PRO-RATA BEREKENING. Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 1 van 6

Transcriptie

1 PRO-RATA BEREKENING Pro rato is een zeer krachtige functionaliteit binnen Talent & Salaris waarmee salarisberekeningen voor wijzigingen binnen de maand automatisch door het systeem worden uitgevoerd. Dit houdt bijvoorbeeld in dat als het salaris van werknemer Y wijzigt per 16 juli er voor de maand Julie door het systeem een gemiddelde waarde wordt berekend. Vanaf de 1e tot de 16e met het oude salaris. Vanaf de 16e juli met het nieuwe salaris. Deze functionaliteit is vrij beschikbaar en geeft u de mogelijkheid om Talent & Salaris u nog beter te laten ondersteunen bij het voeren van uw salarisadministratie. Omdat aan deze krachtige functionaliteit ook risico s zijn verbonden hebben we besloten deze functionaliteit gepaard te laten gaan met een dag consultancy. Deze dag heeft een verplicht karakter om enerzijds de functionaliteit te activeren en uitleg te geven en te adviseren bij de ingebruikname. Anderzijds willen we ervoor zorgen dat door u uitgebreid op de werkplek te adviseren en uw administratieve procedures door te nemen u in de toekomst niet tegen problemen aanloopt bij de inzet van deze mooie functionaliteit. We menen dat in de kracht van deze functionaliteit ook een zeker risico ligt besloten. Pro-rata berekenen De velden voor de pro rata berekening bij onderhoud bedrijf zijn alleen te muteren als de module Pro rata berekenen geactiveerd is. Een activeersleutel kan bij Visma DBS aangevraagd worden. Pro rata berekenen kan een grote impact hebben op de manier van werken met Talent & Salaris. Ook wordt aangeraden eerst in een proefomgeving te experimenteren om vertrouwd te worden met de werking van de programmatuur. Met de datum kan aangegeven worden vanaf welke datum pro-rata berekenen toegepast mag worden. Pro rata zal toegepast worden als de opgegeven datum kleiner of gelijk is aan de laatste dag van de te verlonen periode. Die hele periode zal dan pro-rata berekend worden. Als een datum ingegeven is, moet ook voor een methode gekozen worden. Als eenmaal een pro-rata berekening gemaakt is, kan de datum niet meer gewijzigd worden en kan de methode niet meer op Nee gezet worden. Bij het vaststellen van het salaris en/of de journalisering van de werknemer kan aangegeven worden of pro rata berekend moet worden. Dit houdt in dat indien mutaties vastgelegd zijn welke niet op de 1e dag van de periode ingaan, deze tijdsevenredig herrekend worden. Het gaat hier om de volgende zaken: Salaris en uurloon, uren per week, deeltijdfactor en eventueel rooster, normuren. Aanmaken periodevariabelen en journalisering. Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 1 van 6

2 Datumafhankelijke mutaties kunnen in beginsel via TSS vastgelegd worden. Indien echter mutaties in Talent & Salaris met een ingangsdatum <> 1e dag van de periode vastgelegd worden, dan zullen deze ook als datumafhankelijke mutatie weggeschreven worden. De keuze welke hier gemaakt wordt, geldt voor ALLE werknemers waarvoor salaris berekend wordt. De EB salarisberekening en de begroting maken GEEN gebruik van de datumafhankelijke mutaties. Bij het bedrijf kan worden vastgelegd of pro-rata berekenen toegepast dient te worden bij mutaties op het salaris, de deeltijdfactor en/of de journalisering, zie ook Pro-rata berekenen. Methode pro-rata berekenen Bij de pro-rata verdeling van salaris en deeltijd kunnen 2 methodes gekozen worden: Rooster / werkdagen. In deze situatie wordt het rooster gebruikt als de werknemer een rooster heeft. Indien er geen rooster is, dan worden werkdagen gebruikt. Werkdagen. In deze situatie worden de roosters nooit gebruikt en vindt verdeling altijd plaats op basis van werkdagen. Toelichting Schematisch onderkennen we de volgende mogelijkheden: Contract 1, gehele periode actief, met verschillende mutaties op verschillende datums begin wijziging wijziging wijziging wijziging einde loontijdvak afdeling deeltijd% salaris functie loontijdvak x x x x x x Contract 2, deel van de periode actief, met meerdere mutaties op 1 datum begin loontijdvak begin contract wijziging afdeling, functie deeltijd% en salaris einde contract einde loontijdvak x x x x x niet actief actief actief niet actief Uiteraard zijn alle andere combinaties ook mogelijk. Salaris en deeltijd Indien we te maken hebben met een salaris en/of deeltijdwijziging in de periode, kan dit technisch alleen door het bepalen van het voor die periode geldende gewogen salaris en de gewogen deeltijdfactor. Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 2 van 6

