Acerta Connect. Tellers instellen aan het begin van het jaar. Publicatiedatum: Juni 2016 (verifieer of dit de meest recente versie is)

Transcriptie

1 Acerta Connect Tellers instellen aan het begin van het jaar Publicatiedatum: Juni 2016 (verifieer of dit de meest recente versie is)

2 Instellen van tellers aan het begin van het jaar Het volgende Quicklearn heeft tot doel u op vlotte wijze te begeleiden bij het instellen van de tellers aan het begin van het jaar. Met het instellen van tellers gaat u als volgt aan de slag: 1) Stel de (nodige) tellers in 2) Raadpleeg de resultaten van de tellers (en eventuele bijhorende overdrachten) per werknemer 3) Pas (indien nodig) de tellerwaarden aan 4) Verwijder (indien nodig) een tellerdefinitie De nodige acties per stap worden hieronder in detail toegelicht: 1 Stel de (nodige) tellers in Wanneer de tellers nog niet ingesteld zijn is het nodig om dit eerst te doen. Voor tellers die automatisch hernieuwd worden (optie bij het instellen van een teller) is dit bvb niet nodig. 1 Voeg de nieuwe tellerdefinitie toe Ga naar Organisatie Aan- & Afwezigheden Tellerdefinities Knop Nieuwe tellerdefinitie toevoegen U komt op het volgende scherm: Acerta HR-dienstengroep Connect 2

3 Vul hier de volgende gegevens per blok: Blok definitie Acerta-sleutel: tot welke Acerta-sleutel deze tellerdefinitie behoort Groep: indien u niet voor de ganse onderneming een tellerdefinitie wenst aan te maken, selecteer de groep voor wie de tellerdefinitie bestemd is. Zijn er nog geen groepen gedefinieerd, dan moeten deze eerst nog aangemaakt worden. Teller: geef de naam van de tellerdefinitie Omschrijving: geef een korte omschrijving van de tellerdefinitie Startdatum: geef de startdatum van de tellerdefinitie Duurtijd: kies de duurtijd van de tellerdefinitie. BV: Vakantierechten: Deze lopen op jaarbasis, dus hier kiest u jaar. BV: Gemaakte overuren: Deze moeten binnen een wettelijke termijn gerecupereerd worden, dus kiest u hier best maanden of weken Eenheid: uitgedrukt in uren of dagen Wanneer de tellerdefinitie in dagen wordt aangemaakt, moet voor elk werkschema het veld uren per dag ingevuld worden. Voor de werknemers met een variabel werkschema, worden er geen waarden teruggegeven in de tellers als deze in dagen zijn aangemaakt en kunnen deze gegevens dus niet gecontroleerd worden. Tellers aangemaakt in uren zijn geen probleem. Hernieuwen: als de tellerdefinitie na afloop automatisch moet hernieuwd worden, vinkt u dit aan Overdracht: hier kan u kiezen of het saldo van deze periode mag overgedragen worden naar de volgende periode. U kunt kiezen tussen de eigen tellerdefinitie of een nieuwe tellerdefinitie. Standaard staat hier de waarde geen De overdracht kan u instellen bij het aanmaken van een nieuwe tellerdefinitie of later via het wijzigen van een bestaande tellerdefinitie Acerta HR-dienstengroep Connect 3

