Talent & Salaris. Versie: 1.3. Handleiding/Stappenplan Inrichten pensioenaangifte APG t.b.v. BpfBouw

Transcriptie

1 Talent & Salaris Versie: 1.3 Handleiding/Stappenplan Inrichten pensioenaangifte APG t.b.v. BpfBouw Datum: 5 november 2015

2 Inhoud 1 Inleiding Wijzigingen in 20.10/ Aard inkomstenverhouding APG... 3 Aard inkomstenverhouding verbijzondering... 3 Werknemersgroep... 4 Onderhoud functie... 4 Overige aanpassingen Voorbereiding... 5 Wat kunt u in Talent & Salaris versie al doen? Wat kunt u al inrichten?... 5 Wat kunt u in Talent & Salaris versie doen?... 5 Wat moet u verder voor de eerste salarisverwerking van periode doen? Stappenplan inrichting... 6 Aanmaken van een pensioenregeling in de keuzelijst... 6 Vastleggen van de pensioenregeling bij het bedrijf... 6 Vastleggen van de pensioenregeling in de werknemersgroep... 7 Keuzelijst Beroepencode Bouw... 7 Onderhoud functie... 8 Vertaaltabel reden einde contract... 8 Nieuwe salariscomponenten kopiëren... 8 Instellingen communicatie pensioenaangifte... 9 Aard inkomstenverhouding verbijzondering Hoe maak en verzend ik een aangiftebestand? Aangiftebestand aanmaken Aandachtspunten

3 1 Inleiding De administrateur van het Pensioenfonds voor de Bouw, het APG, schrijft voor dat vanaf periodiek de gegevens van Bouw werknemers aangeleverd moeten gaan worden via een pensioenaangifte. Hierbij wordt aangesloten op de loonaangiftesystematiek. Dit gebeurt op basis van de te gebruiken productvarianten. Deze productvarianten zijn al in Talent en Salaris aanwezig. Dit document beschrijft enkel de verrichtingen die u moet uitvoeren om een juiste aangifte mogelijk te maken. Niet beschreven wordt hoe premiepercentages e.d. moeten worden vastgelegd. Hierin is t.o.v. de methode van aangifte niets gewijzigd. Wij veronderstellen dat u daarmee bekend bent. 2 Wijzigingen in 20.10/20.50 Aard inkomstenverhouding APG (Onderhoud werknemer/dienstverband/stam) Bij een aantal werknemers zal gedurende de upgrade een conversie worden uitgevoerd. Het veld Aard inkomstenverhouding (APG) zal worden gewijzigd van N.v.t. in actieve werknemer. De waarde actieve werknemer is een voorschrift van APG en kan niet meer worden gewijzigd. Deze conversie zal gebeuren voor werknemers welke in een werknemersgroep zitten waarbij het Soort fonds bpfbouw is. Zie voor meer informatie de Help. Aard inkomstenverhouding verbijzondering (Onderhoud werknemer/dienstverband/salaris/pensioenaangifte) Bij een aantal werknemers zal gedurende de upgrade een conversie worden uitgevoerd. Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering zal worden gewijzigd van N.v.t. in Geen bijzonderheden. Deze conversie zal gebeuren voor werknemers welke in een werknemersgroep zitten waarbij het Soort fonds bpfbouw is. De standaardwaarde Geen bijzonderheden is een voorschrift van APG. De waarde van dit veld dient, indien van toepassing, te worden gewijzigd, zie Stappenplan paragraaf 4.9 Aard inkomstenverhouding verbijzondering. Zie ook de Help voor meer informatie. 3

4 Werknemersgroep (Beheer/Organisatie/Werknemersgroep) Het veld Aansluitnummer wordt niet meer gebruikt. Hiervoor komt in de plaats Pensioen aansluitnummer. Om hier gebruik van te maken moet u wel eerst een Pensioenregeling aanmaken. Zie Stappenplan paragraaf 4.3 Vastleggen van de pensioenregeling in de werknemersgroep. De waarde van het aansluitnummer wordt wel behouden in het veld Aansluitnummer. Onderhoud functie In Talent & Salaris web: Talent > Applicatiebeheer > Organisatie > Functie (of als u nog geen web hebt: Beheer/Organisatie/Functie in T&S client) Er dient aan APG een voorgeschreven beroepencode per functie te worden doorgegeven. Deze zal nog moeten worden toegevoegd. Zie Stappenplan paragraaf 4.5 Onderhoud functie. Voordat de voorgeschreven beroepencode per functie kan worden vastgelegd, dient u deze toe te voegen in Onderhoud keuzelijst, de keuzelijst Beroepencode Bouw (k_functionpen). Zie Stappenplan paragraaf 4.4 Keuzelijst Beroepencode Bouw. Overige aanpassingen Onderhoud bedrijf Mogelijk gemaakt om de pensioenregeling vast te leggen. Zie Stappenplan paragraaf 4.2. Vertaal reden einde contract (Beheer/Algemene tabellen/pensioenaangifte) Het vastleggen van de reden uit dienst is mogelijk gemaakt. Zie Stappenplan paragraaf 4.6. Premiewaarden Bouw Code fonds en Code Deelfonds zijn aangepast. Massamutaties dienstverband Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering kunnen wijzigen. Nieuwe salariscomponenten (m.i.v ) Salarisberekening (m.i.v ) Let op! Voor een juiste verwerking van de pensioenaangifte moet u onderstaand de activiteiten van het Stappenplan inrichting doorlopen. Deze stappen dient u uit te voeren vóór de eerste salarisverwerking van het jaar

