Indien er begroot gaat worden, adviseren wij u dit in de testomgeving te doen! De begroting is altijd over een heel jaar!

Transcriptie

1 Inrichting module Begroting in T&S Indien er begroot gaat worden, adviseren wij u dit in de testomgeving te doen! De begroting is altijd over een heel jaar! Inhoudsopgave... Inhoudsopgave... 1 Inleiding... 2 Werking... 2 A. ACTIVEREN... 4 B. AUTORISATIEBEDRIJF AANMAKEN in het web... 4 C. INRICHTING... 5 D. BEDRIJF KOPIEEREN... 6 F. WISSELEN BEDRIJF... 6 H. VARIABELEN TOEVOEGEN... 6 I. FACTOREN VASTLEGGEN... 6 J. OPBOUWEN BEGROTING... 7 M. BEDRIJF VERWIJDEREN

2 Inleiding Om te komen tot een goede bedrijfsvoering is het o.a. noodzakelijk een zo betrouwbaar mogelijk inzicht te verkrijgen in de te voorziene kosten. Een aanzienlijk deel van de kosten wordt bepaald door de salarissen en daarvan afgeleide lasten en verplichtingen van het (eigen) personeel. Bij het opzetten van een begroting voor het komend jaar (of volgende jaren) zal inzicht in deze te verwachten kosten onontbeerlijk zijn. Maar het kan ook voor komen, dat dit inzicht nodig is voor het doorrekenen van de effecten van een reorganisatie of de effecten van de uitbreiding van bepaalde bedrijfsonderdelen dan wel bedrijfstaken. De begrotingsmodule van Visma Salaris biedt u hierbij een prima ondersteunend hulpmiddel. Werking Wat op een gegeven moment zichtbaar moet worden is de loonsom, die bij een bepaalde bezetting in een bepaalde situatie ontstaat. De begrotingsmodule kan inzicht verschaffen d.m.v Business Objects rapportages, naar de volgende gezichtspunten: totalen per bedrijf totalen per bedrijf per werknemersgroep totalen per bedrijf per organisatorische eenheid totalen per bedrijf per persoon Hoe worden de gegevens verzameld? Binnen een bedrijf kunnen een of meerdere begrotingsmodellen vastgelegd worden. In zo n model wordt aangegeven, dat er (maximaal twee) salarisverhogingen plaats vinden per een bepaalde periode. Wordt er gebruik gemaakt van schalen, dan zullen de verhogingen in de schalen tot uitdrukking moeten komen. Daarnaast kunnen de dag afhankelijke vergoedingen ingesteld worden. Bij de presentatie van de loonsom zal er behoefte zijn aan uitsplitsing naar diverse loonsom rubrieken. Door de gebruiker is zelf te bepalen welke rubrieken onderkend moeten worden en welke loonbestanddelen onderdeel uitmaken van een rubriek. Om te kunnen begroten wordt er gebruik gemaakt van de definities van een bestaand bedrijf en de daarin aanwezige personeelsleden. Door een kopieer functie kunnen deze gegevens samen met een begrotingsmodel overgezet worden naar een begrotingsbedrijf in de database. Als dit gebeurd is, kan er verder gewerkt worden in dit begrotingsbedrijf door van bedrijf te wisselen. Het zal blijken, dat functies (programma s), die niet relevant zijn voor het maken van een begroting niet benaderbaar zijn. 2

