Instructiedocument. Aanpassingen Verlofregistratie in verband met Vakantiewetgeving 2012

Transcriptie

1 Instructiedocument Aanpassingen Verlofregistratie in verband met Vakantiewetgeving 2012 Versie

2 Inhoud Aanleiding... 3 Nieuwe vakantiewetgeving... 3 Algemene informatie aanpassingen Verlofregistratie... 4 Algemeen... 4 Bestaande vakantierechten regelingen... 4 Meerdere vakantierechten regelingen... 4 Verlofaanvraag formulier... 4 Rooster- planningspakket... 4 Verjaring vakantierechten... 4 Laten vervallen vakantierechten... 4 Stappenplan Inrichting vakantierechten berekening(en)... 5 Stap 1: Voorbereiding invoer regelingen... 6 Stap 2: Inrichting vakantierechten regeling(en)... 7 Stap 3: Aanpassing salariscomponent(en)... 9 Stap4: Aanpassing werknemersgroep(en) Stap 5a: Onderhoud werknemer Stap 5b: Massamutaties werknemer Overige aanpassingen Cumulatieve gegevens Afdruk cumulatieven Voorbeelden inrichting Verlof regelingen

3 Aanleiding Per 1 januari 2012 wordt de Nederlandse vakantiewetgeving aangepast. Wettelijke vakantierechten zijn minder lang geldig dan voorheen en de regels omtrent opbouw tijdens ziekte zijn veranderd. Voor u, als gebruiker van de Talent en Salaris vakantierechten berekening, betekent dit dat u enkele aanpassingen zult moeten maken in de inrichting van de vakantierechten berekeningen. Dit document ondersteunt en adviseert hierin. Nieuwe vakantiewetgeving De nieuwe vakantiewetgeving bestaat uit een aantal aanpassingen op de huidige regelgeving. Allereerst krijgt u vanaf 2012 te maken met een duidelijke scheiding tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Deze scheiding heeft met name te maken met de verjaringstermijn van vakantierechten. Wettelijke vakantierechten zijn de verplichte verlofuren met een duur van vier maal het aantal werkuren per week. Voor een fulltime medewerker die 40 uur bij u in dienst is, is dit dus 160 uur. Bovenwettelijke vakantierechten zijn alle uren die u hier bovenop toekent aan uw werknemers. Tot 2012 waren zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantierechten opneembaar tot vijf jaar na het kalenderjaar waarin de rechten werden opgebouwd. Pas daarna kwamen de uren te vervallen. Per 1 januari 2012 geldt voor wettelijke vakantierechten dat zij verjaren zes maanden na het kalenderjaar waarin de uren werden opgebouwd. Wettelijke vakantierechten die voor 2012 zijn opgebouwd zijn nog wel vijf jaar geldig. Voor bovenwettelijke vakantierechten geldt dat deze ook vanaf 2012 nog steeds vijf jaar opneembaar zijn. Hiervoor is de wetgeving dus niet aangepast. Verder is er een aanpassing met betrekking tot opbouw van vakantierechten tijdens langdurige ziekte. Tot 2012 was het zo dat een langdurig zieke alleen over de laatste zes maanden van zijn/haar verzuim vakantierechten kon opbouwen. Vanaf 2012 bouwt de langdurig zieke gedurende de volledige duur van zijn/haar verzuim vakantierechten op. 3