4 Blok waarden Startwaarde: vermeld hier de startwaarde voor deze tellerdefinitie. Voor vakantierechten zet u hier het aantal vakantie-uren voor een voltijdse werknemer. De startwaarde voor een tellerdefinitie voor overuren of ziekte zet u op 0 De startwaarde die u hier ingeeft zal standaard worden toegekend aan de individuele teller van de medewerkers voor wie deze teller wordt aangemaakt. Minimumwaarde + type: kies de minimumwaarde + bepaal of u een alarm wenst te krijgen indien er onder de minimumdrempel wordt gegaan Maximumwaarde + type: kies de maximumwaarde + bepaal of u een alarm wenst te krijgen indien er boven de maximummdrempel wordt gegaan Blok op- en afbouw Klik op lijn toevoegen. U krijgt nu een lijn om te vervolledigen Actie: door te klikken op X kunt u een lijn verwijderen Aan- of afwezigheid: code en benaming voor die dag. In het invulveld start u de code of benaming in te typen en krijgt u een selectie te zien. U kunt ook gewoon op het pijltje klikken en dan verschijnen alle mogelijke codes en benamingen en kunt u selecteren welke u nodig hebt Opbouw en afbouw: kies of de waarde moet opgeteld of afgetrokken worden Factor: Dit kan van toepassing zijn bij overuren. Hier vult u de vermenigvuldigingsfactor van de te recupereren overuren in. Vb. overuren worden gerecupereerd aan 150%, dan vult u hier factor 1,5 in. U kunt in een teller meerdere codes opnemen in op- en afbouw. Op deze manier kan u het systeem resultaten laten berekenen. Looncodes 138 en 110 (overuren) in opbouw zetten, Looncode 136 (Terugname U krijgt als resultaat het aantal overuren wat nog ter beschikking staan. Blok gebruik Mogelijke waarden: ESS en/of Loonbon. Wanneer u gekozen hebt voor de module ESS, kunt u bij Gebruik ESS aanvinken. De start-, minimum- en maximumwaarde worden overgenomen, maar u kan hier wel opteren om er een blokkerende fout van te maken Wanneer u voor de 1 ste keer loonbon aanvinkt, moet u uw dossierbeheerder contacteren zodat deze hiervoor het nodige kan doen. Klik tot slot op bewaren De teller is nu gegenereerd bij de medewerkers van de gekozen Acertasleutel of de gekozen groep van de Acerta-sleutel. Acerta HR-dienstengroep Connect 4

5 2 Stel de overdracht in indien nodig De overdracht kan u onmiddellijk instellen bij het aanmaken van een nieuwe tellerdefinitie of later toevoegen aan een bestaande tellerdefinitie. Wanneer u de overdracht onmiddellijk instelt bij het aanmaken van de teller verschijnen de volgende velden automatisch. Wanneer u op een later tijdstip de overdracht wil instellen voor een bepaalde teller ga naar Organisatie Aan- en afwezigheden Tellerdefinities Open de details van de teller door op de benaming van de teller te klikken. Dit is een hyperlink. Hier hebt u nu de mogelijkheid om een overdracht in te stellen. Afhankelijk van de keuze die u maakt zullen onderstaande schermen en velden verschijnen. Het instellen van een overdracht kan op twee manieren gebeuren Eigen: het saldo wordt overgedragen naar de eigen tellerdefinitie Nieuw: het saldo wordt overgedragen naar de nieuwe tellerdefinitie die tijdens de overdracht ingesteld wordt. Eigen (het saldo wordt overgedragen naar de eigen tellerdefinitie) Kies bij Overdracht voor eigen. Onderaan verschijnen 2 velden onder overdracht : Acerta HR-dienstengroep Connect 5

6 Minimum waarde: vul hier de waarde in die er minimaal nog moet zijn om overgedragen te worden. Indien u niet wil dat er een negatieve waarde wordt overgedragen (als u geen alarm heeft ingesteld) moet hier een 0 worden ingevuld. Maximum waarde: Geef hier het maximum aantal uren in dat mag overgedragen worden. Nieuw (het saldo wordt overgedragen naar de nieuwe tellerdefinitie die tijdens de overdracht ingesteld wordt) Acerta HR-dienstengroep Connect 6

7 Kies bij overdracht voor nieuw. De volgende blokken verschijnen: Blok Overdracht Minimum waarde: vul hier de waarde in die er minimaal nog moet zijn om overgedragen te worden. Indien u niet wil dat er een negatieve waarde wordt overgedragen (als u geen alarm heeft ingesteld) moet hier een 0 worden ingevuld. Maximum waarde: Geef hier het maximum aantal uren in dat mag overgedragen worden. Blok Nieuw Teller: geef de naam van de overdracht tellerdefinitie Acerta HR-dienstengroep Connect 7