3 In het begrotingsbedrijf bestaat de mogelijk om het aantal fte s te bewerken. Dit zal in de begrotingsrapportages tot uitdrukking komen onder vermelding van het bestaande persoonsnummer voor wat betreft de berekening van deze persoon afhankelijke fte situatie en onder het bestaande persoonsnummer verhoogd met voor wat betreft het gecorrigeerde aantal fte s. Wordt de fte van een persoon verlaagd, dan zal er een negatieve kostenpost ontstaan. Allerlei zaken rond premiewaarden e.d. kunnen aangepast worden. Zo ook collectieve dan wel persoonlijke vaste bedragen. Ook de persoonlijke omstandigheden van een werknemer. Wanneer de vertrekpunten goed gevuld, dan wel gedefinieerd zijn, kan de begroting gemaakt worden. Dit gaat in twee etappes. Het klaar zetten van de gegevens en daarna het doorrekenen, wat een simulatie is van een periode run, maar dan op jaarbasis. Na afloop staat alles klaar om via de eerder genoemde rapportages het resultaat zichtbaar te maken. Daarnaast zijn ook een aantal overzichten, die in de reguliere verwerking gebruikt worden, beschikbaar, zoals de (voorlopige) journalisering. Indien gewenst, kunnen allerlei zaken, die bij het vertrekpunt bepaald waren, aangepast worden en kan het doorrekenen opnieuw plaats vinden. 3

4 A. ACTIVEREN Algemeen Activeer modules Activeer de module Begroting via het programma Algemeen Activeer modules. Hiervoor heeft u een persoonlijke activeringscode nodig. Op te vragen bij Visma/ afdeling administratie B. AUTORISATIEBEDRIJF AANMAKEN in het web Ga naar T&S Web: Talent Applicatiebeheer Systeeminstellingen Bedrijf Klik in het scherm dat hier verschijnt op de button Nieuw bedrijf : Onderstaand scherm verschijnt: Voer vervolgens de gegevens in voor het begrotingsbedrijf : - Kies een bedrijfsnummer. Bij voorkeur een hoog nummer, bijv. het jaar van de begroting. Dit om voor uzelf inzichtelijk te houden dat het hier om een begrotingsbedrijf gaat. - Geef het bedrijf een naam (bijv. Begroting met jaartal ). - Selecteer bij bedrijfstalen de gewenste taal. - Klik op de button Bedrijf aanmaken, hierna is het nieuwe bedrijf aangemaakt in het web. Ga nu terug naar T&S Cliënt en selecteer het programma Beheer > Bedrijf en geef het nieuw aangemaakte bedrijfsnummer in. Verwijder vervolgens het aangemaakte begrotingsbedrijf in de client: 4

5 C. INRICHTING Ga in T&S Client naar het programma Beheer Algemene tabellen Kalender Zorg dat de kalender van het jaar waar u de begroting over wilt maken aanwezig is. Zo niet, maak deze hier dan aan. Ga naar het programma Begroting Parameters Tabblad Stam : - Bedrijf: Kies het nummer van het productiebedrijf bedrijf waarvoor u wilt begroten - Begroting: Geef de begroting een nummer (1 t/m 9) en een naam (bijv. Begroting 2015 ) - Tijdvak: Geef aan wat het tijdvak van verlonen is. - Jaar: Kies het jaar voor de begroting. - Salarisverhoging: via salarisschalen: bij gebruik van salarisschalen. Als de salarisschalen voor het jaar van begroten reeds bekend zijn, dan zouden deze schalen reeds ingericht kunnen worden. % verhoging: bij geen salarisschalen of bij een iets minder nauwkeurige (maar wel snellere) begroting. Geef het percentage in van de te verwachten (of reeds bekende) salarisverhoging in het begrotingsjaar. Er kunnen twee verhogingen per jaar worden doorgevoerd. - Pensioen: Grondslag bepalen in eerste periode: afhankelijk van pensioenregeling Grondslag bepalen bij salariswijziging: afhankelijk van pensioenregeling - Max. dagen dagvergoeding: indien er bij de verloning gebruik wordt gemaakt van dagcomponenten 5

