Talent & Salaris. Handleiding/Stappenplan Inrichten pensioenaangifte APG t.b.v. SPW (m.i.v. 1 januari 2017)

Transcriptie

1 Talent & Salaris Handleiding/Stappenplan Inrichten pensioenaangifte APG t.b.v. SPW (m.i.v. 1 januari 2017) Versie: 1.0 Datum: 2 december 2016

2 Inhoud 1 Inleiding Wijzigingen in 21.00/ Aard inkomstenverhouding APG (21.00)... 3 Aard inkomstenverhouding verbijzondering (21.00)... 4 Werknemersgroep... 5 Overige aanpassingen Voorbereiding... 6 Wat kunt u met Talent en Salaris versie inrichten?... 6 Wat kunt u in Talent en Salaris versie doen?... 6 Wat moet u verder voor de eerste salarisverwerking van periode doen? Stappenplan inrichting... 7 Aanmaken van een pensioenregeling in de keuzelijst... 7 Vastleggen van de pensioenregeling bij het bedrijf... 7 Vastleggen van de pensioenregeling in de werknemersgroep... 8 Vastleggen van de producten... 8 Toevoegen van producten aan de (pensioen-) regelingen... 9 Vertaaltabel reden einde contract Instellingen communicatie pensioenaangifte Aard inkomstenverhouding verbijzondering Nieuwe salariscomponenten kopiëren (versie 21.50) Hoe maak en verzend ik een aangiftebestand? Aangiftebestand aanmaken Aandachtspunten Toelichting Inrichting Overige regelingen Deelnemer met vrijwillige ANWH verzekering

3 1 Inleiding De administrateur van het Pensioenfonds voor de woningcorporaties (SPW), het APG, schrijft voor dat vanaf periodiek de gegevens van SPW werknemers aangeleverd moeten gaan worden via een pensioenaangifte. Hierbij wordt aangesloten op de loonaangiftesystematiek. Dit gebeurt op basis van de te gebruiken productvarianten. Deze productvarianten zijn al in Talent en Salaris aanwezig. Dit document beschrijft enkel de verrichtingen die u moet uitvoeren om een juiste aangifte mogelijk te maken. Niet beschreven wordt hoe premiepercentages e.d. moeten worden vastgelegd. Hierin is t.o.v. de methode van aangifte niets gewijzigd. Wij veronderstellen dat u daarmee bekend bent. Let op!!! De periodiciteit voor de loonberekening en de pensioenaangifte is vastgesteld op een maand. Doet u voor uw personeel een verloning met een ander loontijdvak, b.v. 4-wekelijks, neem dan contact op met de afdeling Support van Visma. De bereikbaarheidstoeslag maakt m.i.v. 1 januari 2017geling geen onderdeel meer uit van de pensioengrondslag. Pas dit aan op het component. De premiegrondslag voor de WIA-plus en WGA hiaat pensioen (AP) wordt per gemaximeerd ter hoogte van de franchise van de WIA-excedent regeling. 2 Wijzigingen in 21.00/21.50 Aard inkomstenverhouding APG (21.00) (Onderhoud werknemer/dienstverband/stam) Bij een aantal werknemers zal gedurende de upgrade een conversie worden uitgevoerd. Het veld Aard inkomstenverhouding (APG) zal worden gewijzigd van N.v.t. in actieve werknemer. Deze conversie wordt uitgevoerd vanaf versie en hoger. De waarde actieve werknemer is een voorschrift van APG en kan niet meer worden gewijzigd. Deze conversie zal gebeuren voor werknemers welke in een werknemersgroep zitten waarbij het Soort fonds SPW is. 3