8 Omschrijving: geef een korte omschrijving van de tellerdefinitie Minimumwaarde + type: kies de minimumwaarde + bepaal of u een alarm wenst te krijgen indien er onder de minimumdrempel wordt gegaan Maximumwaarde + type: kies de maximumwaarde + bepaal of u een alarm wenst te krijgen indien er boven de maximummdrempel wordt gegaan Klik op lijn toevoegen. U krijgt nu een lijn om te vervolledigen Actie: door te klikken op X kunt u een lijn verwijderen Aan- of afwezigheid: code en benaming voor die dag. In het invulveld start u de code of benaming in te typen en krijgt u een selectie te zien. U kunt ook gewoon op het pijltje klikken en dan verschijnen alle mogelijke codes en benamingen en kunt u selecteren welke u nodig hebt Opbouw en afbouw: kies of de waarde moet opgeteld of afgetrokken worden Factor: Dit kan van toepassing zijn bij overuren. Hier vult u de vermenigvuldigingsfactor van de te recupereren overuren in. Vb. overuren worden gerecupereerd aan 150%, dan vult u hier factor 1,5 in. Mogelijke waarden: ESS en/of Loonbon. Wanneer u gekozen hebt voor de module ESS, kunt u bij hier ESS aanvinken. De start-, minimum- en maximumwaarde worden overgenomen, maar u kan hier wel opteren om er een blokkerende fout van te maken Klik tot slot op bewaren Als u een overdracht gaat instellen bij een reeds bestaande teller dien u steeds de datum in te geven vanaf wanneer de gemaakte wijzigingen van toepassing zijn. Deze datum is NIET de datum waarop de overdracht dient uitgevoerd te worden. Geef hier de begindatum op van de teller of van het historieksegment waarin u u bevindt. 3 Voer de overdracht uit a) Op niveau van de tellerdefinitie b) Voor elke overeenkomst apart a) Op niveau van de tellerdefinitie Ga naar Organisatie Aan- en afwezigheden Tellerdefinities. Klik hier op de teller in de kolom Overdracht. Acerta HR-dienstengroep Connect 8

9 Nu komt u in het volgende scherm: Minimumwaarde: Dit is de minimale waarde die bij het instellen van de tellerdefinitie werd vastgelegd. Op het ogenblik van de overdracht is het mogelijk om deze waarde te wijzigen indien er éénmalig een afwijking is voor de ganse onderneming. Maximumwaarde: Dit is de maximale waarde die bij het instellen van de tellerdefinitie werd vastgelegd. Op het ogenblik van de overdracht is het mogelijk om deze waarde te wijzigen indien er éénmalig een afwijking is voor de ganse onderneming. Naar: Hier staat de tellerdefinitie vermeld naar waar wordt overgedragen. Dit kan de eigen of een nieuwe tellerdefinitie zijn. Van en naar: selecteer hier het jaartal dat moet overgedragen worden. Het jaartal naar waar overgedragen wordt, verschijnt automatisch Info tellerdefinitie: Overzicht van de gegevens van de tellerdefinities. Klik op overdragen om de overdracht uit te voeren. De overdracht wordt voor elke overeenkomst uitgevoerd. b) Voor elke overeenkomst apart Wanneer de overdracht wordt uitgevoerd op niveau van de tellerdefinitie, kan de overdracht niet meer worden uitgevoerd bij de overeenkomsten. Ga naar Loonadministratie Prestaties Tellers. Kies de gewenste overeenkomst. Kies de gewenste teller. Acerta HR-dienstengroep Connect 9