3 Het gewogen salaris en deeltijdfactor worden als volgt berekend: 1. De datum(s) waarop wijzigingen ingaan worden bepaald 2. Indien met roosters gewerkt wordt en voor uurloners: Bepaal uit het rooster per tijdsdeel het aantal uren van de begin- en t/m datums. Indien niet met roosters gewerkt wordt: Bepaal per tijdsdeel het aantal uren van de begin- en t/m datums. Dit zijn de werkdagen * contracturen per week / 5. Oftewel: werkdagen * gemiddelde uren per dag. N.B. werkdagen zijn maandag t/m vrijdag. 3. Tel deze bij elkaar om de totaal-uren van de periode te bepalen 4. Bereken de deeltijdfactor van dat tijdsdeel door: deeltijdfactor * uren / totaal-uren 5. Bereken het salaris van dat tijdsdeel door: full-time * deeltijdfactor van dat tijdsdeel 6. Bereken de som van de deeltijdfactoren van de tijdsdelen 7. Bereken de som van de salarissen van de tijdsdelen 8. Bereken het full-time salaris van de periode door: 4 Som salarissen / som deeltijdfactoren Voorbeeldberekening op basis van een rooster Rooster ma di wo do vr za zo per week Dlt Uren 1 4,00 6,00 3,50 4,00 2,00 0,00 0,00 19,50 0,5132 Uren 2 (vanaf 25-1) 8,00 2,00 4,00 5,50 0,00 3,00 3,00 25,50 0,6711 Rooster januari Ma 7 4, , , ,00 Di 1 6,00 8 6, , , ,00 Wo 2 3,50 9 3, , , ,00 Do 3 4, , , , ,50 Vr 4 2, , , ,00 Za 5 0, , , ,00 Zo 6 0, , , ,00 A B C D E F G H I datum Afde- Func- fulltime deeltijd werk- uren * full-time ling tie salaris factor uren dlt factor salaris salaris ,00 0, ,00 0, ,00 0, , ,00 0, ,00 0, , ,00 0, ,50 0, , ,00 0, ,50 0, , ,00 0, ,50 0, , Toelichting B, C Uit EmpPosition (informatief gegeven) D Uit EmpSalary E Uit EmpRoster F Aantal werkdagen of werkuren, bepaald via EmpRoster G Gewogen deeltijdfacor : E * F / totaal kolom F H Herleid salaris in 6 decimalen nauwkeurig D * G I Fulltime salaris (som H / som G) 93,50 0, , ,17 Check 1.630,03 0,00 Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 3 van 6

4 Voorbeeldberekening op basis van werkdagen en gemiddelde uren per dag A B C D E F G H I J datum afdeling functie fulltime deeltijd werk- uren dagen * full-time salaris factor dagen dlt factor salaris salaris ,00 0, ,00 0, ,50 0, , ,00 0, ,50 0, , ,00 0, ,00 0, , ,00 0, ,00 0, , ,00 0, ,50 0, , Gem. uren per dag 7, ,50 0, , ,94 Toelichting B, C Uit EmpPosition (informatief gegeven) D Uit EmpSalary E Uit EmpRoster F Aantal werkdagen bepaald via EmpRoster G Aantal dagen * gemiddelde uren per dag H Gewogen deeltijdfacor : E * G / totaal kolom G I Herleid salaris in 6 decimalen nauwkeurig D * H J Fulltime salaris (som I / som H) Check 2.371,40 0,00 De pro-rata waardes waarmee in de salarisberekening gerekend wordt, worden in aparte velden in de contract salarisgegevens opgeslagen. Het (eventuele) garantiesalaris wordt berekend volgens de zelfde methode als het gewone salaris. De (aanvullende) garantietoelage wordt herberekend ingeval pro rata in de periode van toepassing is. Journalisering Dit onderdeel moet niet toegepast worden als de uren vanuit een extern pakket geïmporteerd worden en als deze dan al van de juiste kostenplaats en / of kostendrager voorzien zijn. Ten aanzien van de journalisering heeft deze code invloed op de volgende functies: 1. Aanmaken periodevariabelen Dit onderdeel wordt uitgevoerd als: bij het bedrijf is aangegeven dat de prorata berekening voor de journalisering toegepast moet worden (WG1.k_prorata = 2 of 3) het geen begrotingsbedrijf is of een EB berekening betreft de werknemer een uurloner is of de werknemer is een salariant bij wie uren aangemaakt moeten worden er geen vaste verdeling is met meer dan 1 regel actief. gedurende de periode zijn 1 of meer EmpPosition regels gedurende de periode zijn er 1 of meer EmpRoster regels Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 4 van 6

