Handleiding Collectief verlofuren toekennen

Transcriptie

1 Handleiding Collectief verlofuren toekennen In deze handleiding zal je een beschrijving lezen over de werking van het collectief toekennen van verlofuren. Met de term collectief wordt bedoeld dat je vanuit de organisatie-context voor meer medewerkers tegelijk de verlofuren kunt beheren. De software kent drie typen verlof: Vakantie, ATV en Overuren (ook wel Tijd voor tijd genoemd). Je leert startwaarden invoeren, verlofuren verstrekken op basis van contractverplichting, saldi van het voorgaande kalenderjaar overnemen, verlofsaldi op basis van gewerkte uren toevoegen en Tijd voor tijd saldi collectief tegenboeken. De pagina s zijn bereikbaar vanuit de context Organisatie: Aan-afwezigheid Uren Collectief Deze handleiding is alleen bruikbaar voor klanten die gebruik maken van de module urenregistratie. Voor de hier beschreven handelingen zijn P&O rechten of verhoogde urenregistratie rechten met toegang tot de organisatie-context benodigd. Inhoudsopgave Collectief startwaarden... 2 Collectief verstrekken... 3 Collectief overnemen... 4 Oproep-VAK en Oproep-ATV... 5 TVT Ingrepen... 6

2 Collectief startwaarden Deze pagina gebruik je om het startsaldo van medewerkers handmatig in te voeren. Er zijn twee situaties waarin je het startsaldo kunt invoeren: bij begin van het dienstverband en bij begin van het kalenderjaar. Deze optie is bedoeld om handmatig het startsaldo te beïnvloeden. Wil je het eindsaldo van het voorgaande kalenderjaar gebruiken als beginsaldo van het nieuwe jaar? Lees dan verder bij onderdeel Collectief overnemen. 1. Selecteer het Jaar en het Type startwaarde. Er zijn drie typen startwaarden: Vakantie, ATV en Overuren (TVT). 2. Het vinkje Ook zonder contracturen maakt (oproep)medewerkers zichtbaar wie bij contract een 0-uren verplichting hebben. 3. Voer per medewerker het aantal uren in. Deze invoer is in decimalen; tien uren en 45 minuten voer je in als 10,75 uren. Negatieve invoer is ook mogelijk. Laat je het veld leeg dan zal er voor de betreffende medewerker geen startsaldo toegevoegd worden. 4. De kolom Geldig vanaf toont de datum waarop het saldo toegevoegd wordt. Dit is altijd 1 januari of begindatum van het dienstverband indien het dienstverband later aanvangt. 5. Klik op de knop Collectief startwaarden verstrekken om de startwaarden op te slaan. Afbeelding 1 Collectief startwaarden invoeren NB. Indien er bij medewerkers de Spaarurenregeling van toepassing is, dan boek je dit saldo op type Overuren (TVT) aangezien in deze software spaaruren een verbijzondering van overuren zijn. Handleiding Collectief verlofuren toekennen Pagina 2 van 6

3 Collectief verstrekken Hier voeg je de jaarlijkse verlofrechten van de medewerkers toe. Anders gezegd; je verstrekt de jaarlijkse opbouw aan de geselecteerde medewerkers. Er worden hier twee verloftypen onderscheiden: Vakantie en ATV. De software rekent op basis van de contractinstellingen van de medewerkers het te verstrekken saldo uit. Bepalende factoren zijn het geselecteerde cao en de contractverplichting aantal uren per week. Indien er bij cao aanvullende verlofrechten van toepassing zijn op leeftijd of anciënniteit, dan worden die ook meegenomen in de berekening. Het collectief verstrekken van verlofsaldi doe je altijd aan het begin van het nieuwe kalenderjaar om de opbouw voor dat jaar toe te kennen. Hiernaast gebruik je collectief verstrekken ook om de opbouw opnieuw uit te rekenen wanneer de medewerker een ander contract krijgt. Bij het contract van de medewerker kan ingesteld worden of er afwijkende uren gelden inzake Vakantie en ATV. Indien deze optie ingevoerd is, wordt er niets berekend en geldt de afwijkende waarde. Afbeelding 2 Collectief verlofsaldo verstrekken 1. Kies het Jaar en het Type verlof dat je wilt vertrekken. 2. Selecteer de Verdeelsleutel. Deze optie bepaalt hoe het jaarsaldo verdeeld zal worden, keuzes zijn per maand, per jaar, per 4 weken. Per maand is het meest gebruikt. 3. Selecteer het CAO. Dit is optioneel, laat de keuze leeg om alle medewerkers te tonen. 4. Vink de medewerkers aan voor wie je het saldo wilt verstrekken. 5. De kolom Uren toont het aantal te vertrekken uren tot het einde kalenderjaar of einde dienstverband. 6. Klik op de knop Collectief verlof verstrekken om het saldo te verstrekken. Staan er medewerkers niet tussen? Dan heeft er al een collectieve verstrekking plaatsgevonden bij die medewerker, verwijder eerst de bestaande collectieve verstrekkingen alvorens opnieuw te verstrekken. Dit doe je per medewerker (context persoon) op pagina: Aan-afwezigheid Uren Registratie Ingrepen. Ook voor het herberekenen bij gewijzigd contract zal je eerst de bestaande collectieve verstrekkingen moeten verwijderen. Handleiding Collectief verlofuren toekennen Pagina 3 van 6