6 (vaste bedragen), dan kan hier opgegeven worden wat het maximum aantal dagen van deze vergoeding mag zijn. Tabblad Begrotingsgroepen - Begrotingsgroep: nummer en naam geven (bijv. brutoloon) - Comp.: componentnummers ingeven die (in dit voorbeeld) bruto zijn en die men in de begroting wil hebben (tip: overleg dit met de afdeling financiën). Bijv.: brutoloon, vakantiegeld, eindejaarsuitkering (componenten 1, 91 en 71) etc. D. BEDRIJF KOPIEEREN Ga in T&S Client naar het programma Begroting Kopiëren bedrijf - Bedrijfsselectie: van: hoofdbedrijf naar: autorisatiebedrijf - Werknemersgroep: Indien er op een selectie begroot moet worden, dan kunnen hier werknemersgroepen worden geselecteerd - Uitvoeren F. WISSELEN BEDRIJF - Via het icoontje (linksboven in het scherm) het autorisatiebedrijf selecteren G. GEGEVENS AANPASSEN AAN HET JAAR VAN BEGROTEN Ga in T&S Client naar het programma Beheer Premiewaarden - Pas hier bijvoorbeeld de svw- en pensioenpremies aan naar het jaar van begroting H. VARIABELEN TOEVOEGEN Ga in T&S Client naar het programma Onderhoud Werknemer - Hier kunnen op tabblad vaste bedragen bij een willekeurige werknemer bedragen worden opgevoerd die in de begroting meegenomen moeten worden. Indien er geen periode van en periode t/m wordt ingevoerd, zal het bedrag als periodebedrag worden meegenomen. Indien het een jaarbedrag betreft, moeten de periode van en t/m worden ingevoerd. I. FACTOREN VASTLEGGEN Ga in T&S Client naar het programma Begroting Factoren per werknemer Hier kunnen factoren worden vastgelegd waarmee de kosten van een werknemer gecorrigeerd moeten worden. Dit doet u bijvoorbeeld als u weet dat er in het jaar dat begroot wordt werknemers bij gaan komen of juist zullen vertrekken. - Selecteer bedrijf - Selecteer begroting - Selecteer een (model) werknemer - Geef de factor op (de waarde waarmee de kosten van de geselecteerde werknemer gecorrigeerd moet worden. Dit kan zowel een positieve als een negatiever waarde zijn. De waarde word tijdens het opbouwen van de bedragen bij een zgn dummy-werknemer opgeslagen. Hiermee kan een correctie op de begroting van een werknemersgroep / organisatorische eenheid bereikt worden). N.B.: Indien de gegevens van de nieuwe medewerkers al bekend zijn, kunnen deze ook volledig 6

7 worden opgevoerd. Dit is nauwkeuriger, maar ook tijdrovender. J. OPBOUWEN BEGROTING Ga in T&S Client naar het programma Begroting Opbouwen bedragen - Bedrijf - Begroting - Uitvoeren Ga in T&S Client naar het programma Begroting Berekenen begroting - Selecteer operator (deze is automatisch aangemaakt) - Selecteer soort run - Uitvoeren N.B.: Indien er runfoutboodschappen zijn, dan kan u deze alleen bekijken door eerst te wisselen naar het hoofdbedrijf en dit vervolgens na te kijken bij Periode > Overzicht runfoutboodschappen. K. BEGROTING BEKIJKEN Ga in T&S Client naar het programma Begroting Overzicht - Selecteer (evt.) groep, jaar en nummer van begroting. - Uitvoeren; BO rapport wordt geopend. L. BEGROTING JOURNALISEREN (sommige bedrijven willen een jp van de begroting. De jp is overigens niet te exporteren) Ga in T&S Client naar het programma Begroting Opbouwen JPSV - Selecteer Operator (deze is automatisch aangemaakt) - Selecteer Soort run Ga in T&S Client naar het programma Begroting Journaalpost begroting - Selecteer (evt) groep, periode (altijd 99) en peildatum. - Uitvoeren; BO rapport wordt geopend. M. BEDRIJF VERWIJDEREN Ga in T&S Client naar het programma Begroting Verwijderen bedrijf - Selecteer het begrotingsbedrijf Let op! Wanneer de begroting in de productieomgeving is aangemaakt, zal het begrotingsbedrijf in T&S Client verwijderd zijn. In T&S Web kan het begrotingsbedrijf echter (nog) niet verwijderd worden. 7