10 Overdracht Minimumwaarde: ingestelde minimumwaarde Maximumwaarde: Ingestelde maximumwaarde Klik op overdragen om de overdracht uit te voeren. De overdracht wordt enkel voor de geselecteerde overeenkomst uitgevoerd. De overdracht kan maar als volgt uitgevoerd worden: Van de vorige periode naar de huidige periode (bv in januari 2016 doet u de overdracht 2015 naar 2016) Van de huidige periode naar de volgende periode (bv in december 2015 doet u de overdracht van 2015 naar 2016) Een niet gedane overdracht van 2 of meerdere periodes geleden kan NIET meer uitgevoerd worden Wanneer de overdracht reeds uitgevoerd is, kan deze NIET meer geannuleerd worden. Wanneer het een overdracht is naar de eigen teller is, kunnen de gegevens op beide periodes verwijderd worden en daarna kan de overdracht opnieuw uitgevoerd worden. Overdracht op beide periodes verwijderen betekent Huidige periode: verwijderen van de gegevens bij de correctieteller Nieuwe periode: verwijderen van de waarde bij overdracht Acerta HR-dienstengroep Connect 10

11 5 Raadpleeg het resultaat van de overdracht: Het resultaat van de overdracht kan per werknemer als volgt geraadpleegd worden: Ga naar Loonadministratie prestaties tellers selectie medewerker selectie gewenste teller. Het instellen van een overdracht kon op twee manieren gebeuren a) Eigen: het saldo wordt overgedragen naar de eigen tellerdefinitie b) Nieuw: het saldo wordt overgedragen naar de nieuwe tellerdefinitie die tijdens de overdracht ingesteld wordt. a) Wanneer het gaat om een overdracht naar de eigen teller: In de teller is op de huidige periode een lijn toegevoegd bij correctie teller met vermelding van OVERDRACHT: Navigeer via de pijltjes naar de volgende periode van de teller. In de teller is op de volgende periode staat de overgedragen waarde in de rubriek waarden teller bij de Overdracht waarde. Acerta HR-dienstengroep Connect 11

12 b) Wanneer het gaat om een overdracht naar een nieuwe teller: Op de huidige periode in de basisteller is een lijn toegevoegd bij correctie teller met vermelding van OVERDRACHT. Keer terug naar het overzicht. Geef onder de blok zoeken bij gegevens zijn van toepassing op datum een datum in waarop de nieuwe teller bestaat en klik op tonen. Open de details van de teller. Op de 1e periode van de nieuwe teller (= overdrachtsteller) staan de overgedragen waarden bij de Startwaarde. Acerta HR-dienstengroep Connect 12

13 2 Raadplaag de resultaten per medewerker 1 Ga naar Loonadministratie prestaties tellers en kies de relevante overeenkomst: 2 Opbouw van het overzicht In het overzicht ziet u de volgende kolommen: Wanneer u de tellerdefinitie in uren heeft ingesteld, staat er in elke kolom de letter u achter de waarde. Heeft u ze echter in dagen ingesteld, dan staat er de letter d. Teller: naam en omschrijving van de tellerdefinitie Van: periode vanaf wanneer de tellerdefinitie start Tot: einddatum van de tellerdefinitie Beginwaarde: de beginwaarde die bepaald werd bij de tellerdefinitie. Van deze beginwaarde worden prestatiecodes afgetrokken (afbouw) of opgeteld (opbouw) Verdiend en verdiend toekomst: indien in de kalender de prestatiescodes worden geregistreerd die u bij opbouw (in de tellerdefinitie) hebt bepaald, komt hier het totaal van die codes te staan. Het verschil tussen verdiend en verdiend toekomst hangt af van het moment dat u de teller raadpleegt Genomen & genomen toekomst: indien in de kalender de prestatiescodes worden geregistreerd die u bij afbouw (in de tellerdefinitie) hebt bepaald, komt hier het totaal van die codes te staan. Het verschil tussen genomen en genomen toekomst hangt van het moment dat u de teller raadpleegt Huidig saldo & totaal saldo: beginwaarde min afbouw plus opbouw. Het huidig saldo is op vandaag of een andere datum die u bovenaan in geeft. Het totaalsaldo is op de einddatum van de teller Totaal uren: indien de tellerdefinitie ingesteld werd in uren, staat hier het totaal. Totaal dagen: indien de tellerdefinitie ingesteld werd in dagen, staat hier het totaal. Acerta HR-dienstengroep Connect 13

