Snel aan de slag met Planning & Control FORMATIE

Transcriptie

1 Snel aan de slag met Planning & Control De uitgebreide handleiding vindt u op de website van Dyade, hierin staat ook de uitleg van de diverse knoppen. Heeft u nog vragen of opmerkingen, neemt u dan contact op met uw contactpersoon. Log in op Mijn Dyade > Planning& Control ( met uw Planning & Control-account. Selecteer uw bedrijf en wijzig de status van uw begrotingsproduct van de status Voorstel naar Concept. U kunt alleen wijzigingen doorvoeren in een begrotingsproduct met de status Concept. Indien u meerdere scenario's met elkaar wilt gaan vergelijken, adviseren wij u om direct een kopie van dit Concept te maken. U kunt deze concepten uitwerken tot verschillende scenario's en met elkaar vergelijken. FORMATIE De volgende wijzigingen kunt u binnen de formatie uitvoeren. 1. Wijzigen van Werktijdsfactor (WTF) op periodeniveau Via Planning en Begroten selecteert u uw bedrijf en de juiste begroting. Klik vervolgens links onderaan op Formatie. Kies nu de juiste school en grootboekrekening (en evt. kostendrager en/of financieringsbron). Klap het periodeveld (maandniveau) van een medewerker open door op het blauwe plusje te klikken en wijzig de WTF van 1,0 0,5 voor bijvoorbeeld maand 08 t/m 12. Doe dit door het potloodje voor de periode aan te klikken en de WTF te wijzigen. Sla vervolgens de wijziging op. Automatisch zal de vraag worden gesteld tot en met welke periode u de wijziging wilt doorvoeren. De loonkosten worden herberekend na de wijziging. Let op: bij wijzigingen van de WTF op medewerkerniveau/jaarniveau worden de loonkosten recht evenredig over 12 maanden verdeeld, de periodieken verdwijnen. U kunt alleen de niet-gerealiseerde maanden aanpassen. 2. Nieuwe medewerker aanmaken Klap een grootboekrekening open door op het blauwe plusje te klikken. Klik op de het groene plusje nieuwe medewerker om de medewerker toe te voegen. Voer de gegevens in van de medewerker, de werktijdfactor, de bijbehorende inschaling en de coderingsgegevens. Er wordt nu een nieuwe regel getoond, waarin alle toegevoegde gegevens worden getoond. 3 Vacature toevoegen in formatie Maak een medewerker aan door te klikken op het groene plusje nieuwe medewerker (onder het grootboeknummer). Voer de gegevens in van de medewerker (vacature), de werktijdfactor, de bijbehorende inschaling en de coderingsgegevens. Er wordt nu een nieuwe regel getoond, waarin alle toegevoegde gegevens worden getoond. Pagina 1 van 7

2 4 Verplaats medewerker naar andere functie/codering (kostenplaats) Klap het periodeveld van een medewerker open door op het blauwe plusje te klikken en druk op de knop Verplaats naar andere functie/codering (blauw plusje naast memo toevoegen). Verplaats de medewerker voor de periode 01 t/m 07 met bijbehorende WTF naar een andere beschikbare kostenplaats. De periodes 01 t/m 07 met bijbehorende WTF zijn naar een bovenschoolse kostenplaats verplaatst, bij de periodes 08 t/m 12 zal niets wijzigen. Let op: reeds gerealiseerde periodes kunnen niet worden verplaatst. 5 Ontslag/vertrek van personeel Er zijn twee opties om personen te verwijderen. Optie 1: Druk op het rode kruisje op medewerkerniveau. De medewerker wordt nu verwijderd. Let op: het is niet meer mogelijk dit ongedaan te maken. Optie 2: Wijzig op periodeniveau (maandniveau) de WTF in 0 voor de periode x t/m y (bijvoorbeeld 01 t/m 12). De loonkosten worden automatisch op nul gezet. In dit geval zal de medewerker zichtbaar blijven. Let op: reeds gerealiseerde periodes kunnen niet worden verwijderd. 6 Wijzigen van salarisschaal/ functieschaal Klap het periodeveld van een medewerker open door op het blauwe plusje te klikken en wijzig voor de medewerker de functieschaal en salarisschaal van bijvoorbeeld LA LB en het salarisnummer. Doe dit door op het potloodje voor de periode te klikken en de functieschaal, salarisschaal en het salarisnummer te wijzigen. Sla vervolgens de wijziging op. Automatisch zal de vraag worden gesteld t/m welke periode u de wijziging wilt doorvoeren. Let op: 1. reeds gerealiseerde periodes kunnen niet worden aangepast 2. de loonkosten worden bij deze wijzigingen niet automatisch herberekend. (Herberekenen van loonkosten kan via de tool indicatie loonkostenberekening PO/VO. Deze is te vinden op Administratie -> zelf berekenen). Verwerk de gegevens in de exploitatie. 7 Memo op medewerkerniveau Kies een medewerker waar u een memo wilt toevoegen. Met de knop Memo toevoegen kunt u een aantekening/memo toevoegen per medewerker. Na opslaan met de knop Sluit memo wordt het icoon groen Memo medewerker Pagina 2 van 7

