De uitruilregeling van extraterritoriale kosten in UBplus

Transcriptie

1 De uitruilregeling van extraterritoriale kosten in UBplus versie 1.1 Versiedatum:

2 Deze handleiding is bedoeld voor het toepassen van de extraterritoriale kosten van arbeidsmigranten in UBplus. In 2010 heeft de Belastingdienst een convenant afgesloten met de ABU, de NBBU en de VIA, waardoor duidelijk is geschapen over de extraterritoriale kosten van buitenlandse uitzendkrachten.. Uitzendondernemingen hebben de mogelijkheid om extraterritoriale kosten aan de buitenlandse uitzendkracht onbelast te vergoeden of vrij te verstrekken. Het betreft hier de Extraterritoriale Kostenregeleing (ET-regeling). In de uitzendsector mogen loon alsmede bovenwettelijke vakantiedagen, toeslagen en compensatie-uren mogen worden uitgeruild voor de ET-kostenvergoeding (de uitruilregeling). In deze regeling kan een bruto loon worden uitgeruild voor een netto vergoeding: het bruto loon wordt verlaagd, waarmee als gevolg ook de grondslag voor vakantiegeld, reserveringen en pensioen wordt verlaagd en er wordt, met een uitruil-factor van 81% of 100%, een netto vergoeding toegekend. Ook is het mogelijk om een netto inhouding te doen, echter dit is echter geen verplichting. De uitruil van bruto loon voor vrije vergoedingen in verband met extraterritoriale kosten is alleen toegestaanvoor dubbele huisvestingkosten, vervoerkosten van en naar de woonplaats in het land van herkomst en extra uitgaven van levensonderhoud. Deze kosten moeten terdege worden aangetoond. De uitruilregeling kan niet meer omvatten dan 30% van het loon en het minimumloon moet gehandhaafd blijven. Deze uitruilregeling kan ook worden toegepast in UBplus. Daarvoor biedt deze handleiding een stappenplan. Ten eerste zullen de onkostenvergoedingen moeten worden ingevoerd. Daarna moeten deze vergoedingen gekoppeld worden aan een uitzending of een werknemer. Tot slot kunnen de bedragen berekend worden en kan de uitruilregeling in een loon pro forma worden opgenomen. 2

3 Inhoud

4 In de administratie basisgegevens moeten (eenmalig) drie of vier onkosten vergoedingen worden aangemaakt: Ga hiervoor naar het menu Bestand -> Systeemfuncties ->Onkosten vergoedingen. Maak vervolgens een nieuwe vergoeding aan met de button Nieuw/leeg. De eerste onkostenvergoeding die moeten worden opgemaakt is voor de inruil van het bruto loon met opbouw reserveringen en vakantegeld. Bij elke onkostenvergoeding kan een nieuwe code, zoekcode en omschrijving worden ingevuld. Bij Koppeling kan een uitruilregeling gekozen worden onder de button Uitruilregeling: uitruil bruto loon 81%.. Kies vervolgens 4

5 In het scherm Onkosten vergoeding (nieuw/leeg) kan onder de tab Gebruik de onkostenvergoeding bij gebruik als belaste vergoeding de noodzakelijke vereisten worden opgenomen voor een belastbare vergoeding. 5

6 Ten tweede moet er een onkosten vergoeding worden aangemaakt voor de inruil van het bruto loon van overuren en reisuren zonder opbouw van de reserveringen en het vakantiegeld. Dit kan op dezelfde wijze als bij stap 1.1. Bij Koppeling dient de Uitregeling: Uitruil bruto loon 100% gekozen te worden. Onder de tab Gebruik kunnen de volgende vereisten worden geselecteerd: 6

7 Hetzelfde dient te gebeuren bij de uitruil van de vrije verstrekking. Bij de Koppeling dient de Uitruilregeling: vrije verstrekking uitruil worden gekozen. Bij Rekenwijze dient vervolgens de optie Geheel onbelast worden gekozen. Als laatste kan nog een onkosten vergoeding worden aangemaakt voor een netto inhouding (bijvoorbeeld huisvesting). Deze is echter niet verplicht om aan te maken. Bij de Koppeling dient de Uitruilregeling: netto inhouding worden gekozen. Bij Rekenwijze dient vervolgens de optie Geheel onbelast worden gekozen. 7

8 Na het aanmaken van de vergoedingen in de uitruilregeling kunnen deze gekoppeld worden aan een uitzending of aan een (buitenlandse) werknemer. De drie of vier aangemaakte onkosten vergoedingen moeten worden gekoppeld aan de werknemer, dit kan bij de werknemer vergoedingen of bij de uitzending vergoedingen. Opgeven bij de werknemer heeft als voordeel dat dit vervolgens niet voor elke uitzending van de werknemer apart hoeft te gebeuren. Om de te verlonen bedragen later automatisch per loonperiode te berekenen en in te voeren moet voor vergoeding type Belastbaar Inkomen respectievelijk Onbelastbaar Inkomen worden gekozen. Eventueel kunnen de vergoedingen aan de sjabloon vergoedingen worden toegevoegd (menu Bestand > Sjablonen > Vergoedingen ) zodat ze automatisch aan elke nieuwe uitzending worden toegevoegd.. 8

