Tutorial Nikhef Tijdschrijf applicatie

Transcriptie

1 Tutorial Nikhef Tijdschrijf applicatie Deze tutorial biedt een stap-voor-stap instructie om de urenregistratie tool in te stellen Na het voltooien van de eerste installatie van de tijd aan het schrijven procedure is relatief weinig inspanning en weinig tijdrovend, zeker als je werkt aan een enkel experiment Instellen van de tijdschrijf applicatie Ga naar en klik op Time sheets onder your self service apps Login met je Nikhef user ID en password Je ziet nu het volgende scherm: Nu moeten eerst de basisinstellingen worden ingevuld: 1 Projecten waarop uren worden geschreven; 2 Je standard werkweek (optioneel); 3 vakantierechten

2 1 Projecten Klik in het hoofdscherm op de projects knop Vink in ieder geval de volgende projecten aan: 10701; 10702; Voeg de projecten toe die voor jou van toepassing zijn Overleg hierover zo nodig met je leidinggevende Klik yes als alles is aangevinkt Merk op dat de projectcode niet meer beschikbaar is SROI dient voortaan uitsluitend op code geboekt te worden wanneer daarop recht bestaat 2 Standaard werkweek Klik in het hoofdscherm op de week knop Vul je standard workweek in Het effect is dat je alleen afwijkingen in de standaard hoeft in te vullen als die zich voordoen (bijvoorbeeld vakanties, snipperdagen of periodes dat je ziek bent geweest) Klik yes om de standard workweek in te voeren

3 3 Vakantierechten Klik in het hoofdscherm op de personal data knophet onderstaande scherm opent Neem het verlofoverzicht erbij dat door pz is verstrekt Controleer of de volgende gegevens op het formulier overeen komen met de corresponderende velden in het urenregistratiesysteem 1 Verlofuren meegenomen uit voorgaande jaren 2 Het verlofrecht voor het huidige jaar 1 Als je gebruik maakt van je AVOM recht om verlofuren te verkopen (max 120 per jaar), of om de AVOM regeling te gebruiken om een fiets aan te schaffen, dan zal het veld AVOM current year door P&O worden ingevuld Het invulveld savings current year is voor medewerkers die verlof sparen voor een sabbatical Dit veld wordt door de P&O afdeling gevuld Het invulveld correction is bedoeld om specifieke verlofrechten gebaseerd op historisch verworven rechten in te vullen LET OP: Deze procedure is met ingang van 2014 veranderd Voorheen moest deze informatie zelf ingevuld worden Er was géén directe verbinding met de P&O verlofadministratiein geval van onduidelijkheid of verschil van mening is de toegekende hoeveelheid verlof op de verlofkaart leidend 1 Rechten kunnen slechts worden afgeleid uit geldende cao OI (hoofdstuk 5) en het verlofoverzicht dat jaarlijks wordt verstrekt door de afdeling P&O

4 De tijdregistratie applicatie gebruiken De applicatie is nu ingesteld en kan worden gebruikt Begin hier alsjeblieft meteen mee! In het hoofdscherm zie je nu de ingevoerde projecten ( projects ) en verlofrechten ( vacation allowance ) verschijnen Je kunt nu beginnen met tijdschrijven Dit kan op elk moment dat je uitkomt, maar bij voorkeur doe je dit eens per week Het werkt als volgt: Kies welke week je wilt invoeren 2 Vul de uren in bij het juiste project en de juiste dag 3 Klik record 3 Je ziet nu een samenvatting als onderstaand Als je die gecontroleerd hebt en hij klopt, zet je een vinkje bij Finished en vervolgens klik je op yes De in de applicatie ingevoerde opgenomen verlofuren worden ieder kwartaal uitgedraaid door P&O en geregistreerd in de officiële verlofadministratie HET IS DAAROM NOODZAKELIJK DAT DAT DE TIJDREGISTRATIE AAN HET EIND VAN IEDER KWARTAAL WORDT BIJGEWERKT DE DEADLINES HIERVOOR ZIJN: - 31 MAART - 30 Juni - 30 September - 20 December

5 Overzichten en rapporten maken uit het urenregistratiesysteem Voor je eigen administratie kun je overzichten maken uit het urenregistatiesysteem Kies het jaar waarover je wilt rapporteren; 2 Kies de periode waarover je wilt rapporteren; 3 Kies de rapportage methode; 4 Klik op generate overview ; 5 Heb even geduld terwijl het rapport wordt gemaakt; 6 Et voila