14 Voorbeeld: We illustreren dit met een concreet voorbeeld: De tellerdefinitie die werd ingesteld: Duurtijd = jaar Eenheden = uren Startwaarde = 152 uren (4 weken x 38 u/w) Codes in afbouw 230 vakantie 231 collectieve vakantie Iedereen heeft een beginsaldo van 152 uur vakantie en bij elke registratie van vakantie en/of collectieve vakantie gaat dit saldo naar beneden. De volgende vakantiedagen zijn op 28 februari 2014 geregistreerd in de kalender: Vakantie van 7 april t.e.m. 11 april 38 uur code 230 Collectieve sluiting op 2 mei 7,6 uur code 231 Collectieve sluiting op 30 mei 7,6 uur code 231 De volgende vakantiedagen zijn op 15 juni 2014 geregistreerd in de kalender Vakantie van 22 juli t.e.m. 1 augustus 68,4 uur code 230 Hieronder het overzicht dat u krijgt bij het raadplegen van de teller op bepaalde data: Raadplegen teller Beginwaarde Verdiend Genomen Huidig Saldo Verdiend toekomst Genomen toekomst Totaal Saldo 31/01/ /03/ ,2 98,8 30/04/ ,2 98,8 30/06/ ,2 98,8 0 68,4 30,4 31/08/ ,6 30, ,4 Tellers hebben twee saldi. Het eerste saldo (huidig saldo) wordt berekend voor de ingestelde periode, tot en met de opgegeven datum zie bovenaan het scherm. Het tweede saldo (totaal saldo) wordt berekend voor de ingestelde periode, ook al rekening houdend met de gegevens die na de opgegeven datum liggen. Acerta HR-dienstengroep Connect 14

15 3 Pas (eventueel) de tellerwaarden waar nodig aan Hiervoor zijn 3 mogelijkheden: 1 Mogelijkheid 1: Raadpleeg de beginwaarden van de teller De tellerdefinitie wordt op ondernemingsniveau opgesteld en geldt voor een voltijdse werknemer. Om de juiste toestand te kennen van bv. vakantie moeten de beginwaarden aangepast worden voor Deeltijdse werknemers Schoolverlaters Dit is ook het geval voor werknemers die in de loop van het kalenderjaar van tewerkstellingsbreuk wijzigen: ze nemen bijvoorbeeld 1/5 ouderschapsverlof Voorbeeld 1: deeltijdse werknemer (50%) Deze werknemer heeft geen recht op 152 uren maar op 76 uren (152 x 50%). De beginwaarde wordt aangepast naar 76 Voorbeeld 2: werknemer neemt 1/5 ouderschapsverlof vanaf 1 juli en heeft reeds 1 week (38u) verlof opgenomen. De werknemer heeft dan nog recht op 91,2 uren verlof: 114 (152-38) x 80%. Bij correctie teller moeten we dus 22,8 uren invullen bij de vakantiecode(s) in afbouw. De beginwaarde blijft ongewijzigd voor het huidige kalenderjaar. Voor het nieuwe kalenderjaar wordt de beginwaarde aangepast naar 121,60 uren. Tellerwaarden kunnen manueel aangepast worden per medewerker (zie stap 2 hieronder) of via groepsaanpassing (zie stap 3). 2 Mogelijkheid 2: Pas tellerwaarden manueel aan per medewerker Ga naar Loonadministratie prestaties tellers. Selecteer mee medewerker. Klik in het overzicht op de waarde (= de omschrijving) van de teller. U komt in het detailscherm van de teller voor de geselecteerde medewerker. Deze waarden kunnen worden meegegeven: Acerta HR-dienstengroep Connect 15