5 3 Voorbereiding Wat kunt u in Talent & Salaris versie al doen? Zoals hierboven beschreven zijn er in Talent & Salaris versie en T&S web al een aantal aanpassingen doorgevoerd. Hiermee kunt u zich al voorbereiden op de nieuwe methode van pensioenaangifte. Onderhoud bedrijf Het toevoegen van de bedrijfsgegevens en aansluitnummer. Werknemersgroep Het toevoegen van de pensioenregeling. Keuzelijst (Beroepencode Bouw) Het toevoegen van de beroepencodes in de keuzelijst. Onderhoud functie Het toevoegen van de beroepencode aan de functies. Vertaal reden einde contract Het toevoegen van de redenen uit dienst, zoals deze door APG zijn voorgeschreven. Nieuwe componenten Het toevoegen van nieuwe gereserveerde componenten. Instellingen Communicatie pensioenaangifte Het toevoegen van een tijdelijke bestandslocatie. Onderhoud werknemer (Aard inkomstenverhouding verbijzondering) Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering. Massamutaties dienstverband Het veld Aard inkomstenverhouding verbijzondering. Wat kunt u in Talent & Salaris versie doen? In Talent & Salaris versie zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd: Salarisberekening is aangepast. De salarisberekening houdt rekening met de nieuwe componenten die nodig zijn om een juiste pensioenaangifte te doen; Opbouwen van een pensioenaangifte is mogelijk gemaakt; Afhandeling van de pensioenaangifte is mogelijk gemaakt. Wat moet u verder voor de eerste salarisverwerking van periode doen? Premiewaarden Bouw Het toevoegen van de premiewaarden die gelden voor het jaar

6 4 Stappenplan inrichting Let op! Onderstaande stappen dienen in de beschreven volgorde te worden uitgevoerd. Aanmaken van een pensioenregeling in de keuzelijst Vastleggen van de pensioenregeling bij het bedrijf De pensioenregeling dient per bedrijf te worden vastgelegd. a) Ga in Onderhoud bedrijf (T&S client: Beheer/Bedrijf) naar het tabblad Pakketopties 1. b) Klik op de knop Pensioenaangifte m.i.v c) Selecteer bij Omschrijving de in de vorige stap aangemaakte regeling. d) Vul vervolgens de overige gegevens en sla de gegevens op. 6

7 Vastleggen van de pensioenregeling in de werknemersgroep De pensioenregeling dient per werknemersgroep te worden vastgelegd. Ga in T&S client naar Onderhoud werknemersgroep (Beheer/Organisatie/Werknemersgroep) en leg de juiste pensioenregeling vast onder Stam/Aansl.nummers/Pensioenfonds. Via de keuzelijst Regeling kan gezocht worden naar bij het bedrijf vastgelegde pensioenaangifteregelingen. Het bij die regeling vastgelegde aansluitnummer en overige detailinformatie worden vervolgens getoond in de velden Aansluitnummer en Pensioenaangifte. Keuzelijst Beroepencode Bouw Ga in Onderhoud keuzelijsten naar Beroepencode Bouw (k_functionpen) en voeg de beroepencode met de omschrijving toe. U hoeft hier alleen de beroepen met de daarbij behorende codes vast te leggen die u in uw administratie(s) gebruikt. In Code vult u het nummer in waaronder het beroep bij APG bekend is. Sla de gegevens op. Voor de juiste beroepencodes zie de site van Administratienet 7