4 Collectief overnemen Op deze pagina neem je het eindsaldo van het voorgaande jaar over naar het nieuwe jaar. Het eindsaldo op 31 december bepaalt dan het beginsaldo op 1 januari van het nieuwe kalenderjaar. Deze handeling voer je eenmalig uit aan het begin van het jaar. 1. Kies het Jaar en het Type saldi. Het gekozen jaar is het jaar waar je saldo naar toe overneemt. Er zijn drie type saldi: Vakantie, ATV en Overuren (TVT). Indien er bij de medewerker Spaaruren van toepassing zijn, dan kies je voor het type Overuren (TVT). Het saldo wat overgenomen wordt is bij deze medewerkers het saldo spaaruren + overuren. 2. Vink de medewerkers aan 3. Klik op de knop Collectief saldi overnemen Afbeelding 3 Collectief saldo overnemen Handleiding Collectief verlofuren toekennen Pagina 4 van 6

5 Oproep-VAK en Oproep-ATV Deze pagina s zijn er voor bedoeld om verlof opbouw op basis van gewerkte uren te berekenen. Oproepkrachten en Min-max medewerkers kunnen ook vakantie- en ATV rechten opbouwen, deze worden achteraf op basis van de urenregistratie berekend. Ook over VAK en ZIE uren wordt verlofopbouw berekend. Het van toepassing zijnde cao wordt hier in acht genomen; de berekening is inclusief eventuele additionele verlofuren op leeftijd of anciënniteit. Bij het berekenen van de verlofuren houdt het systeem rekening met het feit of de medewerker wel of geen invalkracht is. Voor invalkrachten geldt een lagere opbouwfactor dan bij normale medewerkers. Afbeelding 4 Vakantie saldo bijboeken op basis van gewerkt uren 1. Kies een periode of voer een start- en einddatum in 2. Filter op type Vakantiedagenopbouw en op invalkracht ja/nee/alles 3. Klik op de knop "Genereer het rapport" 4. Vink aan de medewerkers voor wie u de opbouw wilt toekennen 5. Klik op de knop "Voer ingrepen uit" Factor is het percentage vakantieuren dat over de gewerkte uren berekend wordt. Dit percentage is afhankelijk van of de medewerker invalkracht is ja/nee. De instelling invalkracht doe je binnen de contractgegevens, lees meer op artikel contracten. Gew. uren zijn de gewerkte uren in de geselecteerde periode. Vak. Recht is de factor vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren. Bestaand toont of er al vakantie recht is toegekend als ingreep voor deze medewerker in de periode. Nieuw is de nieuwe opbouw wanneer u deze toekent. "Geen actie" betekent dat er of geen uren zijn geregistreerd in de periode of dat de medewerker niet staat aangevinkt. Opmerking is de opmerking bij de salarisgegevens, zie ook artikel salaris wijzigen. Verwijder ingrepen vinkje is er voor bedoeld om voor de geselecteerde medewerkers eerst de ingrepen in de periode te wissen en daarna nieuwe opbouw toe te voegen. Deze optie gebruik je bijvoorbeeld bij het corrigeren van foutieve opbouw. Handleiding Collectief verlofuren toekennen Pagina 5 van 6

6 TVT Ingrepen Deze pagina is er voor bedoeld om per periode collectief positieve TVT saldi op nul te stellen. Met één klik kunnen voor geselecteerde medewerkers positieve tijd-voor-tijd saldi nulgesteld worden. TVT is het verschil tussen het aantal uren dat een medewerker op basis van contract zou moeten werken en de uren vastgelegd in de urenregistratie. Het aantal uren dat de medewerker in de opgevraagde periode moet werken zie je in de kolom Roosternorm en het aantal geregistreerde uren staat in kolom Uren. Een positief verschil tussen deze twee staat voor meeruren; een negatief verschil betekent dat de medewerker minuren opbouwt. Alleen bij positief saldo kunnen ingrepen uitgevoerd worden aangezien er vanuit gegaan wordt dat de overuren uitbetaald worden. 1. Kies de Periode of selecteer een start- en einddatum uit de kalender. Gebruikelijk is dat je de periode selecteert die gelijk is aan je verloningsperiode. 2. Het vinkje Toon alleen medewerkers met min-max uren zorgt er voor dat het overzicht alleen medewerkers toont die een min-max contractinstelling hebben. 3. Klik op de knop Genereer het rapport. Let op, het inladen kan even duren als er veel medewerkers in de lijst staan. 4. Vink de medewerkers aan/uit. Alleen medewerkers met een positief saldo in de opgevraagde periode komen in aanmerking voor de collectieve afboeking. 5. Klik op de knop Collectief TVT ingreep uitvoeren Afbeelding 5 Collectief TVT ingrepen uitvoeren Roosternorm: norm op basis van de contractverplichting van de medewerker in de geselecteerde periode; Uren: geregistreerde uren in de geselecteerde periode; Verschil: verschil tussen de norm en geregistreerde uren (tvt); Vorig saldo: eindsaldo van de vorige periode; Bestaand: reeds bestaande tijdregistratie ingrepen op het TVT saldo in de geselecteerde periode; Nieuw: de te-maken tegenboeking om het TVT saldo in deze periode op nul te krijgen. Handleiding Collectief verlofuren toekennen Pagina 6 van 6