5 Werknemer heeft een rooster: Bepaal op basis van het rooster het aantal uren dat de positie bestaat in de periode. Voor elke wisseling wordt een regel aangemaakt in de uren periodevariabelen met de juiste kostenplaats en kostendrager. Let er op dat het rooster ook gedurende de periode kan wijzigen op datums welke anders zijn dan de wijziging van de positie. Voorbeeld maand januari: Op 15 januari wordt contract 2 gesplitst van 1 naar 2 functies en 2 afdelingen. Tevens wordt de verdeling van de uren gewijzigd. Op 22 januari wordt contract 1 verlaagd naar 4 uren per dag en verdeeld over 2 functies. Datum Contract Org. eenheid / kostenplaats Functiecode % Uren per dag , , , , , ,2 Werknemer heeft geen rooster: Per tijdvak waarvoor een EmpRoster- en een EmpSalaryrecord aanwezig is, wordt het gemiddelde aantal uren per werkdag berekend door de contracturen vast per week te delen door 5. Voor elke wisseling wordt een regel aangemaakt in de uren periodevariabelen met de juiste kostenplaats en kostendrager. Let er op dat EmpRoster niet per se op dezelfde dag als EmpPosition hoef te wijzigen. 2. Opbouwen verschillenlijst en Opbouwen definitief journaal Dit onderdeel wordt uitgevoerd als: bij het bedrijf is aangegeven dat de prorata berekening voor de journalisering toegepast moet worden. de werknemer is een salariant bij wie GEEN uren aangemaakt zijn er is geen vaste verdeling met meer dan 1 regel actief gedurende de periode zijn 1 of meer EmpPosition regels gedurende de periode zijn er 1 of meer EmpRoster regels bij een of meer componenten is aangegeven dat de verdeling volgens Positie uitgevoerd moet worden Werknemer heeft een rooster: Bepaal op basis van het rooster het aantal dagen dat de positie bestaat in de periode en bepaal het bijbehorende deeltijdpercentage. Werknemer heeft geen rooster: Bepaal op basis van de werkdagen het aantal dagen dat de positie bestaat in de periode en bepaal het bijbehorende deeltijdpercentage. Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 5 van 6

6 De berekening dient per contract uitgevoerd te worden. De gevonden verdeling wordt op alle componenten toegepast met k_verd = 3. Datum Org. eenheid / kostenplaats Functie code % split sing dgn dagen Deeltijd factor Dlt fact , ,8 50 0, , Totalen contract ,5000 Datum Org. eenheid / kostenplaats Functie code % split sing dgn dagen Deeltijd factor Dlt fact ,5 40 0, ,5 40 0, ,8 30 0, ,2 30 0,0821 Totalen contract 2 (gestart op 7-1) 19 0,3316 Toelichting: - % splitsing zoals dit in EmpPosition vastgelegd is - Dgn het aantal dagen dat de positie bestaat - Dagen Dgn * % splitsing - Deeltijdfactor De deeltijdfactor uit EmpRoster - Dlt fact (dagen * deeltijdfactor) / totaal dagen Met de aldus verkregen gegevens kan het bedrag verdeeld worden naar de kostenplaatsen en kostendragers door de formule: (Bedrag * Dlt fact ) / totaal Dlt fact Een eventueel verschil op de grootste deeltijdfactor corrigeren. Activeren licentie: Menu Algemeen Activeer modules: Visma DBS Talent & Salaris Pro-rata Berekening Pagina 6 van 6