Leaseauto. Functionele Beschrijving. Functionele beschrijving Pagina 1 van 18

Transcriptie

1 Leaseauto Functionele Beschrijving Functionele beschrijving Pagina 1 van 18

2 Inhoud 1. Inhoud van de module Wat is het doel van de module? Voor welke (soort) klanten is deze module? Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module? Welke keuzes moet de klant maken? Inrichting van de module Doel van de functionaliteit Definiëren looncomponent Definiëren locatie leaseauto documenten Definiëren leasecategorie Onderhoud Wagenpark Doel van de functionaliteit Registreren van een leaseauto Onderhoud werknemer Lease contract Doel van de functionaliteit Registreren van de leasecategorie (aanspraak) bij de werknemer Registreren van de leaseauto bij de werknemer Automatische bepaling bijdrage Mergevelden Functionele beschrijving Pagina 2 van 18

3 1. Inhoud van de module 1.1 Wat is het doel van de module? Het doel van de module is het vastleggen van de gegevens van het wagenpark alsmede de registratie van de auto s bij de werknemers inclusief de financiële en fiscale aspecten. De functionaliteit valt daarbij uiteen in een aantal stappen, van inrichting tot aan registratie en onderhoud toe. Deze stappen zijn in aparte programma s ondergebracht die in verschillende delen van het HRM menu te vinden zijn. De programma s zijn hieronder in een zo logisch mogelijke volgorde genoemd. Het is aan te raden om met deze volgorde rekening te houden. Per stap zal worden aangegeven: wat het doel van de stap is welke bewerkingen worden uitgevoerd. A. Programma s in menu HRM Onderhoud HRM Dossierlocaties: Met behulp van deze functionaliteit worden de standaardlocaties vastgelegd voor het opslaan van 1. Categorie documenten. Het betreft hier de bedrijfsdocumenten, die betrekking hebben op de categorieën leaseauto s; 2. Overeenkomst documenten, het betreft hier de overeenkomsten tussen de leasemaatschappij en werkgever. 3. Overeenkomst documenten, het betreft hier de overeenkomst tussen werkgever en werknemer. B. Programma s in menu HRM Onderhoud HRM Wagenpark Algemene instellingen: Met behulp van deze functionaliteit worden 1. de looncomponenten geselecteerd voor de verrekening van de bedragen betreffende de leaseauto. 2. zijn de tarieven voor de fiscale bijtelling vastgelegd. C. Programma s in menu HRM Onderhoud HRM Wagenpark Leaseauto categorieën: Met behulp van deze functionaliteit wordt per leasecategorie geregistreerd: de jaarkilometrages, brandstoftypen, leasebedrag en de ingangsdatum van deze gegevens. N.B.: Indien binnen een combinatie van jaarkilometrage en leasebedrag het leasebedrag voor alle typen brandstof gelijk blijft, kunt u het brandstoftype Algemeen selecteren. Hiermee is de combinatie van jaarkilometrage en leasebedrag automatisch geldig voor elk type brandstof binnen deze leasecategorie. U hoeft dan niet per brandstoftype dezelfde gegevens qua jaarkilometrage en leasebedrag vast te leggen. Functionele beschrijving Pagina 3 van 18

4 D. Programma s in menu HRM Onderhoud HRM Wagenpark Leaseauto contracten: Met behulp van deze functionaliteit legt u de auto s binnen uw wagenpark vast en registreert u per leaseauto die behoort tot het wagenpark van uw organisatie alle relevante informatie, die noodzakelijk is voor een optimaal beheer van het wagenpark. Eerst hierna kan de auto gekoppeld worden aan de werknemer. E. Programma s in menu HRM HRM - Werknemers: Onderhoud Werknemer Contract Leaseauto Met behulp van deze functionaliteit wordt 1. bij de werknemer de aanspraak (= de leasecategorie) vastgelegd waar de werknemer conform zijn individuele arbeidsovereenkomst recht op heeft; 2. bij de werknemer het leasecontract vastgelegd met alle relevante gegevens van de auto waarvan de werknemer de berijder is. Functionele beschrijving Pagina 4 van 18