16 1) Startwaarde: De beginwaarde die vastgesteld werd in de tellerdefinitie wordt tussen haakjes weergegeven achter het veld. De nieuwe waarde geeft u in het veld in. Wanneer er een overdracht wordt uitgevoerd naar een nieuwe teller, wordt bij deze nieuwe teller, de overdrachtwaarde hier vermeld. 2) Overdrachtwaarde: hier staat de waarde die werd overgedragen. 3) Correctieteller: De correctie teller kan u zelf als volgt invullen: Klik op lijn toevoegen. U krijgt nu een lijn om te vervolledigen Actie: door te klikken op X kunt u een lijn verwijderen Datum: Geef de datum in vanaf wanneer de correctie geldig is Opbouw / Afbouw: kies of de correctiewaarde moet opgeteld of afgetrokken worden Waarde: het aantal uren/dagen dat u wenst te corrigeren Commentaar: hier kunt u de reden invullen waarom u een correctie uitvoert Acerta HR-dienstengroep Connect 16

17 3 Mogelijkheid 3: Pas tellerwaarden aan via een groepsaanpassing Via een groepsaanpassing is het enkel mogelijk om de startwaarde van een teller aan te passen. Ga naar Groepsaanpassing Nieuwe groepsaanpassing. Hier doorloopt u de wizard als volgt: 1) Stap 1 Algemeen Geef een omschrijving in en kies bij Rubriek de waarde Prestaties. Bij Onderwerp is enkel de waarde teller mogelijk. Het systeem zal deze waarde dan ook standaard invullen Indien er 1 Acerta-sleutel is gekoppeld aan Connect wordt ook de Acerta-sleutel standaard ingevuld. Indien meerdere Acerta-sleutels gekoppeld zijn aan Connect dien jede gewenste sleutel te selecteren. Bij Soort aanpassing is enkel de waarde Individueel mogelijk. Het systeem zal deze waarde dan ook standaard invullen Bij Bewerking is enkel de waarde Wijzigen mogelijk. Het systeem zal deze waarde dan ook standaard invullen Klik op volgende. 2) Stap 2 Voor wie? Hier beheert u de selectie van medewerkers die weerhouden dienen te worden voor de groepsaanpassing. Dit kan op verschillende manieren a. Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria b. Kies type van selectie Manuele selectie c. Knop bestaande groep Acerta HR-dienstengroep Connect 17

18 a. Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria Wanneer u hebt gekozen voor Volgens bepaalde criteria kan u kiezen uit enkele voorgedefinieerde criteria. Wanneer u via Organisatie > Ondernemingen > vrije velden heeft gedefinieerd met parameter gebruik bij groepen met waarde ja, dan zullen deze beschikbaar zijn in de keuzelijst van de criteria. Naargelang het gekozen criterium verschijnt er onder Vergelijking automatisch: o o o =: gelijk aan <: kleiner dan : groter dan Onder waarde kan u meegeven wat u wenst op te nemen in het criterium. Acerta HR-dienstengroep Connect 18

19 Vb. Criterium: aard = waarde: bediende. U kunt per selectie maximum 5 criteria meegeven. Wanneer u de gewenste criteria heeft gekozen klikt u op Tonen om de resultaten weer te geven. b. Kies type van selectie Manuele selectie Wanneer u hebt gekozen voor Manuele selectie kan u kiezen uit een lijst van Beschikbare overeenkomsten. Door te klikken op het blauwe pijltje kan u personen toevoegen aan de Geselecteerde overeenkomsten. Via Selecteer alles kan u snel iedereen aan de selectie toevoegen. Via Verwijder selectie maakt u deze terug leeg. Indien u een persoon slechts voor een Acerta HR-dienstengroep Connect 19