8 Onderhoud functie Kies bij elke functie in het veld Beroepencode Bouw de juiste waarde van de beroepencode en sla de gegevens op. Vertaaltabel reden einde contract U moet de door APG voorgeschreven redenen einde contract koppelen aan uw eigen redenen einde contract. Dit is nodig om een juiste pensioenaangifte te kunnen opstellen. Ga in T&S client naar Beheer/Algemene tabellen/pensioenaangifte/vertaal reden einde contract. Voor de APG-aangifte hoeft u alleen de kolom APG, PWrI en BpfBouw reden uit dienst te kiezen. Nieuwe salariscomponenten kopiëren Een reeks van nieuwe componenten moet worden gekopieerd. Deze componenten zijn noodzakelijk om de gegevens naar APG volledig te maken. Het betreft allemaal componenten t.b.v. de bepaling van de grondslag. Inrichten van de journaalpost is daarom niet noodzakelijk. Ga voor het toevoegen van de componenten naar Kopiëren nieuwe componenten (T&S client: Beheer/Salariscomponenten/Kopiëren nieuwe componenten). Kies het bedrijf. Selecteer de componenten en sla op. 8

9 Nieuwe componenten zijn: 7532 Pensioengevend loon regeling 2 (op jaarbasis) 7533 Pensioengevend loon regeling 3 (op jaarbasis) 7542 Pensioengevend loon regeling 12 (op jaarbasis) 7546 Pensioengevend loon regeling 16 (op jaarbasis) 7552 Gemaximeerd productloon regeling 2 (op jaarbasis) 7553 Gemaximeerd productloon regeling 3 (op jaarbasis) 7562 Gemaximeerd productloon regeling 12 (op jaarbasis) 7566 Gemaximeerd productloon regeling 16 (op jaarbasis) Instellingen communicatie pensioenaangifte Ga in T&S client naar Aangifte/Pensioen/Verzenden/tabblad Instellingen. Geef in het veld Tijdelijke bestandslocatie de doelmap op voor te verzenden bestanden. De map moet al bestaan. In dit tabblad kunt u bij Printparameters ook aangeven welke informatie u op het overzicht wilt zien. 9

10 Aard inkomstenverhouding verbijzondering (Client: Onderhoud/Werknemer/tab Dienstverband/Salaris/Pensioenaangifte) Standaard heeft het Aard inkomstenverhouding verbijzondering de waarde Geen bijzonderheden. Indien dit een andere waarde moet hebben kunt u dit alvast wijzigen. Let hierbij wel op dat u dit doet in een periode van het jaar Eventueel kunt u dit veld wijzigen door gebruik te maken van Massamutaties. 10

11 5 Hoe maak en verzend ik een aangiftebestand? Aangiftebestand aanmaken 1. De aangifte kan berekend worden per bedrijf of voor meerdere bedrijven tegelijk. Ga naar Aangifte/Pensioen/Berekenen APG en geef op voor welke bedrijven en regelingen u een aangifte wilt berekenen. Klik op Uitvoeren om de pensioenaangiftetabellen te laten vullen. 2. Vervolgens kan d.m.v. Aangifte/Pensioen/Verzenden een bestand worden aangemaakt. Selecteer hier één of meerdere aangiftes. Klik op Geselecteerd->Bestand. Geselecteerde bestanden worden in de tijdelijke map weggeschreven (zie paragraaf 4.8) Een rapportage over de inhoud van het bestand kan d.m.v. de knop Rapport gemaakt worden. Hierin staan onder meer de premies per medewerker en de totaalpremies. 3. Verzenden van de aangemaakte bestand(en) gaat, conform bestaande procedure, via een FTPverbinding. 4. Daarna kunt u d.m.v. Aangifte/Pensioen/Verzenden de status van de berekende aangiftes administratief aanpassen. Let op! De knop Verzenden verzorgt niet de communicatie met APG. Dit gaat nog steeds via een bestaande FTP-verbinding. Aandachtspunten Voor ieder leveranciers/aansluitnummer wordt een apart aangiftebestand aangemaakt. Let op dat u alle aangiftebestanden aanlevert. Medewerkers welke in een bepaald jaar uit dienst treden moeten ook in de aangifte van dat jaar aangegeven worden. Voorbeeld Medewerker uit dienst per Medewerkers uit dienst op moeten in de aangifte van periode verwerkt worden. Medewerker in 2016 per uit dienst melden mag niet. Er wordt deze periode mogelijk geen premie voor deze medewerker afgedragen. Gevolg is dat medewerker niet afgemeld wordt bij APG. Nabetalingen moeten in het jaar van uit dienst worden verwerkt. Voorbeeld: medewerker uit dienst per Vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere belaste vergoedingen dienen in december 2015 te worden verwerkt. U dient mutaties van vóór 1 januari 2016 op de oude manier aan te leveren. Indien u meerdere bestanden van hetzelfde leveranciers/aansluitnummer moet aanleveren, zend dan eerst het eerste aangiftebestand van de oudste periode in. Wacht tot APG het aangiftebestand juist heeft verwerkt. Lever vervolgens het volgende aangiftebestand aan. Wacht op APG enz. Dit voorkomt dat APG bestanden niet kan verwerken. 11