5 1.2 Voor welke (soort) klanten is deze module? De module is bedoeld voor elke klant, die een of meerdere leaseauto s beschikbaar wilt stellen aan de medewerkers. 1.3 Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module? Voor de verrekening van de eigen bijdrage alsmede ook de fiscale aspecten dienen de vereiste componenten te worden ingericht. Bovendien moet een standaardlocatie worden vastgelegd voor het opslaan van de leasedocumenten. De module is een standaardfunctionaliteit binnen de software Talent & Salaris Client De module wordt per (salaris)bedrijf ingericht. Er wordt niet met verwijzingen gewerkt. 1.4 Welke keuzes moet de klant maken? Voordat met de inrichting begonnen wordt, dient afstemming met de klant plaats te vinden over de volgende punten: 1. De autorisatie voor het onderhouden/raadplegen van de module; 2. de leasecategorieën die binnen de organisatie gebruikt worden; 3. looncomponenten voor de verrekening van de bijdragen leaseauto, inclusief de journalisering; 4. de looncomponent voor de verrekening van de fiscale bijtelling (comp. 177, geen journalisering); 5. aanwijzen van een standaardlocatie voor het opslaan van leaseauto documenten. Functionele beschrijving Pagina 5 van 18

6 2. Inrichting van de module Inrichting t.b.v. beheer Wagenpark. 2.1 Doel van de functionaliteit Met behulp van deze functionaliteit worden 1. de looncomponenten geselecteerd voor de verrekening van de bijdragen leaseauto; 2. een standaardlocatie vastgelegd voor het opslaan van leaseauto documenten; 3. de leasecategorieën gedefinieerd die binnen uw organisatie gebruikt worden. 2.2 Definiëren looncomponent Met behulp van deze functionaliteit worden de looncomponenten geselecteerd voor de verrekening van de bijdrage leaseauto. Naast een component voor het zakelijk gebruik van de leaseauto is ook een component voor privégebruik te kiezen. Ga naar HRM Onderhoud HRM Wagenpark Algemene instellingen. Hierna verschijnt het volgende scherm: Functionele beschrijving Pagina 6 van 18

7 Componentnummer Hier dient het looncomponent geselecteerd te worden ten behoeve van de verrekening van een mogelijke bijdrage leaseauto. Selecteer het looncomponent uit de tabel met behulp van de -knop. Alleen looncomponenten uit de range van 1000 t/m 4999 van het type Bedrag worden getoond. Bij het component voor privé gebruik zijn tevens alleen de componenten met indicatie loonaangifte = Eigen bijdrage privé gebruik auto te selecteren. Het componentnummer voor zakelijk gebruik moet verschillend zijn van het componentnummer voor privé gebruik. Op deze manier kunnen de diverse eigen bijdragen worden berekend of ingevoerd, zie het onderdeel Registreren van een leaseauto. Verder kunt u de helpfunctie raadplegen voor de inrichting van de componenten 2.3 Definiëren locatie leaseauto documenten Met behulp van deze functionaliteit kunt u de standaardlocatie vastleggen voor het opslaan van leasecategorie en leaseovereenkomst documenten. De aan de leasecategorieën en/of leasecontracten gekoppelde documenten worden dan in de hier opgegeven mappen bijgehouden. Om deze documenten te kunnen opslaan dienen de rechten voor de gebruiker op de locaties ingeregeld te worden op basis van administrator rechten. Ga naar HRM Onderhoud HRM Dossierlocaties Leaseauto documenten. Na het kiezen van bijvoorbeeld Categorie documenten verschijnt hierna het volgende scherm: Functionele beschrijving Pagina 7 van 18

8 2.4 Definiëren leasecategorie Binnen een leasecategorie registreert u o.a. de jaarkilometrages, brandstoftypen, leasebedrag en de ingangsdatum van deze gegevens. Ga naar HRM Onderhoud HRM Wagenpark Leaseauto categorieën. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Nieuwe leasecategorie. Hierna verschijnt het volgende scherm: Naam Hier wordt de omschrijving van de leasecategorie vastgelegd. Omschrijving Hier kan desgewenst een korte beschrijving van de leasecategorie worden vastgelegd. Document Hier kan een Word document aan de leasecategorie gekoppeld worden waarin meer gedetailleerde informatie over de categorie vermeld staat. = een document bekijken = een document toevoegen Functionele beschrijving Pagina 8 van 18