3 Rapport: Formatie prognose budgetvergelijking met WTF per maand Met dit rapport heeft u inzicht in de maandelijkse realisatie van de begroting van de loonkosten en omvang van de personeel, met daarbij een prognose voor de resterende begrotingsperiode in zowel WTF als in Euro s.. Het rapport kent 5 verschillende sorteringen 1. Op bedrijfsniveau 2. Op bedrijfsniveau per financieringsbron 3. Op kostenplaatsniveau 4. Op kostenplaatsniveau per financieringsbron 5. Op kenmerkniveau Meer informatie over dit rapport en andere verschillende rapporten (ook voor de volgende onderdelen allocatie en exploitatie) vindt u in de handleiding. Pagina 3 van 7

4 Allocatie van bekostiging De volgende rijkssubsidies kunnen worden ingelezen middels een Bekostigingssjabloon (alleen voor PO en VO), neemt u hiervoor contact op met uw contactpersoon van Dyade: - PAB (personeels- en arbeidsmarktbeleid) - Lumpsum - MI (materiële instandhouding) Na de ingelezen subsidies, voer de volgende handelingen uit: 8 Toepassen Allocatie van Bekostigingsdefinitie Via Planning en Begroten selecteert u uw bedrijf en de juiste begroting. Klik vervolgens op Allocatie van bekostiging Er kunnen definities worden vastgelegd zodat de bekostiging gealloceerd kan worden op een vooraf gedefinieerde manier. In de definitie kan bijvoorbeeld worden aangegeven welke bekostiging naar welke combinatie van grootboekrekening, kostendrager en financieringsbron gealloceerd moet worden, waarbij deze op eenvoudige wijze van toepassing kan zijn voor alle kostenplaatsen. Klik op de link beheer rechtsboven in het scherm en vervolgens op de knop Allocatie van Bekostigingsdefinities om een definitie vast te leggen. Een definitie heeft betrekking op een bedrijf en kan specifiek worden toegepast in een product d.m.v. de knop Toepassen Allocatie van Bekostigingsdefinities. Zie voor het inrichten van de definitie de handleiding of neem contact op met uw contactpersoon van Dyade als u bij dit proces ondersteund wilt worden. Pagina 4 van 7

5 Stap 9 t / m 11 kunnen worden overgeslagen indien gebruik wordt gemaakt van stap 8 Toepassen Allocatie van Bekostigingsdefinities voor alle in te lezen subsidies. 9 Allocatie van lumpsum in euro s (bedrag) of in percentage(handmatig) Via Planning en Begroten selecteert u uw bedrijf en de juiste begroting. Klik vervolgens op Allocatie van bekostiging. Klik linksboven bij Invoeren op de optie percentage of bedrag aan. Open nu de bekostigingsregel waarin u wilt werken door op het blauwe plusje te klikken. Open een nieuwe bekostigingsregel door op Nieuw item te klikken (groen plusje onder de gewenste kostenplaats). Voeg het grootboeknummer (bijvoorbeeld 8000) toe en vul: bij het allocatiepercentage 100% in of vul het volledige toegerekend bekostigingsbedrag in bij allocatiebedrag. Sla de regel vervolgens op. Resultaat: het volledige toegerekende bekostigingsbedrag is gealloceerd naar het grootboeknummer (bijvoorbeeld 8000). 10 Allocatie van subsidie PAB naar bovenschools niveau (handmatig) Controleer of linksboven bij Invoeren op Percentage is aangeklikt. Open de bekostigingsregel waarin u wilt werken door op het blauwe plusje te klikken. Open de nieuwe bekostigingsregel door op Nieuw item te klikken (groen plusje onder de gewenste kostenplaats). Voeg het grootboeknummer 8005 toe en voer het allocatiepercentage 100% in. Sla de regel vervolgens op. Open het grootboeknummer 8005 door op het blauwe plusje te klikken en wijzig het bestaande allocatiebedrag van de betreffende kostenplaats in 80% (klik hiervoor op het blauwe potloodje ) en sla de regel op. Voeg een nieuw item toe door op Nieuw item te klikken (groen plusje onder de zojuist toegevoegde grootboekrekening). Kies een andere kostenplaats (bijvoorbeeld bovenschools ), voer het allocatiepercentage 20% in en sla vervolgens de regel op. Resultaat: het volledige toegerekende bekostigingsbedrag is gealloceerd naar grootboeknummer Van dit bedrag is 80% gealloceerd naar de kostenplaats en 20% naar bovenschools. 11 Allocatie van MI naar verschillende grootboeknummers (handmatig) Open de bekostigingsregel waarin u wilt werken door op het blauwe plusje te klikken. Open de nieuwe bekostigingsregel door op Nieuw item te klikken (groen plusje onder de gewenste kostenplaats) Voeg het grootboeknummer (bijvoorbeeld 8200) toe en voer het allocatiepercentage 50% in. Sla de regel vervolgens op. Open een nieuwe bekostigingsregel door nogmaals op Nieuw item te klikken en voeg het grootboeknummer (bijvoorbeeld 8299) toe en voer het allocatiepercentage 50% in. Sla de regel vervolgens op Resultaat: het volledige toegerekende bekostigingsbedrag is voor 50% gealloceerd naar grootboeknummer bijvoorbeeld 8200 en 50% naar grootboeknummer bijvoorbeeld Pagina 5 van 7