4 Zie voor meer informatie de Help. Aard inkomstenverhouding verbijzondering (21.00) (Onderhoud werknemer/dienstverband/salaris/pensioenaangifte) Bij een aantal werknemers zal gedurende de upgrade een conversie worden uitgevoerd. Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering zal worden gewijzigd van N.v.t. in Geen bijzonderheden. Deze conversie zal gebeuren voor werknemers welke in een werknemersgroep zitten waarbij het Soort fonds SPW is. Deze conversie wordt uitgevoerd vanaf versie en hoger. De standaardwaarde Geen bijzonderheden is een voorschrift van APG. De waarde van dit veld dient, indien van toepassing, te worden gewijzigd, zie Stappenplan paragraaf 0 4

5 Aard inkomstenverhouding verbijzondering. Zie ook de Help voor meer informatie. Werknemersgroep (Beheer/Organisatie/Werknemersgroep) Het veld Aansluitnummer wordt niet meer gebruikt. Hiervoor komt in de plaats Pensioen aansluitnummer. Om hier gebruik van te maken moet u wel eerst een Pensioenregeling aanmaken. Zie Stappenplan paragraaf 4.3 Vastleggen van de pensioenregeling in de werknemersgroep. De waarde van het aansluitnummer wordt wel behouden in het veld Aansluitnummer. Overige aanpassingen Onderhoud bedrijf Mogelijk gemaakt om de pensioenregeling vast te leggen. Zie Stappenplan paragraaf 4.2. Vertaal reden einde contract (Beheer/Algemene tabellen/pensioenaangifte) Het vastleggen van de reden uit dienst is mogelijk gemaakt. Zie Stappenplan paragraaf 0. Premiewaarden SPW Code fonds en Code Deelfonds zijn aangepast. Massamutaties dienstverband Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering kunnen wijzigen. Nieuwe salariscomponenten (m.i.v ) Salarisberekening (m.i.v ) Let op! Voor een juiste verwerking van de pensioenaangifte dient u de onderstaande activiteiten van het Stappenplan inrichting te doorlopen. Deze stappen dient u uit te voeren vóór de eerste salarisverwerking van het jaar

6 3 Voorbereiding Zoals hierboven beschreven zijn er in Talent & Salaris versie en T&S web al een aantal aanpassingen doorgevoerd. Hiermee kunt u zich al voorbereiden op de nieuwe methode van pensioenaangifte. Wat kunt u met Talent en Salaris versie inrichten? Onderhoud bedrijf Het toevoegen van de bedrijfsgegevens en aansluitnummer. Werknemersgroep Het toevoegen van de pensioenregeling. Vertaal reden einde contract Het toevoegen van de redenen uit dienst, zoals deze door APG zijn voorgeschreven. Instellingen Communicatie pensioenaangifte Het toevoegen van een tijdelijke bestandslocatie. Onderhoud werknemer (Aard inkomstenverhouding verbijzondering) Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering. Massamutaties dienstverband Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering. Wat kunt u in Talent en Salaris versie doen? In Talent & Salaris versie zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd: Nieuwe componenten kopiëren. Het toevoegen van nieuwe gereserveerde componenten. Salarisberekening is aangepast. De salarisberekening houdt rekening met de nieuwe componenten die nodig zijn om een juiste pensioenaangifte te doen; Opbouwen van een pensioenaangifte is mogelijk gemaakt; Afhandeling van de pensioenaangifte is mogelijk gemaakt. Wat moet u verder voor de eerste salarisverwerking van periode doen? Premiewaarden SPW Het toevoegen van de premiewaarden die gelden voor het jaar Mochten de punten onder 3.1 nog niet zijn uitgevoerd, moet u dit alsnog doen. 6

7 4 Stappenplan inrichting Let op! Onderstaande stappen dienen in de beschreven volgorde te worden uitgevoerd. Aanmaken van een pensioenregeling in de keuzelijst Ga in de keuzelijst naar Omschr. Pensioenregeling (k_pa_basis_tab) en maak een regeling aan. Vastleggen van de pensioenregeling bij het bedrijf De pensioenregeling dient per bedrijf te worden vastgelegd. a) Ga in Onderhoud bedrijf (T&S client: Beheer/Bedrijf) naar het tabblad Pakketopties 1. b) Klik op de knop Pensioenaangifte m.i.v c) Selecteer bij Omschrijving de in de vorige stap aangemaakte regeling. d) Vul vervolgens de overige gegevens en sla de gegevens op. 7