9 = een document verwijderen Hierna dienen de normwaarden behorende bij de leasecategorie vastgelegd te worden: Ingangsdatum Hier wordt de ingangsdatum vastgelegd van de relevante gegevens behorende bij de leasecategorie. Klik op volgende scherm: om een combinatie van normwaarden aan te leggen. Hierna verschijnt het Jaarkilometrage Hier registreert u het aantal kilometers per jaar als onderdeel van deze set normwaarden. Brandstof Hier registreert u het type brandstof als onderdeel van deze set normwaarden. N.B.: Indien binnen een combinatie van jaarkilometrage en leasebedrag het leasebedrag voor alle typen brandstof gelijk blijft, kunt u het brandstoftype Algemeen selecteren. Hiermee is de combinatie van jaarkilometrage en leasebedrag automatisch geldig voor elk type brandstof binnen deze leasecategorie. U hoeft dan niet per brandstoftype dezelfde gegevens qua jaarkilometrage en leasebedrag vast te leggen. Leasebedrag per periode Hier registreert u het lease bedrag als onderdeel van deze set normwaarden. Functionele beschrijving Pagina 9 van 18

10 3. Onderhoud Wagenpark 3.1 Doel van de functionaliteit Met behulp van deze functionaliteit worden de auto s binnen het wagenpark vastgelegd en wordt per leaseauto alle relevante informatie, die noodzakelijk is voor een optimaal beheer van het wagenpark, vastgelegd. 3.2 Registreren van een leaseauto Ga naar HRM Onderhoud HRM Wagenpark Leaseauto contracten. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Nieuw. Hierna verschijnt het volgende scherm: Leasebedrijf Hier wordt de naam van de leasemaatschappij vastgelegd. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Referentie Bedoeld wordt het contractnummer van de leaseovereenkomst met de leasemaatschappij van de desbetreffende auto. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Functionele beschrijving Pagina 10 van 18

11 Kenteken Bedoeld wordt het kenteken van de leaseauto. De letters van het kenteken worden automatisch in hoofdletters geregistreerd. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Het is aan te bevelen om de opmaak van het kenteken op een uniforme manier vast te leggen. Dat is handig bij het zoeken van een auto op kentekenvolgorde. Lease categorie Bedoeld wordt de leasecategorie die binnen de organisatie is gedefinieerd en van toepassing is op de auto. Merk Hier wordt het merk van de auto vastgelegd. Niet verplicht. Ook graag bij de andere velden aangeven. Model/Type Hier wordt het specifieke type van de auto vastgelegd. Brandstof Het brandstoftype van de auto. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Jaarkilometrage Bedoeld wordt het aantal kilometers per jaar, wat overeenkomstig het leasecontract voor deze auto van toepassing is. Kleur De kleur van de auto. Chassisnummer Het chassisnummer van de auto. Leaseperiode vanaf De begindatum van de leaseperiode van de auto. Leaseperiode tot en met De einddatum van de leaseperiode van de auto. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Aantal leaseperiodes Het aantal leaseperiodes van de auto. (Altijd in maanden) Fiscale waarde De fiscale waarde zoals die van toepassing is binnen de Wet op de Inkomsten Belasting. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Zie het leasecontract. Cataloguswaarde De cataloguswaarde van de auto. Het gegeven heeft een informatieve waarde. Verkoopwaarde De vrije verkoopwaarde van de auto na afloop van de leasetermijn. Zie leasecontract Functionele beschrijving Pagina 11 van 18