20 beperkte tijd wenst op te nemen in uw selectie kan u een Geldig van/geldig tot datum meegeven. Hebt u een lange lijst met overeenkomsten dan kan u deze verkorten door extra zoekcriteria toe te voegen. Vink Toon zoekcriteria aan en volg de werkwijze zoals hierboven beschreven bij Kies type van selectie Volgens bepaalde criteria c. Knop bestaande groep Wanneer u hebt gekozen voor Bestaande groep komt U op een ander scherm terecht en kan u kiezen uit een lijst van Beschikbare groepen. De groepen die actief zijn EN waar het toepassingsgebied groepsaanpassingen is aangevinkt zullen verschijnen. Als u klikt op de waarde in de kolom code bij een groep krijgt u te zien welke criteria gebruikt worden in de groep en krijg u een lijst met de medewerkers die hieraan voldoen. Acerta HR-dienstengroep Connect 20

21 U kunt een groep selecteren door in de kolom Actie het vakje aan te vinken. Het is niet mogelijk om meerdere groepen tegelijk aan te vinken. Merk op dat u na het klikken op volgende terechtkomt op stap 3 Wat aanpassen?. Bovenaan verschijnt de melding Gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden. Vul de waarden op zoals gewenst en klik op Volgende 3) Stap 3 Wat aanpassen? In het stappenplan: Bij Teller* krijg u alle tellers te zien die geldig zijn op de datum die staat bij geldig op. Vul de waarden op zoals gewenst en klik op Volgende 4) Stap 4 Overzicht: Hier krijg u een overzicht van wat het resultaat is van de gegevens die u op de vorige stappen hebt ingegeven. De groepsaanpassing is nog niet uitgevoerd. U kunt in stap 4 Overzicht de nieuwe waarden (bekomen door wat u hebt ingegeven op stap 3 Wat aanpassen?) nog aanpassen. Acerta HR-dienstengroep Connect 21

22 Stel dat u 100 medewerkers hebt. Voor 90 medewerkers wil u de waarde bij veld wijzigen naar A. U kunt dan een groepsaanpassing doen waarbij u in stap 3 Wat aanpassen? ervoor zorgt dat de waarde bij al deze medewerkers op A komt. In stap 4 Overzicht kan u dan bij de medewerkers die niet de waarde A dienen te hebben de waarde aanpassen naar de correcte waarde. Het is mogelijk om een medewerker of wijziging aan een bepaalde historiek niet mee te nemen voor de groepsaanpassing. In stap 4 Overzicht kan u in de kolom selectie de lijnen aan- of afvinken voor de groepsaanpassing De kolom Status kan enkel worden aangepast door onderaan op knop valideer te klikken en de validatie te laten lopen. U dient steeds te valideren alvorens u de groepsaanpassing kan verwerken. Om waarden aan te passen voor de velden die op stap Overzicht niet manueel aanpasbaar zijn, dien u via de knop vorige terug te keren naar een vorige stap van het stappenplan. Als u bijvoorbeeld de looncode wenst aan te passen keer u via vorige terug naar stap 3 Wat aanpassen? Als u, na het aanpassen van de looncode, via volgende terug naar stap 4 Overzicht gaat zal u zien dat de waarde bij looncode werd aangepast. Als u terugkeert in het stappenplan en wijzigingen aanbrengt op stap 2 of stap 3, dan word de overzichtslijst en al zijn waarden opnieuw aangemaakt op basis van de ingegeven gewijzigde criteria. Eventuele wijzigingen die u al had aangebracht (afvinken van lijn, wijziging van bedrag, ) zullen opnieuw dienen toegevoegd te worden. Mogelijke acties: a. Valideren Het validatie-proces zal de waarden die door groepsaanpassing aangemaakt gaan worden onderwerpen aan controles om te garanderen dat deze waarden consistent zijn. Tevens zult u door middel van waarschuwingen steeds op de hoogte gehouden worden van items die aandacht vereisen. Na het valideren verschijnt voor de lijn een icoon in de kolom Status. Volgende waarden kunnen verschijnen: De gegevens zijn gevalideerd en kunnen correct worden doorgevoerd De gegevens zijn gevalideerd en kunnen correct worden doorgevoerd. Er werden echter 1 of meerdere items gevonden die belangrijk zijn om te vermelden en waarover u een waarschuwing krijgt. U maakt een groepsaanpassing aan die ook historieken of loonperiodes bevat die al verwerkt zijn. Acerta HR-dienstengroep Connect 22