4 Algemene informatie aanpassingen Verlofregistratie Om klaar te zijn voor de veranderingen met betrekking tot de nieuwe vakantiewetgeving, zult u enige aanpassingen moeten doen in de configuratie van de Talent en Salaris vakantierechten berekeningen. Volg de stappen in dit instructiedocument, om uw inrichting aan te passen op de nieuwe situatie. Algemeen In T&S moeten de benodigde nieuwe vakantiegeld regeling(en) ingericht worden voor 2012 en de werknemers moeten aan deze vakantiegeldregeling(en) gekoppeld worden per Dit kan vanaf de eindejaarsrelease versie die uiterlijk 24 december beschikbaar is. Bestaande vakantierechten regelingen De bestaande vakantierechten regeling(en) kunnen blijven bestaan, maar moeten zo nodig aangepast worden. Meerdere vakantierechten regelingen Werknemers krijgen per meerdere vakantierechten regelingen. Minimaal een wettelijke regeling en een bovenwettelijke regeling. Bij opname van verlof moet de werknemer aangeven van welke vakantiesaldo zij uren willen opnemen. Verlofaanvraag formulier Wanneer uw werknemers via een verlofaanvraag formulier verlof aanvragen zal dit formulier aangepast moeten worden zodat de werknemers de juiste keuze kunnen maken. Wellicht kunt u uw werknemers voorlichten over welke keuze zij hier het beste in kunnen maken. Rooster- planningspakket Wanneer u werkt met een rooster- planningspakket zult u tijdig moeten overleggen met deze partij over de aanlevering van gegevens van en naar de nieuwe regelingen. Verjaring vakantierechten Volgens de nieuwe vakantiewetgeving (zie Aanleiding) gelden er per 01 januari 2012 nieuwe verjaringstermijnen. wettelijke verlofrechten opgebouwd na 1 januari 2012 verjaren zes maanden na het kalenderjaar waarin de uren werden opgebouwd. Voor de bovenwettelijke verlofrechten geldt nog steeds de verjaringstermijn van vijf jaar. Laten vervallen vakantierechten Op de vervaldatum kunt u met behulp van de (cumulatieve) componenten controleren welke vakantierechten u bij de werknemers moet laten vervallen. Het vervallen van de vakantierechten doet u handmatig via onderhoud cumulatieven per contract. Hiervoor kunt u gebruik maken van speciale componenten. (zie hiervoor het hoofdstuk aanpassingen componenten in dit document). 4

5 Stappenplan Inrichting vakantierechten berekening(en) We hebben voor u een stappenplan gemaakt. Met de voorbereidingen kunt u direct starten. De overige stappen kunt u uitvoeren vanaf de eindejaarsversie Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5A Stap 5B Voorbereiding Inrichting vakantierechten regelingen Aanpassingen salariscomponenten Aanpassing werknemersgroep(en) Aanpassingen onderhoud werknemer Aanpassingen via massamutaties 5

6 Stap 1: Voorbereiding invoer regelingen In voorbereiding op de toewijzing van de juiste verlofregelingen aan de juiste medewerkers kunt u het volgende doen. Maak inzichtelijk welke verlofregelingen voor welke medewerker van toepassing zijn. Deze regelingen kunt u later via onderhoud werknemer of via massamutaties invoeren. Maakt u hierbij gebruik van een Excel bestand, dan kunt u de gegevens later importeren. Denk hierbij aan: Verlofregeling met/zonder EJU o Garantieregeling 55 jaar en ouder vwb leeftijdsverlof Welke PLB regeling o Algemeen o Overgangsregeling 50 jaar of ouder o Garantieregelingen 6

7 Stap 2: Inrichting vakantierechten regeling(en) In T&S vindt u onder het menu Beheer Opbouw de diverse vakantierechten regelingen. Hier richt u de voor 2012 benodigde vakantierechten regelingen in. Afhankelijk van de voor u geldende CAO of andere regels richt u één of meer nieuwe vakantierechten regeling(en) in. 1) Maak een nieuwe omschrijving aan in de betreffende keuzelijst van de regeling. Deze keuzelijsten hebben de naam Omschrijving soort vakantie opbouw (1 t/m5). Wanneer u met TSS werkt vind u de keuzelijst in TSS onder de knop Applicatiebeheer. Werkt u uitsluitend met T&S dan vindt u de keuzelijst onder het menu Beheer Algemene tabellen. 7