8 Vastleggen van de pensioenregeling in de werknemersgroep De pensioenregeling dient per werknemersgroep te worden vastgelegd. Ga naar Onderhoud werknemersgroep (Beheer/Organisatie/Werknemersgroep) en leg de juiste pensioenregeling vast onder Stam/Aansl.nummers/Pensioenfonds. Via de keuzelijst Regeling kan gezocht worden naar bij het bedrijf vastgelegde pensioenaangifteregelingen. Het bij die regeling vastgelegde aansluitnummer en overige detailinformatie worden vervolgens getoond in de velden Aansluitnummer en Pensioenaangifte. Vastleggen van de producten De te verzekeren producten moeten worden vastgelegd. Ga naar Kopiëren producten pensioenaangifte (Algemene tabellen/ Pensioenaangifte/ Kopiëren producten pensioenaangifte) en vink de gebruikte producten aan. Klik vervolgens op OK. Eventuele toekomstige nieuwe producten kunnen worden vastgelegd in het programma Onderhoud producten pensioenaangifte (Algemene tabellen/ Pensioenaangifte/ onderhoud producten pensioenaangifte). Alle verplichte producten dienen ook bij de werknemers aanwezig te zijn. Indien dit niet het geval is zal dit leiden tot het afkeuren van het ingezonden bestand door APG. Het personeel kan ook deelnemen aan een vrijwillige ANW-hiaat verzekering. Hier leest u meer over in Hoofdstuk

9 Toevoegen van producten aan de (pensioen-) regelingen Aangezien wij niet voor u kunnen bepalen hoe u de diverse producten hebt vastgelegd, moet u dit zelf doen. Na het uitvoeren van onder 4.4 vastgelegde actie dient u het product te koppelen aan de regeling. Deze regeling kan de pensioenregeling zijn, en ook de Overige regelingen. Een voorbeeld: Ga naar Beheer/Premiewaarden/Pensioen en/of Beheer/Premiewaarden/Overige regelingen. Selecteer een regeling en ga naar het tabblad Pensioenaangifte. Selecteer d.m.v. de button naast Produktkenmerk het juiste product en klik op OK. Klik vervolgens op Akkoord. 9

10 Vertaaltabel reden einde contract U moet de door APG voorgeschreven redenen einde contract koppelen aan uw eigen redenen einde contract. Dit is nodig om een juiste pensioenaangifte te kunnen doen. Ga naar Beheer/Algemene tabellen/pensioenaangifte/vertaal reden einde contract. Voor de APG-aangifte hoeft u alleen de kolom Pensioenuitvoerder APG reden uit dienst te kiezen. Instellingen communicatie pensioenaangifte Ga naar Aangifte/Pensioen/Verzenden/tabblad Instellingen. Geef in het veld Tijdelijke bestandslocatie de doelmap op voor te verzenden bestanden. De map moet al bestaan. In dit tabblad kunt u bij Printparameters ook aangeven welke informatie u op het overzicht wilt zien. 10

11 Aard inkomstenverhouding verbijzondering (Client: Onderhoud/Werknemer/tab Dienstverband/Salaris/Pensioenaangifte) Standaard heeft het Aard inkomstenverhouding verbijzondering de waarde Geen bijzonderheden. Indien dit een andere waarde moet hebben kunt u dit alvast wijzigen. Let hierbij wel op dat u dit doet in een periode van het jaar Eventueel kunt u dit veld wijzigen door gebruik te maken van Massamutaties. Nieuwe salariscomponenten kopiëren (versie 21.50) Een tweetal nieuwe componenten moet worden gekopieerd. Deze componenten zijn noodzakelijk om de gegevens naar APG volledig te maken. Inrichten t.b.v. de journaalpost is alleen van toepassing op component 170. Ga voor het toevoegen van de componenten naar Kopiëren nieuwe componenten (Beheer/Salariscomponenten/Kopiëren nieuwe componenten). Kies het bedrijf. Selecteer de componenten en sla op. Nieuwe componenten zijn: 170 ANW-Hiaatpremie (Bedrag) 7212 Berekende uren PA (Berekende uren Pensioenaangifte) 11

