door AGSZW gedefinieerde activiteit vast. Afhankelijk van de activiteit worden de kostensoorten (lees projectactiviteiten) getoond die onder deze AGSZW activiteit uitgevoerd worden. Selecteer de kostensoort welke het hier betreft. Ook kan aangegeven worden ten laste van welke locatie de kosten zijn gemaakt. Leverancier / Inschakeling U dient aan te geven welke leverancier het betreft en op welke wijze de leverancier is ingeschakeld. Standaard wordt hierbij gekozen voor de wijze van inschakeling zoals deze boven het project bij deze leverancier is vastgelegd. Binnen dit kostenitem kan echter van deze standaardwaarde worden afgeweken indien de wijze van inschakeling voor dit item anders is geweest. Deelnemer / Personeel Indien de kosten zijn gemaakt voor of door een specifiek personeelslid of deelnemer dan kan deze deelnemer of personeelslid aan dit kostenitem worden verbonden. Op deze wijze is het in de toekomst mogelijk om gemaakte kosten op personeelsof deelnemerniveau middels reports zichtbaar te maken. Printen we als Hoofdgebruiker de lijst Kostenrealisaties, dan ziet deze er als volgt uit: (in dit voorbeeld is geen rekening gehouden met het hierboven aangemaakte afschrijvingsrecord omdat deze in de praktijk niet als directe kostensoort voor zal komen) Pagina 4 Versie

5 Figuur 11.3 Let op, als een kostenrealisatie een afschrijving betreft dan wordt bij de selectie geen rekening gehouden met de factuurdatum (aanschafdatum object) Deze kan namelijk ver voor de aanvang van het project liggen. ESF online toont in reports afschrijvingskosten op basis van de t/m datum van het report Pagina 5 Versie