6 12 Overige subsidie toevoegen (handmatig) Via Planning en Begroten selecteert u uw bedrijf en de juiste begroting. Klik vervolgens links onderaan op Allocatie van bekostiging. Een nieuwe bekostigingsregel(subsidieregel) toevoegen doet u door linksboven op Nieuw item te klikken. Kies de gewenste kostenplaats waar het bekostigingsbedrag onder valt en selecteer bij Type bijvoorbeeld de subsidie 3000-rugzak. Voer bij periode in (bijvoorbeeld t/m )en voer vervolgens bij toegerekend bekostigingsbedrag bijvoorbeeld ,- in. Sla de regel op. Open de zojuist afgesloten bekostigingsregel door op het blauwe plusje en Nieuw item te klikken. Voer bij grootboeknummer bijvoorbeeld 8000 in en kies bij Kostendrager de optie (bijvoorbeeld) 3086 WSNS. Voer als bekostigingspercentage 100% in. Resultaat: een nieuwe bekostigingsregel is toegevoegd en het volledige toegerekende bekostigingsbedrag is gealloceerd voor 100% naar grootboeknummer 8000 met kostendrager 3086 WSNS. Indien alle bekostigingsregels zijn gealloceerd, wordt de knop Verwerken naar exploitatie zichtbaar. Om te zien of alle regels voor 100% gealloceerd zijn klikt u op de knop Doorrekenen. Pas indien nodig de allocatieregels aan zodat deze100% worden om alsnog alles te kunnen verwerken. Exploitatie 13 Extrapolatie prognosekolom Via Planning en Begroten selecteert u uw bedrijf en de juiste begroting. Klik vervolgens op Exploitatie. Klik op de knop Extrapolatie prognose. Selecteer voor de prognosekolom waarop de extrapolatie moet worden uitgevoerd bijvoorbeeld jaar Y. Selecteer kolom bijvoorbeeld Realisatie jaar X als uitgangspunt voor de extrapolatie. Selecteer voor welke grootboekrekeningen de extrapolatie dient te worden uitgevoerd. Resultaat: De prognose wordt berekend tot einde kalenderjaar op basis van de realisatie in jaar Y. (Zijn alle gegevens bijvoorbeeld bijgewerkt tot en met periode 08, dan worden voor de extrapolatie de gegevens door 8 gedeeld en vermenigvuldigd met 12) Let op: de extrapolatie heeft alleen plaatsgevonden op de geselecteerde grootboekrekeningen, en voor alle geautoriseerde kostenplaatsen. Pagina 6 van 7

7 14 Aanpassen prognose Wilt u de prognose aanpassen, klik dan bovenin op Aanpassen prognose. Selecteer bij de prognosekolom waarop de aanpassing moet worden uitgevoerd bijvoorbeeld jaar Y. Geef vervolgens aan met welk percentage uw prognosekolom bijvoorbeeld jaar Y moet worden opgehoogd. Kies 103 als u de bedragen met 3 procent verhoogd wilt zien. Selecteer voor welke grootboekrekeningen de prognose dient te worden aangepast. Resultaat: de prognosekolom jaar Y is met 3% verhoogd. Let op: het aanpassen van de prognose heeft alleen plaatsgevonden op de geselecteerde grootboekrekeningen, en voor alle geautoriseerde kostenplaatsen. 15 Handmatig wijzigingen doorvoeren in exploitatie Om een bedrag bij één grootboeknummer te wijzigen, klik u op het potloodje van het betreffende grootboeknummer. Wijzig het bedrag en sla vervolgens de wijziging op. Wilt u bedragen bij meerdere grootboeknummers tegelijk wijzigen, klik dan op de knop Bewerken naast het groene plusje van Nieuw item. Alle grootboeknummers kunnen worden gewijzigd. Klik op Opslaan om alle wijzigingen tegelijk op te slaan. Let op: Bedragen die in de kleur grijs worden getoond, zijn niet te wijzigen. Dit betreft gerealiseerde periodes of bedragen die uit Formatie en/of Allocatie van bekostiging komen. Documenten en notities toevoegen Documenten: Het is mogelijk om per product documenten toe te voegen. U kunt hier bijvoorbeeld denken aan de uitgangspunten waarlangs een begroting is opgesteld. Let op: het is niet mogelijk bestanden groter dan 4 MB toe te voegen, anders dan Excel, PDF- en Wordbestanden. Notities: Let op: Notities kunnen per product worden toegevoegd en verwijderd. U kunt hier bijvoorbeeld denken aan korte notities die als geheugensteun dienen wanneer gegevens zijn gewijzigd. Pagina 7 van 7