8 2) Ga naar Beheer Opbouw Vakantierechten Regeling X 3) Kies de zojuist in stap 1 aangemaakte omschrijving 4) Voer de ingangsdatum van de regeling in 5) Kies de juiste rekenwijze en vul zo nodig de dag bij reservering in (zie de helpteksten) 6) Kies voor de juiste afronding bij afdruk 7) Kies voor de gewenste afhandeling bij verrekening van de vakantie uren, geef aan of er rechten over rechten berekend moeten worden 8) Kies de juiste waarde bij Afrekening uren 9) Geef de grondslag uren aan welke gelden voor deze medewerkers (zie ook de helptekst) 10) Geef de opbouw uren per jaar aan (voor een fulltime medewerker) 11) Geef indien van toepassing (zie helptekst) de toeslag uren feestdagen aan 12) Geef het aantal over te nemen uren bij de jaarovergang aan. (zie helptekst) 13) Stop opbouw bij ziekte kunt u ingaande kiezen voor geen stop opbouw bij ziekte 14) Voer het aantal extra vakantie uren per leeftijdscategorie in, indien van toepassing (zie helptekst) 15) Geef aan of T&S wel of niet leidend is voor de verlofregistratie (zie helptekst) 16) Kies de gewenste afrondingsmethode voor de jaarovergang. 17) Sla de gegevens op Voorbeeld inrichting wettelijk verlof. Voor overige voorbeelden zie einde van dit document. 8

9 Stap 3: Aanpassing salariscomponent(en) Mogelijk moet er bij een of meer salariscomponenten een aanpassing gedaan worden. Voor de nieuwe regelingen zijn nieuwe componenten aangemaakt. De volgende componenten zijn van toepassing op de vakantierechten-regelingen: Deze informatie vindt u ook terug in de helpteksten van onderhoud salariscomponenten. De componenten kunt u gebruiken nadat u deze gekopieerd heeft. Ga hiervoor naar: Beheer Salariscomponent kopiëren nieuwe componenten 9

10 Aandachtspunten voor de aanpassingen van de inrichting salariscomponenten Voor ieder uren component waar vakantierechten over berekend moeten worden, moet aangegeven worden voor welke vakantierechten regeling(en) dit van toepassing is. Past u de inrichting van de nieuwe vakantierechten-salariscomponenten die u gaat gebruiken aan. Let hierbij ook op de basisinstellingen zoals afdrukken op jaarstaat, maar wellicht ook de journalisering. 10

11 Stap4: Aanpassing werknemersgroep(en) In de werknemersgroep(en) moet aangegeven welke vakantierechten regeling(en) er gelden voor de betreffende werknemersgroep. NB: de aanpassingen in de werknemersgroep worden niet direct doorgevoerd bij de huidige werknemers. Zie hiervoor stap 5. 11

12 Stap 5a: Onderhoud werknemer De werknemer moet gekoppeld worden aan de voor hem/haar geldende vakantierechten regelingen. Dit kunt u invoeren via: Onderhoud werknemer tabblad contract Salaris Salariscodes. Let hierbij op de ingangsdatum en koppel de werknemer per de juiste periode(bijvoorbeeld /01) aan de vakantierechten regelingen die voor deze persoon van toepassing zijn. 12

13 Stap 5b: Massamutaties werknemer Het koppelen van de juiste vakantierechten-regelingen kunt u ook doen via massamutaties contract 13

14 Overige aanpassingen Cumulatieve gegevens De cumulatieve gegevens van de nieuwe vakantierechten berekening regels worden bijgehouden in de cumulatieve gegevens. Per regeling is een tabblad beschikbaar. U vindt deze onder het menu Onderhoud Cumulatieven Contract. Indien de vakantieuren verjaren kunt u per werknemer via onderhoud periodevariabelen de vakantierechten laten vervallen. We informeren u binnenkort nader hoe dit het beste aan te sturen. 14

15 Afdruk cumulatieven Vanwege de nieuwe inrichting en toevoegingen op de vakantierechten regelingen zult u waarschijnlijk de afdruk cumulatieven op de salarisstrook willen aanpassen. U kunt dit doen via Beheer Salariscomponent Onderhoud afdruk-cumulatief. Aanpassingen in bestaande afdruk cumulatieven kunnen gevolgen hebben voor historische stroken. 15

16 Voorbeelden inrichting Verlof regelingen NB: de exacte inrichting van uw eigen regeling kan afwijken van onderstaande voorbeelden. Controleert u altijd uw eigen inrichting en neemt u onderstaande voorbeelden niet direct 1 op 1 over. Wettelijk verlof 16

17 Bovenwettelijk verlof 17

18 PLB 18

19 Overgangsregeling PLB 19