9 Het uit te ruilen bruto loon met de onkosten vergoeding moeten vervolgens per loonperiode worden bepaald. Ga hiervoor naar Uren en vervolgens naar Klaarzetten. In het daaroopvolgende scherm Klaarzetten voor facturatie en verloning dient de button Uitruilregeling toepassen geselecteerd te worden. Hierna verschijnt een nieuw scherm waarme het bruto loon kan worden uitgeruild en automatisch kan worden ingesteld. Het aantal uren per week waarop het minimum loon wordt gebaseerd en de waarde van de uit te ruilen extraterritoriale kosten moet handmatig worden ingevoerd (default aantal uren = 40). Het aantal uren en het bijhorende loon wordt door UBplus automatisch bepaald op basis van de ingevoerde en de opgeslagen (en verloonde) uren. De ruimte van de inruil is het bruto loon van de verloonde uren -/- het van toepassing zijnde minimum loon, waarbij het loon van de overuren en reisuren in zijn geheel in deze ruimte is opgenomen. 9

10 Op basis van de ruimte van de inruil, de maximale 30% van het bruto loon dat mag worden aangewend voor de inruilregeling en de waarde van de uit te ruilen extraterritoriale kosten wordt door UBplus automatisch het uit te ruilen bruto loon en de vrije verstrekking berekend. Onder het tabblad Instellingen kan er gekozen worden om het invoerscherm na het opslaan van uren meteen wel of niet te tonen. De uitruilregeling kan ook geheel automatisch berekend worden, hiervoor moet de optie Uitruilregeling automatisch berekenen worden aangezet. Met de button Opslaan worden de berekende waarden opgeslagen in de vergoedingen. Indien de vierde (niet verplichte) onkosten vergoeding ook is aangemaakt (zie paragraaf 1.4 Uitruil voor een netto inhouding) zal deze automatisch gevuld worden met het zelfde bedrag als de vrije verstrekking, alleen dan met een negatieve waarde: deze inhouding heft daarmee de vrije verstrekking op. Uiteindelijk zullen er wel twee regeles worden afgebeeld op de loonstrook zodat de toepassing van de uitregeling zichtbara blijft op de loonstrook van de buitenlandse werknemer. Op de loonstrook zal de uitruilregeling uiteindelijk zichtbaar zijn, zie de onderstaande afbeelding: 10

11 Het ingevoerde aantal uren per week voor de berekening van het minimum loon en de waarde van de uit te ruilen extraterritoriale kosten worden door UBplus opgeslagen per werknemer. De uitruilregeling berekening wordt in UBplus per loonperiode gemaakt en niet per week. Dit betekent dat bij een maand- of een 4-wekelijkse verloning UBplus alle uren van de gehele loonperiode meeneemt in de berekening en dat de berekening ook maar één keer hoeft te worden uitgevoerd nadat alle uren ingevoerd zijn. Indien van een bepaalde loonperiode een herberekening wordt gemaakt zullen reeds bestaande onkosten vergoeding regels voor uitruil bruto loon c.q. vrije verstrekking uitruil worden meegenomen in de berekening: er worden automatisch aanvullende bedragen berekend. De gebruikte onkosten vergoedingen voor de uitruilregeling kunnen niet worden gefactureerd aan de klant, er worden alleen bedragen voor de verloning van de werknemer berekend. Alle over- en reisuren worden in UBplus standaard in de berekening van de uitruilregeling meegenomen tenzij bij tab instellingen is aangegeven dat deze uren niet moeten worden meegenomen. De regel voor uitruil van over- en reisuren (zie bijlage 2) is niet verplicht en moet alleen worden aangemaakt als deze uren ook uitgeruild worden. 11

12 De uitruilregeling kan ook in de loon proforma berekening opgenomen worden. Ga hiervoor naar in het menu naar Loon -> Proforma berekening. Onder de tab Vergoeding kunnen de onkosten vergoedingen met betrekking tot de uitruilregeling worden ingevoerd. De uitruilregeling kan worden toegepast in de loon proforma berekening door onder de tab Instellingen de optie Uitruilregeling toepassen aan te zetten. 12

13 Ook in de de basisgegevens van de onkosten vergoeding kan worden ingesteld dat de benodigde vergoedingen standaard worden opgenomen in de loon proforma berekening. Ga hiervoor naar het menu Bestand -> Systeemfuncties -> Onkosten vergoedingen. Selecteer vervolgens een van de onkosten vergoedingen. Onder de tab Loon proforma kan de optie Onkosten vergoeding standaard opnemen in loon proforma berekening worden aangezet. 13