23 In de kolom status verschijnt dan. Als u hierop klikt, verschijnt een pop-up scherm met daarin de details. De aanpassingen voor deze lijnen worden bij het verwerken weldegelijk uitgevoerd. Er werden 1 of meerdere fouten gevonden waardoor de aanpassing niet kan uitgevoerd worden. De aanpassingen voor deze lijnen worden bij het verwerken niet uitgevoerd. U mag bij een looncode niet zowel het bedrag als het eenheidsbedrag ingeven. In de kolom status verschijnt dan. Als u hierop klikt, verschijnt een pop-up scherm met daarin de details. Via de linken selectie waarschuwingen wissen en/of selectie alle fouten wissen kan u met 1 simpele klik deze lijnen afvinken (zodat ze niet worden meegenomen in de groepsaanpassing). Als u lijnen met een foutmelding niet afvinkt en mee laat verwerken is dit geen probleem. De aanpassingen worden niet uitgevoerd. Lijnen met een waarschuwing worden echter wel verwerkt en aangepast als ze aangevinkt staan. Enkel als u deze afvinkt worden ze niet meegenomen. Via alles selecteren kan u met 1 klik alle lijnen terug aanvinken. Acerta HR-dienstengroep Connect 23

24 U kunt niet verwerken zonder te valideren. U dient dus steeds te valideren om de knop verwerken beschikbaar te krijgen. U kunt, zolang de groepsaanpassing niet werd verwerkt, zoveel keer valideren als u wil. U kunt dus na een validatie onmiddellijk aanpassingen uitvoeren en opnieuw valideren. In de huidige release zal het systeem steeds een foutmelding (BV1049 Startwaarde is verplicht geven als u bij nieuwe waarde 0 of leeg ingeeft. U kunt de groepsaanpassing verder zetten. De lijnen met deze fout worden niet aangepast. Dit zal opgelost worden in de volgende release. Work-around: Individueel aanpassen per medewerker. Zie punt 3.2. Aanpassing manueel per medewerker. Dit zal opgelost worden in de volgende release. b. Verwerken Zoals vermeld in vorig punt is de knop verwerken niet standaard beschikbaar. U dient eerst te valideren. Na het correct afwerken van de validatie zal de knop verwerken beschikbaar worden. Het verwerken is de laatste stap in het proces. De aanpassingen die u via het stappenplan hebt aangemaakt worden toegepast. Na het Verwerken komt u terecht op het scherm groepsaanpassingenbeheer. Bovenaan verschijnt de melding De gegevens werden bewaard. Deze melding verdwijnt na 5 seconden U vindt de groepsaanpassing terug in de lijst. De status van de groepsaanpassing is verwerkt of verwerkt met fouten. Eénmaal de groepsaanpassing correct werd verwerkt is kan deze niet meer worden aangepast of verwijderd (via groepsaanpassingen, manueel kan u natuurlijk nog steeds ingrijpen). Controleer dus altijd grondig of alles naar wens is alvorens de groepsaanpassing te verwerken. 4 Verwijder een bestaande tellerdefinitie. Dit kan u doen bvb wanneer een bepaalde teller niet langer gebruikt wordt. Ga naar Organisatie Aan- en afwezigheden Tellerdefinities. Als u een tellerdefinitie wilt verwijderen, selecteert u de gewenste tellerdefinitie uit de overzichtslijst. Klik onderaan op verwijderen. Er wordt nog eens een bevestiging gevraagd. Klik op ja als u heel zeker bent dat de tellerdefinitie mag verwijderd worden. De tellerdefinitie is verwijderd en u komt terecht in het overzichtsscherm Acerta HR-dienstengroep Connect 24