12 Leasebedrag per maand Het leasebedrag per maand (exclusief eventuele brandstofbedragen) van de auto. Dit bedrag vormt tezamen met de brandstofkosten per maand het totale leasebedrag bij de berekening van een eventuele eigen bijdrage voor de werknemer. Dit veld is een verplicht veld en dient daarom altijd gevuld te worden. Brandstofbedrag per maand Hier registreert u het bedrag aan voorschot brandstof van de auto. Dit bedrag vormt tezamen met het leasebedrag per maand het totale leasebedrag bij de berekening van een eventuele eigen bijdrage voor de werknemer. Prijs exclusief BTW Hier registreert u de prijs van de auto exclusief de BTW. Prijs inclusief BTW Hier registreert u de prijs van de auto inclusief BTW. Berijder Hier registreert het systeem automatisch de berijder van de auto, zodra deze via HRM Werknemer Onderhoud werknemer aan deze auto is gekoppeld. Eventuele eerdere berijders van dezelfde auto blijven als historisch gegeven bewaard en kunnen middels de knop Historie worden opgevraagd. Historie Middels deze knop kunnen eventuele eerdere berijders van deze auto worden opgevraagd. Document Hier kan een Word document aan de geregistreerde auto gekoppeld worden (bijvoorbeeld het leasecontract) waarin meer gedetailleerde informatie over de auto vermeld staat. = een document bekijken = een document toevoegen = een document verwijderen Functionele beschrijving Pagina 12 van 18

13 4. Onderhoud werknemer Lease contract 4.1 Doel van de functionaliteit Met behulp van deze functionaliteit wordt bij de werknemer de leasecategorie vastgelegd waar de werknemer conform zijn individuele arbeidsovereenkomst recht op heeft en alle relevante gegevens omtrent de leaseauto waarvan de werknemer de berijder is. 4.2 Registreren van de leasecategorie (aanspraak) bij de werknemer Ga naar HRM HRM Werknemers. Selecteer de werknemer naar keuze. Open de onderliggende mappen bij de werknemer door op het plusje voor de werknemer te klikken. Selecteer de map Contract en doe een rechtermuisklik. Kies hierna voor Leaseauto Nieuwe aanspraak. Hierna verschijnt het volgende scherm: Datum van Hier registreert u de begindatum vanaf wanneer het recht op de leasecategorie bij de werknemer van kracht wordt. Datum t/m Hier registreert u de einddatum vanaf wanneer het recht op de leasecategorie bij de werknemer eindigt Verplicht. Categorie auto Hier registreert u de leasecategorie die bij de werknemer van toepassing is. 4.3 Registreren van de leaseauto bij de werknemer Ga naar HRM Werknemers en selecteer de werknemer naar keuze. Ga vervolgens bij deze werknemer naar Contract Leaseauto. Klik met de rechtermuisknop op Leaseauto en kies voor Nieuwe leaseauto. Hierna verschijnt het volgende scherm: Functionele beschrijving Pagina 13 van 18

14 Afdeling Hier toont het systeem u op basis van de gekozen werknemer de afdeling waaronder de werknemer valt. Werknemersnummer en -naam Hier toont het systeem u op basis van de gekozen werknemer het werknemer nummer en de naam van de werknemer. Bedrijfsauto/Privé leaseauto Hier kunt u aangeven of de leaseauto die u aan de werknemer gaat toewijzen een door het bedrijf ter beschikking gestelde auto is (de werknemer heeft een leasenorm) of een privé te financieren leaseauto is (de werknemer heeft dan geen leasenorm en financiert de leasekosten per loonperiode zelf). Indien het een privé leaseauto betreft zijn de gegevens onder de kop Werknemer leasecontract niet beschikbaar. Deze gegevens zijn alleen van belang voor het berekenen van het in te houden of terug te betalen verschil tussen de kosten van de leaseauto en de leasenorm van de werknemer. Indien er sprake is van een privé leaseauto komen de kosten geheel voor rekening van de werknemer en hoeft er geen verschillenberekening plaats te vinden. Meer info Met behulp van deze knop kan een totaal overzicht verkregen worden van de gegevens betreffende de gekozen auto. Functionele beschrijving Pagina 14 van 18

15 Leaseauto Klik op achter het veld Leaseauto om de leaseauto uit het wagenpark bestemd voor deze werknemer te selecteren. Standaard worden alleen de nog niet aan een werknemer gekoppelde leaseauto s getoond. Hierna verschijnt het volgende scherm: Selecteer de relevante leaseauto. De bijbehorende gegevens worden automatisch opgehaald. Van De begindatum vanaf wanneer de werknemer daadwerkelijk de leaseauto tot zijn beschikking krijgt. T/m De einddatum, zijnde de laatste dag waarop het recht op het gebruik van de leasecategorie bij de werknemer van toepassing is. 4.4 Automatische bepaling bijdrage Na het koppelen van een werknemer aan een leaseauto wordt op basis van de eerder bij de auto en de werknemer vastgelegde gegevens omtrent de kosten van de leaseauto en de leasenorm van de werknemer automatisch de eigen bijdrage berekend en gepresenteerd onder het kopje Bijdrage. Desgewenst kan deze berekening worden gewijzigd. Nieuw Klik op om de gegevens van het eventueel te verrekenen verschil vast te leggen. Hierna verschijnt het volgende scherm: Functionele beschrijving Pagina 15 van 18