12 5 Hoe maak en verzend ik een aangiftebestand? Aangiftebestand aanmaken 1. De aangifte kan berekend worden per bedrijf of voor meerdere bedrijven tegelijk. Ga naar Aangifte/Pensioen/Berekenen APG en geef op voor welke bedrijven, regelingen en periode u een aangifte wilt berekenen. Klik op Uitvoeren om de pensioenaangiftetabellen te laten vullen. 2. Vervolgens kan d.m.v. Aangifte/Pensioen/Verzenden een bestand worden aangemaakt. Selecteer hier één of meerdere aangiftes. Klik op Geselecteerd->Bestand. Geselecteerde bestanden worden in de tijdelijke map weggeschreven (zie paragraaf 4.7) Een rapportage over de inhoud van het bestand kan d.m.v. de knop Rapport gemaakt worden. Hierin staan onder meer de premies per medewerker en de totaalpremies. 3. Verzenden van de aangemaakte bestand(en) gaat, conform bestaande procedure, via een FTPverbinding. 4. Daarna kunt u d.m.v. Aangifte/Pensioen/Verzenden de status van de berekende aangiftes administratief aanpassen. Let op! De knop Verzenden verzorgt niet de communicatie met APG. Dit gaat nog steeds via een bestaande FTP-verbinding. Aandachtspunten Voor ieder leveranciers/aansluitnummer wordt een apart aangiftebestand aangemaakt. Let op dat u alle aangiftebestanden aanlevert. Medewerkers welke in een bepaald jaar uit dienst treden moeten ook in de aangifte van dat jaar aangegeven worden. Voorbeeld Medewerker uit dienst per Medewerkers uit dienst op moeten in de aangifte van periode verwerkt worden. Medewerker in 2017 per uit dienst melden mag niet. Er wordt deze periode mogelijk geen premie voor deze medewerker afgedragen. Gevolg is dat medewerker niet afgemeld wordt bij APG. Nabetalingen moeten in het jaar van uit dienst worden verwerkt. Voorbeeld: medewerker uit dienst per Vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere belaste vergoedingen dienen in december 2017 te worden verwerkt. U dient mutaties van vóór 1 januari 2017 op de oude manier aan te leveren. Indien u meerdere bestanden van hetzelfde leveranciers/aansluitnummer moet aanleveren, zend dan eerst het eerste aangiftebestand van de oudste periode in. Wacht tot APG het aangiftebestand juist heeft verwerkt. Lever vervolgens het volgende aangiftebestand aan. Wacht op APG enz. Dit voorkomt dat APG bestanden niet kan verwerken. 12

13 6 Toelichting Inrichting Overige regelingen Voor een juiste berekening van de premies dienen de Overige regelingen mogelijk te worden aangepast. Voor een juiste berekening dient de deeltijdfactor aangepast te worden van van de regeling in pensioen. Als voorbeeld: Deelnemer met vrijwillige ANWH verzekering De SPW regeling kent ook een vrijwillige ANW-hiaat verzekering. Deze premie wordt door de verzekeringsmaatschappij bepaald. De ingehouden premie dient ook d.m.v. de pensioenaangifte te worden doorgegeven. Hoe moet deze premie in Talent en Salaris verwerkt worden? Voor de inhouding van deze premie is een nieuw gereserveerd component, componentnummer 170, aangemaakt. Dit component moet in uw administratie aanwezig zijn. U legt het in te houden bedrag legt u negatief vast in Onderhoud werknemer in het tabblad Contract/Vaste bedragen met component 170. Bij het berekenen van de pensioenaangifte zal dit ingehouden bedrag worden toegevoegd aan het bestand van de pensioenaangifte. 13