16 Standaard wordt het veld Werknemer eigen bijdrage berekend en gevuld met het bedrag om het verschil op 0 te laten uitkomen. Desgewenst kan de eigen bijdrage handmatig aangepast worden. Middels kunnen de berekende gegevens worden opgeslagen. Openen of Verwijderen Een reeds bestaande berekening kan worden geopend en/of verwijderd door de berekening te selecteren en respectievelijk op of te klikken. Default Met behulp van de -knop kan de beginstand van de door het systeem berekende eigen bijdrage worden verkregen. Deze functie kan bijvoorbeeld gebruikt worden indien de berekende eigen bijdrage eerder handmatig is aangepast, maar nu niet meer actueel is. Functionele beschrijving Pagina 16 van 18

17 Automatische aanpassing Desgewenst kan gekozen worden voor het automatisch aanpassen van de eigen bijdrage voor zakelijk gebruik, bij wijziging van de autocategorie van de werknemer en/of bij wijziging van de tarieven van de leaseauto categorieën. Indien het vinkje Autocategorie werknemer aan staat, zal na wijziging van de aanspraak van de werknemer (dus de leasecategorie waar deze recht op heeft) en na drukken op de knop Herberekenen, de eigen bijdrage voor zakelijk gebruik worden herberekend op basis van de nieuwe leasecategorie. Indien het vinkje Tarieven lease-categorieën aan staat, zal na aanpassing van de leasetarieven binnen de leasecategorieën en na drukken op de knop Herberekenen, de eigen bijdrage voor zakelijk gebruik worden herberekend op basis van deze nieuwe leasetarieven. Teruggave verrekenen Indien de leasenorm van de werknemer het totale leasebedrag van de geselecteerde auto overschrijdt, kan er sprake zijn van een teruggave in plaats van een bijdrage. Aangezien niet elk bedrijf op dezelfde manier omgaat met teruggaven, is dit vinkje er om ervoor te zorgen dat een teruggave wel in de contract vaste bedragen wordt weggeschreven zoals bij een contributie het geval is. Staat het vinkje niet aan, worden er geen contract vaste bedragen records voor die werknemer vastgelegd bij een teruggave. Opmerkingen Desgewenst in dit vrije tekstveld een of meerdere notities naar eigen inzicht betreffende de leaseautogegevens worden vastgelegd. Bijdragen aanpassen bij wijziging van / Herberekenen bijdragen Bij het openen van het werknemer contractscherm wordt gecontroleerd of een wijziging van de eigen bijdrage nodig is. Zo ja, wordt de volgende melding getoond. Nadat de gebruiker voor herberekenen gekozen heeft, worden de wijzigingen echter pas opgeslagen nadat de gebruiker voor Toepassen kiest. Anders blijven de oude waarden voor de eigen bijdragen intact. Functionele beschrijving Pagina 17 van 18

18 4.5 Mergevelden De onderstaande velden zijn binnen Elektronisch Dossier van Visma Talent & Salaris beschikbaar: Nederlands AUTOKLEUR AUTOMERK AUTOTYPE LEASETARIEF BRANDSTOF GECALCULEERDE_LEASEPRIJS KILOMETER_PER_JAAR LEASEPERIODE GECALCULEERDE_LEASEPRIJS NORMBEGRAG EIGEN_BIJDRAGE Engels CARCOLOUR CARMANUFACTURER CARMODEL LEASEAMOUNT FUELADVANCE CALCULATEDLEASEAMOUNT KILOMETERS LEASEPERIODS CALCULATEDLEASEKILOMETERS EMPLOYEEALLOWANCE EMPLOYEECONTRIBUTION Functionele beschrijving Pagina 18 van 18